động vào dự án hoặc chịu sự tác động từ dự án (Chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn thiết kế, nhà tài trợ, chính quyền địa phương...). Trách nhiệm của nhà quản trị dự án là xác định tất cả các nhóm hữu quan cũng như xác định nhu cầu và kỳ vọng của họ. Các nhu cầu và kỳ vọng này nên được quản lý, tác động và cân bằng để đảm bảo thành công của dự án. Nhà quản trị dự án cần phải tạo ra một môi trường trong đó các nhóm hữu quan được khuyến khích đóng góp kỹ năng và kiến thức hữu ích của mình cho sự thành công của dự án. Một số nhóm hữu quan thì hỗ trợ, trong khi một số khác có thể phản đối dự án vì họ nhìn nhận dự án như là đe doạ; ví dụ như tác động lớn đến quy trình sản xuất thông thường, thay đổi trong môi trường làm việc, cắt giảm nhân sự… Các nhóm hữu quan khác nhau có thể ưu tiên khác nhau đối với dự án, vì vậy nhà quản trị cần phải tạo nên sự nhất trí giữa các nhóm hữu quan không chỉ ngay từ giai đoạn khởi sự dự án mà còn truyền thông liên tục trong suốt vòng đời dự án.
Bởi vì thực tế các dự án hiếm khi theo đúng như kế hoạch, sự liên lạc liên tục được duy trì là nhằm giữ tất cả các bên tham gia dự án hiểu nhau và cùng nhau hợp tác trong công việc. Sự liên lạc giữa các bên tham gia dự án bao gồm việc thông báo cho khách hàng cũng như báo cáo lên các cấp quản lý.
Giai đoạn đầu tiên: Xác định và phân tích các bên tham gia dự án –
thấu hiểu họ là ai và vai trò của họ là gì trong dự án. - Bảo đảm về sự cam kết của các bên tham gia - Mô tả công việc
- Ma trận trách nhiệm: trình bày chi tiết về trách nhiệm của mỗi nhóm có liên quan trong dự án.
- Hoạch định truyền thông: Mỗi một dự án nên có một kế hoạch truyền thông, một chiến lược được hoạch định nhằm đưa thông tin đến
đúng người, đúng thời điểm. Việc truyền thông tốt có nghĩa là các bên tham gia hiểu rõ hơn về tình hình của dự án nên họ có thể giúp đỡ người quản lý dự án đưa mọi việc trở lại đúng hướng. Một trong những yếu tố gây ra sự thất bại nhiều nhất cho dự án là sự thiếu vắng quá trình truyền thông giữa các bên tham gia dự án.
- Dẫn dắt các bên tham gia dự án
Giai đoạn thứ hai: chính là việc thiết kế các hệ thống kiểm soát bảo
đảm cho các nhu cầu đó trở thành hiện thực.