6. Những đóng góp mới của luận văn
3.2.3 Lập dự toán ngân sách
Xem xét các khía cạnh tài chính của các chương trình hoạt động tương lai của đơn vị, qua đó đạt được mục tiêu của đơn vị. Ngoài ra, đối với các cơ sở đào tạo, công việc lập dự toán giúp cho các nhà quản lý tìm kiếm cách thức hữu hiệu nhất để thực hiện các chương trình thông qua việc cân nhắc các yếu tố thu nhập và chi phí; giám sát các hoạt động và đánh giá chất lượng tại đơn vị trong từng thời kì nhất định. Dự toán là cơ sở xây dựng và đánh giá trách nhiệm của các nhà quản lý.
3.2.3.2 Nội dung lập dự toán ngân sách
Dự toán ngân sách:
Mô hình lập dự toán của đơn vị hiện nay theo hướng các chỉ tiêu dự toán đều được cấp trên định ra và truyền đạt cho cấp dưới. Mô hình này mang tính chất áp đặt từ Định phí + Thu nhập mong muốn
Tỷ lệ số dư đảm phí Doanh thu để đạt thu nhập
mong muốn =
Số dư an toàn Doanh thu
ban quản lý cấp trên và hầu như không phù hợp với tình hình và quy mô hiện tại của nhà trường. Vì thế, hệ thống dự toán nhà trường hiện nay cần thực hiện như sau:
Dự toán cần lập là dự toán thu nhập và dự toán chi phí
Cần phải thiết lập các bộ phận sau đây:
Ban dự toán ngân sách (cấp cao nhất) gồm:
Trưởng ban: Hiệu trưởng
Phó ban: Hiệu phó phụ trách đào tạo
Đại diện của các khoa, tổ bộ môn, phòng ban, mỗi bộ phận 1 người
(Chi tiết xem sơ đồ 3.1- Mô hình lập dự toán theo đề nghị)
(Nguồn: Tác giả tự đề xuất)
Sơ đồ 3.1: Mô hình lập dự toán theo đề nghị
BAN DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
CHUYÊN VIÊN CHUYÊN VIÊN
CÁC KHOA CÁC TỔ BỘ MÔN CÁC PHÒNG BAN
: Dự toán thu nhập : Dự toán chi phí
: Dự toán ngân sách được xét duyệt
Nhiệm vụ của Ban dự toán ngân sách: lập bản dự toán thu nhập trên cơ sở
dựa vào các chỉ tiêu, kế hoạch chung về đào tạo cho năm học mới. Các chỉ tiêu trong bản dự toán thu nhập được tính như sau:
Ngân sách nhà nước: dựa vào quyết định giao quyết toán hàng năm của cấp trên
Học phí, lệ phí: dựa vào sỉ số năm học trước, kế hoạch đào tạo của năm học mới và mức học phí / HS-SV để xác định.
Thu từ các khóa đào tạo, bồi dư ng nghiệp vụ ngắn hạn
Thu khác: bao gồm tất cả các khoản thu ngoài những khoản thu trên, ví dụ như phí sử dụng lễ phục tốt nghiệp, lệ phí x t tuyển không chính quy, lệ phí thi chứng chỉ tin học: dựa vào số phát sinh năm học trước kết hợp với việc điều chỉnh cho phù hợp theo kế hoạch đào tạo năm học mới.
Các chuyên viên (cấp trung gian): có nhiệm vụ lập dự toán tổng hợp về thu nhập, chi phí. Các chuyên viên chính là nhân viên kế toán quản trị tại phòng kế toán.
3.2.3.3 Trình tự lập dự toán
Cuối học kỳ 2 của năm học trước, ban dự toán ngân sách sẽ dựa vào các chỉ tiêu, kế hoạch chung về đào tạo cho năm học sau để lập dự toán thu nhập, sau đó đưa xuống cho các chuyên viên và phân bổ cho các khoa, tổ bộ môn, phòng ban.
