Sơ đồ 2.1:Sơ đồ tổ chức công ty CPĐTXD Gia bách
*Hội đồng quản trị: Là những người nắm giữ cổ phần cụng ty và được hưởng cổ
tức hàng năm khi cụng ty kinh doanh cú hiệu quả. Hội đồng quản trị cú nhiệm vụ đề ra cỏc chiến lược phỏt triển cho cụng ty, cú quyền bổ nhiệm và miễn nhiệm giỏm đốc và cỏc chức vụ quan trọng khỏc trong cụng ty.
*Giỏm Đốc: Là những người trực tiếp điều hành và quản lý cụng ty theo chế độ một thủ trưởng. Giỏm đốc là người cú quyền quyết định và điều hành cỏc hoạt động của cụng ty theo chớnh sỏch của Nhà nước. Là người chịu trỏch nhiệm trước hội đồng quản trị và tập thể lao động về kết quả sản xuất kinh doanh của cụng ty.
Giỏm đốc cũng là người đại diện toàn quyền cụng ty trong hoạt động sản xuất và kinh doanh. Là người trực tiếp chỉ đạo cụng tỏc tổ chức, quyết định chiến lược sản xuất, kinh doanh, kế toỏn kinh doanh xuất nhập khẩu.
Cỏc phũng nghiệp vụ chức năng:
*Phũng Tài vụ - Kế toỏn: Tổ chức hoạt động tài chớnh và chịu trỏch nhiệm về hoạt động tài chớnh của cụng ty, cú nhiệm vụ:
Quản lý tài sản và phõn tớch hoạt động kinh tế tài chớnh, cung cấp thụng tin tài chớnh kịp thời cho ban lónh đạo cụng ty để đưa ra những quyết định đỳng đắn, hợp lý và sang suốt.
Hội đồng quản trị Giám đốc công ty
Phòng tài vụ - kế toán Phòng kế hoạch kỹ thuật Phòng kinh doanh
đội Xây Dựng dân dụng và công nghiệp đội Xây Dựng thuỷ lợi Đội Xây Dựng giao thông Chi Nhánh miền trung, Tây nguyên
Chi Nhánh miền nam
Tham mưu giỳp giỏm đốc thực hiện toàn bộ mọi cụng tỏc tài chớnh kế toỏn, hạch toỏn kinh doanh trong cụng ty và bộ phận chỉ đạo quản lý về mặt tài chớnh kế toỏn trong cụng ty.
Hướng dẫn và tổ chức kiểm tra định kỳ việc thanh quyết toỏn cỏc khoản thu – chi của cỏc đơn vị cú thu trong trường theo đỳng quy định của Nhà nước. Kịp thời phỏt hiện và đấu tranh khắc phục những vướng mắc, những sai sút trong lĩnh vực tài chớnh.
Kiểm tra danh sỏch cỏn bộ cụng chức, trong toàn cụng ty, bổ sung người về, cắt giảm người đi, kiểm tra mức lương, phụ cấp nghề để lập biểu tổng hợp chớnh xỏc theo quy định.
Giỏm sỏt việc sử dụng kinh phớ trong việc mua sắm trang bị vật tư, thiết bị kĩ thuật, tài sản... phục vụ cho cỏc hoạt động trong cụng ty. Quản lý theo dừi hồ sơ nhập và xuất tài sản, thiết bị văn phũng, thiết bị kĩ thuật…của toàn cụng ty.
Tổ chức lưu trữ tốt cỏc văn bản chứng từ gốc trong thanh quyết toỏn để phục vụ cho cụng tỏc kiểm tra tài chớnh được thuận lợi, dễ dàng, đỳng quy định.
Kiểm soỏt tất cả cỏc văn bản chứng từ thu chi đảm bảo đỳng nguyờn tắc, đỳng phỏp luật trước khi trỡnh giỏm đốc ký. Chịu trỏch nhiệm quản lý và phõn cụng cụng việc cụ thể cho từng cỏn bộ trong phũng. Kiểm soỏt và thanh toỏn tài chớnh theo chế độ hiện hành.
Theo dừi, hướng dẫn cỏc bộ phận trong trường thực hiện chi tiờu đỳng nguyờn tắc tài chớnh của Nhà nước.
Kế toỏn trưởng giỳp giỏm đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện cụng tỏc kế toỏn thống kờ của cụng ty, cố quyền và nhiệm vụ theo quy định của phỏp luật. Đồng thời tham mưu cho giỏm đốc trong cụng tỏc tổ chức bộ mỏy kế toỏn, tổ chức hạch toỏn kế toỏn và đề xuất cỏc nguyờn tắc thể lệ quản lý tài chớnh nội bộ trong trường.
*Phũng kinh doanh: Tỡm kiếm khỏch hàng trong và ngoài nước, tham mưu cho
giỏm đốc trong cụng tỏc nhập khẩu nguyờn phụ liệu, húa chất mỏy múc thiết bị phụ tựng đồng thời xuất khẩu những sản phẩm của cụng ty ra thị trường nước ngoài. Tham mưu cho giỏm đốc về kế hoạch định hướng kinh doanh hàng năm, lập cỏc hợp đồng kinh tế nội ngoại thương. Lập kế hoạch thu mua sản xuất cung ứng hàng húa thep dừi kho vận chuyển thống kờ, tổng hợp, theo dừi số liệu bỏo cỏo lại cho giỏm đốc. Cú nhiệm vụ giao dịch đối ngoại, thực hiện cỏc nhiệm vụ xuất nhập khẩu, tổng hợp và bỏo cỏo cho giỏm đốc. Dưới đõy là quy trỡnh kớ kết hợp đồng kinh doanh của doanh nghiệp.
