1.3.3.1. Hệ thống sổ sử dụng :
- Sổ kế toán tổng hợp: Số nhật ký chung, sổ cái các tài khoản....
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết thanh toán với người bán, số chi tiết theo mặt hàng, sổ chi tiết công nợ của từng khách hàng....
1.3.3.2. Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán:
* Đặc điểm: Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán. Phần mềm được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức ghi sổ kế toán hoặc kết hợp các hình thức ghi sổ kế toán trên. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải được in đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chắnh theo quy định. Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức nào sẽ có loại sổ theo hình thức đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu ghi bằng tay.
* Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại đã đựơc kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định định khoản để nhập dữ liệu vào máy tắnh theo bảng biểu thiết kế sẵn trên phần mềm. Cuối kỳ kế toán thực hiện thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chắnh. Đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và chi tiết được thực hiện tự động và chắnh xác theo thông tin đã nhập trong kỳ. Cuối kỳ sổ kế toán tổng hợp và chi tiết được in ra đóng thành quyển và thực hiện thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Trong điều kiện ứng dụng máy vi tắnh vào công tác kế toán, khối lượng công việc của kế toán đã giảm đáng kể và nó nâng cao tắnh chắnh xác, kịp thời.
Quy trình thực hiện công việc kế toán máy
Xây dựng và khai báo hệ thống danh mục đối tượng kế toán. Cập nhật số dư Nhập dữ liệu phát sinh
Hệ thống báo cáo tài chắnh,báo cáo quản trị Xử lý tự động
Trong phần hành kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh thì: Danh mục đối tượng kế toán cần khai báo gồm : Danh mục tài khoản, danh mục chứng từ, danh mục hàng hoá , danh mục khách hàng. Hệ thống danh mục này cho phép tăng cường tắnh tự động trong quá trình nhập dữ liệu.
Cập nhật số dư ban đầu: Kế toán chỉ phải cập nhật số dư ban đầu của tài khoản khi mới sử dụng phần mềm kế toán. Bắt đầu từ kỳ kế toán tiếp theo máy tắnh sẽ tự động kết chuyển số dư cuối kỳ trước sang số dư đầu kỳ này.
Nhập dữ liệu phát sinh : Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc ban đầu như HĐ bán hàng và HĐ GTGT, phiếu chi, phiếu thu,....để nhập thông tin vào máy.
Sau khi nhập hết các thông tin thì máy sẽ tự động xử lý các số liệu đưa vào các sổ phù hợp. Sản phẩm cuối cùng của quy trình kế toán máy là sổ sách báo cáo. Đó là các sổ cái, sổ chi tiết của các TK 131, 111, 112, 511, 632...
Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện áp dụng kế toán máy.
- Nhập dữ liệu đầy đủ, chắnh xác số lượng hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ bán ra và tiêu thụ nội bộ.
- Xác định lập, đặt được công thức tắnh trị giá vốn của hàng đã bán, xây dựng tiêu thức phân bổ CPBH, CPQLDN hợp lý để xác định đúng kết quả bán hàng.
- Thao tác theo đúng chỉ dẫn của phần mềm kế toán để cung cấp thông tin chinh xác trung thực.
- Căn cứ yêu cầu của doanh nghiệp, người sử dụng khai báo những yêu cầu cần thiết với máy in để in ra những báo cáo cần thiết.
CHƯƠNG 2: