Một thư viện hoạt động hiệu quả hay không không phải căn cứ vào hệ
thống kho tàng tài liệu có trong thư viện mà nó được đánh giá bởi mức độ thoả mãn nhu cầu tin của người dùng tin. Khả năng đáp ứng nhu cầu của người đọc là thước đo chính xác và cụ thể nhất quá trình hoạt động của thư viện. Chính bởi thế, đối với bất kỳ thư viện nào, trong quá trình phát triển của mình đều phải đặc biệt quan tâm tới hiệu quả khai thác và sử dụng nguồn lực thông tin có trong đơn vị mình.
53
Trước hết, Trung tâm cần đổi mới một số dịch vụ thông tin. Đọc tại thư viện và mượn về nhà là hai hình thức phục vụ cơ bản và chủ yếu của hình
thức phục vụ tài liệu ở Trung tâm Thông tin - thư viện trường Cao đẳng Du
lịch Hà Nội. Để nâng cao chất lượng của hai dạng phục vụ này, Trung tâm nên tách riêng thành hai phòng để tiện cho bạn đọc sử dụng tài liệu và việc quản lý của cán bộ cũng trở nên dễ dàng hơn.
Hình thức cung cấp bản sao tài liệu gốc là mối quan tâm của người
dùng tin và đây cũng là hình thức cần củng cố và tăng cường trong hoạt động
thông tin ở Trung tâm. Đây là một hình thức dịch vụ - khi sử dụng phải trả
tiền; nhưng nếu phải trả tiền nhiều hơn hay bằng như cửa hiệu thì không phù
hợp và gây khó khăn cho cả người dùng và cả nhân viên thực hiện nhiệm vụ
này. Trong giai đoạn hiện nay, để cung cấp bản sao tài liệu gốc được thuận tiện, Trung tâm cần được trang bị các máy sao chụp, vị trí đặt nên ở Phòng
đọc (nơi tài liệu không được mang ra khỏi thư viện) và có mức giáưu đãi cho
loại dịch vụ thông tin này.
Trung tâm nên mở rộng thêm một số loại hình dịch vụ như: dịch vụ cho mượn giáo trình về nhà. Đây là một hoạt động cơ bản mà ở nhiều thư viện đại học đã tiến hành từ rất lâu và rất có hiệu quả. Trong mỗi kỳ học, mỗi sinh viên sẽ có được quyền lợi mượn một số tài liệu trong một thời gian nhất định
để phục vụ việc học tập của họ. Việc làm này không những giúp sinh viên có
thể giảm bớt gánh nặng chi phí học hành (vì không phải mất thêm nhiều tiền
để mua nhiều giáo trình trong suốt khoá học) mà còn tạo một thói quen tốt cho sinh viên tiếp cận thư viện, sử dụng thư viện như một công cụ hữu ích nhất cho họ. Ban đầu là việc lên thư viện mượn giáo trình. Nhưng lâu dần, họ sẽ chú ý tới thư viện khi đã có thời gian tìm hiểu về thư viện, thấy được khả
năng đáp ứng nhu cầu tin của thư viện và từ đó họ sẽ năng động tới thư viện
54
Dịch vụ hỏi đáp thông tin là một dịch vụ nên được tăng cường ở Trung tâm trong thời gian tới. Đây là dịch vụ mà thông qua việc trả lời câu hỏi, cán bộ thư viện giúp cho bạn đọc có thể hiểu và hoặc sử dụng các phương tiện tìm
hoặc định hướng cho họ một cách thức, một hướng tài liệu thỏa mãn nhu cầu
tin. Đồng thời, cán bộ thư viện nắm được nhu cầu của người dùng tin, những
điểm yếu của người dùng tin trong việc sử dụng thư viện, những hạn chế trong việc đáp ứng bạn đọc, từ đó có những điều chỉnh thích hợp trong công
tác đào tạo người dùng tin. Để dịch vụ này thực sự đạt hiệu quả, đòi hỏi cán
bộ phải là người có trình độ nghiệp vụ thư viện, làm việc với tinh thần cởi mở, thường xuyên nâng cao nghiệp vụ, nắm chắc nguồn thông tin nhất để
hướng dẫn trả lời chính xác yêu cầu của bạn đọc.
