- Sơ đồ bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy tổ chức kế toán Công ty Dash Logistics
- Nhiệm vụ của từng vị trí kế toán
• Quản lý tài chính: Chịu trách nhiệm trong việc trợ giúp lập kế hoạch kinh doanh và quyết định các công việc quản trị. Trách nhiệm công việc bao gồm: đối chiếu, chuẩn bị và giải thích các báo cáo tài chính, ngân sách; tiến hành phân tích chiến lược và hỗ trợ lập kế hoạch chiến lược, các kế hoạch kinh doanh dài hạn; quản lý ngân sách; kiểm soát thu nhập, dòng tiền và chi tiêu; đồng thời, chịu trách nhiệm trong việc giám sát, đánh giá nhân viên.
• Quản lý kế toán: Chịu trách nhiệm cho các công việc liên quan báo cáo tài chính, đảm bảo việc cung cấp thông tin tài chính hàng tháng chính xác và kịp thời; xét duyệt các hoạt động thanh toán. Hỗ trợ hoạt động ngân sách và dự báo; cố vấn cho các nhân viên liên quan đến việc xử lý các giao dịch không thường xuyên.
• Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm báo cáo tài chính kịp thời hàng tháng; xem xét và phê duyệt chứng từ thanh toán và sổ nhật ký; thực hiện dự báo dòng tiền, lập ngân sách và làm việc chặt chẽ với các hoạt động phân tích chi phí, lợi nhuận; xây dựng và duy trì hệ thống kế toán hiệu quả, chính sách đã thiết
Quản lý tài chính Quản lý kế toán
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Nhân viên kế toán
48
lập; hỗ trợ giám đốc tài chính trong việc đảm bảo phân bổ chi phí phù hợp đồng thời thiết lập và duy trì hệ thống phân bổ chi phí hợp lý.
• Kế toán tổng hợp: Hỗ trợ việc tổng hợp, lập, phân tích và thuyết minh các báo cáo tài chính; thực hiện kê khai thuế theo quy định nhà nước.
• Nhân viên kế toán: Thực hiện công việc kế toán hàng ngày: cập nhật thông tin kế toán vào phần mềm kế toán Bravo 7.0 doanh nghiệp đang áp dụng, xuất hóa đơn, xác nhận thông tin bảng kê cước vận chuyển với khách hàng, lập chứng từ thanh toán, theo dõi công nợ, báo có, báo nợ ngân hàng cập nhật phần mềm,…
2.1.4.2 Tổ chức công tác kế toán • Chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng • Chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng
Chế độ kế toán được áp dụng tại công ty TNHH Dash Logistics là chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính.
• Trình tự ghi sổ
Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ Công ty Dash Logistics
Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
49
• Hình thức kế toán áp dụng
Hình thức kế toán công ty áp dụng là hình thức kế toán máy, theo hình thức kế toán Nhật Ký Chung trên phần mềm kế toán Bravo 7.0.
• Các loại sổ
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được nhập liệu vào phần mềm, phần mềm tự động cập nhật vào sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và các sổ chi tiết liên quan. Bên cạnh đó, phần mềm còn hỗ trợ trong việc cung cấp các báo cáo quản trị.
2.1.4.3 Vận dụng chính sách kế toán • Chính sách kế toán áp dụng • Chính sách kế toán áp dụng
Niên độ kế toán tại công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam.
Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ Khấu hao tài sản: theo phương pháp khấu hao theo đường thẳng
• Hệ thống chứng từ
Theo chế độ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành thì mọi nghiệp vụ kế toán phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh, kế toán phải lập chứng từ theo đúng quy định và ghi chép đầy đủ, kịp thời nghiệp vụ kế toán phát sinh. Công ty TNHH Dash Logistics áp dụng tất cả các biểu mẫu chứng từ kế toán do Bộ Tài Chính và Nhà nước ban hành, bao gồm:
Các chứng từ về bán hàng: Hóa đơn GTGT, hóa đơn cước vận chuyển, hóa đơn bán hàng thông thường, bảng kê hàng hóa vận chuyển...
Các chứng từ về tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đềnghị thanh toán, …
Chứng từ về tiền gửi ngân hàng: ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, báo có,..
Chứng từ về chi phí hoa hồng: giấy đề nghị thanh toán, bảng kê hàng hóa mua vào,..
Từ bên ngoài hoặc từng bộ phận trong công ty lập chứng từ theo quy định Nhà nước.Công tác kiểm tra, hoàn thiện chứng từ được thực hiện ở từng khâu, sau khi được sử dụng cho việc chỉ đạo các nghiệp vụ ở từng bộ phận, chứng từ được chuyển về phòng kế toán để ghi sổ.
50
Cuối cùng, chứng từ kế toán được lưu trữ (sắp xếp, phân loại, bảo quản, cất giữ) tại phòng kế toán.
• Hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản công ty sử dụng hiện tại theo quyết định số 15/2006 GĐ – BTC.
Để vận dụng có hiệu quả và linh động, công ty đã xây dựng cho mình một hệ thống tài khoản kế toán riêng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh cụ thể công ty đã lược bỏ và bổ sung thêm một số tài khoản.
Ví dụ: Đặc điểm, quy mô kinh doanh dịch vụ vận tải tại công ty, hệ thống tài khoản không có tài khoản về hàng tồn kho ( 156, 155, 157,..). hơn nữa để đáp ứng yêu cầu quản lý thiết lập thêm tài khoản chi tiết giá vốn, chi phí có chứng từ và không có chứng từ theo dõi ở hai tài khoản riêng biệt,…
• Hệ thống báo cáo kế toán
Bảng cân đối kế toán Mẫu B01 – DN
Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Mẫu B02 – DN
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu B03 – DN
Bên cạnh đó, kết hợp công cụ Excel hỗ trợ hệ thống báo cáo công ty gồm các báo cáo quản trị: Phân tích lợi nhuận chi phí theo từng khách hàng, từng đơn đặt hàng và theo từng tuyến vận chuyển…
Công ty còn sử dụng công cụ KPI1
và báo cáo thuyết minh chênh lệch giữa số liệu thực tế trên phần mềm kế toán và số liệu được ghi nhận trên KPI.
KPI là bảng ghi chép số liệu các thông tin liên quan đến đơn đặt hàng sẽ thực hiện, bao gồm các thông tin: tên nhân viên bán hàng, số đơn đặt hàng, ngày đặt hàng, tên công ty gửi hàng,các thông tin liên quan đến hàng hóa, thông tin nhận hàng, thông tin gửi hàng,…
• Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán
1
51
Vận dụng sự tiến bộ khoa học công nghệ thông tin ngày nay, công ty thiết lập một hệ thống mạng nội bộ, mail chung công ty thuận tiện cho việc cung cấp và trao đổi thông tin nhanh chóng và kiểm soát toàn hệ thống.
Bên cạnh đó, hiện tại công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Bravo 7.0 nhằm mục đích đơn giản hóa công việc xử lý kế toán hằng ngày.
2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Dash Logistics doanh tại Công ty TNHH Dash Logistics
2.2.1 Kế toán doanh thu và thu nhập
2.2.1.1 Kế toán doanh thu và cung cấp dịch vụ của Dash Logistics • Nội dung doanh thu tại Dash • Nội dung doanh thu tại Dash
Doanh thu tại Dash gồm doanh thu hoàn thành từ hoạt động cung cấp dịch vụ vận chuyển nội địa cũng như các dịch vụ lưu kho, bốc dỡ hàng hóa, quấn màng co, đóng pallet,…
• Chứng từ sổ sách sử dụng Hợp đồng khách hàng
Hóa đơn GTGT gồm ba liên: +Liên 1: Lưu ở sổ hóa đơn +Liên 2: Gởi cho khách hàng +Liên 3: Lưu ở báo có
Phiếu thu Báo có
Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 511 Sổ chi tiết TK 5113 • Tài khoản sử dụng
Tài khoản 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ
Với mạng lưới giao hàng trải dài đất nước và ba kho chính tại ba miền, vì vậy để thuận tiện trong hạch toán doanh thu, Công ty đã tổ chức hệ thống tài khoản con như sau
52
TK 51132 Doanh thu cung cấp dịch vụ Hà Nội TK 51133 Doanh thu cung cấp dịch vụ Đà Nẵng • Phương pháp hạch toán
Khi dịch vụ vận chuyển hàng hóa đã hòan thành, khách hàng chấp nhận thanh toán, căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán công nợ Dash phản ánh doanh thu
Nợ TK 111, 112, 131 Tổng giá trị thanh toán Có TK 3331 Thuế GTGT đầu ra
Có TK 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ
Cuối kỳ, sau khi đã xác định được doanh thu thuần, kế toán tiến hành kết chuyển sang tài khoản 911 “ Xác định kết quả kinh doanh”
Nợ TK 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ
Có TK 911 Xác định kết quả kinh doanh • Ví dụ minh họa thực tế tại Dash Logistics
Trích lược một số nghiệp vụ phát sinh trong năm 2014 của Công ty như sau: (1)Căn cứ hóa đơn GTGT số 0000633 ngày 29/11/2014 về việc thu tiền vận
chuyển Công ty TNHH MOL Việt Nam với số tiền là 99.440.000 đồng. Kế toán ghi nhận như sau:
Nợ TK 1311 99.440.000
Có TK 51131 90.400.000
Có TK 33311 9.040.000 ( phụ lục 1)
(2)Căn cứ hóa đơn GTGT số 0000582 ngày 30/10/2014 về việc thu tiền vận chuyển Công ty DKSH Việt Nam số tiền là 5.374.600 đồng. Kế toán ghi nhận như sau:
Nợ TK 1311 5.374.600
Có TK 51132 4.886.000
Có TK 33311 488.600 ( phụ lục 2)
(3)Căn cứ phiếu thu số 006 ngày 12/08/2014 về việc thu tiền vận chuyển Công ty Phương Nam số tiền 1.870.000 đồng. Kế toán ghi nhận
53 Nợ TK 1111 1.870.000 Có TK 51131 1.700.000 Có TK 33311 170.000 SỔ NHẬT KÝ CHUNG (Trích lược) Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền Số Ngày Nợ Có
Cước vận chuyển nội địa T11/2014
29/11/
2014 0000633 29/11
Doanh thu cung
cấp dịch vụ- HCM 51131 90.400.00 Phải thu khách hàng 1311 90.400.000 Thuế GTGT đầu ra 33311 9.040.000 Phải thu khách hàng 1311 9.040.000
Cước vận chuyển nội địa T10/2014
30/10/
2014 0000582 30/10
Doanh thu cung cấp dịch vụ- Hà Nội 51132 4.886.000 Phải thu khách hàng 1311 4.886.000 Thuế GTGT đầu ra 33311 488.600 Phải thu khách hàng 1311 488.600
Cước vận chuyển nội địa T8/2014
54
Cuối kỳ kế toán tiến hành kết chuyển doanh thu cung cấp dịch vụ vận chuyển sang TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”
Nợ TK 5113 43,265,864,981
Có TK 911 43,265,864,981 ( phụ lục 3) 2.2.1.2 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính
• Nội dung doanh thu tài chính tại Dash
Doanh thu hoạt động tài chính của Dash là các khoản thu về tiền lãi tiền gởi ngân hàng không kỳ hạn • Chứng từ sổ sách sử dụng Giấy báo có Sổ phụ ngân hàng Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 515 • Tài khoản sử dụng
TK 515 “ Doanh thu từ hoạt động tài chính” • Phương pháp hạch toán
Các khoản thu lãi từ tiền gởi ngân hàng, kế toán Dash ghi nhận, Nợ TK 111, 112, 138
Có TK 515
Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính sang TK 911 Nợ TK 515 Doanh thu hoạt động tài chính
Có TK 911 Xác định kết quả kinh doanh • Ví dụ minh họa thực tế tại Dash Logistics
Trích lược một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh của Công ty như sau 12/08/
2014
PT0814-
006 12/08
Doanh thu cung
cấp dịch vụ- HCM 51131 1.700.000 Phải thu khách
hàng 1111 1.870.000
55
(1)Ngày 26/11/2014, Công ty nhận được phiếu báo cáo BC1114-050 về khoản lãi tiền gởi ngân hàng tháng 11/2014 của ngân hàng Vietcombank với số tiền là 68.889 đồng. Kế toán ghi nhận như sau:
Nợ TK 1121 68.889
Có TK 515 68.889 ( phụ lục 6)
(2)Ngày 31/12/2014, Công ty nhận được phiếu báo có BC1214-093 về khoản lãi tiền gởi ngân hàng tháng 12/2014 của ngân hàng Vietcombank với số tiền là 351.314 đồng. Kế toán ghi nhận như sau:
Nợ TK 1121 351.314 Có TK 515 351.314 SỔ NHẬT KÝ CHUNG (Trích lược) Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền Số Ngày Nợ Có Lãi tiền gởi T12/2014 26/11/ 2014 BC1114-
050 26/11 Thu lãi tiền gởi 515 68.889 Tiền VCB 1121 68.889 Lãi tiền gởi T11/2014 31/12/ 2014 BC1214-
093 26/11 Thu lãi tiền gởi 515 351.314 Tiền VCB 1121 351.314
Cuối kỳ kế toán tiến hành kết chuyển doanh thu tài chính sang TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”
56
Nợ TK 515 552.621.267
Có TK 911 552.621.267 (phụ lục 3) 2.2.1.3 Kế toán thu nhập khác tại công ty Dash Logistics
• Khái niệm
Thu nhập khác tại Dash gồm thu thanh lý TSCĐ, phí sử dụng tiện ích văn phòng và các khoản thu không thường xuyên như thu lại tiền giảm giá bảo hiểm sức khỏe cho nhân viên.
• Chứng từ sổ sách sử dụng Phiếu thu
Giấy báo có Sổ nhật ký chung Sổ cái tài khoản 711 • Nội dung thu nhập khác
TK 711 Thu nhập khác • Phương pháp hạch toán
Căn cứ vào phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, kế toán hạch toán các nghiệp vụ thu nhập khác phát sinh trong kỳ như sau
Nợ TK 111,112,131 Có TK 3331 Có TK 711
Cuối kỳ kết chuyển thu nhập khác sang tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”
Nợ TK 711 Thu nhập khác
Có TK 911 Xác định kết quả kinh doanh • Ví dụ minh họa thực tế tại Dash Logistics
Trích lược một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh của Công ty như sau
(1)Ngày 26/6/2014, căn cứ vào phiếu thu PT0614-008 về khoản thanh lý máy lạnh, vách nhôm kho, thu được số tiền là 14.000.000 đồng. Kế toán ghi nhận như sau:
Nợ TK 111 14.000.000. Có TK 33311 1.272.727
57
Có TK 711 12.727.273
(2)Căn cứ hóa đơn GTGT số 0000768 ngày 29/12/2014 về việc thu tiền phí sử dụng tiện ích văn phòng tháng 12/2014 Công ty TNHH Logistics Đường Sắt Việt Nam với số tiền là 2,054,553.00đồng. Kế toán ghi nhận như sau:
Nợ TK 1311 1.867.775 Có TK 711 186.778 Có TK 33311 2.054.553 SỔ NHẬT KÝ CHUNG (Trích lược) Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền Số Ngày Nợ Có Thanh lý máy lạnh, vách nhôm kho 26/6/2014 PT0614- 008 26/06 Thu tiền mặt 1111 14.000.000 Thu do thanh lý máy lạnh, vách nhôm kho 5113 12.727.273 Thuế GTGT đầu ra 3331 1.272.727
Cuối kỳ kế toán tổng hợp thu nhập khác, tiến hành kết chuyển sang TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”
Nợ TK 711 108.402.795
Có TK 911 108.402.795 ( phụ lục 3) 2.2.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Thực tế, sau khi Công ty TNHH Dash Logistics thực hiện cung cấp dịch vụ vận chuyển, khách hàng căn cứ vào hợp đồng và giấy tờ vận chuyển mới thực hiện thủ tục trả tiền, vì vậy ở Dash không phát sinh các khoản làm giảm trừ doanh thu.
58
2.2.3 Kế toán chi phí kinh doanh của Công ty Dash Logistics 2.2.3.1 Kế toán giá vốn hàng bán 2.2.3.1 Kế toán giá vốn hàng bán
• Nội dung giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán tại công ty Dash Logistics là giá thành thực tế dịch vụ hoàn thành đã được xác định là tiêu thụ( đã hoàn thành dịch vụ và khách hàng chấp nhận thanh toán)
• Chứng từ sổ sách sử dụng Hóa đơn GTGT đầu vào Ủy nhiệm chi
Vé cầu đường Phiếu đổ nhiên liệu Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 632
• Nội dung giá vốn hàng bán
Tập hợp, phản ánh giá vốn dịch vụ thực hiện trong kỳ, kế toán sử dụng TK 632 “Giá vốn hàng bán”. Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh, Công ty mở tài khoản chi tiết theo nội dung chi phí được tập hợp như sau:
TK 6321 Chi phí xăng
TK6322 Phí không chứng từ TK 6323 Phí cầu đường
TK 6324 Phụ cấp tài xế theo chuyến TK 6325 Phí khác
TK 6326 Phí thuê xe ngoài TK 6327 Khấu hao, phân bổ TK 6328 Lương căn bản tài xế TK 6329 Phí dịch vụ thuê ngoài • Phương pháp hạch toán
Khi phát sinh dịch vụ vận chuyển, kế toán ghi nhận tất cả chi phí vào tài khoản giá vốn tương ứng. Cuối kỳ kết chuyển giá vốn sang tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”
59
Có TK 632 Giá vốn hàng bán • Ví dụ minh họa thực tế tại Dash Logistics
Trích lược một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh của Công ty như sau:
(1)Căn cứ báo nợ BN1014-023 ngày 08/10/2014 về chi phí mua dụng cụ chặn bánh xe. Kế toán ghi
Nợ TK 6325 400.000 Nợ TK 1331 40.000
Có TK 1121 440.000 ( phụ lục 4)
(2)Căn cứ báo nợ BN1114- 050 ngày 20/11/2014 về chi phí đường bộ chuyến 0297 và 0298. Kế toán ghi
Nợ TK 6323 7.518.818 Nợ TK 1331 751.819
Có TK 1121 8.270.000 ( phụ lục 5)
(trong đó chi phí cầu đường chuyến 0297 là 3.920.000, chuyến 0298 là 4.350.000)
(3)Căn cứ hóa đơn HĐ0038014 ngày 11/11/2014 của doanh nghiệp Đình Long