Các khoa, tổ, phòng ban căn cứ vào bản dự toán thu nhập để lập dự toán chi phí của đơn vị mình và chuyển lên cho các chuyên viên. Các chuyên viên, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các khoa, tổ, phòng ban, kết hợp với kế hoạch chung sẽ lập dự toán tổng hợp về thu nhập, chi phí, sau đó trình lên cho ban dự toán ngân sách.
(Nguồn: Tác giả tự đề xuất)
Sơ đồ 3.2: Quy trình phân bổ, đối chiếu của dự toán thu chi
Ban dự toán ngân sách sau khi xem xét dự toán mà các chuyên viên tổng hợp sẽ xét duyệt thông qua và đưa xuống cho các khoa, tổ, phòng ban để định hướng hoạt động cho năm học mới.
Nhìn vào sơ đồ trên, lãnh đạo nhà trường biết được cần lập dự toán thu trước. Sau khi lập được dự toán thu bắt đầu thực hiện dự toán chi, trong dự toán chi bao gồm chi đào tạo, chi mua sắm TSCĐ, chi quản lý hành chính. Những dự toán chi này chỉ ra tỷ lệ chi trong tổng dự toán chi, từ đó đưa ra phương án cắt giảm ở từng khoản chi sao cho mang lại lợi ích cao nhất.
CHI MUA SẮM, SỮA CHỮA TSCĐ CHI QUẢN LÝ
HÀNH CHÁNH CHI ĐÀO TẠO
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
TIỀN DỰ TOÁN THU
Bảng 3.3: Dự toán thu nhập năm 2016
(ĐVT: Triệu đồng)
Chỉ tiêu Quý Cả năm
1 2 3 4
1. Kinh phí Nhà nước cấp 5.000 5.600 6.100 6.397 23.097
2. Thu học phí, phí 3.759 10.030 5.095 8.695 27.579
+ Học phí chính quy 3.147 9.269 4.219 7.514 24.149
+ Phí, lệ phí 184 184 368
+ Các khóa đào tạo, bồi
dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn 36 90 85 80 291
3. Thu sự nghiệp khác 579 486 789 917 2.771
TỔNG THU (1)+(2)+(3) 8.759 15.630 11.195 15.092 50.676
SỐ TIỀN DỰ KIẾN THU ĐƯỢC QUA CÁC QUÝ
Dư đầu kì 14.439
Tiền thu được từ quý 1 8.759
Tiền thu được từ quý 2 15.630
Tiền thu được từ quý 3 11.195
Tiền thu được từ quý 4 15.092
TỔNG SỐ TIỀN THU 8.759 15.630 11.195 15.092 50.676
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp và đề xuất)
Ghi chú:
(1) Kinh phí Nhà nước cấp: theo năm. Do đó, trường sẽ phải dự toán số kinh
phí được sử dụng trong mỗi quý và đưa vào Bảng dự toán. Nếu không sử dụng hết trong quý thì sẽ chuyển sang quý sau.
(2) Thu học phí, phí:
- Thu học phí chính quy: không thu theo quý, mà thu theo từng học kì, nhà trường ước tính số phải thu trong từng học kì là bao nhiêu, số còn lại phải thu chuyển sang học kì sau.
- Phí, lệ phí: cũng ước tính số phải thu theo từng quý, còn lại chuyển quý sau.
- Các khóa đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn: trong năm, trường có các khóa đào tạo, bồi dưỡng theo tháng, ước tính số phải thu theo từng quý, số còn lại chuyển sang quý sau.
(3) Thu sự nghiệp khác: tương tự
Tổng cộng lại số tiền dự kiến thu được theo từng quý và cộng lại cả năm.