Ngày nay, thông tin đã trở nên phổ biến và cần thiết đối với bất kỳ ai. Thiếu thông tin là thiếu đi công cụ để có thể giải quyết công việc tốt. Tuy nhiên, không phải người dùng tin nào cũng có thời gian để đi tìm tất cả các thông tin mình cần. Vì vậy, dịch vụ thông tin bắt đầu phát triển. Dịch vụ
thông tin cho phép người dùng tin tiết kiệm được thời gian, công sức mà vẫn
thu thập được khối lượng thông tin cao và chất lượng. Hiện nay, các dịch vụ thông tin ở trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội vẫn còn rất sơ sài. Hoạt động dịch vụ thông tin còn thụ động, vẫn là kiểu hoạt động ngồi chờ người dùng tin có nhu cầu thì tìm đến. Không những thế trong nhiều trường hợp thư viện vẫn
chưa đáp ứng được yêu cầu của người dùng tin như tổng hợp thông tin theo
yêu cầu, tìm tin chính xác và nhanh chóng…
Trong giai đoạn mới hiện nay, Trung tâm cần chủ động quảng bá hình
ảnh thư viện với những nguồn thông tin có giá trị tới các đối tượng dùng tin,
trong đó chủ yếu là sinh viên, học sinh trong trường. Trung tâm cũng nên có bản tổng hợp các loại hình tài liệu và các dịch vụ của thư viện phát xuống các khoa, các bộ môn để phổ biến tới sinh viên. Khi người đọc thấy được cái
55
mình mong muốn có ở trong thư viện, chắc chắn sẽ tìm tới thư viện vì dịch vụ của thư viện mục đích đầu tiên mở ra là phục vụ chính giảng viên, sinh viên trong Nhà trường nên cần hướng tới sinh viên đầu tiên, chủ động đưa ra giới thiệu về hoạt động và nguồn lực của mình. Có như thế, sinh viên, đặc biệt là
những sinh viên năm thứ nhất vừa mới nhập trường có được thông tin bổ ích
về nơi họ có thể tìm đến để trau dồi kiến thức thông qua việc nghiên cứu tìm tin ở các tài liệu. Bên cạnh đó, Trung tâm cũng nên đa dạng hoá các hình thức giao tiếp giữa cán bộ và người sử dụng thư viện như:
- Tập huấn hướng dẫn sử dụng cho sinh viên trước khi được cấp thẻ, đặc biệt là các sinh viên năm thứ nhất.
- Cập nhật thông tin góp ý của sinh viên qua hộp thư góp ý, e-mail, nhóm sinh viên tình nguyện, phiếu trưng cầu ý kiến và hội nghị bạn đọc.
- Tổ chức các hoạt đông thông tin như tọa đàm sách, trưng bày sách
mới, chuyên đề học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh …
Bên cạnh việc mở rộng một số dịch vụ, trung tâm thông tin - thư viện cũng cần đẩy mạnh hoạt động khai thác nguồn thông tin trên các kênh khai thác thông tin khác nhau có ở trong và ngoài nước: Internet, các địa chỉ/trang Web của các cơ quan thông tin - thư viện,… Hiện nay, xu hướng phát triển của mỗi thư viện không chỉ đơn giản chỉ là kho sách với các đầu sách, báo,tạp
chí. Thư viện ngày nay còn gắn với những hoạt động thông tin được ứng dụng
qua công nghệ thông tin. Internet là cầu nối giúp con người định vị và tìm kiếm thông tin trên toàn cầu dù chỉ ngồi ở một chỗ. Ngoài việc đẩy mạnh hiệu
quả sử dụng kho sách, Trung tâm cũng nên chủ động khai thác một số trang
Web tiện ích đối với việc học và nghiên cứu của người dùng tin. Không phải người dùng tin nào cũng có thể biết hết được các nguồn thông tin, có thể thông qua việc lên thư viện, vừa kết hợp tìm sách vừa được chỉ dẫn khai thác
56
thông tin trên các mạng. Như vây, chỉ cần đến một nơi nhưng người dùng tin
lại khai thác được nhiều thông tin ở nhiều nơi khác nhau.