Phương pháp này bao gồm: Phương pháp chứng từ, phương pháp ựối ứng tài khoản, phương pháp tổng hợp và cân ựối, phương pháp tắnh giá.
- Phương pháp chứng từ: Sử dụng ựể xem xét các chứng từ phát sinh, xem xét tắnh hợp lý của chứng từ, những minh chứng ban ựầu cho việc tập hợp chi phắ thực tế phát sinh cũng như quản lý chi phắ.
- Phương pháp tổng hợp và cân ựối: Là phương pháp khái quát tình hình tài sản- nguồn vốn, kết quả sản xuất kinh doanh của công ty và các mối quan hệ kinh tế khác.
59
PHẦN IV
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 4.1 Cơ chế tổ chức thi công các công trình xây lắp tại Công ty
Do ựặc thù của ngành xây dựng công trình thường có kỹ thuật và ựịa hình tương ựối phức tạp, khi dự án xây dựng hoàn toàn mới, nhu cầu ựòi hỏi khó khăn nên việc khảo sát thiết kế của ựơn vị trong việc lập hồ sơ thiết kế trong hồ sơ mời thầu ban ựầu của chủ ựầu tư có thể sẽ có nhiều khác biệt về ựịa chất và nhiều hạng mục công trình phát sinh so với ban ựầụ Vì vậy, ựối với các công trình có tắnh chất kỹ thuật phức tạp sau khi triển khai thi công nhà thầu phải có trách nhiệm lập bản vẽ thi công và lập lại dự toán của công trình. Dự toán công trình này có thể cao hơn hoặc thấp hơn giá trị gói thầu ựã ký hợp ựồng phụ thuộc hoàn toàn vào tắnh chinh xác của khối lượng các hạng mục công trình thực tế mà nhà thầu sẽ thi công. Sau khi có dự toán ựiều chỉnh và hồ sơ bản vẽ thi công ựược chủ ựầu tư chấp thuận nhà thầu sẽ lập tiến ựộ chi tiết các hạng mục công việc thực tế thi công trên công trường theo trình tự các ựiểm dừng kỹ thuật từ khi huy ựộng nhân lực, thiết bị cho ựến khi kết thúc công trình nhưng không ựược vượt thời gian cho phép ựã ựăng ký trong hồ sơ dự thầụ
Với công trình xây dựng cải tạo và chỉnh trang cơ sở hạ tầng kỹ thuật khu vực thôn Văn Nhuế, thị trấn Bần Yên Nhân, huyện Mỹ Hào, tỉnh Hưng Yên - hạng mục: thoát nước mưa, thoát nước thải (tuyến 1) thì công ty áp dụng hình thức khoán theo các yếu tố chi phắ.
Công ty tổ chức thi công công trình, tổ chức cung ứng vật tư, máy móc, ...và chịu trách nhiệm quản lý việc thực hiện các chi phắ vật tư, máy thi công, chi phắ khác theo hồ sơ dự toán công trình. Công ty tổ chức cán bộ giám sát toàn bộ quá trình thi công dưới công trường, giám sát kỹ thuật, chất lượng thi công kể cả giám sát phần giao cho ựơn vị nhận khoán
60
Sơ ựồ 4.1: Quy trình thi công công trình của công ty
+ đấu thầu: Làm bộ hồ sơ pháp lý gồm: năng lực, tài chắnh, kinh nghiệm, giấy phép hành nghề, biện pháp tổ chức thi công, dự toán, bản vẽ... nếu ựạt thì trúng thầu và tiến hành ký hợp ựồng. Chi phắ trong giai ựoạn này bao gồm các khoản mục chi phắ tìm việc, chi phắ mua hồ sơ dự thầu và một số chi phắ khác liên quan ựến việc ựấu thầu và ký kết hợp ựồng kinh tế
+ Giai ựoạn khảo sát thi công: ựây là giai ựoạn quan trọng nhất trong quá trình thi công một công trình, nó quyết ựịnh trực tiếp ựến quá trình tồn tại của công trình. Ở giai ựoạn này, ngay sau khi nhận làm tuyến công ty sẽ thành lập ngay ựội khảo sát thiết kế dự án, ựội khảo sát sẽ tiến hành ngay công tác ựo ựạc kiểm tra hệ thống cọc mốc, cọc tim và các cọc dấu trên toàn tuyến. Từ ựó chọn phương án thi công thắch hợp.
