PHIẾU XUẤT KHO
3.2.4. Hoàn thiện công tác mua sắm vật tư
3.2.4.1. Cơ sở của giải pháp
Công tác mua sắm của công ty luôn gắn và xuất phát từ nhu cầu của công ty do vậy công ty cần xác định chắnh xác nhu cầu đi liền với nhu cầu, đảm bảo mua sắm đúng, đủ, kịp thời với chi phắ tối ưu.
Công tác mua sắm vật tư của công ty chịu khá nhiều khó khăn do nguyên vật liệu chắnh là giấy phải nhập khẩu chiếm 30% lượng vật tư cần dùng, sự biến động về giá cả của các loại vật tư trong mấy năm qua đã làm cho công tác mua sắm của công ty nhiều khi không thể hoàn thành được theo kế hoạch.
3.2.4.2. Nội dung của giải pháp
Công tác mua sắm là khâu quyết định đến ổn định vật tư cho công ty nên công ty cần tìm kiếm và lựa chọn người cung ứng thật kỹ và tin cậy để xác định nguồn vật
tư về lâu dài và công tác mua sắm về sau sẽ trở lên đơn giản hơn. Công ty cần:
+ Trong công tác mua sắm cần chú ý đến khâu thương lượng và đặt hàng nó là khâu quyết định của công tác mua sắm, nó ảnh hưởng tới giá cả của vật tư và tới kịp thời của vật tư.
+ Các thỏa thuận phải rõ ràng và được ghi rõ trong hợp đồng để tránh những tranh chấp không cần thiết.
+ Do đặc trưng vật tư sử dụng của công ty chủ yếu là nhập khẩu vì vậy mà công ty cần có những tắnh toán thật kỹ bởi nhiều khoản chi phắ phát sinh và có những phong tục, thể chế luật pháp khác nhau công ty nên có những điều tra nghiên cứu kỹ về nguồn cung ứng đó và có nhưng hợp đồng thật chặt chẽ.
+ Chủ động tìm kiếm nguồn vật tư trong nước để thay thế sẽ tránh được những rủi ro không cần thiết nó sẽ làm cho nguồn vật tư của công ty ổn định hơn quá trình vận chuyển cũng sẽ đơn giản hơn từ đó sẽ nâng cao được hiệu quả của công tác đảm bảo vật tư.
+ Đối với vật tư nhập ngoại công ty cần xây dựng phòng xuất nhập khẩu để nâng cao hiệu quả công tác mua sắm giấy nhập ngoại tránh các tình trạng chậm trễ trong đàm phán, giao hàng, giải quyết các tình huống phát sinh và tiến hành hoàn thành các thủ tục hải quan. Trong tương lai là phát triển doanh nghiệp hướng đến xuất khẩu các sản phẩm của doanh nghiệp đi xa hơn nữa, tìm kiếm nhà cung ứng dựa trên các chỉ tiêu: uy tắn trên thị trường, phù hợp với giá cả mà công ty đưa raẦ
+ Do các vật tư nhập ngoại thường không được kiểm tra, tìm hiểu kỹ vì vậy xây dựng quan hệ hợp tác lâu dài với các nhà cung cấp này là rất cần thiết. Các chiến lược giúp công ty tạo được mối quan hệ lâu dài với bạn hàng nước ngoài:
- Tạo sự tắn nhiệm với các nhà cung cấp bằng cách nhận hàng, thanh toán đầy đủ, đúng hạn
- Lôi kéo các nhà cung cấp tham gia vào quan hệ mua Ờ bán đôi bên cùng có lợi.
+ Cung cấp cho nhà cung cấp các yêu cầu về quy cách, chất lượng sản phẩm thật cụ thể và yêu cầu nhà cung cấp phải tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn đề ra. Qua đó, giúp các nhà cung cấp tin tưởng rằng công ty muốn hợp tác lâu dài cùng họ để cùng phát triển.
+ Với các nguồn vật tư trong nước tổ chức thu mua trực tiếp góp phần giảm chi phắ, đồng thời tìm kiếm các nguồn cung cấp khác với chất lượng tốt nhưng vẫn đạt được chỉ tiêu chi phắ đưa ra.
+ Mỗi loại mặt hàng chủng loại hàng phải nắm được càng nhiều nguồn hàng càng tốt, ắt nhất phải có hai nguồn để đề phòng khó khăn xảy ra là có vật tư để sử dụng ngay mặt khác để so sánh về chất lượng, giá thành tạo ra sự cạnh tranh giữa người bán với nhau, cho phép tắnh toán hiệu quả kinh tế khi mua hàng.
