- Cán bộ quản lý
4. Tỷ lệ nội địa
3.2.2. Nhóm các giải pháp về quản trị chất lượng sản phẩm
Theo như phân tích ở mục 2.2.3.6 ở chương 2, việc quản trị chất lượng sản phẩm của công ty vẫn còn yếu Việc ổn định, nâng cao chất lượng sản phẩm là yếu tố quan trọng hàng đầu để nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty. Để làm tốt công việc này cần làm tốt công tác quản lý chất lượng. Việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng là quá trình lâu dài, tác động vào tất cả các mặt, bộ phận, con người của công ty. Cụ thể công ty nên thực hiện một số nội dung sau:
a) Thay đổi nhận thức về công tác quản lý chất lượng trong công ty
* Việc nhận thức đúng nội dung, ý nghĩa của chương trình quản lý chất lượng của lãnh đạo công ty là điều kiện tiên quyết để xây dựng công tác quản lý chất lượng. Giám đốc công ty là người quyết định chính sách, công bố chính sách và chiến lược chất lượng.
* Thay đổi một cách cơ bản nhận thức về vấn đề chất lượng, quản lý chất lượng trong nội bộ công ty thông qua quá trình tự đào tạo, đào tạo.
Trưởng phòng KCS cùng phòng nhân sự chịu trách nhiệm trực tiếp về mục tiêu đào tạo, nội dung đào tạo, kiểm tra, đánh giá…Trong quá trình đào tạo cần nhấn mạnh vào việc hiểu và thực hiện tốt một số nội dung sau:
- Cần hiểu đúng và rộng hơn về khái niệm “Chất lượng” trong nền kinh tế thị trường. Gắn việc hiểu về chất lượng với việc đáp ứng các nhu cầu của khách hàng. Cần cụ thể hóa yêu cầu của khách hàng với hoạt động của từng phòng ban, bộ phận cụ thể để quá trình đào tạo có tính thực tiễn, dễ hiểu hơn cho mỗi bộ phận.
- Khách hàng của công ty nên hiểu một cách rộng hơn là cả khách hàng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Quản lý chất lượng phải là việc quản lý theo quy trình, trong đó đầu ra của mỗi quá trình trong công ty lại là đầu vào của quá trình kế tiếp.
- Quản lý chất lượng theo quy trình là việc quản lý này không chỉ thuộc trách nhiệm của phòng KCS mà thuộc trách nhiệm của tất cả các thành viên, bộ phận trong công ty.
- Quản lý chất lượng cần có cách nhìn toàn diện, có cách tiếp cận vào hệ thống, vào quá trình, chú ý đến tính đồng bộ trong quản lý chất lượng như đảm bảo đồng bộ giữa chất lượng sản phẩm và chất lượng nguyên phụ liệu đầu vào; đồng bộ giữa các biện pháp kinh tế-kỹ thuật - công nghệ; tổ chức; pháp lý, giáo dục tư tưởng; đồng bộ trong quản lý chất lượng từ các giai đoạn khác nhau trong chu kỳ sống của sản phẩm.
- Nhấn mạnh yếu tố con người trong quản lý chất lượng, việc lập biên bản, phạt lỗi sai hỏng chỉ là một mặt của vấn đề để khắc phục sai phạm mà vấn đề cơ bản hơn là việc hỗ trợ, đào tạo, giáo dục, động viên sự tham gia cả mọi thành viên trong công ty.
- Cán bộ lãnh đạo, trưởng các bộ phận chịu trách nhiệm về việc đào tạo các nhân viên trong bộ phận của mình. Nội dung huấn luyện không chỉ dừng ở các hội nghị phổ biến phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ mà cần phải chú trọng đến các kỹ năng về kỹ thuật sản xuất, phương pháp làm việc... cũng như cần hướng dẫn mọi người biết cách sử dụng các công cụ, phương pháp phù hợp trong quản lý chất lượng.
