3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Kế toán trƣởng
- Kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra và ký vào các văn bản báo cáo tài chính, bảng lương và các giấy tờ có liên quan khác trước khi trình ban giám đốc ký; tổng hợp số liệu, lập các báo biểu, quyết toán tài chính, các biểu mẫu do yêu cầu của các cơ quan, đơn vị cấp trên;
- Phân tích tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; Kiểm tra theo dõi về mặt tài chính việc sửa chữa và đầu tư xây dựng mới các công trình của Công ty;theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, hàng tháng cập nhật kịp thời tình hình tăng giảm tài sản cố định; Kiểm tra ký các hợp đồng thế chấp tài sản, bảo quản hồ sơ và hiện vật các tài sản thế chấp.
Kế toán tổng hợp
- Hàng tháng căn cứ vào số liệu của các thành phần hành kế toán tiến hành phân bổ chi phí mua hàng. Lập các báo cáo theo yêu cầu của kế toán trưởng và cấp trên; Căn cứ vào số liệu từ các chứng từ đã được kiểm tra phản ánh lên các sổ kế toán tổng hợp.
Kế toán ngân hàng
- Kiểm tra đối chiếu giữa tài khoản tiền gởi, tiền vay với chứng từ gốc kèm theo, cập nhật hàng ngày khi nhận được sổ phụ từ ngân hàng vào máy vi tính để phục vụ cho công tác kiểm tra công nợ của Công ty; Theo dõi tình hình thanh toán qua ngân hàng, kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ như: giấy báo
KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÓ PHÕNG KẾ TOÁN KIÊM KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN NGÂN HÀNG KẾ TOÁN KHO HÀNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN TSCĐ, XDCB, THUẾ KẾ TOÁN TIỀN MẶT THỦ QUỶ KẾ TOÁN CÁC XÍ NGHIỆP
có, báo nợ…Thực hiện các công việc, lập báo cáo theo yêu cầu của cấp trên; Làm thủ tục để nộp tiền, rút tiền mặt ở ngân hàng.
Kế toán công nợ
- Kiểm tra lưu trữ các hóa đơn, chứng từ có liên quan về xuất nhập hàng hóa, lập hóa đơn bán hàng hóa; Chịu trách nhiệm theo dõi thu hồi công nợ, tạm ứng, thường xuyên đối chiếu công nợ với khách hàng.
- Định kỳ, cuối quý, cuối năm, lập biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng, báo cáo kịp thời cho Ban giám đốc những khoản công nợ tồn động.
Kế toán tài sản cố định, xây dựng cơ bản, thuế
- Kiểm tra và hoàn chỉnh hồ sơ tài sản cố định trong mọi trường hợp tăng giảm, đánh giá lại, tháo dỡ hoặc nâng cấp tài sản cố định;Lập báo cáo có liên quan về tài sản cố định, nguồn vốn theo yêu cầu của các cơ quan cấp trên và của nhà máy;
- Theo dõi, lập báo cáo tình hình sử dụng công cụ, dụng cụ tại các bộ phận, phân bổ chi phí vào các đối tượng sử dụng. Theo dõi, tính toán các khoản thuế phải nộp, quyết toán thuế;
- Tính toán chính xác và lập bảng biểu kê khai thuế phải nộp, tình hình sử dụng hóa đơn, giấy nộp tiền…cho cục thuế Vĩnh Long theo đúng thời gian và mẫu biểu qui định.
Kế toán tiền mặt
- Hàng ngày cập nhật vào máy vi tính sổ sách một cách liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu chi, xuất nhập quỹ (tiền mặt- ngân phiếu);
- Việc thu chi căn cứ vào chứng từ được kiểm tra hợp lệ, hợp lý theo qui định của Bộ tài chính hoặc giấy đề nghị thanh toán được Ban giám đốc duyệt;
- Bảo quản và lưu trữ các chứng từ có liên quan đến việc thu chi tiền mặt, có liên quan. Theo dõi tình hình thanh toán, lập các báo cáo theo yêu cầu của kế toán trưởng và cấp trên.
Kế toán các xí nghiệp
- Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị; Thu thập, xử lý số liệu ban đầu về các phần hành như: vốn bằng tiền các khoản phải thu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định, lưu chuyển hàng hóa…; Mở sổ chi tiết theo dõi: quỹ tiền mặt, vật tư hàng hóa, tài sản cố định, doanh thu, công nợ. Tập hợp số liệu gửi về Công ty tổng hợp lại, lập các báo cáo theo yêu cầu quản lý của cấp trên.
Thủ quỹ
- Chịu trách nhiệm quản lý xuất nhập quỹ (tiền mặt- ngân phiếu) hàng ngày thủ quỹ phải cập nhật số liệu xuất quỹ ngay sau khi nghiệp vụ phát sinh vào sổ quỹ để phục vụ cho công tác quản lý, cuối ngày kiểm kê tồn quỹ thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt;
- Định kỳ, cuối tuần, cuối tháng hoặc có thể đột xuất (lãnh đạo phòng, kế toán, thủ quỹ) tiến hành kiểm kê quỹ.