Bảng 3.4: Dự toán chi phí đào tạo năm 2016
(ĐVT: Triệu đồng)
Chỉ tiêu Quý Cả
năm
1 2 3 4
1. Số tiết giảng cả năm 202.280
2. Bình quân 1 tiết giảng + Hệ Cao đẳng chính quy + Hệ Trung cấp chính quy + Hệ Cao đẳng nghề
+ Hệ Cao đẳng liên thông + Các khóa đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn
3. Tổng chi phí giảng (1)x(2) 10.114
4. Phụ cấp giảng dạy 4.493
5. Tổng chi phí giảng dạy (3)+(4) 14.607
SỐ TIỀN DỰ KIẾN CHI RA TRONG CÁC QUÝ Tiền phải trả trong quý 1 3.260
Tiền phải trả trong quý 2 2.890
Tiền phải trả trong quý 3 3.310
Tiền phải trả trong quý 4 5.147
TỔNG CHI CHO ĐÀO TẠO 3.260 2.890 3.310 5.147 14.607
Ghi chú:
(1) Số tiết giảng 1 học kì:
Theo định mức là 280 tiết / 1 năm học, trong đó: - Hệ Cao đẳng: 55.000đ/tiết
- Hệ Trung cấp: 44.000đ/tiết - Hệ Cao đẳng nghề 55.000đ/tiết - Hệ Cao đẳng liên thông 55.000đ/tiết
- Hệ vừa làm, vừa học: đơn giá theo quy định cùa nhà trường
- Các khóa đào tạo, bồi dưõng nghiệp vụ ngắn hạn: đơn giá theo quy định của nhà trường
Ngoài ra, nếu giáo viên giảng vượt giờ định mức, sẽ được tính theo giá do nhà trường quy định:
Hệ Cao đẳng (55.000đ/tiết); Hệ Trung cấp (44.000đ/tiết).
Tính số tiền dự kiến chi ra trong mỗi quý, còn lại thì quý sau sẽ chi. Sau đó Tính tổng cộng số tiền phải chi cho mỗi quý
(2) Phụ cấp giảng dạy:
Tính theo hàng quý, mỗi quý, trường sẽ chi trả cho giáo viên phụ cấp giảng dạy tương ứng với từng bậc lương cụ thể của mỗi giáo viên.
Bảng 3.5: Dự toán chi phí quản lý hành chính năm 2016 (ĐVT: Triệu đồng) Chỉ tiêu Quý Cả năm 1 2 3 4 1. BIẾN PHÍ + Tiền thưởng 4.650
+ Thanh toán dịch vụ công
cộng 394
+ Thông tin 79
+ Chi phí thuê mướn 400
2. TỔNG BIẾN PHÍ DỰ KIẾN 5.523
3. ĐỊNH PHÍ
+ Lương cán bộ, nhân viên, quản lý, phục vụ tại các Khoa, Tổ, Phòng ban
627
+ Phụ cấp lương cán bộ, nhân viên, quản lý, phục vụ tại các Khoa, Tổ, Phòng ban 152 + Tiền công 101 + Học bổng 531 + Tiền thưởng 21 + Phúc lợi TT 66 + Các khoản đóng góp 2.611
+ Thanh toán cá nhân khác 8.196
+ Thanh toán dịch vụ công
cộng 1.121
+ Vật tư văn phòng 360
+ Hội nghị 87
+ Công tác phí 524
+ Chi phí thuê mướn 227
+ Chi đoàn phí 40
+ Nghiệp vụ chuyên môn 5.612
+ Chi khác 546 + Khấu hao TSCĐ + Thuê tài sản 242 + Trích các quỹ 7.261 4. TỔNG ĐỊNH PHÍ DỰ KIẾN 28.778 5. TỔNG CHI PHÍ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH DỰ KIẾN 34.301
SỐ TIỀN DỰ KIẾN CHI RA TRONG CÁC QUÝ Tiền phải trả trong quý 1 6.792
Tiền phải trả trong quý 2 7.892
Tiền phải trả trong quý 3 12.452
Tiền phải trả trong quý 4 7.165
TỔNG CHI CHI PHÍ QUẢN LÝ
HÀNH CHÍNH 6.792 7.892 12.452 7.165 34.301
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp và đề xuất)
Ghi chú:
Ước tính các khoản chi phí phát sinh cho mỗi quý, đưa vào Bảng dự toán Phân tích các khoản chi phí hỗn hợp:
Tiền thưởng:
o Biến phí: Thưởng đột xuất o Định phí: Thưởng thường xuyên Thông tin:
o Biến phí gồm:
Cước phí bưu chính
Tuyên truyền
Quảng cáo
Sách báo tạp chí thư viện o Định phí:
Thuê bao đường điện thoại
Thuê bao cáp truyền hình Chi phí thuê mướn:
o Biến phí:
Thuê nhà: Trường không đủ cơ sở vật chất phải đi thuê ngoài do số lương sinh viên tăng lên, đây là biến phí.
