* Quy trình phát hành L/C:
Quy trình phát hành L/C đƣợc thể hiện trong sơ đồ sau:
Hình 3.2: Quy trình phát hành L/C.
Bƣớc 1: Tiếp nhận đề nghị phát hành L/C.
Hồ sơ để phát hành ở Vietcombank chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh bao gồm: Đơn đề nghị, hợp đồng ngoại thƣơng và các chứng từ khác (giấy đề nghị mua ngoại tệ, giấy phép nhập khẩu, đơn bảo hiểm, hợp đồng đầu ra bên mua). Bộ chứng từ sau khi đƣợc nhận bởi ngân sẽ có có con dấu đã nhận.
Bƣớc 2: Kiểm tra hạn mức phát hành L/C, kiểm tra và tƣ vấn hồ sơ.
Ở bƣớc này, thanh toán viên tiến hành kiểm tra số dƣ tài khoản hạn mức để đảm bảo nguồn thanh toán, nếu cần thì ký quỹ hoặc vay thêm. Đồng thời kiểm tra loại hàng hoá nhập khẩu để tránh chạm phải loại hàng trái quy định nhà nƣớc. Sau đó, khách hàng đƣợc tƣ vấn về những điều khoản L/C có rủi ro.
Tiếp nhận đề nghị phát hành L/C
Kiểm tra hạn mức, kiểm tra và tư vấn
hồ sơ
Chuyển hồ sơ đến phòng khách hàng doanh nghiệp (nếu
có) Trình cấp hạn mức tín dụng/Phát hành L/C Thực hiện biện pháp đảm bảo
Khai báo giao dịch, soạn điện và thu
phí
Duyệt hồ sơ và
giao dịch Chuyển điện đi nước ngoài
Giao chứng từ cho
Ký quỹ L/C: ngân hàng yêu cầu nàh nhập khẩu kỹ quỹ với mục đích ràng buộc nhà nhập khẩu thanh toán và nhận hàng. Ngân hàng tiến hành phân loại khách hàng để đƣa ra chính sách tín dụng với hạn mức áp dụng và xác định mức ký quỹ tối thiểu cho từng khách hàng.
Bƣớc 3: Khách hàng chƣa có hạn mức, hoặc giá trị L/C vƣợt hạn mức đã cấp, lúc này hồ sơ
đƣợc chuyển đến phòng khách hàng doanh nghiệp.
Bƣớc 4: Trình cấp hạn mức hoặc trình phát hành từng lần.
Lập tờ trình để cấp thẩm quyền duyệt, tuỳ theo độ lớn của giá trị L/C.
Đối với tu chỉnh L/C thì chuyên vien thanh toán quốc tế tiếp nhận hồ sơ yêu cầu tu chỉnh bao gồm:
- Giấy đề nghị tu chỉnh L/C.
- Phụ lục hợp đồng mở L/C trả chậm hoặc hợp đồng hạn mức mở L/C trả chậm. - Phƣơng án kinh doanh.
- Chứng thƣ bảo hiểm bổ sung (đối với tu chỉnh L/C tăng tiền và các sửa đổi bổ sung khác liên quan đến chứng thƣ bảo hiểm gốc).
- Giấy đề nghị mua ngoại tệ (nếu có).
Chuyên viên thanh toán quốc tế kiểm tra hồ sơ, soạn bản thảo điện tu chỉnh L/C và chuyển hồ sơ đến phòng thẩm định và hạch toán ký quỹ. Sau đó, giám đốc chi nhánh hoặc ngƣời đƣợc phân quyền ký phát hành bản chính điện MT707 và ký duyệt các chứng từ có liên quan. Lúc này, chuyên viên thanh toán quốc tế mới đóng dấu và giao bản chính điện MT707 cho khách hàng và lƣu toàn bộ chứng từ phát sinh.
Bƣớc 5: Thực hiện biện pháp đảm bảo:
Để đảm bảo nguồn thanh toán khi bộ chứng từ đến và hợp lệ, chi nhánh có những phƣơng pháp đảm bảo:
- Ký quỹ (toàn bộ hoặc một phần).
- Phong toả tiền gửi hoặc hạn mức khách hàng. - Cầm cố thế chấp tài sản đảm bảo.
Bƣớc 6: Khai báo giao dịch, soạn điện phát hành và thu phí.
Tính phí và tác nghiệp trên hệ thống corebanking cho điện MT700, MT701.
Bƣớc 7: Duyệt giao dịch.
Cấp thẩm quyền kiểm tra hồ sơ và giao dịch trƣớc khi duyệt.
Bƣớc 9: Giao chứng từ cho khách hàng gồm điện MT700 và hoá đơn thu phí. Bƣớc 10: Lƣu lại chứng từ kế toán và tất cả chứng từ khách hàng đã xuất trình. * Quy trình thanh toán L/C:
Quy trình chung:
Quy trình thanh toán L/C nhập khẩu tại Vietcombank chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh đƣợc tổng hợp lại trong sơ đồ sau:
Hình 3.3. Quy trình thanh toán L/C.