3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức kế toán áp dụng tại công ty
Chế độ kế toán
Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 đã được sửa đổi bổ sung theo quy định tại Thông tư 224/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
Hình thức kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính dựa trên hình thức chứng từ ghi sổ.
Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Hình 3.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính Chứng từ gốc Kế toán phần mềm Pacific Keyman Sổ tổng hợp tài khoản Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ quỹ Sổ chi tiết Chú thích Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng
-Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc như: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn bán hàng… đã được kiểm tra làm căn cứ ghi sổ để nhập vào máy vi tính cho phần mềm Pacific Keyman xử lý phản ánh lên sổ tổng hợp tài khoản và sổ chi tiết tài khoản song song đó ghi vào sổ quỹ.
-Cuối tháng: từ sổ chi tiết lên bảng tổng hợp sổ chi tiết. Đồng thời thực hiện khâu cuối cùng đối chiếu số liệu giữa sổ tổng hợp tài khoản với bảng tổng hợp sổ chi tiết, xem số liệu có khớp đúng không, nếu không khớp số liệu kế toán phải tìm nguyên nhân dẫn đến số liệu sai lệch để có cách điều chỉnh phù hợp.
-Căn cứ vào sổ tổng hợp tài khoản đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết và bảng cân đối số phát sinh lên báo cáo tài chính.
-Cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Hình 3.4 Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Chứng từ kế toán Sổ quỹ CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
3.4.3 Phƣơng pháp kế toán
- Niên độ kế toán: Kỳ kế toán năm của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam (VNĐ) - Phương pháp kế toán thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên
- Phương pháp xuất kho hàng tồn kho: theo phương pháp bình quân gia quyền.
- Phương pháp tính chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ: theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
- Phương pháp tính giá thành sản phẩm: theo phương pháp loại trừ sản phẩm phụ.
- Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng.
Thông qua báo cáo tài chính của Công ty cổ phần lương thực thực phẩm Vĩnh Long giai đoạn năm 2011-2013 và 6 tháng đầu năm 2014 cho thấy tình hình tổng doanh thu và lợi nhuận sau thuế của Công ty biến động theo chiều hướng giảm mạnh qua các năm. Cụ thể như sau:
Bảng 3.1 Tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần lương thực thực phẩm Vĩnh Long giai đoạn 2011-2013 và 6 tháng đầu năm 2014
ĐVT: Triệu đồng
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
6 tháng đầu năm Chênh lệch 2012/2011 Chênh lệch 2013/2012 Chênh lệch 6 tháng đầu năm 2013/2014 2013 2014 Giá trị Tỷ lệ (%) Giá trị Tỷ lệ (%) Giá trị Tỷ lệ (%) Tổng doanh thu 2.007.672 1.709.138 1.698.005 862.161 674.638 (298.534) (14,87) (11.133) (0,65) (187.523) (21,75) Tổng chi phí 1.973.061 1.701.683 1.716.997 889.617 671.405 (271.378) (13,75) 15.314 0,90 (218.212) (24,53) Lợi nhuận sau
thuế 34.611 7.455 (18.992) (27.456) 3.233 (27.156) (78,46) (26.447) (354,76) 30.689 111,78
(Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính, Công ty lương thực thực phẩm Vĩnh Long)
Nhìn chung, doanh thu năm 2012 giảm khá mạnh gần 300 tỷ so với năm 2011 (14,87%). Đến năm 2013, doanh thu tiếp tục giảm hơn 11 tỷ so với năm 2012 (0,65%). Song song với doanh thu, tình hình chi phí cũng giảm khá mạnh; trong giai đoạn 2011-2012 tổng chi phí giảm hơn 271 tỷ tương ứng 13,75%; thậm chí năm 2013 tổng chi phí tăng hơn 15 tỷ so với năm 2012 (0,9%).
Trong giai đoạn 2011-2012, cả doanh thu và chi phí đều giảm một cách đáng kể tuy nhiên tốc độ giảm của chi phí không theo kịp tốc độ giảm của danh thu nên lợi nhuận sau thuế giảm khoảng 27 tỷ. Giai đoạn 2012-2013, tình hình tổng doanh thu tuy tiếp tục giảm nhưng mức độ chênh lệch không quá cao như giai đoạn 2011-2012, trong khi đó tổng chi phí năm 2013 bất ngờ tăng so với năm 2012, thậm chí trong năm 2013 chi phí vượt cả doanh thu làm Công ty lỗ khá nặng gần 19 tỷ đồng.
Cụ thể tình hình biến động của doanh thu và chi phí chủ yếu do những nguyên nhân sau:
Giai đoạn 2011- 2012
Tổng doanh thu năm 2012 giảm mạnh so với 2011 chủ yếu do sự giảm sút của doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ vì chịu sự ảnh hưởng của thị trường lúa gạo. Năm 2012, giá gạo xuất khẩu của Việt Nam luôn duy trì ở mức thấp giảm 7,1% so với cùng kỳ năm trước trong khi giá mua vào không tương ứng. Sản lượng gạo xuất khẩu của Công ty chỉ đạt 88% so với cùng kỳ. Thêm vào đó, các khoản doanh thu hoạt động tài chính và các khoản thu nhập khác của công ty có xu hướng giảm mạnh. Doanh thu hoạt động tài chính chịu ảnh hưởng của khoản tiền lãi không kỳ hạn, chênh lệch tỷ giá và cổ tức được chia nhưng hầu hết các khoản này trong năm 2012 đều giảm. Khoản thu nhập khác của năm 2011 cao hơn năm 2012 vì trong năm 2011 Công ty nhận được khoản tiền hỗ trợ lãi suất của Chính phủ khá lớn và tiền bồi thường giải phóng mặt bằng theo quy hoạch.
Tổng chi phí của Công ty năm 2012 giảm so với 2011 (13,75%) nhờ vào sự suy giảm của giá vốn hàng bán vì với các công ty xuất khẩu giá vốn luôn chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí. Mặc dù, cả doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán của Công ty đều giảm mạnh tuy nhiên tốc độ giảm của giá vốn không theo kịp tốc độ giảm của doanh thu cộng thêm sự tăng cao của các khoản chi phí khác đã làm lợi nhuận sau thuế của Công ty trong năm 2012 chỉ đạt hơn 7,4 tỷ đồng; tuy giảm 78,46% so với năm trước nhưng so với mặt bằng chung của ngành lương thực Công ty tiếp tục có một năm kinh doanh hiệu quả.
Giai đoạn 2012- 2013
Năm 2013, tổng doanh thu giảm hơn 11 tỷ đồng so với năm 2012 do chịu ảnh hưởng của doanh thu hoạt động tài chính. Trong năm này, hầu như tất cả các khoản thu từ lãi tiền gửi ngân hàng, bán hàng trả góp và lãi từ việc chênh lệch tỷ giá của Công ty đều giảm mạnh so với năm 2012 là nguyên nhân làm doanh thu tài chính giảm khá lớn. Trong khi đó, khoản mục doanh thu bán hàng đã bắt đầu tăng nhẹ và giá vốn hàng bán cũng giảm mạnh so với năm trước tuy nhiên tình hình xuất khẩu vẫn chưa khả quan. Khoản thu nhập khác của Công ty tăng nhờ vào khoản tiền hỗ trợ lãi suất hơn 6 tỷ đồng mà Công ty nhận được từ chính phủ; tuy nhiên các khoản tăng này vẫn không đủ để bù đắp doanh thu hoạt động tài chính giảm sút.
Nói về tình hình chi phí của năm 2013, mặc dù giá vốn hàng bán và chi phí khác đã giảm nhưng không đủ sức kéo tổng chi phí xuống thấp. Các khoản chi phí còn lại như chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng đều tăng so với cùng kỳ năm 2012. Đặc biệt là chi phí tài chính năm 2013 tăng cao; do chịu sự ảnh hưởng của các khoản lỗ từ chênh lệch tỷ giá và chi phí lãi vay cao. Đây là lý do chính làm tổng chi phí tăng 0,9 % vượt mức tổng doanh thu đạt được dẫn đến kết quả hoạt động kinh doanh lỗ gần 19 tỷ đồng trong năm 2013.
Năm 2013 là năm Công ty phải đối mặt với nhiều khó khăn trong hoạt động xuất khẩu gạo; giá gạo xuất khẩu vẫn duy trì ở mức thấp do áp lực cạnh tranh của Thái Lan về cả chất lượng lẫn giá cả. Do đặc điểm đầu ra của công ty gặp rất nhiều khó khăn cộng thêm việc tạm trữ lúa gạo với số lượng lớn làm Công ty phát sinh nhiều khoản chi phí lớn như: chi phí kho bãi, chi phí bảo quản và đặc biệt là gánh nặng của lãi vay. Cũng trong năm này, nhận thấy hoạt động xuất khẩu gạo không hiệu quả Công ty đã đầu tư vào nhà máy chế biến thức ăn thủy sản làm tăng chi phí hoạt động so với năm trước rất nhiều, do nhà máy mới hoạt động nên sản lượng sản xuất và tiêu thụ vẫn còn thấp chưa mang đến nhiều lợi nhuận cho Công ty.
6 tháng đầu năm giai đoạn 2013- 2014
Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty 6 tháng đầu năm 2014 khả quan hơn năm 2013 khi lợi nhuận sau thuế đạt hơn 3,2 tỷ đồng tăng 111,78% so với năm trước. Nếu như trong 6 tháng đầu năm 2013, tổng chi phí vượt cả