+ Giai ựoạn chuẩn bị thi công và tổ chức thi công: Dựng lán trại cho cán bộ công nhân viên. Chuẩn bị máy móc, vật liệu và kiểm tra, kiểm ựịnh phục vụ công tác thi công công trình. Sử dụng các trang thiết bị kỹ thuật, lực lượng thi công vào công việc thi công phần công trình: phần cống, phần móng, phần mặt, rải thảm bê tôngẦ
đấu thầu
Khảo sát thi công
Chuẩn bị & Thi công
Hoàn thiện Nghiệm thu
61
+ Giai ựoạn hoàn thiện: Công tác bảo dưỡng, vệ sinh mặt ựường, sơn tuyến ựường, lắp ựặt biển báo, hướng dẫn... thực hiện các công tác hoàn thiện cần thiết nhằm ựảm bảo tắnh thẩm mỹ của công trình ựể chuẩn bị cho nghiệm thu hoàn thành công trình.
+ Giai ựoạn nghiệm thu: Tiến hành kiểm tra thực tế các khoản mục công trình ựúng như thiết kế ựược duyệt thì tiến hành nghiệm thu, sau mỗi công trình có biên bản nghiệm thu hạng mục công trình.
+ Giai ựoạn bàn giao: Khi công trình ựã nghiệm thu xong thì tiến hành bàn giao ựưa vào sử dụng.
- Bộ phận quản lý chi phắ
+ Phòng kinh tế - kế hoạch: Lập hợp ựồng giao việc, lập kế hoạch ựiều ựộng và dự toán các chi phắ ựầu vào cho ựơn vị thi công. Cấp nguyên, nhiên, vật liệu, công cụ dụng cụ, máy móc thi công ựiều ựộng cho ựội xây dựng thi công.
+ Phòng tài chắnh kế toán: Cấp vốn bằng tiền mua nguyên, nhiên, vật liệu, thuê thiết bị, chi lương và cho ựội xây dựng thi công tạm ứng tiền mặt phục vụ chi phắ khác nếu có trong thỏa thuận hợp ựồng thi công.
+ Phòng tổ chức hành chắnh: Lập hợp ựồng thuê nhân công, ựiều ựộng nhân sự cho công trường.
+ Ban chỉ huy công trường: đôn ựốc tiến ựộ thi công, cung cấp hồ sơ kỹ thuật, khối lượng thi công, nghiệm thu các hạng mục hoàn thành cho ựội xây dựng thi công, theo dõi, kiểm tra chất lượng công trình. Công ty cũng sử dụng hình thức khoán cho các đội xây dựng thi công vì vậy việc phân bổ trách nhiệm và theo dõi trở nên dễ dàng.
4.2 Mô hình quản lý chi phắ các công trình xây lắp tại Công ty
4.2.1 Mô hình tổ chức quản lý chi phắ các công trình xây lắp tại Công ty
Do ựặc thù của ngành xây dựng cơ bản, nên giá trị của sản phẩm ựược xác ựịnh dựa trên ựịnh mức và giá trị dự toán công trình thông qua hợp ựồng giữa chủ ựầu tư công trình và bên nhận thầu công trình. Với mỗi công ty thì quy chế
62
tổ chức mô hình quản lý chi phắ cũng khác nhau ựể phù hợp với tình hình thực tế tại công ty mình, nhằm mục ựắch tiết kiệm chi phắ, hạ giá thành công trình và tăng lợi nhuận. Tại công ty ựang áp dụng các hình thức tổ chức thi công như khoán trọn gói công trình, khoán theo yếu tố chi phắ và công ty trực tiếp thi công. Ứng với mỗi hình thức áp dụng, công ty tổ chức cơ chế quản lý chi phắ riêng, phù hợp và hiệu quả. Do ựiều kiện và thời gian nghiên cứu có hạn, sau ựây sẽ trình bày về mô hình quản lý chi phắ ựối với hình thức thi công khoán theo yếu tố chi phắ tại công trình: Xây dựng cải tạo và chỉnh trang cơ sở hạ tầng kỹ thuật khu vực thôn Văn Nhuế, thị trấn Bần Yên Nhân, huyện Mỹ Hào, tỉnh Hưng Yên Ờ Hạng mục: Thoát nước mưa, thoát nước thải (Tuyến 1).