+ Trong những nguồn hàng phòng vật tư nên chú trọng đến những bạn hàng có mối quan hệ lâu dài và các nguồn khác mang tắnh chất phụ bổ sung khi nhu cầu cấp thoát và đột xuất quá mà nguồn chắnh không đáp ứng kịp.
Đối với nguồn vật tư trong nước, bên cạnh phương pháp nghiên cứu tại bàn, công ty nên cử cán bộ nghiên cứu thị trường trực tiếp đến các cơ sở cung ứng để điều tra nguồn vật tư tại cơ sở đó. Phòng Điều phối kinh doanh cần chủ động cử cán bộ tiến hành nghiên cứu quá trình sản xuất vật tư của người cung ứng để xác định chất lượng vật tư, xác định giá cả trên thị trường và uy tắn của người cung ứng. So sánh sự phù hợp về mặt chất lượng để có thể lựa chọn được người cung ứng tốt nhất.
+ Qua đó, Công ty sẽ xác định được mức độ đảm bảo của nguồn vật tư cho sản xuất đồng thời mở rộng mối quan hệ với các đơn vị cung ứng nhằm đảm bảo chất lượng, số lượng vật tư cho Công ty
Đối với nguồn vật tư nhập khẩu từ nước ngoài, khâu nghiên cứu thị trường cần được Công ty chú trọng hơn trong thời gian tới vì đây là nguồn vật tư chiếm tỉ lệ khá cao trong tổng số vật tư cần cho sản xuất của Công ty, hơn nữa thị trường vật tư nước ngoài thường phức tạp hơn do vậy nếu công tác nghiên cứu thị trường chưa hiệu quả có thể gây ra những tổn thất không đáng có cho doanh nghiệp.
Trong những năm qua, việc nhập khẩu vật tư từ nước ngoài được thực hiện chủ yếu với những nhà cung ứng truyền thống của Công ty. Vì vậy trong thời gian tới, Công ty cần một mặt cần duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung ứng, bên cạnh đó phải mở rộng thêm nguồn cung ứng vật tư cho doanh nghiệp. Hoạt động này cần giao nhiệm vụ cụ thể cho phòng Điều phôi kinh doanh của doanh nghiệp đảm nhiệm.
Đối với các nhà cung ứng nước ngoài, việc nghiên cứu trực tiếp thường khó khăn và tốn nhiều chi phắ, do vậy phương pháp này không hiệu quả lắm. Để thực hiện tốt công tác này, bên cạnh phương pháp nghiên cứu tại bàn mà Công ty vẫn thường áp dụng, Phòng kế hoạch vật tư cần tắch cực tham gia các hội chợ hàng Công nghiệp do Chắnh phủ tổ chức hàng năm nhằm tìm kiếm được những nhà cung ứng uy tắn, có chất lượng tốt. Bên cạnh đó, công ty có thể nghiên cứu qua báo chắ, quảng cáo, InternetẦ và một số tài liệu đáng tin cậy như: Các báo cáo của tham tán thương mại Việt Nam ở nước ngoài, các bộ phận tư vấn thị trường của trung tâm thương mại quốc tế, của các tổ chức xúc tiếnẦ
Ngoài ra, cán bộ nghiên cứu thị trường phải thường xuyên nghiên cứu, tìm hiểu các chắnh sách mới của Chắnh phủ về hoạt động nhập khẩu vật tư để nâng cao hiệu quả công tác hậu cần vật tư, giảm bớt chi phắ cho doanh nghiệp. Việc nghiên cứu và tìm kiếm thông tin có thể thực hiện dễ dàng qua mạng Internet. Đây là nguồn tin phong phú, nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phắ có thể giúp ắch rất
nhiều cho hoạt động nghiên cứu thị trường của Công ty.
3.2.4.3. Tắnh hiệu quả của giải pháp
Tổ chức mua sắm được thực hiện tốt sẽ giúp công ty đạt hiệu quả cao về chi phắ đồng thời cung cấp được lượng vật tư đúng theo kế hoạch đề ra. Đặc biệt khi các nguồn vật tư nhập khẩu được đảm bảo liên tục không gián đoạn khi xảy ra biến động, điều này ảnh hưởng rất lớn đến uy tắn của công ty khi cung cấp đúng, đủ và kịp thời cho các khách hàng. Các giải pháp giúp công ty hạn chế tình trạng không đảm bảo được vật tư cho sản xuất, tiết kiệm chi phắ trong bối cảnh biến động mạnh của giá cả thị trường.