Hiện nay, thư viện trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội đã xây dựng được
bộ máy tra cứu truyền thống, bao gồm:
Hệ thống mục lục dạng phiếu
Mục lục là danh mục tài liệu của cơ quan thông tin - thư viện được thể hiện trên các tờ phiếu (phích), được sắp xếp theo một trình tự nhất định, phản
35
ánh vốn tài liệu của cơ quan đó. Đây là công cụ tra cứu duy nhất tại Trung tâm. Chức năng chủ yếu của nó là giúp người dùng tin xác định rõ vị trí lưu trữ của tài liệu trong kho, giúp cán bộ thư viện tìm hiểu tài liệu dễ dàng và nhanh chóng.
Cho đến nay, hệ thống mục lục phiếu của Trung tâm đã có hơn 20.000
phiếu. Trung tâm chỉ có một kho sách dùng chung cho cả mượn đọc tại chỗ và
mượn về nhà nên tủ mục lục đượcđặt ngay tại phòng đọc, mượn tổng hợp -
nơi người dùng tin đọc các ấn phẩm (sách, tư liệu, báo, tạp chí...) tại chỗ nên tiện dụng cho độc giả có thể tra tìm đầy đủ các tài liệu theo yêu cầu.
Hệ thống mục lục tại Trung tâm được phân thành mục lục chữ cái và
mục lục phân loại. Tuy nhiên, bạn đọc chủ yếu vẫn sử dụng mục lục chữ cái
(theo tên tác giả và tên sách), còn mục lục phân loại mới được xây dựng gần đây và chưa thể hiện được chức năng tra cứu. Tài liệu sau khi được nhập về sẽ được cán bộ thư viện phân loại sơ bộ từng chuyên ngành lớn ứng với môn loại tri thức của bảng phân loại, rồi được phân kho, xử lý hình thứcnhư mô tả, dán nhãn.Do nhân lực còn hạn chế nên chỉ có hai cán bộ thực hiện công việc này,
đôi khi cán bộ kiêm nhiệm các công việc khác thì chỉ có một người làm. Các
phiếu mô tả chưa được tiến hành in trên máy mà vẫn viết tay và ở dạng truyền thống. Phiếu trong tủ mục lục chữ cái chỉ gồm các yếu tố phản ánh hình thức của tài liệu như: nhan đề, tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản, số trang,… Người dùng tin khi tra cứu bằng tủ mục lục có thể biết được một số thông tin cơ bản về tài liệu, qua đó giúp lựa chọn được tài liệu yêu cầu.
Trong quá trình xây dựng và phát triển của Trung tâm Thông tin - thư viện trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội, hệ thống tủ mục lục đã phần nào phát huy tác dụng và đáp ứng nhu cầu tin của cán bộ thư viện và bạn đọc trong công tác tra cứu thông tin phục vụ nhiệm vụ giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và giải trí văn hoá tinh thần. Tuy nhiên, với sự phát triển công nghệ
36
thông tin hiện nay, nhiều thư viện đã áp dụng tin học trong việc xây dựng các hệ thống hiện đại như các cơ sở dữ liệu, tra cứu tài liệu số thì hệ thống mục lục phiếu trở nên lỗi thời và không đáp ứng được nhanh chóng và toàn diện nhu cầu tra cứu thông tin của bạn đọc. Hàng ngày, bạn đọc tới thư viện vẫn phải tra tìm thủ công qua hệ thống mục lục phiếu, mất nhiều thời gian và khả năng tra tìm thông tin tổng hợp theo một chủ đề trở nên khó khăn. Vì vậy, trong thời gian tới, Trung tâm cần có những đổi mới nhất định trong việc xây
dựng các bộ máy tra cứu để có thể đáp ứng tốt hơn nhu cầu tin của bạn đọc,
nhất là trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay.
Thư mục dạng in
Thư mục cũng là một sản phẩm thông tin - thư viện mà phần chính là
tập hợp các biểu ghi thư mục (có hoặc không có tóm tắt, chú giải) được sắp
xếp theo một trật tự, xác định, phản ánh các tài liệu có chung một hay một số
dấu hiệu về nội dung hay hình thức. Ðối tượng chủ yếu được phản ánh trong
thư mục là tài liệu nói chung.
Xuất phát từ nội dung của vốn tài liệu, đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin trong Nhà trường, Trung tâm Thông tin - thư viện trườngCao đẳng Du lịch Hà Nội đã biên soạn và xuất bản các loại thư mục sau:
*Thư mục giới thiệu sách mới
Ðây là loại thư mục được tổ chức biên soạn sau mỗi lần tài liệu mới được bổ sung về thư viện. Công việc biên soạn thư mục này do tổ thư viện
đảm nhiệm. Sách mới được giới thiệu vẫn chủ yếu là các sách giáo trình các
môn học do Trung tâm phát hành. Công việc này không làm theo định kỳ mà sau đợt bổ sung thì sẽ làm bản thông báo sách mới. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tài liệu trong thư mục được phân chia theo môn loại, trong mỗi môn loại, tài liệu lại được sắp xếp theo vần chữ cái ABC theo tên tác giả hay tên sách.
37
Các yếu tố được mô tả trong thư mục bao gồm; - Tên tài liệu
- Tên tác giả
- Năm xuất bản, nơi xuất bản
- Ký hiệu xếp kho
Thư mục giới thiệu sách mới của Trung tâm không phải là một ấn phẩm
độc lập nên không có lời nói đầu, không có mục lục, không có bảng tra. Nhưng
nhờ có thư mục này mà tài liệu mới bổ sung về Trung tâm được phổ biến đầy đủ, kịp thời tới người dùng tin, giúp họ nhanh chóng có được những tài liệu cần thiết phục vụ cho học tập và nghiên cứu khoa học.
* Thư mục chuyên đề: Là ấn phẩm được biên soạn không định kỳ tại Trung tâm, nó phụ thuộc vào các vấn đề nảy sinh do chuyên môn hoặc phụ thuộc vào số lượng tài liệu thu thập được để có thể thành được một chuyên đề. Loại thư mục này mang tính chuyên sâu, hỗ trợ chủ yếu cho công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học của cán bộ quản lý và cán bộ giảng dạy nhà
trường. Nhìn chung loại hình này cũng được nhiều người dùng tin quan tâm
và sử dụng, đặc biệt là nguời dùng tin là cán bộ lãnh đạo.
Cho đến nay, các ấn phẩm thư mục trên vẫn chưa được in và đóng thành quyển mà chỉđượcđóng thành từng tập tài liệu tra cứu trên thư viện kết hợp với hệ thống mục lục truyền thống. Điều này gây nhiều hạn chế cho bạn đọc trong quá trình tra tìm tài liệu và khó khăn cho cán bộ thư viện trong công tác bảo quản. Vì vậy, trong thời gian tới Trung tâm cần có những đổi mới kịp thời nâng cao hiệu quả sử dụng cho công cụ tìm tin này.