Bƣớc 1: Tiếp nhận hồ sơ.
Sau khi nhận hồ sơ từ ngân hàng thƣơng lƣợng chuyển đến, Vietcombank lập một thông báo gửi đến ngƣời nhập khẩu để cho biết chứng từ đã đƣợc nhận và yêu cầu sự xác nhận của khách hàng trong trƣờng hợp tình trạng bộ chứng từ có sai phạm. Khách hàng có thể đƣa ra chỉ thị:
1) Đồng ý với sai khác và cho phép tiến hành thanh toán.
2) Không đồng ý, đề nghị ngân hàng giữ lại bộ chứng từ chờ chỉ thị tiếp tục. 3) Không đồng ý và đề nghị ngân hàng trả lại bộ chứng từ cho bên xuất khẩu.
Tiếp nhận hồ sơ tính phí và hạch Kiểm tra hồ sơ, toán
Ký hậu L/C hoặc phát hành thư uỷ quyền nhận hàng
Duyệt hồ sơ và
giao dịch toán và soạn điện Hạch toán thanh cho khách hàng Giao chứng từ
Bên cạnh đó, giấy đề nghị mua ngoại tệ cũng có thể sẽ xuất hiện trong bƣớc này, ngoại trừ trƣờng hợp giá trị L/C theo đơn vị tiền tệ là VND, hoặc ngay từ đầu khách hàng đã kỹ quỹ đầy đủ.
Bƣớc 2: Kiểm tra hồ sơ, tính phí.
Những điểm trên hồ sơ liên quan đến thanh toán cần kiểm tra:
- Các điều khoản liên quan đến tính phí: xem xét kỹ các điều khoản này để làm rõ, trong tổng số các loại phí thì ngƣời nhập khẩu phải chịu những loại nào.
- Chỉ thị thanh toán trên Cover Letter.
- Chữ ký/con dấu: xác nhận lại tính đúng đắn so với chữ ký con dấu mẫu lƣu tại chi nhánh. - Ngoài ra, chuyển viên thanh toán quốc tế còn cần phải kiểm tra L/C có bị mờ ráchm nội
dung bị thiếu hay bị trùng lắp không, kiểm tra về ngày giao hàng, mô tả hàng hoá, vấn đề giao nhận và vận tải, các chứng từ yêu cầu, thông tin về ngân hàng trả tiền...
Sau khi kiểm tra, chi nhánh tiến hành tính phí, hạch toán và cuối cùng là thu phí. Việc hạch toán bao gồm: hạch toán ngoại tệ và hạch toán ký quỹ.
Đối với Vietcombank chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh, phòng kinh doanh ngoại tệ thực hiện nghiệp vụ hạch toán thay vì đích thân phòng thanh toán quốc tế nhƣ một số ngân hàng khác.
Bƣớc 3: Chuyển giao quyền nhận hàng.
Đối với B/L, nếu vận đơn đƣợc lập theo Lệnh của ngân hàng, thì chi nhánh thực hiện ký hậu. Trong trƣờng hợp không dùng B/L, mà dùng Airway Bill thì chi nhánh lập thƣ uỷ quyền nhận hàng nếu Bill đƣợc lập theo Lệnh ngân hàng.
Bƣớc 4: Giao chứng từ cho khác hàng:
Khách hàng nhận chứng từ phải ký xác nhận đã nắm giữ bộ chứng từ. Trong bƣớc này, chi nhánh phải đảm bảo chứng từ đƣợc giao đúng đối tƣợng. Ngƣời nhận phải là ngƣời có thẩm quyền, nếu không thì phải đƣợc uỷ uyền.
Bƣớc 5: Hạch toán và soạn điện/thông báo thanh toán. Nếu khách hàng không ký quỹ, và
nguồn thanh toán L/C đến từ việc vay hạn mức thì ở bƣớc này có thêm sự liên quan của phòng quản lý nợ. Các điện đƣợc sử dụng: MT202, MT756.
Bƣớc 6: Ở bƣớc này, phần quy trình kể trên đƣợc thông qua hai cấp cao hơn. Cấp kiểm
soát: kiểm soát viên ở chi nhánh tiến hành kiểm tra lại hồ sơ và duyệt giao dịch thanh toán. Cấp thẩm quyền: ở đây là trƣởng phòng hoặc phó phòng nhập khẩu, tiến hành ký hậu vận đơn hoặc thƣ uỷ quyền nhận hàng.
Bƣớc 7: Lƣu hồ sơ.
Đối với Bộ chứng từ trả chậm:
Việc thanh toán đối với bộ chứng từ loại này có một số khác biệt.
Khi tiếp nhận và kiểm tra bộ chứng từ, cần kiểm tra thêm ngày đáo hạn của hối phiếu đã đúng với ngày đáo hạn quy định trong L/C chƣa. Sau khi kiểm tra không thực hiện thanh toán liền mà ký xác nhận thanh toán. Thông báo chấp nhận thanh toán đƣợc gửi thông qua điện MT799 trƣớc khi bộ chứng từ đƣợc giao cho khách hàng.
