2.2.1. Khối phát triển kinh doanh
2.2.1.1. Phòng Marketing
a/ Chức năng:
Tham mưu cho Ban giám đốc Công ty trong việc xây dựng, hoạch định chiến lược phát triển kinh doanh nội địa về: Bộ sản phẩm phù hợp, phân phối đúng kênh phù hợp, giá bán phù hợp và chiến lược kế hoạch truyền thông phù hợp nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh từng giai đoạn.
b/ Nhiệm vụ:
+ Là đầu mối trong thu thập, tổng hợp, phân tích thông tin thị trường, tìm hiểu nhu cầu khách hàng và xu hướng tiêu dùng từ các nguồn thông tin bên trong và bên ngoài.
+ Xây dựng và đề xuất Giám đốc điều hành phê duyệt bản đồ sản phẩm theo định hướng kinh doanh, quản lý thực hiện và đề xuất điều chỉnh bản đồ sản phẩm.
+ Kiểm soát việc thực hiện các chính sách bán hàng về giá, kênh, độ phủ… + Xây dựng và đề xuất các chương trình bán hàng. Theo dõi và phân tích kết quả thực hiện các chương trình. Phối hợp với phòng kế hoạch theo dõi tốc độ bán hàng để có các đề xuất về chính sách bán hàng kịp thời.
+ Xây dựng và triển khai thực hiện các kế hoạch, chương trình marketing thúc đẩy bán hàng.
+ Tổ chức thực hiện các chương trình truyền thông, quảng cáo và quản lý thương hiệu, sở hữu trí tuệ.
+ Tổ chức thực hiện các công việc liên quan đến hình ảnh, điểm bán: Quầy, kệ, biên bản, quản lý hình ảnh, điểm bán, trưng bày hàng hóa, quy chuẩn trưng
2.2.1.2. Phòng bán hàng toàn quốc
a/ Chức năng:
+ Tổ chức thực hiện việc bán hàng nhằm đạt các mục tiêu kinh doanh và phát triển thị trường trong nước
+ Tùy từng giai đoạn, phòng bán hàng toàn quốc có thể được tổ chức theo khu vực địa lý, theo kênh, theo nhóm hàng, nhóm ngành hoặc phối hợp giữa các hình thức trên nhằm đáp ứng yêu cầu kinh doanh
b/ Nhiệm vụ:
+ Xác định nhu cầu về hàng hóa đối với các sản phẩm hiện tại và cung cấp cho phòng kế hoạch để thực hiện việc đặt hàng sản xuất, thương mại.
+ Dựa trên định hướng phát triển hệ thống bán hàng của Ban giám đốc điều hành để thực hiện việc xây dựng và điều hành kênh phân phối; phát triển hệ thống khách hàng trong khu vực địa bàn được phân công và chăm sóc khách hàng hiện tại để khai thác thêm đơn hàng đảm bảo hoàn thành chỉ tiêu được giao.
+ Quản lý công nợ, tồn kho và chi phí bán hàng theo quy định của Công ty. + Thực hiện các báo cáo bán hàng, tình hình thị trường, sản phẩm và hoạt động của đối thủ cạnh tranh.
+ Lập, cập nhật và quản lý các dữ liệu bán hàng: Theo model, chủng loại, ngành hàng, khách hàng, kênh bán hàng. Đảm bảo các dữ liệu được truy cập thường xuyên, chính xác, cung cấp cho Ban giám đốc và các bộ phận có liên quan khi được yêu cầu.
+ Tổ chức và triển khai các hoạt động bán hàng, các chương trình bán hàng theo các kế hoạch đã được duyệt.
+ Hỗ trợ tổ chức triển khai các chương trình marketing hỗ trợ bán hàng theo kế hoạch do phòng marketing đề ra.
2.2.1.3. Phòng bảo hành – Tư vấn kỹ thuật
a/ Chức năng:
Quản lý hệ thống bảo hành, bao gồm hệ thống bảo hành ủy quyền của công ty, thực hiện cung cấp dịch vụ bảo hành và tư vấn kỹ thuật nhằm đáp ứng nhu cầu bảo hành của khách hàng.
b/ Nhiệm vụ:
+ Thực hiện công tác kế hoạch bảo hành, đảm bảo chính sách bảo hành được triển khai thực hiện 1 cách đầy đủ, kịp thời, chính xác.
+ Quản lý vật tư, linh kiện bảo hành.
+ Triển khai thực hiện việc sửa chữa, bảo hành và tư vấn kỹ thuật, dịch vụ kỹ thuật cho khách hàng theo chính sách của Công ty.
+ Tổ chức thực hiện công tác thông tin bảo hành.