- Quản lý chất lượng đòi hỏi phải liên tục cải tiến chất lượng theo vòng tròn “Deming” để tiến tới mục tiêu đáp ứng vượt sự mong đợi của khách hàng.
b) Cơ cấu tổ chức, hình thức quản lý và công tác thông tin trong công ty với công tác quản lý chất lượng
Công ty nên thay đổi theo các hướng sau:
- Giảm cơ cấu thứ bậc, thực hiện phân quyền nhiều hơn. Quyền lực được phân cấp cho các trưởng phòng, nhất là trưởng phòng KCS, quản đốc, tổ trưởng…thay cho việc duy trì quyền lực tập trung, tối cao chỉ thuộc lãnh đạo.
- Xây dựng quan hệ thân mật, gắn bó phát huy tính làm chủ, sáng tạo của mỗi thành viên.
- Việc ra các quyết định về quản lý chất lượng cần dựa vào các sự kiện, có sự tham gia của quản đốc, tổ trưởng, kỹ thuật phân xưởng… thay cho việc ra các quyết định chỉ dựa vào kinh nghiệm và của các nhà quản lý.
- Thông tin theo chiều rộng, hai chiều, thay cho chỉ từ trên xuống. Công khai hóa tới mức cao nhất các thông tin cho các thành viên trong doanh nghiệp, tiến tới xóa bỏ sự tồn tại của các nguồn thông tin không chính thức trong công ty.
c) Thành lập nhóm chuyên trách quản lý chất lượng
Cần thành lập nhóm chuyên trách về chất lượng bao gồm có sự tham gia của đại diện lãnh đạo, trưởng bộ phận KCS, kỹ thuật, nhân sự và các quản đốc phân xưởng để đảm bảo điều phối, sử dụng đồng bộ các nguồn lực của công ty cho công tác quản lý chất lượng.
d) Quản lý chất lượng trong khâu chuẩn bị sản xuất
Trong công ty, khâu chuẩn bị sản xuất là công việc của bộ phận kế hoạch- xuất nhập khẩu và bộ phận kỹ thuật. Việc chuẩn bị này nên lưu ý một số nội dung cơ bản sau:
- Bộ phận kỹ thuật:
+ Cần nắm bắt toàn bộ những yêu cầu của khách hàng được thể hiện qua các tài liệu kỹ thuật, qua các mẫu gốc, qua quá trình may mẫu cho khách hàng, qua tổng hợp những ý kiến nhận xét của khách hàng khi duyệt mẫu và qua quá trình sản xuất của công ty để liên tục cập nhật và tổng hợp lại trong tiêu chuẩn kỹ thuật của mỗi đơn hàng.
+ Thông tin về những yêu cầu của khách hàng đối với mỗi đơn hàng cần được lưu, thông báo, truyền tải bằng văn bản tới các bộ phận có liên quan. + Bộ phận kỹ thuật cần chia hoạt động nghiệp vụ của mình thành các khâu, có từng người phụ trách để tiện cho việc kiểm tra chất lượng ở từng
khâu. Các khâu ở phòng kỹ thuật nên phân chia rõ là khâu may mẫu; làm mẫu cứng; nhảy cỡ, giác sơ đồ; viết tiêu chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn đóng gói… Cần thể hiện dấu hiệu nhận biết đối với từng khâu đã được kiểm tra để tránh việc trùng lắp, xáo trộn trong việc kiểm tra quy trình của bộ phận kỹ thuật. - Bộ phận kế hoạch-xuất nhập khẩu: Cần phối hợp với bộ phận KCS để thực hiện tốt khâu kiểm tra nguyên phụ liệu đầu vào với một số nội dung sau: + Đối với nguyên phụ liệu được cung cấp bởi khách hàng, bộ phận kho cùng nhân viên KCS phải hoàn thành việc kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu trên cơ sở các mẫu đối chứng, được cung cấp và duyệt bởi khách hàng trong thời hạn nhất định. Nếu có sự sai khác về chất lượng, số lượng của nguyên phụ liệu đầu vào phải nhanh chóng lập biên bản, thông báo cho khách hàng để có hướng xử lý.
