Tài liệu là những sản phẩm vật chất rất dễ bị xâm hại và hư hỏng. Hiện nay tài liệu đã được xuất bản bằng nhiều dạng chất liệu tuy nhiên do các yếu tố khách quan như ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm hoạ tự nhiên, các tác nhân hoá học vẫn gây ra cho tài liệu nhữnghư hại nhất định. Bên cạnh đó, các yếu tố chủ quan như việc sử dụng tài liệu chưa đúng cách, di chuyển kho tàng, bảo quản tài liệu không hợp lí cũng đều gây ảnh hưởng không nhỏđến chất lượng tài liệu.
Thực tiễn công tác bảo quản kho sách của Trung tâm vẫn còn nhiều hạn chế. Diện tích kho sách rất nhỏ hẹp, thư viện không có máy hút ẩm, khi vào mùa mưa bị dột, và có chuột do kho sách đặt tại tầng trên của phòng thực hành khoa bếp. Điều đó dẫn đến hệ quả là một số tài liệu vẫn còn giá trị sử dụng nhưng đã bị hư hỏng, không thể phục vụ bạn đọc được. Đến cuốinăm 2011, cơ sở vật chất của kho sách
34
mới được đầu tư khang trang hơn, có điều hoà nhiệt độ. Tuy nhiên, công tác bảo quản tài liệu của Trung tâm mới chỉ làm thủ công với những hoạt động đơn giản như: nhân viên tự quét bụi cho sách, lau giá. Đối với những sách hỏng do quá trình mượn bị mất bìa, long gáy hay côn trùng cắn,… cũng chỉ xử lí hình thức bên ngoài như đóng lại bìa sách, gáy sách cho chặt để sách khỏi tuột trang.
Từ khi thành lập cho tới nay, kho sách không được định kỳ xử lí chống mối, mọt mà chủ yếu là do các cán bộ tự làm bằng cách đặt các hộp chống mối, và đặt bẫy chuột. Ngoài các thao tác thủ công trên, hiện nay Trung tâm chưa áp dụng biện pháp tiên tiến nào để gìn giữ nguồn thông tin tư liệu quý giá của Nhà trường.Đây là một điểm hạn chế mà Trung tâm cần khắc phục vì có bảo quản tốt tài liệu thì mới nâng cao được chất lượng phục vụ. Chính vì vậy, trong thời gian tới, Trung tâm Thông tin - thư viện trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội cần có chương trình cụ thể: từ kinh phí đầu tư, nhân lực, trang thiết bị, các biện pháp kỹ thuật cho tới thời gian tiến hành để công tác này đạt hiệu quả cao nhất.