Với hình thức này, công ty trực tiếp tổ chức thi công cũng như chỉ ựạo quản lý, giám sát kỹ thuật, chất lượng và quản lý chi phắ thông qua ban chỉ huy công trường. Ban chỉ huy công trường nhận tạm ứng của công ty, tiến hành tổ chức thi công, tổ chức thực hiện chi phắ nguyên vật liệu, chi phắ máy thi công, chi phắ chung,...theo thiết kế, dự toán và tiến ựộ ựã ựịnh. Riêng ựối với chi phắ nhân công, công ty tiến hành khoán cho một ựơn vị nhận khoán tự tổ chức, quản lý nhân công ựảm bảo theo dự toán và tiến ựộ thi công công trình. Bên nhận khoán phải hoàn lại các chứng từ hợp lý theo dự toán về chi phắ nhân công ựể ựược nghiệm thu và thanh toán.
Phòng kế toán tại công trường có trách nhiệm quản lý, kiểm soát tắnh hợp lý của các chứng từ làm căn cứ ựể tập hợp chi phắ phát sinh trực tiếp tại công trình. định kỳ hàng tháng, công trường gửi báo cáo tổng hợp chi phắ tại công trường, trình công ty phê duyệt, ựồng thời kế toán công trường và kế toán công ty ựối chiếu số liệu tạm ứng, số liệu phê duyệt chi phắ. Khi công trình kết thúc, công trường tổng hợp và trình công ty phê duyệt lần cuối, phân tắch chênh lệch và quyết toán với chủ ựầu tư.
63
- Phòng kinh tế - kế hoạch: lập hợp ựồng giao việc, lập kế hoạch ựều ựộng và dự toán các chi phắ ựầu vào cho ựơn vị thi công. Cấp nguyên, nhiên, vật liệu, công cụ dụng cụ, máy móc thi công ựảm bảo ựúng theo dự toán thiết kế cho ựội xây dựng thi công.
- Phòng tài chắnh kế toán: cấp vốn bằng tiền mua nguyên, nhiên, vật liệu, thuê thiết bị, chi lương và cho ựội xây dựng thi công tạm ứng tiền mặt phục vụ chi phắ khác nếu có trong thỏa thuận hợp ựồng thi công. Ngoài ra, chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý thông qua chứng từ, thực hiện thanh toán với các bộ phận và lập các báo cáo quản lý mà ban chỉ huy công trường và công ty yêu cầụ
- Phòng kỹ thuật- thi công: Lập hồ sơ thiết kế công trình, phối hợp cùng các bộ phận ựể lập dự toán cho công trình. Chịu trách nhiệm giám sát kỹ thuật thi công, giám sát tiến ựộ thực hiện.
- Ban chỉ huy công trường: Là bộ phận quản lý tại công trường. Giám sát và hướng dẫn các ựội thi công của công ty thi công ựúng theo, thiết kế, dự toán, tiến ựộ ựã ựịnh và chất lượng công trình, nghiệm thu các hạng mục hoàn thành cho ựội xây dựng thi công. Chịu trách nhiệm trước công ty về tổ chức thi công, tiến ựộ và chất lượng công trình. Công ty cũng sử dụng hình thức khoán cho các đội xây dựng thi công vì vậy việc phân bổ trách nhiệm và theo dõi trở nên dễ dàng.
