Công tác bạn đọc là khâu cuối cùng trong dây truyền thông tin tư liệu nhằm thực hiện việc luân chuyển tài liệu tới tay người dùng tin, giúp người dùng tin có được những tài liệu mà họ cần. Đây là khâu trực tiếp quyết định
chất lượng hoạt động của một thư viện.
2.5.1 Đọc tại chỗ
Phòng đọc tài liệu của Trung tâm Thông tin - thư viện trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội dành cho mọi đối tượng trong trường. Tất cả các sinh viên, cán bộ, giảng viên trong trường đều có thể tới mượn tài liệu gốc để đọc tại phòng đọc. Tài liệu phục vụ tại phòng đọc của thư viện chủ yếu là các đầu sách tham khảo về lĩnh vực du lịch, các sách liên quan tới các chuyên ngành học như sách kỹ thuật nấu ăn, nghiệp vụ nhà hàng,…Kho sách phục vụ đọc tại chỗ của
41
Trung tâm hiện nay có hơn 7300 đầu sách, ngoài ra còn có các tạp chí, báo
liên quan đến lĩnh vực chuyên ngành.
Đối với các tài liệu là sách, bạn đọc phải tiến hành tra cứu trong tủ mục lục và viết phiếu yêu cầu để được phục vụ. Các loại báo, tạp chí với những số mới nhất được phục vụ theo kiểu kho mở, người dùng tin tự lấy trên giá để đọc; còn những số cũ được sắp xếp trong kho theo thời gian xuất bản. Loại hình tài liệu phục vụ đọc tại chỗ tại Trung tâm chủ yếu tập trung vào các sách tham khảo, báo, tạp chí chuyên ngành cũng như một số tạp chí bổ sung về các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội.
Dịch vụ đọc tại chỗ là hình thức phục vụ truyền thống, cổ điển nhưng
cũng không thể thiếu của các thư viện. Hiện nay, do điều kiện còn hạn hẹp nên Trung tâm Thông tin - thư viện trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội mới tổ
chức phục vụ đọc tại chỗ theo phiếu yêu cầu. Phương thức phục vụ này tạo
điều kiện cho thủ thư trong việc bảo quản kho sách, tránh được mất mát và
không gây xáo trộn tài liệu, tiết kiệm được diện tích kho tàng, nhất là trong điều kiện diện tích sử dụng của trung tâm hiện nay vẫn còn nhỏ, chưa đủ
đáp ứng để triển khai kho mở. Nhưng bên cạnh đó, mặt hạn chế của hình
thức phục vụ này bạn đọc không được trực tiếp lựa chọn tài liệu gốc mà mình cần, làm mất nhiều thời gian vì phải chờ đợi lấy sách, đôi khi sau thời gian chờ sách được lấy ra nhưng lại không đáp ứng đúng nhu cầu tin của bạn đọc.
2.5.2 Mượn về nhà
Dịch vụ mượn về nhà cho phép người dùng tin mang tài liệu về nhà sử dụng trong một thời gian nhất định. Mỗi bạn đọc sẽ có một cuốn sổ theo dõi riêng ghi tên tài liệu, ngày mượn và ngày trả tài liệu. Trung tâm chỉ giải quyết yêu cầu mượn về nhà khi số lượngđầu sách có từ hai bản trở lên với thời gian không quá 30 ngày. Mỗi lượt, bạn đọc có thể mượn tối đa 2 tài liệu. Khi
42
người đọc có yêu cầu với tài liệu khác thì phải trả một trong hai tài liệu đã mượn. Nếu không trả tài liệu đúng hạn, người dùng tin sẽ bị phạt tuỳ mức độ vi phạm theo những quy định hiện hành của Trung tâm.