2.2.2. Khối hành chính tổng hợp2.2.2.1. Phòng kế hoạch
2.2.2.1. Phòng kế hoạch
a/ Chức năng:
+ Phân tích, tổng hợp và kế hoạch hóa các chỉ tiêu kinh doanh và sản xuất; cân đối và điều tiết các nguồn lực của sản xuất và kinh doanh, tham mưu cho Ban giám đốc trong việc đề ra các chiến lược, quyết định kinh doanh nhằm đảm bảo đáp ứng tối đa các yêu cầu hàng hóa ở đầu ra và tối ưu hóa về mặt kinh tế các nguồn lực đầu vào.
+ Tổ chức thực hiện công tác kế hoạch sản xuất.
+ Quản lý hoạt động kho vận đối với hệ thống kho và hàng hóa thành phẩm. b/ Nhiệm vụ:
+ Xây dựng và quản lý thực hiện kế hoạch sản xuất – kinh doanh trong toàn công ty.
+ Kế hoạch hàng thành phẩm.
+ Lập và theo dõi việc thực hiện kế hoạch sản xuất và các kế hoạch liên quan.
+ Quản lý, vận hành hệ thống kho thành phẩm, thương mại và tổ chức thực hiện giao hàng thành phẩm.
2.2.2.2. Phòng tài chính – kế toán
a/ Chức năng:
+ Tổ chức thực hiện công tác kế toán quản trị. + Tổ chức thực hiện công tác kế toán hạch toán.
+ Thực hiện các công việc liên quan thủ tục xuất nhập khẩu, thuế nhập khẩu, bảo hiểm tài sản - hàng hóa và các công việc liên quan tới cơ quan hải quan.
b/ Nhiệm vụ:
+ Tổ chức thực hiện công tác kế toán quản trị nhằm trợ giúp công tác quản trị, kiểm soát chi phí, hoạt động đầu tư trong công ty một cách hiệu quả, kịp thời.
+ Thực hiện công tác quản lý dòng tiền của doanh nghiệp, đảm bảo việc sử dụng tiền 1 cách tối ưu. Kịp thời chỉ ra các điểm mất cân đối và đề xuất được các giải pháp cân đối dòng tiền phù hợp.
+ Tổ chức thực hiện công tác kế toán, hạch toán, thanh toán và kiểm soát việc thực hiện nguyên tắc, quy định quản lý tài chính nội bộ.
+ Thực hiện các công việc liên quan thủ tục xuất nhập khẩu, bảo hiểm tài sản – hàng hóa và các công việc liên quan tới cơ quan hải quan trong nhập khẩu hàng hóa - thanh khoản hải quan.
2.2.2.3. Phòng hành chính - nhân sự
a/ Chức năng: Tham mưu giúp việc cho Ban giám đốc trong các việc: + Quản lý nhân sự.
+ Phát triển tổ chức.
+ Quản trị hành chính văn phòng và xây dựng cơ bản. + Quản lý hệ thống tài sản công nghệ thông tin
b/ Nhiệm vụ:
- Quản trị nhân sự (bộ phận nhân sự):
+ Tham gia xây dựng, hoạch định nguồn nhân lực nhằm đảm bảo các nguồn lực đầy đủ, kịp thời, đạt yêu cầu chất lượng đáp ứng được các mục tiêu kinh doanh và phát triển của Công ty trong từng giai đoạn.
+ Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng, tuyển mộ và chương trình hội nhập nhân sự mới.
+ Tham gia xây dựng các chế độ chính sách đãi ngộ nhân sự và đảm bảo các chính sách được thực hiện một cách đầy đủ, nghiêm túc và đồng bộ trong toàn Công ty.
+ Thực hiện công tác quản lý lao động, tiền lương và chế độ chính sách cho cán bộ công nhân viên Công ty.
+ Tham gia xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc đào tạo phát triển nguồn nhân lực.
+ Tham gia vào các kế hoạch phát triển kinh doanh, phát triển tổ chức về góc độ nhân sự nhằm hỗ trợ và đảm bảo nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu công việc.
- Công tác bảo đảm chế độ phúc lợi, y tế cho cán bộ công nhân viên trong
Công ty:
+ Quản lý hoạt động của nhà ăn Công ty và các chế độ ăn ca cho cán bộ công nhân viên.
+ Quản lý và thực hiện công tác y tế cơ quan, chăm sóc sức khỏe, phòng bệnh cho người lao động.
+ Tham gia cùng BCH công đoàn trong các hoạt động thăm hỏi, quà tặng, tham quan, nghỉ mát theo chế độ Công ty cho cán bộ công nhân viên.
