sạn
- Tổng giám đốc: điều hành mọi hoạt động của công ty, thực hiện mối quan hệ giao dịch, ký kết hợp đồng. Chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật và là ngƣời quyết định tổ chức bộ máy quản lý và phƣơng hƣớng hoạt động kinh doanh của công ty. Quản lý trực tiếp phòng kế toán và làm việc với trợ lý để ban hành các quyết định.
- Phó tổng giám đốc: là ngƣời hỗ trợ cho ổng giám đốc về mặt quản lý công ty. Tham gia tổ chức công tác đối nội và đối ngoại của công ty. Cụ hể hơn, mỗi phó giám đốc chịu trách nhiệm quản lý 2 phòng ban và có các kế hoạch về kinh doanh phát triển công ty.
Cụ thể các phòng ban có nhiệm vụ sau: - Phòng kế toán:
+ Kế toán trƣởng: tổ chức công việc kế toán của công ty; kiểm tra, giám sát việc sử dụng nguồn tài sản, tài chính, nguồn nhân lực trong công ty. Tổ chức công việc phù hợp với yêu cầu của luật pháp hiện hành, dựa trên cơ cấu, đặc trƣng hoạt động kinh doanh của công ty. Phụ trách việc lập và trình duyệt kế hoạch công việc, các mẫu hồ sơ, giấy tờ thuộc bộ phận kế toán để áp dụng cho việc thể hiện các hoạt động kinh doanh của công ty. Cung cấp kịp thời và đầy đủ các thông tin kế toán vế hoạt động kinh doanh, các khoản thu chi cho giám đốc. Tổ chức việc kiểm kê tài sản, dòng tiền cũng nhƣ các nguồn tài sản
35
khác có liên quan đến hoạt động kinh doanh hoặc quyền lợi của công ty. Đảm bảo tính hợp pháp, tính kịp thời và tính chính xác trong việc lập sổ sách hồ sơ kế toán, tính toán giá thành sản phẩm, mức lƣơng, các bút toán tính thuế, bảo hiểm, công nợ với chủ đầu tƣ, khách hàng, ngân hàng cũng nhƣ các đối tác kinh doanh khác. Đƣa ra dự báo tài chính hoặc cách giải quyết vấn đề trong việc hỗ trợ BGĐ phòng ngừa rủi ro kinh doanh hoặc các sai phạm tài chính, vi phạm pháp luật kinh doanh của nhà nƣớc. Tham gia vào việc lập hồ sơ giải quyết các vấn đề liên quan đến việc mất mát, thất thoát tài sản của công ty. Đƣa ra các kiến nghị, các giải pháp trong việc thu hút nguồn tài chính cho công ty nhằm đảm bảo tính ổn định của ngân sách.
+ Kế toán phó: kiểm tra việc hạch toán của các kế toán viên trên các loại sổ sách, báo biểu kế toán. Làm kế toán tổng hợp (lập các báo cáo kế toán tài chính). Lập báo cáo tổng hợp quyết toán các loại thuế phát sinh tại doanh nghiệp. Phụ trách khâu lƣu trữ và bảo quản các loại sổ sách - chứng từ kế toán, hóa đơn. Phụ trách hoạch toán kế toán các loại thẻ tín dụng. Ký thay kế toán trƣởng trên các chứng từ khi đƣợc ủy quyền.
+ Kế toán viên: phụ trách hoạch toán kế toán doanh thu. Theo dõi công nợ phải thu khách hàng, hóa đơn tài chính. Lập báo cáo quyết toán hóa đơn đối với cơ quan thuế. Kế toán quỹ tiến mặt Việ Nam, quỹ tiến mặt ngoại tệ, tiền gửi ngân hàng, tiền thẻ tín dụng, ngân phiếu, tạm ứng nội bộ.
+ Thủ quỷ: thực hiện việc kiểm tra lần cuối về tính hợp pháp và hợp lý của chứng từ trƣớc khi xuất, nhập tiền khỏi quỹ. Kiểm tra tiền mặt để phát hiện các loại tiền giả và báo cáo kịp thời. Thực hiện việc thanh toán tiền mặt hàng ngày theo quy trình thanh toán của công ty. Tự động thực hiện kiểm kê đối chiếu quỹ hàng ngày với kế toán tổng hợp. Quản lý toàn bộ tiền mặt trong két sắt. Quản lý chìa khoá két sắt an toàn, không cho bất kỳ ngƣời nào không có trách nhiệm giữ hay xem chìa khoá két. Phân loại đúng loại tiền, sắp xếp khoa học giúp cho việc dễ dàng nhận biết, xuất nhập tiền dễ dàng. Chịu trách nhiệm lƣu trữ chứng từ thu chi tiền. Thu kho giữ, cấp phát và thu hồi các loại hóa đơn đặc thù (hóa đơn tài chính đặt in theo mẫu do cơ quan thuế duyệt). Đảm bảo số dƣ tồn quỹ phục vụ kinh doanh và chi trả lƣơng cho nhân viên bằng việc thông báo kịp thời số dƣ tồn quỹ cho kế toán tổng hợp.
- Phòng kinh doanh:
+ Lữ hành: tƣ vấn tour cho khách, gửi chƣơng trình thích hợp với yêu cầu của khách cho khách tham khảo. Kiểm tra dịch vụ ( xe, nhà hàng, khách sạn, hƣớng dẫn, vé….). Xác nhận dịch vụ. Lập hợp đồng. Đặt các dịch vụ liên quan đến chƣơng trình tour. Chuẩn bị hồ sơ tour (Chƣơng trinh chi tiết, tạm
36
ứng tiền thực hiện tour….). Bàn giao tour cho HDV. Theo dõi , kiểm tra các dịch vụ liên quan đến chƣơng trình tour, phối hợp với HDV theo dõi các phát sinh. Thanh lý hợp đồng và chuyển bộ phận có liên quan xuất hóa đơn cho khách.
+ Hƣớng dẫn viên: tiếp nhận tour, xem chƣơng trình tour chi tiết, liên hệ các bộ phận (phòng nghỉ, nhà hàng, xe…), kiểm tra các vấn đề liên quan trƣớc khi nhận khách. Đón khách và thực hiện đúng chƣơng trình tour. Kết thúc tour: báo cáo kết quả phục vụ, cập nhật chứng từ, tổng hợp thông tin báo cáo phụ trách Phòng.
+ Tổ chức sự kiện: thiết kế maket cho banner, backroup. Phối hợp các bộ phận chuẩn bị hội trƣờng hội nghị. Thiết kế chƣơng trình gala dinner. Dẫn chƣơng trình tiệc, văn nghệ phục vụ khách hàng. Liên hệ xác nhận các yêu cầu của khách hàng: âm thanh, ánh sáng, ca sĩ, diễn viên …
- Nhà hàng:
+ Quản lý: xây dựng quy trình, quy định và hƣớng dẫn nghiệp vụ áp dụng cho nhà hàng. Phụ trách công tác huấn luyện tại chỗ, đào tạo, đánh giá nhân viên. Xây dựng các tiêu chuẩn về chất lƣợng vệ sinh và phục vụ món ăn, thức uống trong nhà hàng. Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện theo chỉ tiêu và doanh số đƣợc giao. Theo dõi và điều chỉnh định mức sử dụng, định mức tồn kho tối thiểu. Theo dõi mua hàng hóa theo định mức tồn kho tối thiểu. Bố trí, phân công các ca làm việc hàng tuần của nhân viên dƣới quyền, điều động nhân viên theo yêu cầu công việc, theo dõi chấm công hàng ngày và bảo đảm nhân sự đáp ứng nhu cầu công việc. Kiểm tra an toàn vệ sinh phòng ăn, vệ sinh cá nhân, trang phục nhân viên phục vụ. Kiểm tra nhân sự phục vụ, máy móc trang thiết bị, dụng cụ nhà hàng. Duy trì và đảm bảo chất lƣợng phục vụ, vệ sinh an toàn thực phẩm và an toàn an ninh trong nhà hàng. Bảo đảm và quản lý việc sử dụng và bảo quản tất cả các máy móc, trang thiết bị dụng cụ trong nhà hàng hoạt động hiệu quả. Hạn chế hƣ hỏng, bể vỡ, thất thoát, thực hiện việc kiểm kê tài sản, bổ sung dụng cụ. Tìm hiểu ý kiến của khách và nhân viên để đánh giá và cải tiến chất lƣợng phục vụ, nhu cầu huấn luyện.
+ Tổ phục vụ: điều hành, kiểm tra, hƣớng dẫn nhân viên phục vụ trong ca thực hiện tốt nhiệm vụ. Báo cáo các phát sinh trong ngày cho quản lý nhà hàng. Tập trung các ý kiến than phiền của khách, kịp thời xử lý hoặc báo cáo ngay cho quản lý nhà hàng. Hỗ trợ cho quản lý nhà hàng trong việc giám sát, nhắc nhở nhân viên phục vụ thực hiện tốt nội quy, quy định công ty. Bàn giao và nhận bàn giao trƣớc và sau mỗi ca.
37