Tới nay, Trung tâm đƣợc trang bị phần mềm Libol 6.0 của công ty Tinh Vân. Từ khi ứng dụng phần mềm, các tài liệu điện tử của Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC đƣợc đƣa lên Website và tổ chức thành 3 bộ sƣu tập chính, cụ thể là:
- Luận văn, luận án:
Bộ sƣu tập luận văn, luận án bao gồm các luận văn, luận án đƣợc bảo vệ tại Trƣờng ĐH YTCC qua các năm. Các tài liệu điện tử này đƣợc sắp xếp theo trật tự vần chữ cái tên tài liệu. Ngoài ra, bộ sƣu tập này còn có thể tìm kiếm theo tên tác giả, tên tài liệu, năm bảo vệ, từ khóa.
- Bài báo, công trình NCKH chuyên ngành:
Bộ sƣu tập các bài báo và công trình NCHK đƣợc xếp theo năm và theo chuyên ngành. Do giảng viên và ngƣời nghiên cứu của Hội Y tế công cộng cung cấp. Các loại tài liệu này đƣợc cung cấp dƣới dạng toàn văn; và
- Tài liệu điện tử đƣợc khai thác từ các CSDL.
Trung tâm đã giới thiệu đến ngƣời dùng tin một số CSDL có chất lƣợng nhƣ CSDL HINARI, đây là CSDL miễn phí cung cấp những thông tin y tế. Cán bộ Trung tâm Thông tin Thƣ viện sẽ tìm kiếm theo chủ đề sau đó tập hợp
lại thành file hoặc hƣớng dẫn bạn đọc khai thác trên CSDL. HINARI là sáng kiến của Tổ chức Y tế Thế giới phối hợp với các nhà xuất bản lớn nhằm cho phép các nƣớc đang phát triển có khả năng tiếp cận tới các nguồn thông tin y tế và từ đó nâng cao chất lƣợng dịch vụ chăm sóc sức khỏe.
HINARI là CSDL lớn nhất cho phép cung cấp truy cập đến hơn 1.500 tạp chí, 15.000 nguồn thông tin của 150 nhà xuất bản lớn trên thế giới gồm các tạp chí y học, điều dƣỡng, y tế liên quan và khoa học xã hội.
Ngƣời dùng tin tại Trung tâm đƣợc cung cấp tài khoản để truy cập và sử dụng CSDL này.
Hình 2.9: Giao diện CSDL HINARI
2.2.4. Lưu trữ và bảo quản nguồn tin điện tử
- Phƣơng tiện lƣu trữ tài liệu điện tử:
Hiện nay, Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC lƣu trữ tài liệu điện tử trên một số phƣơng tiện nhƣ: Lƣu trữ dƣới dạng CD-ROM cất giữa trong các tủ đựng đĩa; Lƣu trong ổ cứng của máy chủ,…
- Các yêu cầu đối với lƣu trữ tài liệu điện tử tại Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC:
+ Chỉ sử dụng đĩa CD-ROM đĩa ghi một lần, không sử dụng đĩa ghi nhiều lần.
+ Cán bộ Trung tâm Thông tin Thƣ viện trực tiếp quản lý và cung cấp cho bạn đọc khi có yêu cầu.
+ Lƣu trữ các file tài liệu điện tử trong các ổ cứng riêng, máy chủ. + Sao lƣu dự phòng tất cả các đĩa…
- Bảo quản tài liệu điện tử:
Bảo quản tài liệu điện tử là một quy trình quan trọng có vai trò quyết định đến khả năng truy cập lâu dài và tính bền vững của tài liệu. Các tài liệu điện tử phải đƣợc lƣu trữ, bảo quản để đảm bảo có thể sử dụng lâu dài, phục vụ cho nhu cầu tin của ngƣời dùng tin. Trong Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC các yêu cầu và biện pháp bảo quản tài liệu điện tử luôn đƣợc tiến hành một cách cẩn thận và đúng quy trình…
* Yêu cầu sử dụng tài liệu điện tử theo đúng quy định, đúng cách - Không chạm vào mặt chứa dữ liệu.