- Công tác quản trị hành chính văn phòng (bộ phận hành chính):
+ Quản lý hồ sơ, văn bản hành chính tổng hợp, văn phòng, báo chí, con dấu, giấy tờ quản lý của Công ty.
+ Quản lý công tác lễ tân, khánh tiết, đưa đón và tiếp khách của Công ty. Thực hiện việc đặt vé máy bay, chỗ ăn nghỉ cho cán bộ công nhân viên khi đi công tác.
+ Đề xuất mua sắm, sửa chữa và quản lý trang thiết bị dùng trong quản lý, dụng cụ làm việc văn phòng.
+ Thực hiện mua sắm tài sản công nghệ thông tin dựa trên các yêu cầu từ bộ phận IT.
+ Quản lý việc điều hành sử dụng xe ôtô phục vụ công việc trong công ty. - Tham gia thực hiện công tác xây dựng cơ bản trong công ty (Bộ phận hành chính):
+ Tìm kiếm, đánh giá, đàm phán với các nhà thầu cung cấp dịch vụ liên quan đến công tác xây dựng cơ bản.
+ Thực hiện mời thầu và đánh giá nhà thầu để đề xuất Ban giám đốc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất.
+ Kết nối giữa nhà thầu, giám sát, bảo vệ và xây dựng, thực hiện các thủ tục thanh toán cho nhà thầu khi kết thúc công trình.
- Quản lý và quản trị tài sản công nghệ thông tin (Bộ phận IT), bao gồm: Máy, thiết bị công nghệ thông tin, thông tin, cơ sở dữ liệu phục vụ cho công việc:
+ Xác định nhu cầu mua sắm, sử dụng tài sản.
+ Thực hiện việc cấp phát, quản lý quá trình sử dụng tài sản công nghệ thông tin đảm bảo đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng, hiệu quả và an toàn.
+ Xây dựng quy chế kiểm soát và quản lý việc thực hiện quy chế quản lý tài sản công nghệ thông tin toàn công ty. Xây dựng các nguyên tắc bảo mật thông tin trên nền công nghệ thông tin.
2.2.3. Khối nhà máy
2.2.3.1. (Các) Trợ lý cho Giám đốc nhà máy.
a/ Chức năng:
Trợ giúp Giám đốc nhà máy trong công tác quản lý, kiểm soát thực hiện kế hoạch sản xuất và kiểm soát định mức sản xuất (Vật tư, nhân công, chi phí).
b/ Nhiệm vụ:
+ Tổng hợp số liệu thống kê, phân tích số liệu và lập các báo cáo ngày/tuần/tháng về: Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, kế hoạch vật tư và các kế hoạch khác nhằm hỗ trợ cho việc hoàn thành kế hoạch sản xuất.
+ Tổng hợp số liệu, theo dõi hoạt động bộ phận nhà kho. Theo phân công của Giám đốc nhà máy, thực hiện các công việc phân công, điều phối nguồn lực giữa các kho hợp lý để đáp ứng yêu cầu công việc.
+ Tập hợp thông tin để có căn cứ xây dựng và kiểm soát định mức tiêu hao vật tư chính, phụ cho sản xuất. Thiết lập và thực hiện các bản vẽ hành trình của phân xưởng dập.
+ Chủ trì trong việc xây dựng và điều chỉnh định mức nhân công sản xuất làm căn cứ xây dựng các kế hoạch sản xuất, các kế hoạch kiểm soát định biên nhân sự và chi phí.
+ Chủ trì trong công tác xây dựng định mức đơn giá khoán lương sản phẩm tới từng công đoạn từng sản phẩm. Theo dõi thực hiện và đề xuất điều chỉnh phù hợp.
+ Thay mặt Giám đốc nhà máy triển khai các yêu cầu thực hiện công việc tới các bộ phận trong nhà máy, rà soát kết quả thực hiện, tiến độ thực hiện, tập hợp và phản hồi các thông tin liên quan tới thực hiện kế hoạch.
+ Trợ giúp và thay mặt Giám đốc nhà máy rà soát các nguồn lực đáp ứng kế hoạch sản xuất, làm việc với phòng kế hoạch để thảo luận, trả lời về khả năng đáp ứng kế hoạch sán xuất của nhà máy.
2.2.3.2. Bộ phận bán hàng xuất khẩu
a/ Chức năng:
Tổ chức thực hiện việc xúc tiến, tìm kiếm khách hàng và bán hàng xuất khẩu.
b/ Nhiệm vụ:
+ Tìm kiếm, đánh giá, phát triển quan hệ thương mại với khách hàng xuất khẩu nhằm mang lại được đơn hàng sản xuất – xuất khẩu cho Công ty.