- đội thi công: Có trách nhiệm thi công trực tiếp các công trình, hạng mục công trình. đội thi công tổ chức thực hiện sản xuất dưới sự chỉ ựạo và quản lý của ban chỉ huy công trường tại nơi tổ chức sản xuất thi công.
4.2.2 Thực trạng quản lý chi phắ các công trình xây lắp tại Công ty
4.2.2.1. Công tác lập dự toán chi phắ xây lắp công trình tại công ty
Lập dự toán là khâu ựầu tiên không thể thiếu trong lĩnh vực xây lắp, việc lập kế hoạch cần căn cứ vào nhiều yếu tố như: chi phắ thực hiện các hạng mục, công trình ựã xây lắp trước, ựịnh mức chi phắ, biến ựộng giá cả của thị trường... Vì vậy việc lập dự toán ựòi hỏi những người có trình ựộ chuyên môn, hiểu biết
64
tình hình thực tế. đối với Công ty VIBENCO, công tác dự toán công trình luôn ựược chú trọng và ựược tiến hành một cách kịp thời, cụ thể.
Nhằm làm rõ thực trạng công tác quản lý chi phắ trong bước lập phương kế hoạch chi phắ xây lắp tại Công ty, một trong những công trình tiêu biểu mà Công ty ựã thi công trong quý II năm 2013 ựó là công trình: Xây dựng cải tạo
và chỉnh trang cơ sở hạ tầng kỹ thuật khu vực thôn Văn Nhuế, thị trấn Bần Yên Nhân, huyện Mỹ Hào, tỉnh Hưng Yên Ờ Hạng mục: Thoát nước mưa, thoát nước thải (Tuyến 1). Hạng mục này do ựội xây dựng số 3 thi công. Công trình
65
Bảng 4.1 BẢNG TỔNG HỢP KINH PHÍ
CÔNG TRÌNH: CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG CẢI TẠO VÀ CHỈNH TRANG CƠ SỞ HẠ TẦNG KỸ THUẬT KHU VỰC THÔN VĂN NHUẾ, THỊ TRẤN BẦN YÊN NHÂN,
HUYỆN MỸ HÀO, TỈNH HƯNG YÊN
HẠNG MỤC: THOÁT NƯỚC MƯA,THOÁT NƯỚC THẢI (TUYẾN 1)
STT Chi phắ Cách tắnh Giá trị Ký
hiệu
Chi phÝ theo ệển giị
Chi phÝ vẺt liỷu 2.188.923.114 A1
Chếnh lỷch vẺt liỷu 2.138.591.089 CLVL
Chi phÝ nhẹn cềng 536.235.239 B1
Chi phÝ mịy xẹy dùng 215.218.887 C1
Chếnh lỷch chi phÝ mịy thi cềng 266.987.397 CLM
I Chi phÝ trùc tiạp
1 Chi phÝ vẺt liỷu (A1 + CLVL) * 1 4.327.514.204 VL
2 Chi phÝ nhẹn cềng B1*5,737 *1,061 3.264.040.844 NC
3 Chi phÝ mịy xẹy dùng C1+CLM 482.206.284 M
4 Trùc tiạp phÝ khịc (VL+NC+M)*1,5% 121.106.420 TT
Céng chi phÝ trùc tiạp VL+NC+M+TT 8.194.867.751 T
II Chi phÝ chung T * 5% 409.743.388 C
Giị dù toịn xẹy dùng T+C 8.604.611.139 Z
III Thu nhẺp chỡu thuạ tÝnh tr−ắc (T+C) * 5,5% 473.253.613 TL
Giị trỡ dù toịn xẹy dùng tr−ắc
thuạ T+C+TL 9.077.864.752 G
IV Thuạ giị trỡ gia tẽng G * 10% 907.786.475 GTGT
Giị trỡ dù toịn xẹy dùng sau
thuạ G + GTGT 9.985.651.227 GxDCPT
Chi phÝ xẹy nhộ tỰm tỰi hiỷn
tr−êng ệÓ ẻ vộ ệiÒu hộnh thi cềng G * 2% * (1+10%) 199.713.025 GxDLT
Céng 10.185.364.251
Lộm trưn 10.185.364.000
M−êi tũ mét trẽm tịm m−ểi lẽm triỷu ba trẽm sịu m−ểi bèn nghừn ệăng
66
ạ Dự toán cung cấp nguyên vật liệu
Dự toán chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp là phản ánh tất cả chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp cần thiết ựể ựáp ứng yêu cầu xây lắp ựã ựược thực hiện trên dự toán khối lượng bản vẽ tổ chức thi công. để lập dự toán nguyên vật liệu trực tiếp cần xác ựịnh:
- định mức tiêu hao NVL ựể sản xuất một khối lượng sản phẩm xây lắp - đơn giá xuất nguyên vật liệu
- Mức ựộ dự trữ nguyên vật liệu trực tiếp vào cưối kỳ dự toán ựược tắnh toán trên cơ sở lý thuyết quản trị tồn kho
Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu có ựơn giá khác nhau ựể sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau thì công thức xác ựịnh chi phắ vật liệu như sau:
CPVL = QiMijGj n i m j ∑ ∑
Trong ựó: Mij: mức hao phắ vật liệu j ựể sản xuất một sản phẩm i
Gi: ựơn giá vật liệu loại j ( j = 1, m)
Qi: số lượng sản phẩm i dự toán sản xuất (i = 1, n) n: số loại sản phẩm
m: số loại vật liệu
+ Dự ựoán nguyên vật liệu dự trữ
Dự ựoán nguyên vật liệu dự trữ ựược cho từng loại nguyên vật liệu cần thiết ựể thực hiện quá trình sản xuất trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu dự toán cần thiết sử dụng và chắnh sách dự trữ tồn kho của doanh nghiệp theo công thức sau:
Số lượng NVL mua vào = Số lượng NVL sử dụng + Số lượng NVL tồn cuối kỳ theo dự toán - Số NVL tồn thực tế ựầu kỳ Số tiền cần thiết phải chuẩn bị ựể mua nguyên vật liệu ựược tắnh toán dựa vào việc dự báo ựơn giá mua nguyên vật liệu dự toán nguyên vật liệu trực tiếp ựược xây dựng. đơn giá nguyên vật liệu là giá thanh toán với nhà cung cấp. Dự
67
toán mua nguyên vật liệu còn tắnh thời ựiểm, và mức thanh toán tiền mua nguyên vật liệu căn cứ vào chắnh sách bán hàng của nhà cung cấp. đây là cơ sở ựể lập dự toán vốn bằng tiền tại doanh nghiệp.
Bảng 4.2 Dự toán nguyên vật liệu cho Công trình Hạng mục: Thoát nước mưa, thoát nước thải (Tuyến 1)
Từ ngày 01/4/2013 ựến hết ngày 30/6/2013
(Nguồn: Phòng Kinh tế - kế hoạch) b. Dự toán nhân công trực tiếp
Dự toán chi phắ nhân công trực tiếp ựược xây dựng từ dự toán khối lượng công tác xây lắp. Dự toán này cung cấp những thông tin quan trọng liên quan ựến quy mô của lực lượng lao ựộng cần thiết cho kỳ dự toán. Mục tiêu cơ bản của dự toán này là duy trì lực lượng vừa ựủ ựể ựáp ứng yêu cầu thi công của công trình, tránh tình trạng lãng phắ hoặc bị ựộng trong sử dụng lao ựộng. Dự toán này còn là cơ sở ựể doanh nghiệp lập dự toán về ựào tạo, tuyển dụng trong quá trình hoạt ựộng.
TT Tên vật tư đơn
vị Khối lượng đơn giá (ựồng) Thành tiền (ựồng) I Vật liệu chắnh 4.003.838.211 1 Gạch ựặc Viên 149.349 1.250 186.686.250