1.4.3.1. Kiểm tra tình hình sử dụng.
Vật tư cấp cho phân xưởng (tổ, đội sản xuất) để trực tiếp sản xuất sản phẩm, kết thúc toàn bộ quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng. Nếu ở đây sử dụng không đúng mục đắch, nghĩa là quy định cho việc này, cho sản xuất sản phẩm này lại đem dùng cho việc khác, không tuân thủ kỷ luật công nghệ, không tận dụng phế liệu và có nhiều phế phẩm, tăng mức tiêu dùng vật tư đã quy định thì tất yếu dẫn đến bội chi vật tư và ảnh hưởng xấu đến kinh tế của doanh nghiệp. Ngược lại nếu phân xưởng sử dụng vật tư đúng mục đắch, phấn đấu giảm mức tiêu dùng nguyên vật liệu, tận dụng cao độ phế liệu và giảm phế phẩm thì có ảnh hưởng tốt đến kinh tế kinh doanh.
Vì vậy phấn đấu tiêu dùng hợp lý và tiết kiệm vật tư là trách nhiệm của phân xưởng, tổ đội sản xuất, của công nhân của các phòng và nói chung của toàn doanh nghiệp. Phòng quản trị vật tư là người chịu trách nhiệm quản lý vật tư ở doanh nghiệp, không phải chỉ lo mua vật tư vào còn cấp phát chỉ số vật tư cho phân xưởng là song mà còn phải có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra việc tiêu dùng vật tư trong doanh nghiệp.
Kiểm tra sử dụng phải căn cứ vào các tài liệu hạn mức cấp phát , số liệu hạch toán xuất kho của doanh nghiệp cho các đơn vị sử dụng vào báo cáo của phân xưởng, về tình hình sử dụng vật tư, mặt khác phải tiến hành kiểm tra thực hiện việc tiêu dùng ở tổ, đội sản xuất và người công nhân sử dụng.
Lượng vật tư xuất từ kho doanh nghiệp thường là khớp với hạn mức, với các phiếu lĩnh vật tư. Nhưng thực tế có nhiều trường hợp xuất ắt hơn hoặc nhiều hơn so với các chứng từ trên vì có thứ có có lệnh xuất mà không có hoặc không có đủ, có thứ phải xuất nhiều hơn lệnh xuất vì thứ vật liệu đó không thể chia nhá ra để bớt lại một ắt, hoặc do nhiều nguyên nhân khác nữa. Vì vậy cuối tháng phòng vật tư phải đối chiếu
giấy tờ, sổ sách với thẻ kho, với các phiếu lĩnh hay phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức ở phòng tài vụ.
Lượng vật tư thực tế cấp ra cùng ngàycó thể không khớp với hạn mức cấp phát đã duyệt , vì quá trình sản xuất cần xin thêm vật tư hay vì thay đổi loại vật tư khác. Khi có yêu cầu cấp thêm hay phiếu yêu cầu thay thế vật tư riêng, và phải được hạch toán riêng.
Phiếu yêu cầu cấp thêm vật tư do phân xưởng (tổ đội sản xuất) đề nghị trưởng phòng kế hoạch và trưởng phòng vật tư ký. Trong phiếu yêu cầu nêu rõ nguyên nhân xin cấp thêm. Nguyên nhân cấp thêm trong thực tế, có thể do hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất và có thể do sử dụng không đúng mục đắch, do có nhiều phế phẩm, do không tuân thủ mục tiêu dùng vật tư. Người quyết định cấp thêm cho phân xưởng là giám đốc hay phó giám đốc doanh nghiệp.
Trong trường hợp phải thay thế loại vật tư dự định trong kế hoạch bằng loại vật tư khác, phân xưởng phải viết phiếu yêu cầu thay thế vật liệu. Trong phiếu cần ghi rõ nội dung thay thế, ảnh hưởng của việc thay thế đến tiêu dùng vật liệu. Vì bất kỳ một sự thay thế vật liệu nào cũng đều ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và tiến độ của quá trình sản xuất nói chung, nên việc thay thế vật liệu phải có ý kiến của các phòng có liên quan như phòng vật tư, phòng thiết kế phòng kỹ thuật và được giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách kỹ thuật duyệt.
Một căn cứ quan trọng nữa để kiểm tra, phân tắch tình hình sử dụng vật tư là các báo cáo của phân xưởng trưởng, thủ trưởng các bộ phận trong kỳ qua (thường là một tháng). Trong báo cáo nêu rõ lượng vật tư tồn kho đầu kỳ, lượng vật tư đã nhận trong kỳ, lượng vật tư sử dụng để thực hiện kế hoạch sản xuất (kể cả trường hợp vượt kế hoạch) lượng phế phẩm và tồn kho cuối kỳ.
Mặt khác phòng vật tư cần phải tiến hành kiểm tra quan sát ở nơi trực tiếp tiêu dùng vật tư. Chỉ có kiểm tra thực tế sử dụng mức xác định được sử dụng đúng đắn của các tài liệu báo cáo và mới hiểu được rõ ràng tình hình qua báo cáo.
Sau khi đã có tình hình và số liệu được xác định và tắnh toán chắnh xác, để xác minh được phân xưởng tiêu dùng vật liệu có hợp lý và tiết kiệm không, trước hết cần phải đối chiếu số lượng các loại vật tư mà phân xưởng thực tế nhận trong kỳ với số lượng các loại vật tư quy định trong các phiếu hạn mức.
Nếu có trường hợp đối với một số loại vật liệu, phân xưởng không nhận hết số quy định trong hạn mức, nhưng đối với một số loại vật liệu khác phân xưởng lại nhận quá số quy định trong hạn mức, trong lúc chương trình sản xuất hoàn thành bình thường, điều độ chứng tỏ phân xưởng sử dụng một phần vật liệu không đúng mục
đắch, hoặc không thực hiện đúng các mục tiêu dùng đã định. Kết luận dứt khoát việc này phải căn cứ vào phiếu yêu cầu cấp thêm và phiếu yêu cầu thay thế, vào các tài liệu khác.
Sau đó ta đối chiếu với các số liệu thực xuất từng loại vật liệu cho phân xưởng (có kể cả cấp vượt hạn mức) với việc phân xưởng hoàn thành kế hoạch sản xuất (kể cả sản phẩm dở dang).
Nếu kế hoạch sản xuất không hoàn thành nhưng số vật liệu quy định trong hạn mức lại lĩnh hết hoặc nhiều hơn, chứng tỏ trong kỳ báo cáo phân xưởng đã bội chi vật liệu. Ngược lại, nếu kế hoạch sản xuất hoàn thành hoặc hoàn thành vượt mức, nhưng số vật liệu tiêu dùng trong phạm vi hạn mức hoặc thêm chỉ ắt hơn, chứng tỏ phân xưởng trong kỳ báo cáo đã đạt được thành tắch nhất định về tiết kiệm vật tư.
1.4.3.2. Quyết toán vật tư.
Phương pháp kiểm kê: trên cơ sở số liệu kiểm kê thực tế tồn kho tại phân xưởng đầu kỳ và cuối kỳ báo cáo và có số liệu về lượng vật tư xuất trong kỳ để xác định thực tế vật tư chi phắ cho sản xuất sản phẩm:
C = 0đk + X - 0CK
C: Lượng vật tư thực tế chi phắ Ođk: Số tồn kho đầu kỳ theo kiểm kê Ock: Lượng vật tư tồn kho cuối kỳ.
X: Lượng vật tư thực xuất tại kho của doanh nghiệp cho phân xưởng.
Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ cung ứng với số lượng vật tư thực chi bằng số lượng thành phẩm trong kỳ trừ đi số lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ cộng với số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ.
Mức tiết kiệm hay bội chi được xác định
E = Q . M - C
E: Mức tiết kiệm hay bội chi
Q: Số lượng sản phẩm sản xuất ra trong kỳ M: Mức tiêu dùng nguyên vật liệu
Kết quả của phép tắnh nếu là dương (+) thì tiết kiệm nếu là (-) thì bội chi.
- Phương pháp nghiên cứu hiện trường: Phương pháp này chủ yếu thu thập thông tin từ trực quan và các quan hệ giao tiếp với thương nhân và người tiêu dùng. Phương pháp này đòi hỏi chi phắ cao và có tắnh chất phức tạp. Do đó người ta thường sử dụng phương pháp này sau khi có kết quả của phương pháp nghiên cứu tài liệu.
- Phương pháp quyết toán theo lô hàng cấp ra: Tắnh cụ thể cho từng lô vật tư cấp phát trực tiếp tiêu dùng đến tận từng tổ, từng công nhân nếu sử dụng không hết sẽ thu hồi nhập kho.
Giám sát việc cấp phát vật tư cho sản xuất trên các mặt đồng bộ kịp thời đầy đủ.
Giám sát việc bảo quản, sử dụng hợp lý tiết kiệm vật tư.
Chấp hành các định mức dự trữ vật tư, phát hiện các tình trạng thừa, thiếu vật tư để giải quyết nhanh chóng