- Không để đĩa trong ổ sau khi sử dụng. Bạn đọc sử dụng đĩa xong phải mang trả cho cán bộ Trung tâm Thông tin Thƣ viện.
- Sử dụng phƣơng tiện ghi 1 lần thay cho phƣơng tiện ghi xóa nhiều lần.
- Sau khi bạn đọc sử dụng xong, cán bộ Trung tâm Thông tin Thƣ viện phải đặt ngay đĩa ngay vào hộp và cất vào kho lƣu trữ.
- Đặt chế độ bảo vệ cho máy tính khi bạn đọc sử dụng để hạn chế virut xâm nhập gây hƣ hại, mất dữ liệu trong đĩa…
- Đối với cán bộ : Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC yêu cầu cán bộ phải nâng cao ý thức trách nhiệm trong quá trình nhận, xử lý, quản lý và bảo quản tài liệu điện tử; phải thực hiện nghiêm túc, đảm bảo công tác bảo quản trong các khâu…
- Đối với ngƣời dùng tin: Phải tham dự các lớp tập huấn sử dụng Trung tâm Thông tin Thƣ viện và đƣợc cấp tài khoản, thẻ thƣ viện; yêu cầu thực hiện đầy đủ những quy định sử dụng tài liệu điện tử tại Trung tâm Thông tin Thƣ viện; không tự ý cài đặt các phần mềm, sử dụng USB tại các máy tính của Trung tâm Thông tin Thƣ viện….
* Các biện pháp bảo quản tài liệu điện tử tại Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC
- Thứ nhất: Sao lƣu dữ liệu (backup data): Backup dữ liệu thƣờng xuyên bằng cách thiết lập một hệ thống dự phòng để sao lƣu thƣờng xuyên các tệp tin trên máy tính sang đĩa CD, DVD hoặc sao sang một ổ cứng khác. Sao chép các tệp tin máy tính ra nhiều bản và lƣu các bản sao ở nhiều nơi khác nhau. Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC đã tiến hành sao lƣu dữ liệu nhằm tạo nhiều bản copy khác của tài liệu gốc, lƣu trữ bản copy trên nhiều phƣơng tiện khác nhau nhƣ đĩa CD-ROM, ổ cứng, máy chủ,…
- Thứ hai: Thiết lập cơ chế “Quản trị quyền”- cơ chế vừa đảm bảo bản quyền và có thể khai thác tài liệu điện tử. Quản trị quyền đƣợc thực hiện bằng các cách sau:
+ Theo dõi việc sử dụng tài liệu trên mạng thông qua thống kê số ngƣời truy cập, lƣợt tải tài liệu về, quản lý qua tài khoản và qua địa chỉ IP.
+ Kiểm tra và xác nhận quyền sử dụng từ phía ngƣời dùng. + Chỉ cho phép số lƣợng truy cập đồng thời có giới hạn. + Không cho sao, in đĩa khi chƣa xin phép.
+ Cài đặt phần mềm diệt virut hữu hiệu, bảo vệ tốt nội dung tài liệu.
2.3. Công tác khai thác nguồn tin điện tử
2.3.1. Chính sách khai thác
Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC cho phép khai thác miễn phí tài liệu điện tử tại phòng đọc đóng và trên website của Trung tâm Thông tin Thƣ viện. Ngƣời dùng tin có thể đến phòng đọc đóng hoặc truy cập bằng các
máy tính có kết nối Internet trong dải IP của trƣờng ĐH YTCC để download, xem trực tiếp tài liệu điện tử. Ngƣời dùng tin đƣợc cấp phép sử dụng Trung tâm Thông tin Thƣ viện có thể sử dụng các đĩa lƣu trữ có tại phòng đọc đóng và sử dụng Internet tại các máy tính có tại đây.
