1.7.1. Chứng từ kế toán sử dụng
Kế toán bán hàng sử dụng các chứng từ kế toán: - Hoá đơn giá trị gia tăng
- Thẻ kho ( Mẫu 06- VT)
- Biên bản kiểm kê vật- sản phẩm hàng hoá ( Mẫu 08 - VT) - Phiếu nhập kho ( Mẫu 01- VT)
- Phiếu xuất kho ( Mẫu 02- VT) - Phiếu thu ( Mẫu 01- TT) - Phiếu chi ( Mẫu 02- TT) - v.v…
Phương pháp kế toán chi tiết bán hàng: Tất cả các nghiệp vụ, hoạt động nhập xuất kho thành phẩm, hàng hoá phải được phản ánh vào chứng từ nhập xuất kịp thời, đầy đủ và chính xác.
Căn cứ vào chứng từ nhập xuất kho thành phẩm để kế toán ghi sổ chi tiết thành phẩm. Hạch toán chi tiết nhập xuất kho thành phẩm, hàng hoá hàng ngày kế toán ghi sổ chi tiết bằng giá hạch toán, cuối tháng mới điều chỉnh một lần thành giá
thực tế thông qua hệ số chênh lệch. Tuỳ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, trình độ trình độ qủn lý của từng đơn vị để lựa chọn phương pháp hạch toán chi tiết bán hàng phù hợp.
Có ba phương pháp kế toán chi tiết: - Phương pháp ghi thẻ song song - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phương pháp sổ số dư
1.7.2. Phương pháp ghi thẻ song song:
- Tại kho: Sử dụng thẻ kho để theo dõi từng danh điểm hàng hoá về mặt khối lượng: Nhập, xuất, tồn kho.
- Tại phòng kế toán: Mở thẻ kho hoặc mở sổ chi tiết để theo dõi từng danh điểm kể cả mặt khối lượng và giá trị nhập, xuất, tồn kho.
Hàng ngày sau khi làm thủ tục nhập, xuất thì thủ kho phải căn cứ vào các phiếu nhập, xuất để ghi vào thẻ kho của từng danh điểm và tính khối lượng tồn kho của từng danh điểm.
Hàng ngày hoặc theo định kỳ thủ kho phải chuyển chứng từ cho kế toán hàng hoá để ghi vào các thẻ hoặc sổ chi tiết ở phòng kế toán cả về số lượng và về mặt giá trị.
Sơ đồ 1-11 : Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song:
1.7.3. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
- Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn về mặt khối lượng.
- Tại phòng kế toán: Không dùng sổ chi tiết và thẻ kho mà sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất tồn từng danh điểm nhưng chỉ ghi một lần cuối tháng.
Kế toán chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá khi nhận được các phiếu xuất, nhập kho do thủ kho gửi lên, phân loại theo từng danh điểm và cuối tháng tổng hợp số liệu của từng danh điểm để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển một lần tổng hợp số nhập, xuất trong tháng cả 2 chỉ tiêu về lượng và giá trị sau đó tính ra số dư của đầu tháng sau.
Số cộng của sổ đối chiếu luân chuyển hàng tháng được dùng để đối chiếu với kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, còn từng danh điểm trên sổ đối chiếu luân chuyển được đối chiếu vào thẻ kho.
Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
Sổ kế toán tổng hợp về hàng hoá thẻ kho thẻ tiết Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi đối chiếu hàng ngày
Sơ đồ 1-12: Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Tại kho: Ngoài việc ghi chép thẻ kho giống 2 phương pháp trên, cuối tháng sau khi tính lượng dư của từng danh điểm còn phải ghi vào sổ số dư
- Tại phòng kế toán: Không phải giữ thêm một loại sổ nào nữa nhưng định kỳ phải xuống kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và sau đó nhận các chứng từ nhập, xuất kho. Khi nhận chứng từ phải viết giấy nhận chứng từ.
Các chứng từ sau khi nhận về sẽ được tính thành tiền và tổng hợp số tiền của từng danh điểm nhập hoặc xuất kho để ghi vào bảng nhận xuất kho.