PHIẾU YÊU CẦU
Họ và tên: ………. Đơn vị: ………. Tên sách: ……….. Số ĐKCB: ……… Tình trạng sách: ……… Ngày mượn: ……….. Ngày trả: ………... Thủ thư ký Bạn đọc ký
Hình 3: MẪU PHIẾU YÊU CẦU
Theo báo cáo thống kê của Trung tâm năm 2011, trung bình hàng tháng có 140 lượt bạn đọc mượn sách về với 280 lượt sách cho mượn. Báo cáo cũng cho thấy dịch vụ này rất hữu ích đối với giảng viên và cán bộ vì đây là nhóm nguời dùng tin không có nhiều thời gian lên thư viện đọc sách và nghiên cứu. Vì vậy, dịch vụ này được cán bộ, giảng viên đánh giá rất cao. Theo số liệu thống kê cho thấy, trong 50 bạn đọc được phỏng vấn, chỉ có 4 người còn chưa hài lòng với cách thức phục vụ do đôi lúc cần tài liệu nhưng Trung tâm không thể đáp ứng ngay vì không có đủ bản sách cho nhiều người mượn cùng một lúc. Cũng chính vì lý do đó mà cán bộ thư viện luôn luôn phải kiểm kê và theo dõi sổ cho mượn sách để kịp thời thu hồi tài liệu nhằm phục vụ cho những bạn đọc khác có yêu cầu. Việc làm này cũng tránh được tình trạng có nhiều bạn
43
đọc muốn mượn cùng một cuốn tài liệu nhưng do tài liệu chưa đựơc trả nên
người ở lượt sau phải mất nhiều thời gian chờ đợi.
2.5.3 Các hình thức khác
Dịch vụ sao chụp tài liệu gốc
Sao chụp tài liệu gốc là dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc cho bạn đọc trong trường hợp bạn đọc muốn có tài liệu đó để sử dụng lâu dài hoặc trong trong trường hợp tài liệu đó không cho phép được mượn về nhà. Nhu cầu sao chép tài liệu của bạn đọc tại thư viện rất lớn, đặc biệt là các tài liệu như luận văn, luận án, báo cáo tốt nghiệp, các sách tra cứu. Đối tượng sử dụng chủ yếu dịch vụ này là sinh viên trong trường, số ít là bạn đọc ngoài trường.
Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của bạn đọc, trung tâm đã trang bị máy
photocopy và thực hiện dịch vụ photo có thu kinh phí với giá sao chụp tài liệu là 300đ/ trang. Dịch vụ đã đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin với trên 50% bạn đọc lên thư viện đều photo tài liệu. Trung bình hàng tháng, số tài liệu mà bạn đọc có yêu cầu sao chụp lên đến hàng nghìn trang. Con số này
cũng cho thấy đây là dịch vụ đáp ứng được phần nào nhu cầu của người dùng
tin, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ của Trung tâm thư viện nói chung.
Dịch vụ bán giáo trình, bài giảng
Đây là một trong những đặc điểm khác biệt của Trung tâm Thông tin -
thư viện trườngCao đẳng Du lịch Hà Nội so với các trường đại học, cao đẳng khác. Hầu hết các trường đại học đều có dịch vụ cho mượn về nhà đối với tài liệu là sách giáo trình, bài giảng. Tuy nhiên, tại Trung tâm Thông tin - thư viện của trườngCao đẳng Du lịch Hà Nội lại tổ chức bán giáo trình, bài giảng trực tiếp tới tay sinh viên, học sinh. Bản thảo các bài giảng do Hội đồng khoa
học nghiệm thu từ giáo viên và Nhà trường sẽ đuợc giao cho Trung tâm, sau
đó Trung tâm đứng ra chịu trách nhiệm phát hành và bán cho sinh viên. Lượng sách giáo trình, bài giảng bán ra ngày càng tăng do nhu cầu học tập,
44
nghiên cứu của sinh viên ngày càng cao. Trừ những đầu sách với số lượng bản cố định nộp vào kho sách của Trung tâm thì lượng sách phát hành đều bán hết cho sinh viên.
Dịch vụ này đã đáp ứng phần nào nhu cầu sử dụng tài liệu phục vụ cho học tập của người dùng tin trong trường. Tuy nhiên, hạn chế của nó là chỉ bán được cho một số lượng sinh viên nhất định bởi không phải bất cứ sinh viên nào cũng có đủ khả năng mua tất cả các sách giáo trình phục vụ cho cả một khoá học 3 năm của mình tại trường. Điều đó cũng làm hạn chế khả năng đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin của người dùng tin, trong khi đó sinh viên lại là lực lượng đông đảo và có nhu cầu cao nhất trong việc khai thác thông tin tư liệu từ các giáo trình, bài giảng.