Sơ đồ 2.2 Quy trình ký kết hợp đồng kinh doanh của doanh nghiệp
Giao dịch đàm phỏn Thực hiện hợp đồng Ký kết hợp đồng Giỏm sỏt kiểm tra
*Phũng kế hoạch – kỹ thuật
Tham mưu về kế hoạch sản xuất hàng húa, nghiờn cứu kiểm tra chất lượng, thay đổi mẫu mó sản phẩm… đồng thời cung ứng nguyờn vật liệu, bảo quản thành phẩm hàng húa, nhập xuất nguyờn vật liệu một cỏch kịp thời.
Tỡm hiểu nguồn hàng, nguồn thị trường, chịu trỏch nhiệm về việc phờ duyệt cỏc quyết định nhập xuất nguyờn vật liệu và bỏo cỏo trước ban giỏm đốc. Thực hiện đầy đủ và kịp thời cỏc chế độ bỏo cỏo thống kờ về kinh tế kế hoạch theo quy định của cụng ty, của ngành và của Nhà nước.
Chủ trỡ cỏc cuộc họp giao ban sản xuất, tham mưu cho GĐ ký duyệt để triển khai thực hiện. Phõn tớch đỏnh giỏ kết quả việc thực hiện kế hoạch thỏng, quý, năm, rỳt ra những mặt mạnh, yếu, tỡm ra nguyờn nhõn để phỏt huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm.
Cú trỏch nhiệm kiểm tra, kiểm soỏt và được quyền kiến nghị với Giỏm đốc đỡnh chỉ những việc làm của cỏc đơn vị khi xột thấy việc làm của cỏc đơn vị khụng đỳng với lệnh sản xuất, kế hoạch được duyệt, hoặc vi phạm nghiờm trọng việc ký kết cỏc hợp đồng kinh tế làm ảnh hưởng đến nhiệm vụ, kế hoạch chung toàn cụng ty. Chủ động phối hợp với cỏc phũng nghiệp vụ cỏc đơn vị trực thuộc, dự kiến phõn giao kế hoạch quý, năm cho cỏc đơn vị trỡnh GĐ phờ duyệt để cỏc đơn vị thực hiện. Nghiờn cứu đề xuất cỏc phương ỏn đầu tư cho cụng tỏc SX và quản lý.
Cú chức năng tham gia về kỹ thuật sản xuất nghiờn cứu kỹ thuật, nõng cao hoặc chuyển đổi cho phự hợp với cơ cấu thị trường. Quản lý cỏc cụng tỏc kỹ thuật như thiết kế mẫu mó, cắt mẫu, lập cỏc định mức và tiờu chuẩn kiểm tra sản phẩm, lập quy trỡnh cụng nghệ, đồng thời lập kế hoạch đầu tư mua sắm phụ tựng vật tư nhằm bổ sung hoặc thay thế thiết bị mới. Đõy cũng là bộ phận quyết định chọn mẫu mó sản phẩm đưa vào sản xuất kinh doanh. Tham mưu cho giỏm đốc Cụng ty về lĩnh vực kĩ thuật cơ khớ, điện, điện tử, động lực của Cụng ty. Tổ chức kiểm tra cụng tỏc ký thuật đối với hoạt động sản xuất, Hướng dẫn đào tạo nõng cao và nõng bậc cho cụng nhõn.
*Các tổ đội thi công:
Công ty hiện có 5 đội, các đội này có nhiệm vụ thi công các công trình, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về công trình mình quản lý. Mỗi đội có một đội trởng, hai kỹ thuật, một nhân viên kinh tế cùng với đội ngũ công nhân lành nghề làm nhiệm vụ xây dựng và sửa chữa các công trình.
Mối quan hệ giữa các phòng ban, đội là quan hệ theo chức năng, các phòng là những bộ phận tham mu giúp việc Giám đốc. Các đội làm việc theo sự chỉ đạo của Giám đốc trên cơ sở chấp hành đúng các chủ trơng chính sách của Đảng và Nhà nớc, bảo đảm an toàn và sự phát triển của công ty, hoàn thành nghĩa vụ với ngân sách Nhà nớc, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên trong Công ty.
Khi triển khai cụng việc, cỏc phũng chức năng cú trỏch nhiệm phối hợp chặt chẽ, đảm bảo giải quyết cỏc cụng việc được nhanh chúng, hiệu quả. Cụng việc của phũng nào, bộ phận nào thỡ phũng đú, bộ phận đú đứng ra tổ chức thực hiện, cỏn bộ cụng nhõn viờn luụn xỏc định nhiệm vụ chớnh trị của mỡnh, khụng ngừng phấn đấu vươn lờn, xõy dựng Cụng ty ngày một lớn mạnh.