Cuối tháng kế toán nhận sổ số dư ở các kho về để tính số tiền dư cuối tháng của từng danh điểm và đối chiếu với số tiền dư cuối tháng ở bảng kê nhập, xuất tồn kho. Phiếu nhập kho Bảng kê nhập vật liệu, hàng hoá thẻ kho
Sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu xuất kho Bảng kê xuất vật liệu, hàng hoá Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Sổ kế toán tổng hợp về vật tư, hàng hoá Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi đối chiếu
Sơ đồ 1-13: Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư
1.8. Kế toán tổng hợp bán hàng và xác định kết quả kinh doanh:1.8.1. Tài khoản sử dụng: 1.8.1. Tài khoản sử dụng:
* TK 155 “ thành phẩm” : Dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại thành phẩm của doanh nghiệp.
Kết cấu nội dung TK 155 Bên nợ :
- Giá trị thực tế của thành phẩm nhập kho - Giá trị thành phẩm thừa khi kiểm kê
- Kết chuyển giá trị thực tế của thành phẩm tồn kho cuối kỳ ( theo phương pháp kiểm định kỳ)
Bên có :
- Gía trị thực tế của thành phẩm nhập kho Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Giao hàng nhận chứng từ nhập kho Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn Phiếu giao nhận chứng từ xuất kho Sổ kế toán tổng hợp Sổ số dư Ghi hàng ng
Ghi đối chiếu
- Giá trị thành phẩm thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê
- Kết chuyển giá trị thực tế của thành phẩm tồn kho đầu kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
Số dư nợ : Giá trị thực tế của thành phẩm tồn kho.
TK 156 “ hàng hoá” dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hoá trong công ty.
Kết cấu nội dung TK 156: Bên nợ:
- Giá trị thực tế của hàng hoá nhập kho - Giá trị hàng hoá thừa khi kiểm kê
- Kết chuyển giá trị thực tế của hàng hoá tồn kho cuối kỳ ( theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
Bên có:
- Giá trị thực tế của hàng hoá xuất kho
- Giá trị của hàng hoá thiếu hụt phát sinh khi kiểm kê.
- Kết chuyển giá trị thực tế của hàng hoá tồn kho đầu kỳ (theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
Số dư nợ: Phản ánh giá trị thực tế của thành phẩm tồn kho.
TK 157 “ hàng gửi bán” : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị sản phẩm, hàng hoá đã gửi hoặc đã chuyển đi cho khách hàng, sản phẩm hàng hoá gửi đại lý, ký gửi nhưng chưa được chấp nhận thanh toán. Được theo dõi chi tiết cho từng loại hàng gửi bán.
Kết cấu, nội dung tài khoản: Bên nợ :
- Phản ánh trị giá hàng hoá, thành phẩm đã gửi cho khách hàng hoặc nhờ gửi bán đại lý, ký gửi nhưng chưa được khách hàng chấp nhận thanh toán.
- Kết chuyển trị giá thực tế hàng hoá đã gửi đi nhưng chưa được khách hàng chấp nhận thanh toán cuối kỳ ( theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
- Phản ánh trị giá hàng hoá đã gửi đi bị khách hàng trả lại.
- Kết chuyển giá trị hàng hoá đã gửi đi chưa được khách hàng chấp nhận thanh toán đầu kỳ ( theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Số dư nợ: Trị giá hàng hoá đã gửi đi chưa được khách hàng chấp nhận thanh toán.
* TK 632 “ Giá vốn hàng bán” : Dùng để phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá xuất bán trong kỳ.
