Tạo lập và phát triển nguồn tin điện tử là vấn đề trọng tâm của Trung tâm Thƣ viện.
Hiện nay có 3 cách để tạo lập tài liệu điện tử:
- Bổ sung/tích hợp nguồn tin điện tử thông qua trao đổi tài liệu điện tử
đang đƣợc xuất bản. Nếu tận dụng đƣợc nguồn này thì sẽ tiết kiệm đƣợc thời gian, công sức;
- Tự tiến hành số hóa nguồn tài liệu giấy, nghĩa là chuyển tài liệu hiện có sang dạng điện tử bằng phƣơng pháp quét hoặc nhận các bản mềm của tài liệu;
- Xây dựng liên kết (tạo khả năng truy cập) đến các nguồn tài liệu trên Internet, đặc biệt là nguồn của các cơ quan TT-TV khác có cùng chuyên đề bao quát, hoặc của các nguồn có trong Liên hợp Thƣ viện Việt Nam về nguồn tin điện tử.
Trung tâm Thông tin thƣ viện ĐH YTCC hiện nay chủ yếu tạo lập tài liệu điện tử bằng cách thông qua trao đổi, chia sẻ và tự tiến hành số hóa tài liệu.
2.2.1.1. Bổ sung nguồn tin điện tử
- Chính sách bổ sung nguồn tin điện tử
+ Đối với việc mua các nguồn tin điện tử: cho tới nay trong chính sách phát triển nguồn tin của Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC chƣa có mục dành riêng và ổn định để mua nguồn tin điện tử. Vì vậy, việc phát triển nguồn tin điện tử chƣa đƣợc tiến hành định kỳ hàng năm, mà chủ yếu chỉ qua trao đổi, chia sẻ.
+ Đối với việc thu thập nguồn tin điện tử trong Trƣờng: Tài liệu điện tử nội sinh của Trƣờng có thể hiểu là những tài liệu đƣợc tạo ra tại Trƣờng bởi cán bộ, sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh của nhà Trƣờng; các hội nghị, hội thảo đƣợc diễn ra trong phạm vi Trƣờng; tài liệu thăm quan, học tập công tác của cán bộ Trƣờng ở trong và ngoài nƣớc. Tài liệu nội sinh bao gồm một số loại tài liệu chủ yếu nhƣ sau: luận văn, luận án; bài giảng điện tử; bản mềm chƣơng trình hội nghị, hội thảo, ebook; bản mềm các tài liệu của các đoàn thăm quan do Trƣờng cử đi học tập, công tác…
Nhà trƣờng cũng quy định các công trình nghiên cứu khoa học nộp về Trung tâm Thông tin Thƣ viện của Trƣờng, các tài liệu xuất bản, tài liệu nội sinh cũng phải nộp cho Trung tâm Thông tin Thƣ viện nhƣng hiện nay quy định này vẫn chƣa đƣợc thực hiện nghiêm chỉnh. Trong số các loại tài liệu
điện tử nội sinh trên chỉ có luận văn, luận án dạng điện tử đƣợc nộp đầy đủ 100% về Trung tâm Thông tin Thƣ viện. Hiện nay, hàng năm trƣờng có khoảng hơn 1.500 học viên và nghiên cứu sinh do đó luận án, luận văn là nguồn tài liệu nội sinh đặc trƣng có giá trị cao đối với ngƣời dùng tin trong Trƣờng. Các luận án Tiến sĩ, luận văn Thạc sĩ để hoàn thiện hồ sơ xin bảo vệ và xin cấp bằng phải có xác nhận của các phòng ban liên quan trong đó có Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC. Sau khi nộp đầy đủ theo quy định, học viên sẽ đƣợc nhận giấy biên nhận. Vì vậy, mọi học viên phải nộp bản mềm luận văn, luận án đầy đủ về Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC. Số lƣợng bản mềm giáo trình do các thầy cô trong Trƣờng viết, tài liệu điện tử hội nghị, hội thảo của nhà trƣờng cũng khá phong phú và đƣợc nộp đầy đủ vào Trung tâm Thông tin Thƣ viện…
- Nguồn bổ sung:
Nguồn tin điện tử mà Trung tâm Thông tin Thƣ viện YTCC hiện có chủ yếu thông qua trao đổi, chia sẻ, nhận tài trợ và tự tiến hành số hóa các tài liệu truyền thống có sẵn ở Trƣờng.
Với chính sách không chi kinh phí cho việc bổ sung bằng hình thức mua bán các CSDL hay thu thập các tài liệu điện tử khác thì đây thực sự là một vấn đề cản trở cho việc bổ sung nguồn tài liệu điện tử tại Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC.
Ngoài ra, thời gian gần đây Trung tâm cũng triển khai kho sách điện tử, bƣớc đầu xây dựng CSDL toàn văn luận văn, cung cấp thêm các nguồn tin điện tử cho bạn đọc đặc biệt là nguồn tài liệu nƣớc ngoài. Phần lớn các tài liệu này đƣợc tìm kiếm tại một số trang mạng uy tín và CSDL về y tế, các sách trong trang HINARY, PUBMED, MEDLINE, hoặc các trang trong nƣớc nhƣ của Bộ Y tế, WHO... nhằm phục vụ có hiệu quả hơn nữa cho công tác đào tạo nghiên cứu của cán bộ và học viên.
Nhƣ vậy, nguồn bổ sung vốn tài liệu của Trung tâm Thông tin Thƣ viện chủ yếu qua các nguồn: Nhận biếu tặng từ các tổ chức, cá nhân và trao đổi. Ngoài ra, còn nguồn tin nội sinh đƣợc tạo ra từ giảng viên, sinh viên, học viên và sinh viên Nhà trƣờng.
- Công tác thanh lý:
Theo định kỳ, Trung tâm Thông tin Thƣ viện tiến hành công tác thanh lý tài liệu vào giữa tháng 7 hàng năm. Công tác này đƣợc thực hiện trong nhóm công tác nghiệp vụ Trung tâm Thông tin Thƣ viện triển khai khi sinh viên đã nghỉ hè.
Với nội dung các tài liệu cũ, không có giá trị sử dụng đối với bạn đọc nhƣ các báo, tạp chí cũ, các tài liệu cũ nát, lâu năm, và đã có xuất bản mới thay thế thì tài liệu đƣợc thanh lọc cẩn thận, kỹ càng. Các tài liệu đƣợc đƣa vào danh sách thanh lý chủ yếu là các sách, CSDL mà các số liệu thống kê về y tế không còn đƣợc sát thực và đã có các số liệu mới thay thế. Các tài liệu thanh lý đƣợc lập danh mục và xin ý kiến Nhà trƣờng để có thể cung cấp miễn phí cho học viên nếu có nhu cầu, ngoài ra đây cũng đƣợc coi là nguồn tƣ liệu tham gia trao đổi hữu hiệu với các đầu mối trong hệ thống nếu có quan tâm đến các số liệu thống kê của các năm cũ. Việc thanh lý tài liệu còn giúp Trung tâm Thông tin Thƣ viện có thêm diện tích kho để bổ sung các tài liệu mới. Công tác này đòi hỏi khá nhiều công sức và thời gian do vậy hầu nhƣ cán bộ Trung tâm Thông tin Thƣ viện không có thời gian nghỉ hè và phải nghỉ phục vụ bạn đọc để tiến hành.
- Kinh phí bổ sung:
Nhà trƣờng hiện chƣa dành kinh phí cho việc bổ sung nguồn tin điện tử, do đó việc cập nhật nguồn tin điện tử mới của Trung tâm hàng năm là khác nhau. Hàng năm để đáp ứng nhu cầu của bạn đọc và hoạt động học tập giảng
dạy của giảng viên và sinh viên, Trung tâm Thông tin Thƣ viện tiến hành trao đổi hoặc đƣợc chia sẻ những tài liệu điện tử có liên quan đến nhu cầu của ngƣời dùng tin để chọn lọc và bổ sung nguồn tin điện tử của Trung tâm. Duy chỉ có hai năm 2006 và 2009 số tài liệu điện tử đƣợc bổ sung tăng vọt do nguồn tài liệu của quỹ AP(Atlantic Philanthropies) về Y học tăng cao nên lƣợng bổ sung của các năm này cũng tăng cao. Đây cũng là một nguồn bổ sung hiệu quả và thiết thực cho Trung tâm Thông tin Thƣ viện trong những năm vừa qua.
2.2.1.2. Số hóa tài liệu
Số hóa tài liệu là một trong những phƣơng thức cơ bản đƣợc sử dụng rộng rãi trong các cơ quan TT-TV để tạo lập tài liệu điện tử nhanh chóng và hiệu quả.
- Thực thi các quy định về bản quyền: Trong quá trình tiến hành số hóa tài liệu Trung tâm TT-TV ĐH YTCC rất quan tâm đến vấn đề bản quyền. Việc số hóa tài liệu nội sinh, đặc biệt các luận án, luận văn đƣợc tiến hành với sự đồng ý của tác giả. Các tài liệu số hóa này cũng chỉ phục vụ trong phạm vi Trƣờng ĐH YTCC nhằm mục đích phục vụ học tập, nghiên cứu.
- Phƣơng thức tạo lập nguồn tin điện tử: Hiện nay, Trung Tâm TT-TV đang tạo lập nguồn tin điện tử theo hai phƣơng dƣới đây, trong phƣơng thức thứ hai là chủ yếu, cụ thể là
+ Thứ nhất, Tạo lập nguồn tin điện tử thông qua xử lý các file văn bản: Các luận án, luận văn cũng nhƣ các bài giảng, bài báo nghiên cứu khoa học của giảng viên đều là file điện tử dạng word. Do vậy, cán bộ Trung tâm Thông tin Thƣ viện chỉ cần tiến hành chuyển dạng file (chuyển từ file word sang pdf; tạo bookmark cho tài liệu; lƣu trữ dữ liệu và tiến hành mô tả tài liệu theo các trƣờng biên mục có trong phần mềm Libol 6.0).
+ Thứ hai, Số hóa bằng máy Scanner:
* Trƣớc khi thực hiện số hóa nguồn tài liệu, Trung tâm Thông tin Thƣ
viện đã đƣa ra các tiêu chí để làm căn cứ lựa chọn những tài liệu nào cần thiết
đƣa vào bộ sƣu tập, cụ thể là:
> Tiêu chí tình trạng bản quyền của tài liệu:
>Theo tiêu chí nhóm ngƣời dùng mà Trung tâm Thông tin Thƣ viện xác định mức độ ƣu tiên phục vụ:
1. Cán bộ lãnh đạo;
2. Giảng viên, cán bộ nghiên cứu; 3. Cán bộ kỹ thuật;
4. Sinh viên;
5. Các đối tƣợng khác.
>Theo tiêu chí nội dung tài liệu: Trên cơ sở xác định nhóm ngƣời dùng mục tiêu mà Trung tâm Thông tin Thƣ viện lựa chọn các chủ đề tài liệu theo nội dung tài liệu phục vụ; tài liệu phục vụ phát triển giáo trình, bài giảng; tài liệu có tần suất sử dụng cao.
>Theo tiêu chí điều kiện bảo quản hiện tại: Tùy tình hình cụ thể của Trung tâm Thông tin Thƣ viện trong tình trạng điều kiện bảo quản kết hợp với nội dung tài liệu mà quyết định lựa chọn tài liệu đƣa vào. Ví dụ: ƣu tiên cho các tài liệu in trên giấy ròn, dễ rách, có hóa chất bảo quản.
> Theo tiêu chí các loại tài liệu đặc biệt: Tài liệu độc bản, tài liệu quý hiếm, thời gian xuất bản (Luận án tiến sĩ, tài liệu cổ, tài liệu cẩm nang chuyên ngành)...
* Việc lựa chọn công nghệ để tiến hành số hóa rất quan trọng bởi vì nó là công cụ đắc lực giúp ta thực hiện các công việc trong quy trình tạo lập và vận hành của bộ sƣu tập số. Trung tâm Thông tin Thƣ viện đã lựa chọn phân hệ quản lý bộ sƣu tập số trong hệ quản trị Thƣ viện điện tử LIBOL phiên bản 6.0 của Công ty Tinh Vân để quản lý nguồn tin điện tử của mình.
Phần mềm quản lý tài liệu số đã đáp ứng các yêu cầu nhƣ: > Tạo siêu dữ liệu: có 3 dạng siêu dữ liệu:
Siêu dữ liệu mô tả: Mô tả các thông tin về tài liệu;
Siêu dữ liệu cấu trúc: Mô tả các liên kết giữa các đối tƣợng thông tin liên quan của tài liệu nhƣ mục lục, chƣơng, phần, trang sách, hình ảnh minh họa, phụ lục...giúp ngƣời dùng dễ dàng di chuyển đến các thành phần của tài liệu. Siêu dữ liệu quản trị: gồm tạo kích cỡ tập tin; Định dạng tài liệu (PDF); Đặc tính sử dụng và tình trạng của tài liệu.
> Mô tả dữ liệu: (theo một trong các chuẩn siêu dữ liệu: MARC; Dublin core; MODS; METS, ISO 2709) trong đó chuẩn Dublin Core là dùng tƣơng đối phổ biến vì có khả năng tùy biến cho các tiêu chuẩn khác với 16 trƣờng biên mục. > Vận hành liên kết là tạo ra một giao diện tra cứu tích hợp cho ngƣời dùng trên nhiều bộ sƣu tập cùng một lúc dựa trên các điểm truy cập nhất quán nhƣ: tác giả; nhan đề tài liệu, từ khóa; chủ đề; chỉ mục quốc gia...
> Quản lý các nguồn dữ liệu truy cập đƣợc cho phép (phần này chƣa có trong các phần mềm nguồn mở). Theo đó chỉ có các thành viên đã đƣợc đăng ký mới đƣợc quyền truy cập vào tài liệu (hoặc quản lý chế độ dowload của tài liệu).
> Xuất - nhập dữ liệu để trao đổi với các hệ thống khác theo các chuẩn chung. * Số hoá nguồn tài liệu: Đây là công đoạn đòi hỏi đầu tƣ nhiều công sức, kinh phí nhƣng lại là khâu dễ dàng thực hiện nhất. Hiện nay, Trung tâm TTTV đã có 2 máy scanner để số hóa tài liệu, với 2 thiết bị này có thể giúpTrung tâm Thông tin Thƣ viện có thể số hóa nguồn tài liệu với số lƣợng lớn và đảm bảo chất lƣợng. Đặc biệt là công nghệ mới, các máy này có một phần mềm biên tập BookScan Editor cho phép tự động biên tập, tạo siêu dữ liệu theo yêu cầu; hơn nữa chúng không làm hƣ hỏng tài liệu gốc do không phải tháo gáy tài liệu đối với tài liệu có độ dày trang khi thực hiện Scan.
2.2.2. Xử lý tài liệu điện tử
2.2.2.1. Biên mục tài liệu điện tử
- Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC sử dụng phân hệ biên mục của phần mềm Libol 6.0 để biên mục tài liệu điện tử.
Từ khi phần mềm Libol 6.0 đƣợc đƣa vào sử dụng đến nay, công tác biên mục tại Trung tâm đã đƣợc thay đổi. Việc biên mục thủ công truyền thống trƣớc đây đã đƣợc thay thế bằng biên mục tự động trên phân hệ Biên mục của phần mềm Libol. Tuy nhiên việc ứng dụng công nghệ hiện đại trong công tác biên mục tài liệu (đặc biệt là biên mục tài liệu điện tử) đòi hỏi ngƣời cán bộ xử lý phải nắm vững các khái niệm và thao tác trên phần mềm cũng nhƣ phải không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ chuyên môn và cập nhật các kiến thức mới.
Các dữ liệu biên mục đƣợc thực hiện trên các vùng mô tả của biểu ghi khổ mẫu MARC 21 và tuân thủ các chuẩn quốc tế về biên mục là biên mục theo quy tắc biên mục Anh - Mỹ AACR2. Phân hệ biên mục là công cụ mạnh, thuận tiện giúp biên mục mọi dạng tài nguyên (trong đó có tài liệu điện tử) củaTrung tâm Thông tin Thƣ viện theo các tiêu chuẩn đã đƣợc qui định giúp trao đổi dữ liệu biên mục với các Trung tâm Thông tin Thƣ viện khác và giúp xuất bản các ấn phẩm thƣ mục phong phú và đa dạng. Đây là một công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tiến hành công tác biên mục, cán bộ thƣ viện có thể chỉnh sửa và tạo mới các mẫu biên mục và tiến hành các khâu trong quá trình biên mục bao gồm: nhập mới, sửa chữa, xoá, duyệt, xem, tái sử dụng bản ghi... Phân hệ này hỗ trợ mọi trƣờng theo mọi chuẩn của MARC 21 và đƣợc bổ sung thêm các trƣờng dữ liệu đặc thù của Việt Nam.
Hình 2.3: Giao diện chính phân hệ Biên mục
Công tác biên mục tài liệu điện tử tại Trung tâm chủ yếu đƣợc thực hiện theo 2 hình thức là biên mục gốc và biên mục sao chép. Đối với những tài liệu tiếng Việt, Trung tâm Thông tin Thƣ viện tiến hành biên mục trực tiếp trên phân hệ Biên mục của phần mềm Libol. Đối với những tài liệu tiếng Anh có thể tải về đƣợc, Trung tâm Thông tin Thƣ viện tiến hành biên mục sao chép bằng cách tải các biểu ghi của Thƣ viện Quốc hội Mỹ thông qua cổng Z39.50. Sau đó Trung tâm Thông tin Thƣ viện sẽ thêm các yếu tố của mình vào để hoàn chỉnh biểu ghi đó.
Biên mục tự động theo khổ mẫu MARC 21 trên phần mềm Libol còn cho phép ngƣời xử lý xem lại biểu ghi đã nhập, nếu có sau sót có thể chuyển về màn hình nhập tin để sửa chữa lại. Sau khi biểu ghi đã đƣợc xử lý hoàn chỉnh, ngƣời cán bộ có thể cập nhật biểu ghi đó vào cơ sở dữ liệu của Trung tâm để đƣa ra phục vụ cho NDT.
Dƣới đây là quá trình biên mục tài liệu điện tử trên phần mềm Libol 6.0 tại Trung tâm TT-TV ĐH YTCC:
- Bƣớc 1: Chọn tài liệu cần biên mục
- Bƣớc 2: Nhập các thông tin biên mục vào các trƣờng tƣơng ứng trong mẫu biểu ghi
- Bƣớc 3: Cập nhật biểu ghi
Hình 2.6: Giao diện cập nhật biểu ghi TLĐT
- Bƣớc 4: Cập nhật file trailer.
2.2.2.2. Phân loại
Hiện nay Trung tâm Thông tin Thƣ viện đang áp dụng Khung phân loại DDC 14 đã đƣợc dịch ra tiếng Việt và chính thức đƣợc xuất bản vào ngày 16/8/2006 để phân loại toàn bộ các tài liệu. Trong số định danh tài liệu, ngoài