o Định phí:
Thuê phương tiện vận chuyển
Thuê thiết bị
Thuê chuyên gia trong nước
Thuê lao động trong nước
Thuê đào tạo lại cán bộ
Chi phí thuê mướn khác Thanh toán dịch vụ công cộng:
o Gồm: tiền điện, tiền nước, nhiên liệu, vệ sinh môi trường, khác
o Phân tích chi phí hỗn hợp: dùng phương pháp cực đại, cực tiểu (không đòi hỏi độ tin cậy để tách ra biến phí và định phí).
o Phương trình tuyến tính dùng dự toán chi phí hỗn hợp có dạng: y = ax + b
Trong đó:
y: chi phí hỗn hợp cần phân tích
b: tổng định phí cho mức độ hoạt động trong kì a: biến phí cho một đơn vị hoạt động
x: số lượng đơn vị hoạt động
Bảng 3.6: Dự toán chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ năm 2016 (ĐVT: Triệu đồng) Chỉ tiêu Quý Cả năm 1 2 3 4 1. Mua sắm TSCĐ 206 165 120 219 710 2. Sửa chữa TSCĐ 32 42 52 60 186 3.Sửa chữa lớn TSCĐ 537 97 634
TỔNG CHI MUA SẮM, SỬA
CHỮA TSCĐ DỰ KIẾN 238 207 709 376 1530
SỐ TIỀN DỰ KIẾN CHI RA TRONG CÁC QUÝ Tiền phải trả trong quý 1 238
Tiền phải trả trong quý 2 207
Tiền phải trả trong quý 3 709
Tiền phải trả trong quý 4 376
TIỀN CHI CHO MUA SẮM,
SỬA CHỮA TSCĐ 238 207 709 376 1530
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp và đề xuất)
Ghi chú:
Tính số tiền ước tính chi cho mỗi quý, sau đó tính tiền chi cho mua sắm, sửa chữa TSCĐ
Bảng 3.7: Dự toán tiền mặt năm 2016 (ĐVT: Triệu đồng) Chỉ tiêu Quý Cả năm 1 2 3 4 I. Tiền tồn đầu kỳ 14.439
II. Tiền thu vào trong kỳ 8.759 15.630 11.195 15.092 50.676
+ Tổng số tiền thu được qua
các quý (bảng 3) 8.759 15.630 11.195 15.092 50.676 III. Tiền chi ra trong kỳ 12.725 12.512 18.163 14.299 57.699
+ Chi phí đào tạo (bảng 4) 3.260 2.890 3.310 5.147 14.607
+ Chi phí quản lý hành chính
(bảng 5) 6.792 7.892 12.452 7.165 34.301
+ Chi mua sắm, sửa chữa
TSCĐ (bảng 6) 238 207 709 376 1530
+ Chi sự nghiệp khác 2.435 1.523 1.692 1.611 7.261
+ Thuế thu nhập doanh nghiệp
IV. Cân đối thu chi (II)-(III) (3.966) 3.118 (6.968) 793 (7.023)
V. Tiền tồn cuối kỳ (I)+(IV) 7.416
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp và đề xuất)
Ghi chú: Khi tính cho chi phí quản lý hành chính được chi bằng tiền: cần loại trừ phần chi phí khấu hao TSCĐ trong chi phí quản lý hành chính.
3.2.4Tổ chức kế toán trách nhiệm:
Gắn với kế toán trách nhiệm là các trung tâm trách nhiệm. Trung tâm trách nhiệm là một bộ phận trong một tổ chức mà các nhà quản trị của nó chịu trách nhiệm đối với thành quả hoạt động của chính bộ phận do mình phụ trách. Có 4 loại trung tâm trách nhiệm: trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận, trung tâm đầu tư.