2.6 NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ
Qua quá trình thực tập và nghiên cứu thực trạng hoạt động của Trung tâm Thông tin – thư viện trườngCao đẳng Du lịch Hà Nội, tôi xin đưa ra một
số nhận xét về những kết quả đã đạt được và những hạn chế của thư viện như
sau:
2.6.1 Những kết quảđạtđược
Hơn 40 năm qua cùng với sự trưởng thành và phát triển của trường Cao
đẳng Du lịch Hà Nội, Trung tâm Thông tin - thư viện thư viện của Nhà trường cũng không ngừng hoàn thiện và phát triển. Cho đến nay, Trung tâm đã thực
sự trở thành một trung tâm thông tin khoa học của Nhà trường, đóng góp đắc
lực cho sự nghiệp giáo dục và đào tạo của cả nước nói chung và trường Cao
đẳng Du lịch Hà Nội nói riêng. Trải qua gần 20 xây dựng và phát triển, được sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo Nhà trường nên Trung tâm ngày càng được
đầu tư, nâng cấp về cơ sở vật chất. Vì vậy, khả năng đáp ứng nhu cầu thông
tin của Trung tâm ngày càng cao.
Nguồn lực thông tin của Trung tâm tuy chỉ có hơn 7 nghìn đầu sách
45
trình đào tạo như: du lịch, khách sạn, nấu ăn,…bước đầu đã đáp ứng được nhu cầu thông tin cho quá trình giảng dạy và học tập của giảng viên cũng như sinh viên trong Nhà trường. Các sản phẩm như hệ thống mục lục phiếu, thư mục giới thiệu sách mới đã phản ánh được đầy đủ nguồn lực thông tin có trong kho tài liệu của trung tâm đáp ứng nhu cầu tìm kiếm, khai thác thông tin của người dùng tin.
Ngoài nguồn sách, thư viện cũng đã có báo, tạp chí chuyên ngành du lịch, khách sạn và các báo, tạp chí bổ trợ kiến thức như văn hoá, xã hội, chính trị… mang lại những thông tin thiết thực cho người đọc.
Kho sách ngày càng được mở rộng, thêm nhiều đấu sách mới, nhiều môn
loại mới. Tuy nhiên, diện tích kho lại chưa đựơc bố trí thêm, chưa triển khai phòng cho mượn tài liệu về nhà nên chưa thu hút đựơc nhiều bạn đọc tới thư viện.
Nhìn chung, nguồn lực thông tin của Trung tâm đã đáp ứng được một
phần nhu cầu tin của người dùng tin trong giai đoạn hiện tại. Trong tương lai,
để theo kịp xu hướng phát triển của nhà trường cũng như xu thế phát triển tất
yếu của thư viện trường học nói chung, Trung tâm cần được đầu tư hơn nữa
để mở rộng cơ sở vật chất và bổ sung hoàn thiện nội dung về thư viện, sao cho xứng đáng là trung tâm thông tin của một trường Đại học trong một ngày gần đây khi trường chính thức trở thành trường Đại học đầu tiên đào tạo có quy mô về du lịch và khách sạn.
2.6.2 Những mặt còn hạn chế
Bên cạnh những tiến bộ và thành tựu mà thư viện trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội đã đạt được, cũng còn tồn tại một số hạn chế sau:
Trung tâm đã có những sản phẩm thông tin và dịch vụ thông tin phù hợp dành cho người dùng tin nhưng chưa thực sự đầy đủ do hiện nay vẫn phục vụ theo hình thức truyền thống, từ cách thức tổ chức kho tới phương thức phục vụ bạn đọc. Việc áp dụng tin học hoá trong hoạt động thư viện
46
chưa được triển khai nên khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin chưa được nhanh chóng. Trung tâm chưa có phần mềm riêng cho thư viện, chưa lắp đặt Internet trong tra cứu tin, cơ sở dữ liệu về sách vẫn chưa được xây dựng, gây khó khăn trong việc tra tìm tài liệu và khả năng tổng hợp sách theo các vấn đề.