+ Đối với nguyên phụ liệu đầu vào công ty tự cung ứng, cần lập hồ sơ đánh giá về công tác quản lý chất lượng, về chất lượng sản phẩm của từng nhà cung cấp. Thực hiện ghi hồ sơ với từng lô hàng để tiện việc đánh giá nhà cung cấp. Ưu tiên mua hàng của các nhà cung cấp có hệ thống đảm bảo chất lượng tốt. + Thực hiện tốt công tác bảo quản nguyên phụ liệu trong kho nhằm giảm tới mức thấp nhất chất lượng của chúng trong quá trình tồn trữ.
e) Quản lý chất lượng trong quá trình sản xuất
Quá trình sản xuất của công ty là quá trình cắt, may, bắn thẻ bài và đóng gói thành phẩm và đai nẹp thùng. Đối với khâu này có một số vần đề cần lưu ý và cải tiến như sau:
- Đối với khâu cắt cần thực hiện việc viết quy trình cắt cho từng chất liệu vải, cho từng đơn hàng và thực hiện giám sát việc tuân thủ thực hiện quy trình này.
- Bố trí cán bộ KCS tại bộ phận cắt để kiểm tra bán thành phẩm cắt trước khi giao cho các tổ may. Đánh dấu ký hiệu để nhận biết đối với những bán thành phẩm đã được kiểm tra.
- Trong các chuyền may, nên phân chia mỗi chuyền may thành các cụm sản xuất, có các cụm trưởng để dễ dàng hơn trong việc quản lý chất lượng. - Bố trí hai cán bộ thu hóa trên mỗi tổ sản xuất. Chú trọng giám sát quy trình may của tổ sản xuất.
- Quản đốc phân xưởng, tổ trưởng tổ sản xuất chịu trách nhiệm về việc thực hiện quy trình quản lý chất lượng sản phẩm trong tổ, phân xưởng của mình. - Việc gắn các thẻ bài cỡ, giá trên sản phẩm phải được kiểm tra 100%, thay cho chỉ kiểm tra dưới hình thức xác suất như hiện nay.
g) Đổi mới công tác kiểm tra và hoạt động của phòng KCS
Cần xây dựng phòng KCS công ty thành bộ phận có đủ trình độ, năng lực, quyền hạn để trở thành bộ phận đi đầu trong công tác quản lý chất lượng của công ty. Cụ thể như sau:
- Trưởng bộ phận KCS chịu trách nhiệm trực tiếp về đào tạo nghiệp vụ kỹ thuật, về cách sử dụng các công cụ thống kê dùng trong công tác quản lý chất lượng của công ty, về khả năng đọc hiểu các yêu cầu của khách hàng được thể hiện trong các văn bản tiếng Anh cũng như khả năng làm việc với khách hàng, với cán bộ tổ sản xuất và các cán bộ phòng ban khác.
- Đổi mới công tác kiểm tra của nhân viên KCS từ việc chỉ kiểm tra sản phẩm sang kiểm tra nguyên phụ liệu đầu vào, kiểm tra máy móc, thiết bị; con người và nhất là nâng cao khả năng kiểm tra việc thực hiện quy trình của các bộ phận như tổ sản xuất; của bộ phận kỹ thuật, kế hoạch, kho tàng…
- Bố trí đủ mỗi tổ một cán bộ KCS công ty. Cán bộ KCS này phải thực hiện giám sát quá trình sản xuất ngay từ những ngày đầu tiên bắt đầu sản xuất đơn hàng, lập biên bản kiểm tra chất lượng sản phẩm đầu kỳ, giữa kỳ sản xuất, chỉ ra các nguyên nhân và biện pháp khắc phục, phòng ngừa.
- Bộ phận KCS tiến hàng kiểm tra xác suất các lô hàng một cách độc lập với khách hàng, lập biên bản, vào sổ để theo dõi, tổng hợp những vấn đề được phát hiện ra cùng với nguyên nhân, biện pháp khắc phục.
h) Đảm bảo tốt tiến độ giao hàng của khách hàng
Việc giao hàng đúng tiến độ là một yêu cầu hết sức cơ bản, quan trọng của khách hàng. Để đảm bảo giao hàng đúng tiến độ công ty cần triển khai một số hoạt động sau:
- Cán bộ theo dõi đơn hàng cần nắm vững kế hoạch sản xuất, kế hoạch giao hàng của các đơn hàng để đặt nguyên phụ liệu đúng và kịp thời cho quá trình sản xuất.