Trong cơ quan TT-TV truyền thống phạm vi khai thác tài liệu truyền thống chủ yếu là trong không gian, khuôn viên cơ quan TT-TV. Còn đối với tài liệu điện tử phạm vi khai thác tài liệu điện tử chính là phạm vi đƣợc cấp quyền sử dụng và khai thác tài liệu điện tử. Tài liệu điện tử đƣa lên website chủ yếu là các tài liệu nội sinh thuộc bản quyền Nhà trƣờng với mục đích là đáp ứng cho nhu cầu nghiên cứu, học tập và giảng dạy của cán bộ công nhân viên trong toàn Trƣờng.
2.3.2. Hình thức khai thác
Hiện nay, có nhiều hình thức khai thác tài liệu điện tử nhƣng Trung tâm Thông tin Thƣ viện YTCC chỉ sử dụng hai hình thức khai thác tài liệu điện tử là khai thác tại chỗ và khai thác từ xa.
* Khai thác tại chỗ:
Đối với tài liệu điện tử ở dạng đĩa CD-ROM, DVD đƣợc lƣu trữ tại phòng đọc đóng. Tại các máy tính tra cứu của Trung tâm Thông tin Thƣ viện đều có thông tin và hƣớng dẫn tra cứu, sử dụng tài liệu điện tử nhằm giúp ngƣời dùng tin có thể khai thác tài liệu điện tử nhanh chóng, dễ dàng.
* Khai thác từ xa: Nếu ngƣời dùng tin không có thời gian trực tiếp đến Trung tâm Thông tin Thƣ viện thì mọi máy tính có nối mạng trong Trƣờng đều có thể truy cập website tài liệu điện tử nhanh chóng, dễ dàng. Điều này tạo điều kiện thuân lợi cho các cán bộ, học viên, sinh viên không mất nhiều thời gian, công sức tìm kiếm hoặc chờ đợi đƣợc phục vụ tài liệu, không bị giới hạn bởi số lƣợng máy tính, thời gian truy cập tại Trung tâm Thông tin Thƣ viện mà vẫn có thể tìm đƣợc tài liệu để nghiên cứu, làm luận văn, luận án nhanh chóng.
Ngoài ra, ngƣời dùng tin nếu có yêu cầu thì có thể gửi yêu cầu về địa chỉ email của Trung tâm Thông tin Thƣ viện; cán bộ Trung tâm Thông tin Thƣ viện sẽ trực tiếp trả lời, hỗ trợ. Bên cạnh đó, Trung tâm Thông tin Thƣ viện cũng có chính sách ƣu tiên hơn đối với bạn đọc ở xa, cán bộ thƣ viện có thể gửi file tài liệu điện tử nhiều hơn quy định.
2.3.3. Quản lý truy cập
Để theo dõi cũng nhƣ quản lý truy cập của ngƣời sử dụng đối với tài liệu điện tử có nhiều cách quản lý khác nhau. Tuy nhiên căn cứ vào tình hình hiện tại, Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC lựa chọn hai cách quản lý truy cập phổ biến trong nhiều cơ quan TT-TV và có hiệu quả cao: quản lý qua tài khoản truy cập và quản lý qua dải địa chỉ IP.
2.3.3.1. Quản lý qua tài khoản truy nhập:
Do số lƣợng ngƣời dùng tin của Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC rất lớn và đa dạng nên cần có cơ chế, xác lập quyền cho ngƣời dùng cũng nhƣ quản lý ngƣời dùng. Trung tâm Thông tin Thƣ viện áp dụng phân hệ quản lý của phần mền Libol 6.0 để quản lý truy cập bằng tài khoản truy nhập với cả cán bộ Trung tâm Thông tin Thƣ viện và ngƣời dùng.
+ Phân quyền truy cập cho cán bộ, ngƣời có tài khoản truy nhập mới có thể truy nhập để thực hiện công việc biên mục tài liệu điện tử, sửa đổi dữ liệu, xóa biểu ghi… Điều này đảm bảo an toàn và phân chia quyền quản trị dữ liệu.