+ Thực hiện các công việc nhằm đáp ứng yêu cẩu khách hàng trước khi đi đến thỏa thuận/hợp đồng: Làm mẫu, chào giá, giới thiệu năng lực, thảo luận về các tiêu chuẩn sản xuất và điều kiện liên quan.
+ Tham gia đàm phán, ký kết hợp đồng/thỏa thuận thương mại với khách hàng. Đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Công ty và đáp ứng các yêu cầu về lợi nhuận, doanh số, giá trị sản xuất.
+ Kết hợp chặt chẽ với phòng kế hoạch để bảo đảm các hợp đồng/đơn hàng đã ký kết/dự kiến ký kết phù hợp với các yêu cầu của Công ty.
+ Làm đầu mối giao dịch, tiếp nhận/phản hồi thông tin, kết nối thực hiện hợp đồng giữa khách hàng và nhà máy, đảm bảo đáp ứng điều kiện hợp đồng với khách hàng và cân bằng lợi ích của Công ty.
+ Thực hiện các thủ tục, công việc liên quan tới khiếu nại, bồi thường, xử lý phát sinh trong thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Theo dõi, quản lý, đôn đốc công nợ, thanh quyết toán hợp đồng.
2.2.3.3. Bộ phận dự án
a/ Chức năng:
Thực hiện công tác kế hoạch dự án, là đầu mối kết nối để thực hiện các dự án đầu tư và kinh doanh có tính mới, đơn nhất, gồm có:
+ Phát triển hoạt động sản xuất, kinh doanh nhóm hàng điện gia dụng. + Phát triển các nhà cung cấp nước ngoài và nhà cung cấp/gia công nội địa. + Các dự án đầu tư mới của công ty cho khối nhà máy.
b/ Nhiệm vụ:
+ Thực hiện việc mua hàng và phát triển sản phẩm mới cho nhóm hàng nồi cơm điện.
+ Thực hiện công tác kế hoạch dự án đối với các dự án đầu tư sản xuất mới theo yêu cầu từ Ban giám đốc điều hành Công ty.
+ Thực hiện công tác giao dịch, kết nối, thương lượng nhằm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng trong nước (Đối với các hợp đồng/thỏa thuận đặt hàng gia công) - thông qua phòng kế hoạch để đặt hàng nhà máy sản xuất.
2.2.3.4. Ngành hàng bếp nướng (BBQ)
a/ Chức năng:
Là đầu mối kết nối giữa khách hàng và nhà máy, thực hiện công việc dưới sự điều hành chung của Giám đốc nhà máy nhằm đạt được các mục tiêu sản xuất kinh doanh ngành hàng: Lợi nhuận, chất lượng, tiến độ, tồn kho.
b/ Nhiệm vụ:
+ Nhận và thảo luận, đàm phán đơn hàng (sản lượng, giá bán, điều kiện giao hàng, tiêu chuẩn chất lượng). Xây dựng, phân tích giá thành kế hoạch của ngành hàng- phối hợp và chuyển thông tin cho phòng TCKT.
+ Tiếp nhận và kết nối trong việc triển khai các yêu cầu phát triển sản phẩm mới của ngành hàng.
+ Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu của khách hàng nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng và đảm bảo lợi ích của Công ty. Cập nhật thông tin, báo cáo quá trình, tiến độ sản xuất – giao hàng cho khách hàng.
+ Xây dựng tiêu chuẩn sản phẩm theo yêu cầu khách hàng. Đảm bảo các bộ phận chức năng liên quan được thông tin đầy đủ, kịp thời các tiêu chuẩn sản phẩm.
+ Tham gia phối hợp với các bộ phận chức năng trong việc: Mua linh kiện, vật tư (nhập khẩu và trong nước).
+ Thực hiện các công việc để cải tiến chất lượng sản phẩm, cải tiến năng suất, hoạt động sản xuất của phân xưởng.
+ Giữ vai trò “Giám đốc dự án” để triển khai sản phẩm mới và triển khai kế hoạch sản xuất.
2.2.3.5. Phòng mua vật tư
a/ Chức năng:
Thực hiện việc mua vật tư, hàng hóa đáp ứng yêu cầu hoạt động và sản xuất
của nhà máy nhằm mục tiêu: Giá – chi phí hợp lý, đúng chủng loại, đạt yêu cầu
chất lượng, đảm bảo tiến độ, điều kiện thanh toán phù hợp. Phạm vị bao gồm các
vật tư hàng hóa:
+ Máy, trang thiết bị đầu tư cho sản xuất.
+ Vật tư sản xuất: Vật tư chính, phụ, linh kiện, phụ tùng, sản phẩm dở dang, gia công thuê ngoài.
+ Sản phẩm, hàng hóa, vật tư thương mại và mua phục vụ nhu cầu phát triển