Kết cấu nội dung TK 632
- Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên:
Bên nợ : Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá đã bán
Bên có : Kết chuyển trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá đã bán vào tài khoản “ Xác định kết quả kinh doanh”
- Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ:
Bên nợ :
+ Trị giá vốn của hàng tồn kho đầu kỳ Bên có :
+ Kết chuyển trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá tồn kho cuối kỳ
+ Kết chuyển trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá đã tiêu thụ vào tài khoản “ Xác định kết quả kinh doanh”
1.8.2. Phương pháp hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:
1.8.2.1. Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương phápkê khai thường xuyên: kê khai thường xuyên:
Sơ đồ 1-14: Sơ đồ hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
1.8.2.2. Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương phápkiểm kê định kỳ: kiểm kê định kỳ:
Trong trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ chỉ khác vơói doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên trong việc xác định giá vốn hàng hoá, sản phẩm ; còn việc phản ánh doanh thu và các khoản liên quan dến doanh thu (chiết khấu hàng bán, giảm giá hàng bná, hàng bán trả lại, các loại thuế,…) hoàn toàn giống nhau. Cụ thể:
* Đầu kỳ kinh doanh :
- Kết chuyển giá trị thực tế của sản phẩm, hàng hoá tòn kho: Nợ TK 632 : Trị giá vốn của hàng chưa tiêu thụ
Có TK 155,156: Trị giá vốn của hàng tồn đầu kỳ
Có TK 157 : Trị giá vốn hàng gửi bán chưa bán đầu kỳ
TK 154 TK 155,156 TK 632
Nhập kho thành phẩm tự chế, thuê Xuất kho thành phẩm bán ngoài gia công chế bán trực tiếp
TK 3381 TK 157
Thành phẩm thừa chưa rõ Xuất kho thành phẩm nguyên nhân gửi bán
TK 1381
Thành phẩm thiếu chưa rõ nguyên nhân
* Trong kỳ kinh doanh
- Giá sản phẩm, hàng hoá đã hoàn nhập kho hay tiêu thụ trực tiếp: Nợ TK 632 :
Có TK 631: * Cuối kỳ kinh doanh:
- Két chuyển sản phẩm, hàng hoá chưa tiêu thụ cuối kỳ; Nợ TK 155, 156 : Sản phẩm, hàng hoá tồn kho
Nợ TK 157 : sản phẩm, hàng hoá đang gửi bán đại lý, ký gửi
Có TK 632 : Giá vốn sản phẩm, hàng hoá chưa tiêu thụ được Đồng thời xác định và kết chuyển trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá đã xác định là tiêu thụ theo công thúc:
Trị giá vốn tiêu = trị giá vốn + tổng giá thành sản phẩm, - trị giá vốn thụ trong kỳ tồn đầu kỳ hàng hoá nhập trong kỳ hàng tồn cuối kỳ Kết quả sau khi tính được kế toán ghi:
Nợ TK 911
Sơ đồ 1-15: Sơ đồ hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiẻm kê định kỳ
1.9. Các hình thức ghi sổ: 1.9.1. Hình thức nhật ký chung a) Nguyên tắc và đặc trưng cơ bản
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các sổ chủ yếu sau:
- Sổ nhật ký chung; sổ nhật ký đặc biệt - Sổ cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
b) Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã
TK 155,156 TK 632 TK 155,156
K/C trị giá sản phẩm, K/C trị giá sản phẩm, hàng hoá tồn kho đầu kỳ hàng hoá tồn kho cuối kỳ
TK 157 TK 157
K/C trị giá sản phẩm, K/C trị giá sản phẩm,
hàng hoá gửi bán tồn đầu kỳ hàng hoá gửi bán tồn cuối kỳ
TK 631 TK 911
Giá thành sản phẩm hoàn K/C trị giá vốn hàng thành trong kỳ đã bán
Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ ( 3, 5, 10,…ngày) hoặc cuối tháng tuỳ khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào sổ nhật ký dặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên Sổ cái, lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ nhật ký chung cùng kỳ.
Sơ đồ 1-16 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
1.9.2. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:
a) Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “ Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ,thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu, Kiểm tra
- Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm và có chứng từ kế toán đánh kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi vào sổ kế toán.
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán sau: - Chứng từ ghi sổ
- Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
b) Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối phát sinh.
- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng phát sinh nợ và tổng phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư nợ và tổng số dư có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên bnảg cân đối phát sinh phải bằng số dư từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết.
Sơ đồ 1-17: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: