Như ta đã trình bày ở trên, do đặc điểm của công ty là khai thác khoáng sản, do đó vật liệu nhập kho ở công ty gồm hai nguồn: nguyên vật liệu tự khai thác và nguyên vật liệu mua ngoài. Ứng với mỗi nguồn thủ tục tiếp nhận NVL được tiến hành theo trình tự và căn cứ khác nhau:
*Vật liệu mua ngoài nhập kho
Ở công ty vật liệu mua ngoài là những vật liệu chính như : nhiên liệu, phụ tùng thay thế. Khi vật tư mua về đến kho, phòng kinh tế căn cứ vào hoá đơn, hợp đồng kinh tế (nếu có) tiến hành làm phiếu nhập hàng, phiếu nhập kho theo biểu 01 – VT. Phiếu nhập kho được ghi đầy đủ các thông tin cần thiết và số lượng nhập kho trên chứng từ có liên quan. Phiếu nhập kho, phiếu nhập hàng và các chứng từ có liên quan được chuyển xuống kho nhập hàng, thủ kho căn cứ vào các chứng từ trên kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ, chất lượng và vật tư thu nhập, đồng thời tiến hành ghi thủ kho. Phiếu nhập kho và các chứng từ có
liên quan được chuyển lên phòng kế toán. Kế toán làm thủ tục nhập kho vào máy “ Phiếu nhập mua”.Phiếu nhập mua phải có đầy đủ chữ kí và được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu tại phai nhập mua cuối quý chuyển sang quản lý tổng hợp Liên 2: Giao cho thủ kho và sổ theo dõi
Liên 3: Giao cho khách hàng
Sơ đồ 2.5: Lập và luân chuyển chứng từ trong quá trình tiếp nhận NVL
Bộ phận thực hiện Công việc thực hiện
Phòng kinh tế Lập hợp đồng kinh tế
Bộ phận mua hàng Lập văn bản đề nghị mua vật tư
Ban kiểm nghiệm Ký duyệt
Phòng kinh tế Lập biên bản kiểm nghiệm
Thủ kho Nhập NVL vào kho
Kế toán hàng kho Nhập phiếu nhập kho vào máy tính Như vậy trong quá trình thu mua- nhập kho nguyên vật liệu kế toán NVL đã sử dụng các chứng từ:
- Văn bản đề nghị mua vật tư - Biên bản kiểm nghiệm
- Hóa đơn giá trị gia tăng - Phiếu nhập mua
Quy trình việc lập chứng từ được các nhà quản lý theo dõi và được thực hiện như sau:
- Tại bộ phận mua hàng: Căn cứ vào HĐKT hay định mức tiêu hao NVL và nhu cầu NVL cho sản xuất tiến hành lập văn bản đề nghị mua NVL
Biểu số 1 : Văn bản đề nghị mua NVL phục vụ sản xuất VĂN BẢN ĐỀ NGHỊ
MUA NVL PHỤC VỤ SẢN XUẤT
Ngày 30/06/2010
Kính gửi: Ban giám đốc tổng công ty
Căn cứ vào yêu cầu NVL phục vụ sản xuất Căn cứ vào kế hoạch dự trữ NVL T6/2010 Căn cứ lượng dự trữ thực tế trong kho
Căn cứ vào HĐKT với tổng công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh Đề nghị ban giám đốc cho đơn vị mua những NVL như sau:
Trung
tâm Tên NVL ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Gas kg 500 30.000 15.000.000
2 Dầu lít 6000 14.500 87.000.000
Đơn vị có nhiệm vụ mua đúng chủng loại NVL phục vụ sản xuất kịp thời và hoàn tất mọi thủ tục để thanh toán.
Khi NVL đã về, tổng công ty tiếp nhận NVL.Để đảm bảo số lượng cũng như quy cách chủng loại, tổng công ty tiến hành thành lập ban kiểm tra bao
gồm đại diện của các phòng ban như: phòng kinh tế, phòng kế toán, ban giám đốc….
Biểu số 2 :
BIÊN BẢN KIỂM KÊ
Hôm nay, ngày 30/06/2010 - tại xí nghiệp khoáng sản Cẩm Xuyên, đơn vị trực thuộc tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh. Căn cứ vào hoá đơn ngày 30 tháng 06 năm 2010 của xí nghiệp khoáng sản Cẩm Xuyên.Ban kiểm nghiệm gồm:
I. Đại diện phòng kế toán – tài chính.
1. Bà Hoà Thị Minh – Phó phòng kế toán – tài chính 2. Bà Vũ Thị Minh Nguyệt - Kế toán vật liệu.
II. Đại diện phòng kinh tế
1. Bà Vũ Thị Xuân – Phó phòng kinh tế III. Đại diện xí nghiệp khoáng sản cẩm xuyên
Ông Bùi Văn Xã – giám đốc xí nghiệp. Bà Nguyễn Thị Thu - kế toán xí nghiệp. Bà Đoàn Thị Thuỷ - thủ kho xí nghiệp. Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau:
*Vật liệu chính:
Trun Tên nguyên
liệu, vật liệu
ĐVT Số lượng Kết quả kiểm nghiệm SL đúng SL sai
1 Quặng thô tấn 2400 2400
2 Zicon 65% tấn 50 50
3 Rutil 83% tấn 130 130
Sau khi bộ phận KCS kiểm tra và xác định là đúng với hợp đồng mua bán đã ký kết giữa hai bên, thủ kho tiến hành kiểm tra về số lượng và nhập NVL vào
kho. Sau khi thủ kho đã nhập NVL vào kho, căn cứ vào hoá đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm của bộ phận KCS, kế toán tiến hành viết vào phiếu nhập kho.
Nếu thủ kho phát hiện thừa, thiếu khi nhập kho hoặc không đúng phẩm chất, quy cách ghi trên hoá đơn thì khi đó thủ kho báo ngay cho phòng kinh tế biết để lập biên bản làm căn cứ giải quyết với người cung cấp.
Biểu số 3:
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng
Ngày 30 tháng 06 năm 2010
Mẫu số : 01 GTKT – 3LL XT/2010N
0001942 Đơn vị bán: Chi nhánh xăng dầu Hà Tĩnh
Địa chỉ: Số 450- Đường Hà Huy Tập. TP.Hà Tĩnh Số tài khoản:
Điện thoại: MST: Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty CP thương mại Mitraco Tài khoản:
Địa chỉ: Số 02- Đường Vũ Quang- TP Hà Tĩnh
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0030250 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Dầu Diezen Lít 8055 13263,64 106838591
Cộng tiền hàng: 106838591
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 10683859
Tổng cộng tiền thanh toán: 117522450 Số tiền viết bằng chữ: một trăm mười bảy triệu năm trăm hai mươi hai nghìn bốn trăm năm mươi
Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Biểu số 4:
TỔNG CÔNG KHOÁNG SẢN VÀ THƯƠNG MẠI HÀ TĨNH Số 2, Đường Vũ Quang, Tp. Hà Tĩnh, T.Hà Tĩnh
PHIẾU NHẬP MUA số: 6 Ngày 23/06/2010
Người giao hàng:
Đơn vị: OOXNKDTMTH - CTCP thương mại Mitraco Địa chỉ: Số 02 – Đường Vũ Quang – TP Hà Tĩnh
Số hóa đơn: 4625 Seri: AA 2010T Ngày 25/06/2010 Nội dung: Nhập kho dầu Diezen T6/2010
Tài khoản có: 3311 – Phải trả người bán ngắn hạn
Stt Mã kho
Mã vt
Tên vật tư Tk ĐVT Số
lượng Đơn giá Thành tiền
1 CX 00301
Dầu Diezen 1523 L 8055 1.326.364 106.838.591
Tổng cộng tiền hàng Chi phí
Thuế giá trị gia tăng
106.838.591 4.027.500 10.683.859
Tổng cộng tiền thanh toán 121.549.950
Bằng chữ: một trăm hai mươi mốt triệu, năm trăm bốn mươi chín nghìn,chín trăm năm mươi đồng chẵn
Ngày....tháng....năm Tổng giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ kho
*. Nguyên vật liệu khai thác nhập kho: Tổng công ty khoáng sản và thương mại Hà Tĩnh tập trung khai thác quặng thô chủ yếu ở 2 huyện là : huyện cẩm xuyên và huyện kỳ Anh . Quặng thô khai thác được ở huyện Kỳ Anh thì đưa về xí nghiệp khai thác huyện kỳ Anh để tiến hành tuyển tinh và tạo ra sản phẩm.Quặng thô khai thác ở huyện Cẩm Xuyên, được đưa về xí nghiệp khai
thác. Hàng tháng căn cứ vào phiếu nhập kho giao nhận quặng thô, đối với quặng thô quản lý xí nghiệp tổng hợp theo dõi số lượng quặng thô nhập kho và chuyển về phòng kế toán kèm theo biên bản kiểm kê hàng tháng để quản lý kho và phiếu nhập kho (ghi số lượng) đến cuối quý quản lý tổng hợp tính giá thành mới ghi đơn giá nhập kho vào.
Biểu số 5 :
TỔNG CÔNG TY KHOÁNG SẢN VÀ THƯƠNG MẠI HÀ TĨNH Số 2, Đường Vũ Quang, TP. Hà Tĩnh, T.Hà Tĩnh
PHIẾU NHẬP KHO Số: 12
Ngày 30/06/2010 Người giao hàng:
Đơn vị: OOXNKA – Xí nghiệp Kỳ Anh Địa chỉ: Kỳ Anh
Nội dung: Nhập kho nguyên liệu quý II/2010
Stt Mã kho Mã vt Tên vật tư Tk nợ Tk có ĐVT số lượng Đơn giá Thành tiền
1 KA 00281 Ng.liệu Ilmenite 1521 15400 Tấn 223630 67378970 1506816043 2 KA 00281 Ng.liệu Ilmenite 1521 15400 Tấn 224030 51063846 1143983348 3 KA 00281 Ng.liệu Ilmenite 1521 15400 Tấn 127980 54230792 694045673 4 KA 00281 Ng.liệu Ilmenite 1521 15400 Tấn 226960 54653590 1240417868 5 KA 00282 Ng.liệu Tổng hợp Zicon, Rutin 1521 15400 Tấn 66756 365944634 2442900000 Tổng cộng : 7028162932
Bằng chữ: Bảy tỷ, hai mươi tám triệu, một trăm sáu mươi hai nghìn, chín trăm ba mươi hai đồng chẵn