+ Quản lý ngƣời dùng tin theo tài khoản truy nhập.
2.3.3.2. Quản lý qua dải địa chỉ IP:
Quản lý truy cập qua dải địa chỉ IP tới tài liệu điện tử đƣợc tiến hành nhằm mục đích giới hạn phạm vi truy cập, xác lập chỉ những máy tính thuộc phạm vi trong trƣờng ĐH YTCC mới truy cập đƣợc.
2.4. Nguồn nhân lực đảm bảo công tác xây dựng, tổ chức và khai thác nguồn tin điện tử nguồn tin điện tử
2.4.1. Cán bộ quản lý
Trung tâm Thông tin Thƣ viện hiện có 05 cán bộ trong đó 02 cán bộ quản lý có trình độ thạc sĩ - Thông tin Thƣ viện (tốt nghiệp nƣớc ngoài cụ thể là tốt nghiệp khóa học về Quản lý Thƣ viện và thƣ viện Y học (Medical Library) tại SIMMONS của Mỹ). Họ có đầy đủ kiến thức chuyên môn cũng nhƣ năng lực lãnh đạo để có thể quản lý Trung tâm Thông tin Thƣ viện về mọi mặt. Đó là những ngƣời tâm huyết với nghề, cũng nhƣ rất mong muốn phát triển Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC trở thành Trung tâm học liệu hiện đại cùng với sự phát triển của nhà trƣờng và hệ thống TT- TV.
2.4.2. Cán bộ Trung tâm Thông tin Thư viện
Với số lƣợng khá ít, chỉ 03 cán bộ nhƣng họ đều đã hoàn thành khóa học thạc sĩ ngành Thông tin Thƣ viện trong nƣớc, do vậy về kiến thức chuyên môn họ đƣợc đánh giá cao. Do đặc thù công việc nên tất cả các cán bộ là nữ giới ở độ tuổi khá trẻ từ 25 đến 45 tuổi nhƣng họ có lòng yêu nghề, luôn năng động, nhiệt tình trong công tác chuyên môn. Mặc dù ít cán bộ nhƣng các khâu của Trung tâm đều đƣợc họ tổ chức, khai thác có hiệu quả. Hơn nữa, bên cạnh việc bồi dƣỡng về kiến thức chuyên môn thì kỹ năng tin học và ngoại ngữ của họ cũng rất tốt nên công tác tổ chức, khai thác nguồn tin điện tử tại đây đƣợc đảm bảo hoàn thành tốt.
2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác xây dựng, tổ chức và khai thác tại Trung tâm Thông tin Thƣ viện trƣờng ĐH YTCC chức và khai thác tại Trung tâm Thông tin Thƣ viện trƣờng ĐH YTCC
Trong số các trang thiết bị, hạ tầng công nghệ đã đƣợc nêu ở trên, Trung tâm Thông tin Thƣ viện đã sử dụng phần mền Libol 6.0; máy tính, 2 máy scanner, 2 máy in, đƣờng truyền internet tốc độ cao trong xử lý nghiệp vụ, xây dựng, tổ chức, khai thác nguồn tin điện tử.
+ Phần mềm libol 6.0 với nhiều tính năng đã đƣợc áp dụng tại nhiều cơ quan TT-TV trong cả nƣớc…
Phần mềm Libol 6.0 có một số tính năng nổi bật sau đây: - Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21, AACR2, ISBD
- Hỗ trợ các khung phân loại thông dụng nhƣ DDC, BBK, UDC, NLM, LOC
- Cho phép xuất nhập dữ liệu theo chuẩn ISO 2709
- Liên kết các Trung tâm Thông tin Thƣ viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trên Internet khác qua giao thức Z39.50, OAI- PMH
- Mƣợn liên thƣ viện theo giao thức ISO 10161, tích hợp các thiết bị mƣợn trả tự động theo chuẩn SIP 2
- Có khả năng tích hợp các thiết bị mã vạch, thẻ từ và RFID
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ (Anh, Việt, Nga, Trung, Nhật…) và Unicode với dữ liệu và giao diện làm việc, đồng thời hỗ trợ các bảng mã tiếng Việt nhƣ: TCVN 5712, VNI, TCVN 6909
- Công cụ xây dựng, quản lý và khai thác kho tài nguyên số
- Tìm kiếm toàn văn; xuất bản các CSDL hoặc thƣ mục trên đĩa CD - Tuỳ biến cao
- Bảo mật và phân quyền chặt chẽ
- Thống kê, tra cứu đa dạng, chi tiết và trực quan phục vụ mọi nhóm đối tƣợng
- Vận hành hiệu quả trên những CSDL lớn nhiều triệu bản ghi - Hỗ trợ hệ quản trị CSDL Oracle hoặc Microsoft SQL Server
- Khai thác và trao đổi thông tin qua Web, thƣ điện tử, GPRS (điện thoại di động) và hỗ trợ ngƣời khiếm thị
- Hỗ trợ hệ thống Trung tâm Thông tin Thƣ viện nhiều kho, nhiều điểm lƣu thông; tƣơng thích với cả mô hình kho đóng và kho mở
+ Các thiết bị số hóa tài liệu hiện nay đều là những máy tính tốt, có thể kiểm tra độ trung thực của ảnh tốt. Một số thiết bị khác nhƣ: ổ đọc, ghi đĩa CD/DVD; máy scanner đảm bảo chất lƣợng và thích hợp cho việc quét ảnh với độ phân giải cao; phần mềm xử lý ảnh chuyên nghiệp,…
Hình 2.10: Giao diện phân hệ sƣu tập số phần mềm Libol 6.0 2.6. Phát triển và đẩy mạnh chia sẻ, khai thác nguồn tin điện tử thông qua hợp tác nhiều mặt với các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nƣớc
Trong những năm qua, Trung tâm Thông tin Thƣ viện ĐH YTCC đã có mối quan hệ, hợp tác nhiều mặt với các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nƣớc:
* Trong nƣớc: Trung tâm Thông tin Thƣ viện đã tiến hành trao đổi nguồn tin điện tử và liên kết website với một số cơ sở đào tạo y tế nhƣ: - Học viện Quân y
- Học viện Y Dƣợc học cổ truyền Việt Nam - Trung tâm học liệu Đại học Cần Thơ
- Trung tâm học liệu Đại học Đà Nẵng - Trung tâm học liệu Đại học Huế
- Trung tâm học liệu Đại học Thái Nguyên - Trƣờng ĐH Dƣợc Hà Nội
- Trƣờng ĐH Điều dƣỡng Nam Định - Trƣờng ĐH Kỹ thuật y tế Hải Dƣơng - Trƣờng ĐH Tây Nguyên - Trƣờng ĐH Thăng Long - Trƣờng ĐH Y Dƣợc Cần Thơ - Trƣờng ĐH Y Dƣợc Huế - Trƣờng ĐH Y Dƣợc Thái Nguyên - Trƣờng ĐH Y Dƣợc TP. Hồ Chí Minh - Trƣờng ĐH Y Hà Nội - Trƣờng ĐH Y Hải Phòng - Trƣờng ĐH Y khoa Phạm Ngọc Thạch - Trƣờng ĐH Y Thái Bình
* Ngoài nƣớc: Một số dự án hợp tác của Trƣờng, Trung tâm Thông tin Thƣ viện Đại học Y tế công cộng:
Trƣờng Đại học Y tế công cộng (Việt Nam), Mạng ấn phẩm khoa học quốc tế (INASP, Vƣơng quốc Anh) và Mạng tài liệu và nguồn thông tin trực tuyến quốc tế (INFORM, Thụy Điển) cùng hợp tác triển khai Chƣơng trình