- Thực hiện tốt các kế hoạch điều độ hàng ngày. Theo dõi tình hình thực hiện định mức năng suất để có biện pháp xử lý kịp thời.
- Kịp thời thông báo với khách hàng những vấn đề phát sinh liên quan tới tiến độ giao hàng để cùng bàn bạc, thống nhất, tránh bị động khi không đáp ứng được tiến độ giao hàng.
i) Máy móc thiết bị trong quản lý chất lượng
- Công ty cần thay thế những máy móc đã cũ, không đồng bộ, không tương thích trong quá trình sản xuất để đảm bảo sự đồng bộ về chất lượng giữa các khâu của quá trình sản xuất. Cụ thể, công ty cần thay thế một loạt những máy chuyên dùng cũ như máy đính bọ, đính cúc, máy dập cúc, máy thùa khuyết đầu tròn… bằng những máy điện tử mới.
- Cần có biện pháp nâng cao tinh thần trách nhiệm, trình độ nghiệp vụ của công nhân sửa chữa máy trong công ty. Thực hiện tốt việc bảo dưỡng, bảo trì máy theo định kỳ, lập hồ sơ theo dõi việc duy tu, bảo dưỡng máy.
- Phân bổ hợp lý việc bố trí, sử dụng máy trong nội bộ công ty. Thực hiện tốt việc hợp tác với các doanh nghiệp bạn trong việc sử dụng máy chuyên dùng của nhau.
k) Xử lý tốt ý kiến phản hồi của khách hàng
- Mọi cá nhân, bộ phận trong công ty cần có trách nhiệm nhanh chóng tiếp nhận, xử lý, phản hồi ý kiến của khách hàng một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác.
- Cần lập sổ theo dõi để thống kê, tổng hợp, xác định nguyên nhân, chuyển yêu cầu cần phải xử lý của khách hàng cho các bộ phận hữu quan, theo dõi kết quả xử lý yêu cầu của khách hàng. Cuối năm cần tổ chức thăm dò ý kiến khách hàng.
l) Chế độ lương thưởng với quản lý chất lượng
Gắn chế độ lương thưởng của các bộ phận trong công ty với việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng, với công tác quản lý chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Việc đánh giá này được thực hiện qua các chỉ tiêu về chất lượng sản phẩm như tỉ lệ hàng kiểm không đạt qua KCS công ty, về việc hàng bị tái chế về vấn đề chất lượng của lô hàng… Đối với các bộ phận phục vụ trong công ty cần có các tiêu thức đánh giá, phân loại về chất lượng phục vụ trong nội bộ công ty cũng như trong những hành vi ứng xử đối với khách hàng.
n) Văn hóa doanh nghiệp và công tác quản lý chất lượng
Khi xây dựng văn hóa công ty cần chú trọng xây dựng thái độ làm việc, hành vi ứng xử vì khách hàng, hướng tới khách hàng của cán bộ công nhân viên trong công ty, nhất là đối các cán bộ thường xuyên phải tiếp xúc với khách hàng như nhân viên theo dõi các đơn hàng, cán bộ kỹ thuật, tổ trưởng, quản đốc, nhân viên KCS.
Để việc quản trị chất lượng sản phẩm được tốt thì các tổ chức, phòng ban và các cán bộ nhân viên phải cùng phối hợp và có ý thức trách nhiệm trong công việc của mình. Quản trị chất lượng sản phẩm tốt sẽ giúp ích rất nhiều đối với việc ổn định, nâng cao chất lượng sản phẩm cho công ty và cũng đồng thời góp phần nâng cao năng lực canh tranh đối với các doanh nghiệp khác cùng ngành.