Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho. Hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà còn cả mặt số lượng, không phải theo dõi ở từng kho mà còn chi tiết cho từng loại, từng nhóm, từng thứ để phản ánh chính xác, đầy
đủ, kịp thời làm cơ sở để ghi sổ kế toán đồng thời kiểm tra, giám sát sự biến động của vật liệu.
Tại phòng kế toán và kho sử dụng các chứng từ sau: - Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
- Biên bản kiểm nghiệm - Thẻ kho
- Biên bản kiểm kê vật tư - Hóa đơn GTGT
- Sổ chi tiết nguyên vật liệu - Sổ tổng hợp nguyên vật liệu - Bảng tổng hợp nhập xuất tồn
Ở Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Đây là một phương pháp ngày càng được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp bởi ưu điểm của nó là việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Đặc điểm của phương pháp ghi thẻ song song là sự kết hợp chặt chẽ việc ghi chép của thủ kho và ghi chép của kế toán tại phòng kế toán, trên cơ sở đó giám sát tình hình cung cấp, sử dụng nguyên vật liệu tại công ty.
Ở kho: Hàng ngày khi các nghiệp vụ nhập, xuất thực tế phát sinh, thủ kho thực hiện việc thu phát vật liệu và ghi số lượng thực tế nhập, xuất vào các phiếu nhập, xuất kho và thẻ kho của từng thứ vật liệu. Mỗi loại vật liệu chỉ được theo dõi trên một thẻ kho.
Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ vật tư hàng hoá cho phòng kế toán.
Ở phòng kế toán: Định kỳ nhận được phiếu xuất kho của thủ kho gửi lên, kế toán vật liệu kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó ghi vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp vật liệu phục vụ cho việc quản lý vật liệu của doanh nghiệp.
Ví dụ: Trong năm 2010, thủ kho nhận được các phiếu nhập, phiếu xuất liên quan tới nguyên vật liệu Ilmenite:
- Thủ kho ghi vào thẻ kho
- Kế toán NVL ghi vào sổ chi tiết NVL.
- Cuối ngày, cuối tháng kế toán tiến hành đối chiếu số lượng và giá trị tồn trên sổ chi tiết và đối chiếu với thẻ kho.
- Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết, NVL Ilmenite được ghi 1 dòng trên sổ tổng hợp N-X-T
- Cuối tháng, kế toán đối chiếu với sổ cái TK 152 nhập, xuất nguyên vật liệu.
Biểu số 8:
Số 2, Đường Vũ Quang, TP.Hà Tĩnh. T.Hà Tĩnh (QĐ 15/2006/QĐ-BTC Ngày20/3/2006 của BTC) THẺ KHO Ngày lập thẻ : Tờ số: Từ ngày: 01/01/2010 đến ngày: 31/12/2010 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Nguyên liệu Ilmenite Đơn vị tính: Tấn
Mã số: 00281 Kho: Kỳ Anh
Tồn đầu: 534,25
Stt Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Số lượng
Nhập Xuất Nhập Xuất
A B C D E 1 2
1 01/03/2010 5 Nhập kho quặng thô 236,00
2 31/03/2010 12 Nh.kho NL quý I/10 2.236,00
. …..
7 30/06/2010 25 Nh.kho NL quý II/10 1.767,10
12 30/09/2010 39 Nh.kho NL quý III/10 2.849,20
16 30/09/2010 101 X.kho NL quý III/10 6.532,50
21 31/12/2010 51 Nh.kho sản phẩm,NL (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
quý IV/10
1.355,90
22 31/12/2010 128 X.kho NL quý IV/10 2.091,20
Tổng cộng 29.828,40 23.272,65
Tồn cuối 7.090,00
Ngày...tháng....năm NGƯỜI LẬP BIỂU (ký tên,đóng dấu)
Biểu số 9:
Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh Mẫu số S10- DN Số 2, Đường Vũ Quang, TP.Hà Tĩnh. T.Hà Tĩnh (QĐ 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/3/2006 của BTC)
SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ
Tài khoản: 1521 Kho: Kỳ Anh Tên hàng : Nguyên liệu Ilmenite Từ ngày: 01/01/2010 đến ngày 31/12/2010 Đơn vị tính: Tấn
Tồn đầu: 534,25 283.467.057
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Nhập Xuất
Số
hiệu Ngày tháng
Số
lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền
A B C D 1 2 3 4
5 01/03/2010 Nh.kho quặng thô 1413
12 31/03/2010 Nh.kho NL quý I/2010 15400
…. ……. …… ….. ……. ……… …… ………..
51 30/06/2010 X.kho NL quý II/2010 62100 5.874,70 4.511.559.327
39 30/09/2010 Nh.kho NL quý III/2010 15400 2.849,20 1.511.944.176
….. …….. ……. ….. …… …….. …… ……… 51 31/12/2010 NK SP,NL quý IV/2010 15400 1.355,90 1.375.715.899 128 31/12/2010 XK NL quý IV/10 Tồn cuối: 7.090,00 4.711.092.215 Ngày...tháng....năm NGƯỜI LẬP PHIẾU
Biểu số 10:
Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh Mẫu số S11- DN
Số 2, Đường Vũ Quang, TP.Hà Tĩnh. T.Hà Tĩnh (QĐ 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của BTC) TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN Kho: Kỳ Anh Từ ngày: 01/01/2010 đến ngày 31/12/2010 Stt Mã vật
tư Tên vật tư Đvt Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Số
lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị
Số lượng Giá trị 1 00281 Ng.liệu Ilmenite Tấn 534,25 283.467.057 29828,4 16.520.950.706 2327265 12.093.325.548 7090,00 4.711.092.215 2 00282 Ng.liệu Zicon,Rutin Tấn 261,30 660.001.870 6651,52 18.434.015.404 5019,37 12.781.375.964 1893,45 6.312.641.310 Tổng cộng 943.468.927 34.954.966.110 24.874.701.512 11.023.733.525 Ngày....tháng...năm.... (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kế toán trưởng Người lập biểu (ký,họ tên) (ký, họ tên)