Để theo kịp sự phát triển của xã hội và của ngành thông tin - thƣ viện, tạo điều kiện để có thể hội nhập vào mạng lƣới thông tin của khu vực,
cũng nhƣ để nâng cao chất lƣợng cho công tác xây dựng, tổ chức và khai thác nguồn tin điện tử, Trung tâm Thông tin Thƣ viện cần phải có phƣơng hƣớng, kế hoạch đầu tƣ phát triển cụ thể về cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị cho hoạt động thông tin - thƣ viện nói chung và công tác xây dựng, tổ chức, khai thác nguồn tin điện tử nói riêng.
3.2.1. Tăng cường máy móc trang thiết bị
Trung tâm hiện nay có số lƣợng máy tính phục vụ NDT tra cứu khá hạn chế với 11 máy tính có kết nối Internet. Những máy tính này đƣợc NDT sử dụng để tra cứu tài liệu trong Trung tâm Thông tin Thƣ viện và truy cập thông tin. Với số lƣợng hơn 2.000 NDT, những máy tính này không đủ đáp ứng nhu cầu của NDT vào những lúc cao điểm.
Số lƣợng máy tính cho NDT của Trung tâm sử dụng đã ít về số lƣợng, chất lƣợng các máy này vẫn còn hạn chế. Một số máy thƣờng xuyên bị lỗi, hỏng hóc khiến NDT không thể sử dụng đƣợc. Thời gian đầu đã khắc phục đƣợc tình trạng trên. Tuy nhiên về lâu dài, để NDT có thể chủ động khai thác đƣợc các nguồn tin điện tử thì Trung tâm cần đƣợc đầu tƣ thêm một số máy tính mới cho NDT sử dụng.
Tới nay, Trung tâm đã sử dụng phần mềm Libol 6.0 của công ty Tinh Vân vào các công tác của mình. Phần mềm này đã hỗ trợ rất lớn cho mọi hoạt động của Trung tâm, giúp cán bộ Trung tâm Thông tin Thƣ viện tổ chức nguồn tài liệu hợp lý và NDT khai thác tài liệu nhanh chóng, hiệu quả.
Qua một thời gian dài sử dụng, phần mềm đã bộc lộ những hạn chế về mặt kỹ thuật nhƣ phần mềm thƣờng xuyên bị lỗi, không thể truy cập đƣợc ở nhà ... ảnh hƣởng rất lớn đến quá trình sử dụng của cán bộ Trung tâm Thông tin Thƣ viện và NDT. Trong thời gian tới , khi có điều kiện thuận lợi, Trung tâm cần nâng cấp phần mềm, thƣờng xuyên bảo trì hệ thống để phần mềm chạy thông suốt, tạo điều kiện thuận lợi khi sử dụng.
3.2.2. Tăng cường đường truyền Internet, hệ thống mạng không dây
Bên cạnh hệ thống máy tính, đƣờng truyền Internet đảm bảo sẽ góp phần nâng cao khả năng truy cập, khai thác nguồn tin điện tử của ngƣời dùng tin. Các máy tính cho ngƣời dùng tin sử dụng thƣờng xuyên gặp vấn đề về lỗi mạng, không truy cập đƣợc Internet và phải nhờ đến sự hỗ trợ của cán bộ kĩ thuật.
Trung tâm đã đƣợc đầu tƣ một mạng không dây cho NDT truy cập nhƣng hệ thống mạng không dây này thƣờng xuyên không hoạt động khiến NDT không thể truy cập đƣợc vào các CSDL. Vấn đề này đã gặp phải một thời gian, tuy đƣợc khắc phục nhƣng hệ thống mạng thƣờng xuyên không kết nối đƣợc khiến NDT không còn thói quen sử dụng đƣờng mạng này nữa.
Vì vậy Trung tâm cần đề xuất lên ban lãnh đạo để duy trì đƣờng mạng riêng cho NDT có thể dễ dàng truy cập nào các nguồn tin hữu ích. Bên cạnh đó, hệ thống mạng này cần thƣờng xuyên đƣợc kiểm tra, khắc phục sự cố kịp thời, đảm bảo mạng thông suốt.
3.3. Nâng cao trình độ cán bộ Trung tâm Thông tin Thƣ viện và đào tạo ngƣời dùng tin đào tạo ngƣời dùng tin
3.3.1. Nâng cao trình độ nghiệp vụ thông tin - thư viện cho cán bộ
Xu thế phát triển của Trung tâm TT-TV ĐH YTCC hiện nay là chuyển dần từ Trung tâm Thông tin Thƣ viện truyền thống sang Trung tâm học liệu hiện đại. Trong Trung tâm TT-TV, ngƣời cán bộ với tƣ cách là một chủ thể đóng vai trò quyết định trong việc nâng cao chất lƣợng hoạt động của cơ quan thông tin - thƣ viện nói chung và công tác xây dựng, tổ chức, khai thác nguồn tin điện tử nói riêng. Ngày nay, CNTT đƣợc ứng dụng trong các hoạt động của thƣ viện đã làm thay đổi căn bản các mối quan hệ giữa cán bộ thƣ viện với xử lý tài liệu, lƣu trữ và bảo quản cũng nhƣ cán bộ thƣ viện với NDT thông qua máy tính và công nghệ điện tử. CNTT đã làm thay đổi phƣơng thức làm việc của cán bộ TTTV, đòi hỏi họ phải thƣờng xuyên cập nhật kiến thức mới, nâng cao trình độ
và luôn tự điều chỉnh mình để có thể thích nghi đƣợc với sự phát triển của công nghệ. Cán bộ thƣ viện của Trung tâm hiện đã có kiến thức chuyên môn tốt, họ cũng có kiến thức về tin học văn phòng, kiến thức về CNTT, sử dụng thành thạo máy tính để xử lý thông tin, nắm bắt các kỹ năng khai thác thông tin qua mạng và từ nhiều nguồn thông tin khác nhau để có thể phổ biến lại kiến thức và kỹ năng cho đồng nghiệp và NDT. Bên cạnh đó, họ vẫn mong muốn đƣợc học tập thêm về các kỹ năng nhƣ tổng hợp và phân tích thông tin, tìm hiểu thêm về các phần mềm chuyên dụng để có thể nâng cao công tác xây dựng, tổ chức và khai thác nguồn tin điện tử tại Trung tâm.
- Đối với cán bộ lãnh đạo, họ cũng cần phải nâng cao năng lực quản lý, vì hiện nay để điều hành một Trung tâm Thông tin Thƣ viện hiện đại cũng cần thêm nhiều những kỹ năng, thêm nhiều kiến thức nhất là về CNTT để từ đó có các quyết định tin học hoá và tự động hóa công tác TT-TV. Đồng thời, luôn sử dụng thành thạo ngoại ngữ và máy tính để có thể giao dịch và đối ngoại. Vấn đề đào tạo cán bộ cần phải đƣợc hoạch định trong kế hoạch chiến lƣợc phát triển của Trung tâm Thông tin Thƣ viện. Vì đào tạo cán bộ không chỉ có lợi cho bản thân họ mà để phục vụ nhu cầu thông tin của NDT và sự phát triển của Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC ngày càng tốt hơn.
3.3.2. Đào tạo người dùng tin
NDT là chủ thể của hoạt động thông tin, họ là ngƣời sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin đồng thời họ cũng sáng tạo ra thông tin và xử lý thông tin. Để hoạt động thông tin phát triển, tiếp cận đƣợc những nguồn thông tin hữu ích thì NDT cần đƣợc nâng cao trình độ thƣờng xuyên. Đào tạo NDT sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động thông tin vì họ là ngƣời sử dụng, đánh giá các nguồn thông tin và gửi phản hồi lại cho các Trung tâm Thông tin Thƣ viện. Từ đó, các Trung tâm Thông tin Thƣ viện sẽ điều chỉnh hoạt động của mình để đáp ứng nhu cầu của NDT.
3.4. Chủ động bố trí kinh phí cần thiết hàng năm để phát triển nguồn tin điện tử nguồn tin điện tử
Trong những năm gần đây, kinh phí dành để mua tài liệu điện tử của Trung tâm Thông tin Thƣ viện đã không đƣợc quan tâm đề xuất. Tuy nhiên, do nhiều yếu tố tác động nên Nhà trƣờng và Trung Tâm TT-TV ĐH YTCC chƣa thể có đƣợc kinh phí dành cho công tác mua, bổ sung tài liệu điện tử. Để hoàn thành mục tiêu trở thành Trung tâm học liệu chủ yếu cung cấp tài liệu điện tử thì Trung tâm cần đầu tƣ mạnh và duy trì tài chính dành cho bổ sung tài liệu điện tử. Nguồn kinh phí có thể từ nhiều nguồn khác nhau: ngân sách nhà nƣớc, nguồn thu từ cơ quan TT-TV, huy động từ các tổ chức, các quỹ tài trợ, các dự án trong và ngoài nƣớc…
3.5. Tăng cƣờng tuyên truyền, quảng bá nguồn tin điện tử
Ngoài việc việc giới thiệu tại chỗ và trên website cho bạn đọc về các nguồn tin điện tử hiện có tại Trung tâm Thông tin Thƣ viện. Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC cũng cần phải tăng cƣờng tiến hành hình thức tuyên truyền, quảng bá, tiếp thị các nguồn tin điện tử hiện có, kể cả xu hƣớng mới của những loại CSDL sắp có hoặc đang tiến hành xây dựng.
- In các tờ gấp, tờ quảng cáo với nhiều loại khác nhau, theo từng loại hình sản phẩm thông tin và đối tƣợng phục vụ thông tin khác nhau.
- Các tờ quảng cáo về nguồn tin điện tử cần đƣợc trình bày hấp dẫn, nội dung có tính thuyết phục với NDT.
- Cộng tác với các cơ quan thông tin - thƣ viện cơ sở để tạo thành các điểm trung gian nhằm giúp cho việc quảng cáo, tiếp thị và tiêu thụ thông tin tại các viện nghiên cứu, các cơ sở đào tạo y tế, các trƣờng Đại học,....
- Tăng cƣờng quảng cáo thông qua các bài viết giới thiệu, gửi các bản tin, tạp chí trong ngành thông tin - tƣ liệu của cả nƣớc và giới thiệu trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng nhƣ: đài truyền hình, đài truyền thanh, báo chí.
- Tổ chức đội ngũ cộng tác viên đi đến các cơ quan thông tin - thƣ viện, các viện nghiên cứu, các doanh nghiệp, các trƣờng Đại học,.... để giới thiệu những CSDL Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC đang có và nêu lên những lợi ích mà các CSDL đó có thể mang lại cho ngƣời dùng.
3.6. Mở rộng quan hệ hợp tác với các cơ quan TT-TV của các cơ sở đào tạo y tế trong và ngoài nƣớc
Quan hệ hợp tác với các cơ quan TT-TV, đặc biệt các cơ quan TT-TV của các cơ sở đào tạo y tế trong và ngoài nƣớc có ý nghĩa hết sức quan trọng. Đây cũng là thế mạnh của Trƣờng Đại học Y tế Công cộng trong trời gian qua. Trong thời gian tới quan hệ hợp tác này cần đƣợc mở rộng và tăng cƣờng hơn nữa, theo hƣớng triển khai và tham gia các chƣơng trình, dự án hợp tác trao đổi, chia sẻ nguồn tin điện tử. Trong lĩnh vực này, một mặt Trung tâm TT-TV cần tiếp tục tham gia tích cực trong dự án hợp tác với INASP, khai thác chiều sâu CSDL HINARI, đặc biệt cần chủ động tham gia Liên hợp thƣ viện Việt Nam về nguồn tin điện tử nhằm tăng cƣờng chia sẻ, khai thác các nguồn tin điện tử trong nƣớc và quốc tế về KH&CN nói chung và về y tế công cộng, nói riêng.
3.7. Một số giải pháp khác cho công tác tổ chức và khai thác nguồn tin điện tử
3.7.1. Đa dạng hoá các loại hình sản phẩm và dịch vụ thông tin - tư liệu
Để ngƣời dùng tin có thể khai thác và sử dụng hiệu quả các nguồn tin điện tử hiện có của Trung tâm thì bản thân trung tâm cần nỗ lực hơn nữa trong các khâu của thƣ viện đặc biệt là cần đa dạng hóa các loại hình sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của ngƣời đọc, ngƣời dùng tin.
Trong thời gian tới nhà trƣờng sẽ chuyển hƣớng đào tạo tín chỉ cho các khóa mới, do vậy việc cung cấp thông tin của trung tâm cho ngƣời dùng đặc biệt là sinh viên, học viên cũng cần có những thay đổi nhất định. Điều này đã đƣợc ban lanh đạo nhà trƣờng, Giám đốc thƣ viện cùng các nhân viên có một quá trình chuẩn bị, tham khảo ý kiến, học hỏi kinh nghiệm và sáng tạo ý tƣởng mới trong điều kiện thực tế của trƣờng nói chung, của trung tâm nói rêng để đƣa ra các phƣơng án cụ thể và xây dựng kế hoạch cho các loại hình sản phẩm dịch vụ mới của Trung tâm trong điều kiện mới.
Kế hoạch sẽ triển khai số hóa một số giáo trình phôto thành tài liệu điện tử và đƣa vào elearning của Nhà trƣờng để tất cả các học viên và sinh viên Nhà trƣờng sẽ không phải đến thƣ viện để mƣợn tài liệu giáo trình tại kho đóng nhƣ trƣớc nữa. Việc này phù hợp với việc đào tạo tín chỉ của Nhà trƣờng. Nhƣ vậy, với các môn học khác nhau các em vẫn có thể có sẵn tài liệu trên elearning để phục vụ cho công tác học tập, nghiên cứu của mình. Đây là một ý tƣởng vừa giảm thiểu các công đoạn thủ công của thƣ viện, giúp nhanh chóng tin học hóa thƣ viện cũng là nhằm tăng khả năng tự học và phù hợp với chủ trƣơng đào tạo dựa trên vấn đề BPL (Base Learner) của nhà trƣờng.
Với các sản phẩm hiện có:
- Mục lục tra cứu trực tuyến
- CSDL trực tuyến
- Website thƣ viện
- Nguồn tin điện tử
Bên cạnh đó là việc hình thành và xây dựng kho sách điện tử tại Trung tâm. Hiện nay, Giám đốc Trung tâm đã chủ trƣơng xây dựng kho sách điện tử về Y tế công cộng trong cung cấp cho bạn đọc trong quá trình học tập và nghiên cứu của mình. Các tài liệu điện tử này bao gồm cả tiếng Anh và tiếng Việt tồn tại ở dạng toàn văn PDF đƣợc xử lý theo đúng chuẩn nghiệp vụ của
thƣ viện. Sau đó đƣợc đƣa lên lƣu trữ tại kho MEDIA, một kho lƣu trữ tài liệu điện tử của Trƣờng Đại học y tế công cộng. Tất cả các bạn đọc của Thƣ viện đều có thể truy cập và sử dụng kho tài liệu sách điện tử này một cách chủ động và hiệu quả. Bởi lẽ đây là các tài liệu quý, hiếm chƣa hoặc không đƣợc in thành sách, chủ yếu tồn tại dƣới dạng điện tử và lƣu hành nội bộ trong các trang Wed của các Tổ chức quốc tế trong và ngoài nƣớc về Y học và Y tế công cộng ( nhƣ WHO, cục AIDS, ...). Bạn đọc chỉ cần truy cập vào trang OPAC, tra tìm tài liệu theo nhu cầu, các thông tin về tài liệu và tài liệu tài liệu điện tử nếu có sẽ đƣợc cung câp đầy đủ, có dẫn đƣờng link đến kho lƣu trữ MEDIA để bạn đọc có thể dễ dàng tiếp cận và khai thác.
Số hóa một phần hoặc toàn bộ tài liệu là Luận văn của TT. Với phƣơng châm phục vụ tối đa nhu cầu bạn đọc trong trƣờng có thể trực tiếp tham khảo tài liệu tại TT cũng nhƣ các bạn đọc từ xa và các lớp đào tạo tại các tỉnh, thành trong cả nƣớc của nhà Trƣờng, TT đã tiến hành số hóa một phần hoặc toàn bộ nguồn tài liệu là luận văn, một nguồn tài liệu xám của nhà trƣờng.
Là một trƣờng đại học tiếp cận nhiều với các nền văn minh thế giới, thì luật bản quyền cũng đƣợc lãnh đạo nhà Trƣờng và TT lƣu ý đến. Do vậy, theo nội quy sử dụng thƣ viện của Trƣờng Đại học Y tế công cộng thì với nguồn tài liệu xám là luận văn, luận án có lƣu trữ trong thƣ viện bạn đọc chỉ đƣợc phép đọc tại chỗ và yêu cầu phô tô 10% số trang của tài liệu. Bởi vậy, việc số hóa một phần luận văn cũng phải đảm bảo tiêu chí này. Các tài liệu đƣợc số hóa sẽ lƣu dƣới dạng PDF và post lên cùng các thông tin tài liệu trên trang OPAC của phần mềm quản lý thƣ viện. Việc này vừa đảm bảo cho bạn đọc có thể tiếp cận nguồn tài liệu xám ở mọi nơi, mọi lúc, không nhất thiết phải đến thƣ viện để đọc, vừa đảm bảo giữ bản quyền của nguồn tài liệu xám theo đúng nội quy của lãnh đạo nhà Trƣờng cũng nhƣ lãnh đạo Trung tâm thống nhất.
Nhƣ vậy, Trung tâm đã bƣớc đầu số hóa một số các giáo trình đào tạo theo tín chỉ, số hóa một phần luận văn tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho công tác khai thác, tra cứu, tham khảo tài liệu của ngƣời dung tin trong trƣờng cũng nhƣ các bạn đọc ngoài trƣờng và các lớp đào tạo từ xa không có điều kiện đến tham khảo trực tiếp tại trung tâm.
3.7.2. Nâng cao chất lượng dịch vụ thông tin
Song song với việc phát triển và xây dựng các nguồn tin điện tử khác nhau thì Trung tâm cũng cần phát triển thêm các sản phẩm của thƣ viện. Hiện nay, thƣ viện đã có các dịch vụ sản phẩm nhƣ:
- DV mƣợn trả tải liệu
- DV đọc tại chỗ
- DV in sao tài liệu
- DV gia hạn giữ chỗ
- DV chỉ dẫn nguồn
- Đào tạo ngƣời dùng tin
- Hỗ trợ tra cứu