Đối với việc gia công chế biến gạo, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đóng vai trò hết sức quan trọng, chiếm hơn 95% tỷ trọng giá thành sản phẩm. Từ một loại gạo nguyên liệu có thể sản xuất ra nhiều thành phẩm khác nhau. Gạo nguyên liệu qua quá trình gia công tạo ra gạo 20% tấm và 5% tấm. Hoặc gạo 15% tấm và gạo nguyên liệu có thể được gia công thành gạo 5% tấm và
Nguyên liệu
đưa vào làm sạch Bộ phận trắng số 1 Máy xát trắng số 2 Máy xát bong số 1 Máy lau bong số 2 Máy lau
Cám khô thu hồi Cám ướt thu hồi Bồn sấy số 1 Bồn sấy số 2 Máy tách thóc Sàng đảo tách tấm Trống trọn Gạo thành phẩm Thóc thu hồi Tấm 3 thu hồi Tấm 1 thu hồi Tấm 2 thu hồi
nhiều loại gạo thành phẩm khác…. Do đó, nguyên liệu xuất ra để chế biến sẽ phụ thuộc vào yêu cầu thành phẩm thu được trong mỗi tháng.
Với công ty, nguyên liệu trực tiếp chủ yếu là gạo nguyên liệu, gạo thành phẩm các loại,…được mua ngoài. Vì vậy, Công ty không sử dụng tài khoản 152 “Nguyên vật liệu”, tài khoản 155 “Thành phẩm” mà sử dụng chung tài khoản 1561 “Hàng hóa” khi nhập xuất kho nguyên liệu, thành phẩm.
4.1.2.1 Chứng từ và sổ sách
- Chứng từ: phiếu xuất kho,… - Sổ sách:
Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh tài khoản 621
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ cái tài khoản 621
4.1.2.2 Trình tự luân chuyển chứng từ
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hay hợp đồng xuất khẩu của từng kỳ, Công ty giao chỉ tiêu về thành phẩm và lợi nhuận cho các xí nghiệp, các xí nghiệp tiến hành tính toán và lập giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu gởi đến phòng kế toán và giám đốc xét duyệt. Sau khi xét duyệt, kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho, phiếu xuất kho gồm có 2 liên: một liên lưu tại phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ, một liên chuyển đến bộ phận kho để tiến hành xuất kho. Thủ kho căn cứ vào đó để ghi vào thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán chi tiết sau khi tính toán số nguyên liệu nhập, xuất và tồn trong kỳ. Trị giá xuất kho được phần mềm tính toán theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ.
4.1.2.3 Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Do Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ để tính trị giá xuất kho. Nên mỗi khi phát sinh nghiệp vụ, kế toán hạch toán số lượng nguyên liệu vào phần mềm máy tính. Cuối kỳ, phần mềm cập nhập đơn giá và giá trị nguyên liệu. Vì thế, trên các sổ sách và báo cáo của Công ty, ngày hạch toán xuất kho luôn là ngày cuối kỳ. Tháng 6/2014, xí nghiệp Mỹ Thới tiến hành xuất kho nguyên vât liệu đưa vào gia công chế biến như sau:
Ngày 03/06/2014, căn cứ vào phiếu xuất kho X806/M01 xuất 797.620 kg lúa Jasmine để chế biến thành gạo nguyên liệu Jasmine, kế toán ghi:
Ngày 09/06/2014, căn cứ vào phiếu xuất kho X806/01 xuất gia công 622.144 kg gạo Jasmine, dùng để sản xuất gạo thơm 5% tấm, kế toán ghi:
Nợ TK 621GC :SL 622.144 kg Có TK 1561L :SL 622.144 kg
(Xem chứng từ phụ lục 05A- Phiếu xuất kho, trang 70)
Ngày 14/06/2014, căn cứ vào phiếu xuất kho X806/02 xuất gia công 100.000 kg gạo 15% tấm, dùng cho việc sản xuất gạo 5% tấm, kế toán ghi:
Nợ TK 621GC :SL 100.000 kg Có TK 1561L :SL 100.000 kg
(Xem chứng từ phụ lục 05B- Phiếu xuất kho, trang 71)
Ngày 18/06/2014, căn cứ vào phiếu xuất kho X806/03 xuất gia công 130.133 kg gạo nguyên liệu, dùng sản xuất ra gạo 5% tấm, kế toán ghi:
Nợ TK 621GC :SL 130.133 kg Có TK 1561L :SL 130.133 kg Ngoài ra còn một số nghiệp vụ phát sinh khác…
Cuối tháng, phần mềm cập nhật trị giá xuất kho nguyên vật liệu đồng thời kế toán tiến hành kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vào tài khoản 154 để tập hợp chi phí.
Bảng 4.1 Tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
ĐVT: đồng
Số
TT Loại hàng Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 Lúa Jasmine 797.620 6.346,79 5.062.323.804
2 Gạo 15% 100.000 7.823,63 782.362.567
3 Gạo nguyên liệu 1.670.333 6.594,60 11.015.181.591 4 Gạo NL Jasmine 622.144 8.337,39 5.187.055.632
Cộng 2.392.477 22.046.923.594
(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán, Công ty cổ phần lương thực thực phẩm Vĩnh Long)
Căn cứ vào phiếu kế toán X806/Z01 ngày 30/06/2014 kết chuyển chi chí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán ghi:
Nợ TK 154GC : 22.046.923.594đ Có TK 621GC : 22.046.923.594 đ
4.1.2.4 Ghi sổ kế toán
(Xem phụ lục 05D-Sổ chi tiết và sổ tổng hợp tài khoản 621, trang 73)
4.1.2.5 Nhận xét
Hàng tháng, căn cứ vào kế hoạch sản xuất của cấp trên các xí nghiệp tiến hành gia công chế biến gạo. Số lượng, chủng loại và trị giá xuất kho của nguyên liệu phụ thuộc yêu cầu của thành phẩm. Nhờ sự hỗ trợ của phần mềm máy tính mà công tác kế toán tại Công ty trở nên đơn giản hơn đặc biệt trong khâu tính giá xuất kho nguyên vật liệu. Mỗi khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế, kế toán chỉ cần hạch toán số lượng xuất kho vì Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ. Tuy nhiên, cũng chính phương pháp này gây ra hạn chế đó là: đến cuối tháng phần mềm mới xác định được trị giá xuất kho. Vì vậy, Công ty gặp khó khăn trong việc đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Công việc sẽ bị dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến tiến độ lập báo cáo. Đối với tài khoản sử dụng, Công ty không sử dụng tài khoản 152 “ nguyên vật liệu” mà tất cả các loại nguyên liệu đầu vào đều được hạch toán chung cho tài khoản 1561, không có sự chia tách tài khoản chi tiết cụ thể.