Các căn cứ pháp lý quy định về quản lý công chức tại ĐHQGHN

Thứ nhất: Luật Cán bộ, công chức ngày 13/11/2008 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2010), các Nghị định, Thông tƣ hƣớng dẫn thi hành.

Nội dung quản lý công chức đƣợc quy định tại khoản 1, điều 65 của Luật Cán bộ, công chức là “Ban hành và thực hiện văn bản quy phạm pháp luật; Xây dựng kế hoạch, Quy hoạch; Quy định chức danh và cơ cấu; Quy

định ngạch, chức danh, mã số công chức; mô tả, quy định vị trí việc làm và cơ cấu công chức để xác định số lượng biên chế; các công tác khác có liên quan đến quản lý theo quy định” và tại điều 47, Nghị định số 24/2010/NĐ-CP của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức, nội dung của quản lý công chức đƣợc cụ thể hóa” Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về công chức; Xây dựng kế hoạch, quy hoạch công chức; Quy định ngạch, chức danh, mã số công chức; mô tả quy định vị trí việc làm và cơ cấu công chức; Xác định số lượng và quản lý biên chế công chức; Tổ chức thực hiện việc tuyển dụng, sử dụng công chức; Tổ chức thực hiện chế độ đào tạo, bồi dưỡng đối với công chức; Tổ chức thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ chính sách đãi ngộ đối với công chức; Thực hiện chế độ thôi việc, nghỉ hưu đối với công chức; Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê và quản lý hồ sơ công chức; Thanh tra, kiểm tra việc thi hành quy định của pháp luật về công chức; Chỉ đạo, tổ chức giải quyết khiếu nại, tố cáo đối với công chức”.

Thứ hai: Thẩm quyền của Giám đốc trong quản lý công chức

Điều 51, Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15/3/2010 của Chính phủ quy định về nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan quản lý và sử sụng công chức nhƣ sau: Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với công chức; Bố trí, phân công nhiệm vụ và kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của công chức; Thực hiện việc tuyển dụng công chức theo phân cấp, đề xuất với cơ quan quản lý công chức đánh giá, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, từ chức, miễn nhiệm, nâng ngạch, điều động, luân chuyển, biệt phái, đào tạo, bồi dưỡng đối với công chức theo quy định; Đánh giá công chức theo quy định; Thực hiện khen thưởng, kỷ luật công chức theo thẩm quyền hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền khen thưởng, kỷ luật theo quy định; Thực hiện việc lập hồ sơ cá nhân và lưu giữ hồ sơ cá nhân của công chức thuộc thẩm quyền quản lý; Thống kê, báo

cáo cơ quan quản lý cấp trên về tình hình đội ngũ công chức thuộc thẩm quyền quản lý; Giải quyết khiếu nại tố cáo theo quy định.

Theo quy định của pháp luật và phân cấp của ĐHQG HN, thẩm quyền quyết dịnh về quản lý công chức của Giám đốc nhƣ sau: Sử dụng số biên chế được giao theo vị trí việc làm; quản lý số lượng, chất lượng, hồ sơ công chức; bố trí, phân công công tác, đánh giá quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, từ chức, miễn nhiệm, tiếp nhận, điều động, biệt phái, luân chuyển, nghỉ hưu, thôi việc, khen thưởng, kỷ luật, nâng bậc lương, nâng mức phụ cấp thâm niên vượt khung đối với các chức danh: Cấp trưởng, cấp phó các Ban, Trưởng phó các phòng chuyên môn, cán bộ công chức từ ngạch chuyên viên và tương đương trở xuống.

3.2. Thực trạng công tá c quản lý nhân lực tại Trung tâm Hỗ trơ ̣ sinh viên

3.2.1. Kế hoạch hóa nhân lực

Đối với Trung tâm, Công tác kế hoa ̣ch hoá nhân lƣ̣c là viê ̣c xây dƣ̣ng Kế hoạch biên chế viên chức hàng năm theo quy định tại Nghị định số 21/2010/NĐ- CP ngày 8/3/2010 của Chính phủ về quản lý biên chế viên chức. Hàng năm, căn cƣ́ vào thƣ̣c tế nhu cầu sƣ̉ du ̣ng nhân lƣ̣c các Phòng, các Ban, Trung tâm lâ ̣p kế hoạch đề xuất với ĐHQGHN chỉ tiêu biên chế theo các bƣớc:

- Đánh giá la ̣i nhân lƣ̣c hiê ̣n có : Rà soát từng bộ phận về số lƣợng , và cơ cấu cán bô ̣ (đô ̣ tuổi, giới tính, trình độ đào tạo , tiền lƣơng, hiê ̣u quả công tác, quan hê ̣ công viê ̣c, ý thức tổ chức kỷ luật…vv), Tính toán số lƣợng ngƣời nghỉ hƣu, thôi viê ̣c hoă ̣c có nguyê ̣n vo ̣ng chuyển công tác;

- Dƣ̣ báo nhân lƣ̣c cần có trong tƣơng lai (cho năm liền kề): Căn cƣ́ vào chƣ́c năng, nhiê ̣m vu ̣ đƣợc giao và nhân lƣ̣c hiê ̣n có để dƣ̣ báo;

Giám đốc ký kế hoạch biên chế cán bộ của Trung tâm trình ĐHQGHN xem xét quyết đi ̣nh giao chỉ tiêu biên chế hàng năm. Hồ sơ bao gồm: Văn bản đề nghị phê duyệt (sƣ̣ cần thiết , căn cƣ́ lâ ̣p kế hoa ̣ch , nô ̣i dung đề xuất , kiến

nghị với ĐHQGHN; Kế hoa ̣ch biên chế năm sau liền kề , các tài liệu liên quan đến việc lập kế hoạch).

Bảng 3.5: Tổng hơ ̣p biên chế và HĐLĐ đề nghị và được giao năm 2010 - 2014

STT Chỉ tiêu

Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Hơ ̣p đồng trong chỉ tiêu biên chế đề nghị Biên chế đƣợc giao Hơ ̣p đồng trong chỉ tiêu biên chế đề nghị Biên chế đƣợc giao Hơ ̣p đồng trong chỉ tiêu biên chế đề nghị Biên chế đƣợc giao Hơ ̣p đồng trong chỉ tiêu biên chế đề nghị Biên chế được giao Hơ ̣p đồng trong chỉ tiêu biên chế đề nghị Biên chế đƣợc giao 1 Tổng số biên chế đƣơ ̣c giao bổ sung 13 0 14 0 15 0 14 0 18 0

Nguồn: Theo đề nghị giao biên chế 2010 - 2014

Qua số liê ̣u bảng 3.5. cho thấy: Trong 05 năm, chỉ tiêu hợp đồng lao động trong chỉ tiêu biên chế là biến đô ̣ng , đă ̣c biê ̣t tƣ̀ năm 2012 đến 2014 nhƣng biên chế đƣợc giao trong 05 của Trung tâm đã đề xuất lên ĐHQGHN không đƣợc phê duyê ̣t vì lý do tinh giản biên chế . Điều đó có nghĩa là viê ̣c đề xuất xin chỉ tiêu biên chế là rất khó khăn , Trung tâm rất khó trong viê ̣c bố trí , sắp xếp công việc cho cán bộ để hoàn thành tốt nhiê ̣m vu ̣ với số lƣợng công viê ̣c và yêu cầu ngày càng cao của quản lý.

Bảng 3.6. Biên chế theo yêu cầu vi ̣ trí viê ̣c làm 2014

Stt Vị trí việc làm Số lƣơ ̣ng vi ̣

trí việc làm

Số lƣơ ̣ng biên chế

I Vị trí việc làm gắn với công việc lãnh đạo ,

quản lý điều hành 6 16

1 Tên vi ̣ trí cấp trƣởng

Giám đốc 1 01

2 Vị trí cấp phó kiêm Trƣởng ban quản lý

Phó Giám đốc 1 02

3

Vị trí cấp Trƣởng phòng và các Ban quản lý

Trƣởng các Phòng 1 03

Trƣởng các Ban quản lý 1 03

4

Vị trí cấp phó phòng và các Ban quản lý KTX

Phó các phòng ban 1 04

Phó các Ban quản lý KTX 1 03

II Vị trí làm việc chuyên môn nghiệp vụ và hỗ

trơ ̣ phu ̣c vụ 18 67

1 Tổ chƣ́c nhân sự 01 01

2 Tài chính- kế toán 5 04

3 Hành chính, truyền thông 2 02

4 Chính trị và công tác HSSV 2 16

5 Thanh tra pháp chế 1 01

6 Quản trị , kỹ thuật , dịch vụ, bảo vệ , lái xe , vê ̣

sinh môi trƣờng, tạp vụ 7 43

Tổng số biên chế cần thiết cho viê ̣c làm 24 83

Bảng 3.6 cho thấy: Công tác kế hoa ̣ch hoá nhân lƣ̣c theo vi ̣ trí viê ̣c làm đã mô tả chi tiết tƣ̀ng vị trí cần số lƣợng biên chế cụ thể:

- Vị trí lãnh đạo quản lý : Cần 16 biên chế, chiếm 19% tổng số biên chế Trung tâm, cơ cấu cụ thể nhƣ sau : Giám đốc 01; Phó Giám đốc 02 (theo quy đi ̣nh của Nhà nƣớc ); Trƣởng phòng, Trƣởng các Ban, Phó phòng và Phó các Ban: Là 13 (việc xây dƣ̣ng mang tính bình quân , chƣa tính toán hợp lý giƣ̃a các phòng và các ban quản lý cho từng đơn vị vì giữa các phòng , đơn vi ̣ chƣ́c năng nhiê ̣m vu ̣ và số lƣợng nhân viên dƣớ i quyền khác nhau , vì vậy nên tính toán lại cho phù hợp ); Đối với Trƣởng, Phó các Phòng và các Ban quản lý bố trí đều có 01 Trƣởng, 01 Phó, trƣ̀ bô ̣ phâ ̣n nào nhiều nhân viên , nhiê ̣m vu ̣ nhiều, phƣ́c ta ̣p mới bố trí 02 lãnh đa ̣o.

Nhƣ vâ ̣y đối với 06 vị trí lãnh đạo quản lý mà dự kiến đến 16 biên chế là không hợp lý (nhƣ phân tích tƣ̀ng vi ̣ trí trên ). Thƣ̣c tế Trung tâm nên tính toán lại cho khoa học và phù hợp , nhất là đối với vi ̣ trí cấp Trƣở ng, Phó các Phòng, các Ban quản lý.

- Vị trí việc làm gắn với chuyên môn nghiệp vụ và hỗ trợ : Việc dƣ̣ kiến 06 vị trí với 67 biên chế là hợp lý , tuy nhiên theo tác giả nghiên cƣ́u nên tính toán, ƣu tiên cho nhóm này vì đây là là bộ phận tham mƣu trực tiếp giải quyết các công việc chuyên môn của Trung tâm , nhƣ̃ng nô ̣i dung cần ƣu tiên bổ sung thêm biên chế cho các vi ̣ trí 1,3,5,6 vì đây là vị trí quan trọng nhƣ hiện nay là bố trí hơi ít cán bô ̣ tham mƣu, giúp việc.

Tóm lại: Biên chế cần thiết cho 24 vị trí việc làm tại Trung tâm là 83 biên chế, so với số biên chế năm 2014 là 75 cán bộ vừa là viên chức và hợp đồng trong chỉ tiêu biên chế và hợp đồng lao động , còn thiếu 08 biên chế, tuy nhiên viê ̣c bố trí biên chế giƣ̃a các bô ̣ phâ ̣n còn chƣa hợp lý , khoa ho ̣c, cần giảm biên chế cho các vị trí lãnh đạo để tăng biên chế chuyên môn nghiệp vụ là rất cần thiết nhằm đảm bảo hiệu quả công việc của toàn Trung tâm.

3.2.2. Phân tích công việc và tuyển dụng nhân lực

Phân tích công viê ̣c

Theo thông tƣ hƣớng dẫn thực hiện Nghị định số 41/2012/NĐ-CP ngày 8 tháng 5 năm 2012 của Chính phủ quy định về vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập. Giám đốc TTHTSV đã thành lập tổ tƣ vấn xây dựng Đề án vị trí việc làm gồm 08 bƣớc với quy trình nhƣ sau: Thống kê công việc theo chức năng nhiệm vụ; phân nhóm công việc; Xác định yếu tố ảnh hƣởng; Thống kê đánh giá đội ngũ viên chức hiện có (số lƣợng, chất lƣợng, sử dụng, bố trí, phân công nhiệm vụ và kết quả thực hiện nhiệm vụ); Xác định danh mục và phân loại các vị trí việc làm cần có để thực hiện chức năng nhiệm vụ; Xây dựng bản mô tả công việc; Xây dựng khung năng lực của từng vị trí; Xác định ngạch viên chức tƣơng ứng với mỗi vị trí việc làm. Việc phân tích công việc theo đề án vị trí việc làm đƣợc ĐHQGHN phê duyệt trên cơ sở hƣớng dẫn theo Nghị định của Chính phủ. Đề án vị trí việc làm của TTHTSV gồm 24 vị trí nhƣ sau:

Vị trí việc làm Giám đốc, quản lý, điều hành

- Giám đốc và các Phó Giám đốc Vị trí việc làm 1: Giám đốc

Chức trách: Là ngƣời đứng đầu, chỉ đạo các hoạt động: Tổ chức cán bộ; tài chính và cơ sở vật chất; công tác HSSV, xây dựng Chiến lƣợc, quy hoạch, kế hoạch phát triển, các chƣơng trình công tác hàng năm và dài hạn; các văn bản quy định trình cấp có thẩm quyền quyết định; tổng kết, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ, chỉ đạo công tác nhân sự, hoạt động tài chính, phối hợp với các đơn vị, tổ chức trong và ngoài ĐHQGHN để thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao.

Vị trí việc làm 2: Các Phó Giám đốc

Chức trách: Tham mƣu, giúp việc cho Giám đốc trong công tác quản lý, sử dụng, khai thác hiệu quả cơ sở vật chất; Chỉ đạo, công tác cải tạo, sửa chữa

nhỏ, tổ chức các hoạt động dịch vụ phục vụ, Kiểm tra, đánh giá, quản lý cơ sở vật chất của toàn đơn vị; Công tác Hành chính - HSSV và Công nghệ thông tin, hành chính, văn thƣ lƣu trữ và thi đua , khen thƣở ng cho cán bô ̣ viên chƣ́c và HSSV, tổ chƣ́ c các hoa ̣t đô ̣ng hỗ trợ học sinh sinh viên nô ̣i trú, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ HSSV và tác nghiệp của cán bộ viên chức.

- Cấp trƣởng các phòng ban

Vị trí việc làm 3: Trƣởng phòng Hành chính - tổ chƣ́c

Chức trách: Tham mƣu cho Giám đốc và chỉ đạo thực hiện công tác Hành chính - tổng hợp; Trực tiếp thực hiện công tác tổ chức nhân sự; Xây dựng quy hoạch đội ngũ và phát triển nguồn nhân lực; Các văn bản pháp quy liên quan đến cơ cấu tổ chức, nhân sự, chức năng nhiệm vụ; Tổ chức tuyển dụng; Lập kế hoạch, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, đánh giá đội ngũ viên chức của TTHTSV.

Phụ trách mảng cơ sở vật chất và xây dựng cơ bản : Tham mƣu cho Giám đốc các hoạt động khai thác, quản lý cơ sở vật chất và xây dựng cơ bản; Lập kế hoạch, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, đánh giá. Thực hiện cải tạo, sửa chữa, nâng cấp cơ sở vật chất và mua sắm trang thiết bị phục vụ đời sống của HSSV nội trú và công việc của CBVC; Giám sát chặt chẽ hồ sơ pháp lý, quy trình và chất lƣợng công trình trong xây dựng cơ bản; Điều động sử dụng xe ô tô cơ quan theo quy định.

Vị trí việc làm 4: Trƣởng Phòng Kế hoa ̣ch - tài chính

Chức trách: Tham mƣu cho Giám đốc và chỉ đạo điều hành hoạt động tài chính - kế toán; Lập kế hoạch, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, đánh giá đội ngũ viên chức của phòng TCKT trong thực hiện nhiệm vụ. Xây dựng kế hoạch dự toán ngân sách; Quyết toán tài chính và các văn bản khác liên quan đến công tác tài chính, kế toán; Quản lý hoạt động tài chính, đề xuất các giải pháp để hoạt động tài chính theo đúng quy định, đạt hiệu quả cao; Xây dựng,

sửa đổi, bổ sung Quy chế chi tiêu nội bộ ; Phối hợp với các phòng , Ban quản lý các KTX thực hiện các hoạt động liên quan đến tài chính kế toán.

Lập dự toán ngân sách, quyết toán công trình; Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các hợp đồng dịch vụ, phục vụ

- Cấp Trƣở ng các Ban quản lý ký túc xá

Vị trí việc làm 5: Ban quản lý ký túc xá Mễ Trì Vị trí việc làm 6: Ban quản lý ký túc xá Ngoa ̣i Ngƣ̃ Vị trí việc làm 7: Ban quản lý ký túc xá Mỹ Đình

Chức trách: Chỉ đạo, điều hành toàn bộ các hoạt động của ký túc xá, xây dựng kế hoạch năm học; Phân công, chỉ đạo, kiểm tra đánh giá đội ngũ cán bộ viên chức của ký túc xá; Xét duyệt, bố trí chỗ ở cho HSSV nội trú theo đúng quy định; Chỉ đạo hƣớng dẫn thực hiện nội quy KTX, tuyên truyền giáo dục chính trị tƣ tƣởng cho HSSV nội trú; Tổ chức các hoạt động hỗ trợ HSSV; Phối hợp giám sát các hoạt động dịch vụ; Duy trì an ninh chính trị, an ninh trật tự; Đảm bảo vệ sinh môi trƣờng và các điều kiện cơ sở vật chất phục vụ HSSV nội trú; Phối hợp với các đơn vị trong và ngoài ĐHQGHN, chính quyền địa phƣơng để thực hiện nhiệm vụ của đơn vị.

- Cấp phó các phòng ban

Vị trí việc làm 8: Phó Phòng Hành chính - tổ chƣ́c 1

Chức trách: Giúp việc cho Trƣởng phòng và chỉ đạo thực hiện công tác hành chính tổng hợp và pháp chế; Tiếp nhận và xử lý văn bản đến và giao cho các bộ phận có liên quan thực hiện. Kiểm tra nội dung và thể thức các văn bản; Phối hợp tổ chức các Hội nghị, Hội thảo; Các hoạt động hỗ trợ HSSV; Làm đầu mối xây dựng các báo cáo; Kế hoạch chiến lƣợc; Kế hoạch nhiệm vụ năm học; Báo cáo tổng kết năm học; Báo cáo giao ban hàng tháng, hàng quý… Chỉ đạo và giám sát công tác văn thƣ lƣu trữ, bảo mật con dấu.

Chức trách: Giúp việc cho Trƣởng phòng, chỉ đạo thực hiện công tác HSSV và truyền thông; Lập kế hoạch và giám sát kiểm tra việc thực hiện các