Cơ sở vật chất còn nghèo nàn, kinh phí đầu tư cho Trung tâm còn ít. Phòng đọc tại chỗ không gian hẹp, điều kiện dành cho người đọc như: máy tính tra cứu, máy in. không được đầu tư nên không thu hút được bạn đọc tới thư viện và thời gian sử dụng thư viện không được lâu.
Việc xử lí sách là nghiệp vụ cơ bản với công tác biên mục nội dung, hình thức của sách, tạo ra hệ cơ sở dữ liệuđể người đọc có những thông tin cơ bản ban đầu về sách. Hiện nay ở Trung tâm, một phần nội dung quan trọng nhất là xử lý nội dung cho sách chưa được tiến hành. Đây là một hạn chế rất lớn, tác động trực tiếp tới hiệu quả hoạt động của thư viện. Bạn đọc khi tra tìm bằng phiếu mô tả không thể biết được nội dung tài liệu nên đôi khi mượn nhưng lại không phù hợp với yêu cầu.
Việc thu thập tài liệu nội sinh chưa được chú trọng, chưa có kế hoạch cụ thể, chưa có quy định chặt chẽ và thống nhất nên còn rất nhiều tài liệu quý
chưa được thu nhận như: Các tài liệu hội thảo, hội nghị, các tài liệu do giáo
viên đi dự hội nghị, học tập ở nước ngoài, các đề tài nghiên cứu khoa học…
Nguồn tài liệu hiện đại như: tài liệu số hoá, tài liệu điện tử, CD ROM vẫn chưa có trong kho hiện nay, nguồn tài liệu này rất tiện ích, giá trị thông tin cao và khả năng đáp ứng nhanh chóng, rất được bạn đọc ưa chuộng. Loại hình tài liệu tiếng nước ngoài chưa có, chưa đáp ứng được nhu cầu người dùng tin trong quá trình vươn lên hội nhập quốc tế trong mọi lĩnh vực.
Để có thể phục vụ nhu cầu thông tin của người dùng tin một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời và đầy đủ hơn nữa thì trong quá trình hoạt động
47
có những giải pháp thích hợp và khả thi để có thể khai thác được tối ưu
nguồn thông tin của mình, đưa trung tâm ngày càng phát triển theo kịp các
thư viện trong nước và hội nhập với các thư viện hiện đại trên thế giới.
Nguyên nhân của những hạn chế nêu trên:
Ý thức và kỹ năng sử dụng thư viện của sinh viên còn yếu. Vẫn còn nhiều sinh viên chưa có thói quen lên thư viện, tra tìm tài liệu trong thư viện. Mặt khác, nhiều trường hợp người đọc tìm tới thư viện nhưng lại gặp khó khăn trong việc tra cứu, tìm tin. Vì vậy, hiệu quả sử dụng thông tin trong thư viện bị giảm đi đáng kể.
Từ quy trình xử lý thông tin đến phục vụ bạn đọc hiện nay tại thư
viện vẫn hoàn toàn là phương thức thủ công. Do chưa thực hiện biên mục nội
dung nên trên thực tế trung tâm chưa có hệ thống cơ sở dữ liệu để có thể tra tìm trên máy tính, thư viện cũng chưa áp dụng công nghệ thông tin, lắp đặt phần mềm tra cứu sách nên việc tìm sách rất mất thời gian.
Nguồn nhân lực của thư viện còn nhiều hạn chế: Trình độ chuyên
môn nghiệp vụ không đồng đều, thường xuyên có sự thay đổi gây mất thời gian đào tạo nghiệp vụ, hiểu biết về các ngành nghề đào tạo của Nhà
trường còn nhiều hạn chế…
Cơ sở vật chất còn nghèo nàn, kinh phí đầu tư cho Trung tâm còn
ít. Việc phân chia các bộ phận xử lý nghiệp vụ và các bộ phận chưa thực sự rõ ràng. Phòng đọc tại chỗ không gian chật hẹp, điều kiện dành cho người đọc như: máy tính tra cứu, máy in… không được đầu tư nên không thu hút được bạn đọc.
48
Chương 3
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƯ VIỆN CỦA TRƯỜNGCAO ĐẲNG DU LỊCH HÀ NỘI
TRONG GIAI ĐOẠN MỚI