Khi hạn thanh toán đến, lúc này chi nhánh mới kiểm tra hồ sơ, điều khoản liên quan và tiến hành tính phí (không tính ngay từ đầu lúc chứng từ mới đến). Sau đó chi nhánh hạch toán, thu phí và trình duyệt rồi lƣu hồ sơ.
Ký hậu B/L:
Một khâu quan trọng trong quy trình thanh toán L/C là việc chi nhánh ký hậu B/L, đƣợc thực hiện qua các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Tiếp nhận hồ sơ. Khi bộ chứng từ gốc chƣa về ngân hàng nhƣng 1/3 bản gốc đã
đến khách hàng, lúc này ngƣời nhập khẩu có thể đến chi nhánh Vietcombank thành phố Hồ Chí Minh để yêu cầu đƣợc ký hậu. Hồ sơ bao gồm: phiếu đóng gói, hoá đơn, giấy đề nghị ký hậu hoặc phát hành thƣ uỷ quyền nhận hàng, Bill of Lading hoặc Airway Bill. Trong trƣờng hợp bộ chứng từ gốc chƣa về, nhƣng khách hàng muốn nhận hàng trƣớc và có bản copy trong tay, lúc này họ sẽ đề nghị chi nhánh phát hành Thƣ bảo lãnh nhận hàng. Và giấy đề nghị phát hành thƣ bảo lãnh sẽ xuất hiện trong hồ sơ gửi đến chi nhánh.
Bƣớc 2: Kiểm tra hồ sơ: giấy đề nghị, thông tin trên các chứng từ, số tiền và thông tin liên
quan đến OFAC.
Bƣớc 3: Thực hiện biện pháp đảm bảo và thu phí.
Bƣớc 4: Ký hậu B/L hoặc phát hành thƣ uỷ quyền, thƣ bảo lãnh nhận hàng.
Đóng dấu ký hậu lên mặt sau B/L gốc và ghi thông tin của đơn vị trực tiếp nhận hàng.
Bƣớc 5: Duyệt hồ sơ trên Corebanking và giao dịch.
Bƣớc 6: Giao chứng từ cho khách hàng, đúng ngƣời có thẩm quyền, ký nhận đầy đủ.
Bƣớc 7: Lƣu bản sao và các chứng từ kế toán. Đồng thời, chi nhánh tiếp tục theo dõi bộ
chứng từ về để thanh toán.
* Nhận xét về quy trình nghiệp vụ tại Vietcombank chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh:
* Ƣu điểm:
Quy trình khá chặt chẽ, đƣợc thực hiện tỉ mỉ qua các công đoạn. Các loại chứng từ trong bộ chứng từ đều có mối liên quan mạta thiết nhằm đảm bảo việc kiểm tra đƣợc diễn ra tốt nhất. Bên cạnh đó, quy trình của nghiệp vụ này luôn đƣợc chi nhánh cập nhật, bổ sung và chỉnh sửa liên tục, không ngừng hoàn thiện chất lƣợng dịch vụ.
Sự xét duyệt chứng từ phải thông qua các cấp thẩm quyền tuỳ theo độ lớn của giá trị giao dịch, và tuỳ theo đặc điểm mỗi công đoạn mà có liên quan đến các phòng ban khác. Điều này giúp nâng cao khả năng kiểm soát rủi ro trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
Việc liên hệ các phòng ban liên quan cho khách hàng, nhƣ phòng khách hàng doanh nghiệp phục vụ công tác ký quỹ, đƣợc thực hiện bởi chuyên viên. Điều này mang lại một sự hỗ trợ và hài lòng lớn cho khách hàng. Bên cạnh đó, trực tiếp làm việc này thay vì để khách hàng tự làm cũng góp phần tiết kiệm thời gian, do chuyên viên đã thông thạo quy trình và cấu trúc chi nhánh.
* Nhƣợc điểm:
Quy trình kỹ lƣỡng chặt chẽ, đồng thời nhận nhiều trách nhiệm về phía chuyên viên để làm hài lòng khách hàng, chính vì vậy mà mang nhiều rủi ro sai phạm cho chuyên viên nếu chƣa am hiểu và thành thạo kỹ thuật ngoại thƣơng.
Các bƣớc trình bày nhƣ trên là những công đoạn căn bản. Để thực hiện từng công đoạn nhƣ vậy có thêm nhiều thao tác liên quan đến xử lý và kiểm tra. Trên thực tế, bộ quy trình hƣớng dẫn thao tác thực sự cụ thể và chi tiết lên đến hơn 70 trang cho mỗi quy trình xuất và nhập, cho thấy phƣơng thức tín dụng chứng từ này phức tạp và tốn thời gian hơn nhiều so với quy trình của các phƣơng thức khác.