Do trường là một tổ chức không vì lợi nhuận, nhưng khi kết thúc năm học cũng phải tiến hành đánh giá kết quả hoạt động trong năm vừa qua. Giống như doanh nghiệp, trường học chia thành các phòng ban và các khoa, giúp cho việc quản lý dễ dàng
hơn. Các bộ phận không thể hoạt động một cách độc lập mà còn phụ thuộc vào các bộ phận khác nên khi đánh giá kết quả từng bộ phận phải căn cứ vào sự cung cấp dịch vụ qua lại giữa các bộ phận với nhau, làm sao đánh giá tốt nhất kết quả của từng bộ phận.
Cấp quản lý: Ban Giám Hiệu (gồm Hiệu trưởng, Hiệu Phó phụ trách
đào tạo): chịu trách nhiệm về mặt chuyên môn như: số lượng HS-SV đào tạo, chất lượng đào tạo.
Các phòng ban, các khoa:
o Đứng đầu là các trưởng khoa, trưởng các phòng ban: chịu trách
nhiệm về mặt quản lý hành chính, và các khoản chi phí phát sinh tại bộ phận.
o Tổ trưởng bộ môn: chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ đã được phân
công về chuyên môn (công tác giảng dạy, chương trình học, giáo trình môn học) Từng bộ phận, phòng ban nên nắm rõ trách nhiệm của mình. Cuối năm, những cá nhân, bộ phận phải lập báo cáo kiểm soát tình hình thực hiện nhiệm vụ của mình. Các báo cáo này được thực hiện từ cấp thấp lên cấp cao. Nội dung báo cáo này sẽ trình bày rõ những nhiệm vụ mà các cấp quản trị phải thực hiện, những nhiệm vụ đã thực hiện được, những nhiệm vụ chưa thực hiện được trong năm, nguyên nhân vì sao chưa thực hiện được. Riêng đối với các khoản chi phí, phải trình bày số liệu dự toán, số liệu thực tế và số chênh lệch giữa thực tế và dự toán, chênh lệch nào xấu, chênh lệch nào tốt, nguyên nhân gây ra sự chênh lệch
(Nguồn: Tác giả đề xuất)
Sơ đồ 3.3: Mô hình đánh giá trách nhiệm quản lý
CHỦ TỊCH TRƯỜNG (Quản lý hành chính)
TRƯỞNG KHOA, TRƯỞNG CÁC PHÒNG BAN (Quản lý hành chính)
BAN GIÁM HIỆU (Quản lý chuyên môn)
TỔ TRƯỞNG CÁC BỘ MÔN
3.3 Các giải pháp hỗ trợ
3.3.1Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán
Để tổng hợp và phân tích thông tin kế toán kịp thời và chính xác thì kế toán tài chính nên sử dụng các tài khoản tổng hợp, báo cáo tài chính, còn kế toán quản trị nên sử dụng các tài khoản chi tiết báo cáo bộ phận để thu nhận và xử lý thông tin phục vụ cho việc ra quyết định trong quá trình hoạt động. Xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết dựa trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán được Bộ Tài Chính ban hành nhằm phục vụ công tác theo dõi tình hình sản xuất và lập các báo cáo kế toán quản trị là công việc cần thiết đối với các đơn vị. Để hệ thống hóa và cung cấp thông tin kế toán cho việc lập các báo cáo kế toán quản trị chi phí theo yêu cầu quản lý, các doanh nghiệp cần lựa chọn, thiết kế hệ thống tài khoản chi tiết cấp 2,3,4... cho phù hợp. Việc xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết phục vụ yêu cầu quản trị trong đơn vị cần phải dựa vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp như quản lý theo từng khoản mục chi phí, và các khoản mục khác một cách chi tiết cụ thể theo từng loại sản phẩm, từng đơn đặt hàng...
3.3.2Tổ chức bộ máy kế toán
Phù hợp theo hướng kết hợp bộ phận kế toán quản trị và kế toán tài chính trong cùng bộ máy kế toán. Vì đa số các đơn vị hiện nay chỉ tập trung vào công tác kế toán tài chính. Cải tiến mối quan hệ giữa bộ phận kế toán với các bộ phận khác trong