Về việc bố trí kho vật t tại công ty: Do địa bàn hoạt động của Công ty Cổ phần đầu t xây dựng Gia Bách rộng (Hà Nội, Hà Tĩnh, Quảng Bình, Hải Dơng, Thái Nguyên...) Công ty giao quyền chủ động cho các đội trởng đội xây dựng mua quản lý vật t nhập xuất vào công trình phục vụ cho kế hoạch thi công công trình. Tại trụ sở của Công ty ở Hà Nội không bố trí kho vật liệu mà kho vật liệu đợc bố trí ở nơi thi công công trình. Nh vậy rất dễ gây rủi ro cho tiến độ thi công công trình, về lâu dài công ty cần phải đầu t để có kho sử dụng cho việc dự trữ vật t, tránh rủi ro do giá vật t luôn tăng giảm và đảm bảo thi công công trình một cách liên tục.
Về việc tiếp nhận chứng từ thanh toán vật t chỉ quan tâm đến giá trị mà cha quan tâm đến số lợng vật t nhập, xuất vào công trình:
Định kì, khi đội gửi chứng từ thanh toán vật t về phòng Kế toán, kế toán căn cứ vào các chứng từ mua vật t đội gửi về để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Để thuận
công, kế toán căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho và phiếu xuất kho nên mở Sổ chi tiết nguyên vật liệu theo dõi từng loại nguyên vật liệu chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình để theo dõi số Nhập, xuất, tồn của nguyên vật liệu cả về số lợng và số tiền.
Trên cơ sở số liệu vật t tổng hợp đợc ghi trên sổ chi tiết vật liệu của từng loại vật t từng công trình cho ta biết đợc đến thời điểm bàn giao thanh quyết toán công trình, lợng và giá trị của từng loại vật t thực tế đã nhập xuất vào công trình, sau đó so sánh với lợng và giá trị của từng loại vật t trên giá trị quyết toán, tính ra chênh lệch. Từ đó phân tích đợc giá thành thực tế của từng công trình lỗ hay lãi so với giá trị quyết toán thanh lý, ở khoản mục vật t nào đã hao hụt, mất mát hay tiết kiệm.
Phòng kế toán của Công ty thực hiện việc theo dõi vật t xuất thẳng cho từng công trình theo các chứng từ mua nguyên vật liệu đội gửi về mà không theo dõi đợc tình hình sử dụng thực tế nguyên vật liệu. Nếu nguyên vật liệu dùng không hết lúc đó chi phí nguyên vật liệu hạch toán vào TK 621 sẽ nhiều hơn so với thực tế sử dụng. Để giám sát tình hình sử dụng vật liệu theo định mức khoán, tránh tình trạng lãng phí thì định kỳ Công ty nên cử cán bộ kế toán đi kiểm tra số vật liệu đã sử dụng, khối lợng công việc đã hoàn thành trên cơ sở vật liệu đối chiếu với định mức khoán và yêu cầu đội trởng, thủ kho công trờng cùng với đại diện của Công ty thực hiện kiểm kê kho vật t tại công trờng, lập biên bản kiểm kê vật t.
Để thực hiện mục tiêu của Cục thuế - Bộ Tài chính khuyến khích các doanh nghiệp thực hiện tốt chế độ sổ sách kế toán để đợc áp dụng nộp thuế GTGT khấu trừ, phòng Kế toán Công ty nên yêu cầu các đội trởng đội xây dựng chú ý sử dụng hoá đơn GTGT khi mua vật t để đợc khấu trừ đầu vào theo đúng chế độ, kiên quyết trả lại hoá đơn vật t đội xây dựng thanh toán thừa tránh trờng hợp đẩy chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tăng lên, ảnh hởng đến việc tính giá thành sản phẩm xây lắp.