Thời đại ngày nay, công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, công nghệ
thông tin đã được ứng dụng trong nhiều ngành nghề, nhiều lĩnh vực hoạt động
của xã hội, làm thay đổi tư duy trí tuệ và cấu trúc hoạt động thực tiễn của tổ chức, tập thể, cá nhân. Trong hoạt động Thông tin - thư viện, công tác xử lý thông tin có vai trò rất quan trọng. Nó cho phép người dùng tin nắm được thông tin về mọi mặt của tài liệu. Xử lý thông tin là biến đổi thông tin từ các nguồn tin thành những dạng thức mới nhằm đáp ứng các nhiệm vụ của hoạt động này. Tuy nhiên, việc xử lý thông tin nếu làm thủ công sẽ mất rất
nhiều thời gian, công sức mà kết quả phục vụ lại không cao.
Trung tâm Thông tin - thư viện trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội cho đến nay vẫn hoạt động theo phương thức truyền thống. Từ việc xử lí sách cho tới việc phục vụ bạn đọc đều làm thủ công rất mất thời gian mà không đáp ứng được kịp thời nhu cầu tin của độc giả. Chính bởi vậy, phương hướng phát triển của Trung tâm trong giai đoạn mới là cần tiến hành ứng dụng ngay công
nghệ thông tin vào công tác thư viện. Cho đến tận những năm đầu của thế kỷ
21, Trung tâm vẫn chưa đưa công nghệ thông tin vào sử dụng là một bước đi
rất chậm chạp và có phần lạc hậu. Hiện nay, ở nhiều thư viện trường đại học
đã được sự quan tâm, đầu tư thích đáng về kinh phí nên đã ứng dụng được
phần mềm quản lý thư viện rất tiện ích cho người làm sách. Có thể kể những
ví dụ điển hình như thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, thư viện Đại học Bách
khoa, thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội, thư việnĐại học Xây dựng… trong
đó phần mềm thư viện được ưa thích là phần mềm Libol 5.0.
Để có thể tin học hóa hoạt động thư viện thì Trung tâm cần phải có
57
mạng, có trang Web, phần mềm thư viện,… Vì vậy, trong thời gian tới, Nhà
trường cần đầu tư cơ sở vật chất, trang bị thêm máy tính để công tác tin học
hoá tại Trung tâm trở nên dễ dàng hơn. Từ đầu năm 2012, Trung tâm đã bắt
đầu ứng dụng phần mềm PVHUYEN cho công tác thư viện. Để chương trình
đạt được kết quả cao hơn thì trong thời gian tới, cán bộ Trung tâm cần chủ động nghiên cứu, tìm tòi những tính năng và hiệu quả sử dụng của nó, đồng thời mở lớp giới thiệu phần mềm cho người dùng tin trong Nhà trường.
Ứng dụng công nghệ thông tin không chỉ đơn thuần là việc xây dựng
phần mềm phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ của thư viện. Việc thiết kế và
xây dựng trang Web cho Trung tâm cũng là một nội dung rất quan trọng cần chú ý và không thể không tính đến. Bởi ngày nay, hầu hết các cơ quan, đơn vị trong quá trình tổ chức và hoạt động của mình đều xây dựng trang Web riêng
như một cửa sổ thông tin để khách hàng có thể tiếp cận với đơn vị mình, tìm
hiểu về đơn vị và giao dịch với đơn vị. Mục tiêu chính của việc tạo trang Web là cung cấp thêm điểm tiếp cận dịch vụ và tài liệu thư viện cho độc giả. Vì
vậy thư viện cần phải xem trang Web là một cách mở rộng các dịch vụ hiện
có. Internet tạo cho thư viện cơ hội không chỉ nâng cao các dịch vụ truyền
thống mà cả những dịch vụ khác không có trong các thư viện truyền thống.
Trang Web của thư viện không chỉ cập nhật tình hình chung và mới nhất về thư viện mà còn có thể giúp độc giả tra cứu sách trực tuyến mà không cần mất thời gian lên thư viện tra tìm thủ công bằng phiếu mục lục. Hơn thế nữa, trang Web còn đóng vai trò là người phát ngôn của thư viện thông qua việc cung cấp thông tin nói chung cũng như về các nguồn tư liệu và dịch vụ thư
viện. Đây là cổng thông tin dẫn đến các mục như: tìm kiếm trong mục lục
trực tuyến, tìm kiếm cơ sở dữ liệu mà thư viện cung cấp, thông tin về các
nguồn lực, sản phẩm của thư viện như bộ sưu tập đặc biệt, sách hiếm… Đồng thời nó là một kênh giao tiếp giữa thư viện với bạn đọc thông qua
58
việc cung cấp địa chỉ liên lạc, số điện thoại, email để bạn đọc yêu cầu trợ giúp cũng như cung cấp các dịch vụ thư viện như dịch vụ đào tạo người dùng tin trực tuyến, ví dụ như các tài liệu hướng dẫn kỹ năng tìm kiếm thông tin, hướng dẫn nguồn tin và tìm tin theo chủ đề, dịch vụ cập nhật thông tin…
Trong thời đại bùng nổ thông tin, việc vươn tới những nguồn tin trong và người nước có giá trị phục vụ cho nhiệm vụ giáo dục đào tạo và nghiên cứu khoa học là điều không thể thiếu đối với người dùng tin ở trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội. Chính vì thế mà trong tiến trình phát triển của mình,
việc cần làm ưu tiên của trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội là đầu tư ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác thư viện. Có như vậy Trung tâm mới có thể theo kịp tiến trình phát triển của các thư viện và thực sự đáp ứng được nhu cầu thông tin cho người dùng tin.