3.1.3.1 Cơ cấu tổ chức quản lý
a) Sơ đồ tổ chức
Nguồn: Phòng hành chính công ty cổ phần Sách và Thiết bị Sóc Trăng
Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức công ty Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị
Ban Kiểm soát
Giám đốc
PGĐ Tài chính PGĐ Kinh doanh
Phòng Kế toán Phòng Hành chính Phòng Kế hoạch Nhà sách Ngã Năm Siêu Thị Sách Sóc Trăng Phòng Kho vận
25
b) Chức năng,nhiệm vụ của các phòng ban
Theo sơ đồ tổ chức của Công ty thì chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban được phân công cụ thể như sau:
Đại hội đồng cổđông: Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết và là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty, có quyền quyết định tỷ lệ trả cổ tức hàng năm; phê chuẩn báo cáo tài chính; bầu và bãi miễn Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát; bổ sung và sửa đổi điều lệ; quyết định loại và số lượng cổ phần phát hành; sáp nhập hoặc chuyển đổi Công ty; tổ chức lại và giải thể Công ty...
Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý cao nhất của Công ty Cổ phần Sách và Thiết bị Sóc Trăng, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông mà không được ủy quyền. Hội đồng quản trị của Công ty gồm có 05 thành viên.
Ban Kiểm soát: Là cơ quan trực thuộc Đại hội đồng cổ đông, do Đại hội
đồng cổ đông bầu ra. Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm soát một cách độc lập, khách quan và trung thực mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành của Công ty. Ban kiểm soát hoạt động độc lập với Hội đồng quản trị và bộ máy điều hành của Ban Giám đốc. Ban Kiểm soát của Công ty gồm 03 thành viên Giám đốc
Theo điều lệ của Công ty, Giám đốc có các chức năng và nhiệm vụ sau: - Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty.
- Tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT.
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty và phương án đầu tư của công ty.
- Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức và quy chế quản lý nội bộ của công ty.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty trừ các chức danh do HĐQT bổ nhiệm.
- Quyết định lương và phụ cấp đối với người lao động trong công ty, kể cả các cán bộ thuộc quyền bổ nhiệm của Giám đốc.
- Xây dựng và trình HĐQT phương án, kế hoạch dài hạn và hàng năm, kể cả các hợp đồng kinh tế.
26
- Quyết định giá mua, giá bán sách,thiết bị và các loại ấn phẩm ( trừ những mặt hàng do Nhà nước định giá).
- Đề nghị HĐQT bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật các chức danh khác thuộc quyền bổ nhiệm của HĐQT.
- Ký kết các hợp đồng theo quy chế quản lý nội bộ của công ty, các báo cáo, văn bản, chứng từ của công ty, đồng thời phải ký gửi các báo cáo – văn bản đó cho Chủ tịch HĐQT.
- Báo cáo trước HĐQT tình hình hoạt động tài chính và kết quả kinh doanh của công ty theo quy định.
- Chức năng đại diện công ty trong việc khởi kiện và khởi tố các vụ kiện có liên quan đến quyền lợi của công ty khi được HĐQT uỷ quyền bằng văn bản.
- Có quyền từ chối thực hiện những quyết định của chủ tịch, phó Chủ tịch hay thành viên HĐQT nếu thấy trái luật, trái điều lệ, trái nghị quyết của ĐHĐCĐ, đồng thời phải báo cáo ngay cho Kiểm soát viên.
- Tuyển dụng và bố trí lao động theo qui định của HĐQT. Khen thưởng, kỷ luật, cho thôi việc theo quy chế nhân sự do HĐQT ban hành phù hợp với pháp luật về lao động.
- Điều động lao động trong định biên giữa trụ sở chính và các đơn vị trực thuộc . Trong trách nhiệm điều động làm tăng định biên ở các đơn vị này phải được Chủ tịch HĐQT chấp nhận bằng văn bản.
- Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, điều lệ công ty cổ phần.
Phó Giám tài chính: nghiên cứu, phân tích và xử lý các mối quan hệ tài
chính trong công ty ; xây dựng các kế hoạch tài chính; khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn,cảnh báo các nguy cơ đối với công ty thông qua phân tích tài chính và đưa ra những dự báo đáng tin cậy trong tương lai.
Phó Giám đốc kinh doanh: Chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh
của các Nhà sách. Chịu trách nhiệm về tìm nguồn hàng, thăm dò và dự báo nhu cầu của khách hàng để đề xuất chính sách bán hàng phù hợp….
Phòng Hành chính - Tổ chức: Có chức năng tuyển dụng, đào tạo công
nhân viên cho công ty, bố trí - quản lý đội ngủ cán bộ công nhân viên và có trách nhiệm theo dõi các hồ sơ văn thư của công ty.Đồng thời, phòng hành
27
chính tổ chức còn phải tổ chức thực hiện chính sách lao động , tiền lương, BHXH,BHYT, KPCĐ, khen thưởng và kỷ luật đối với CB _ CNV.
Phòng kế toán
Giúp Giám đốc quản lý kinh tế doanh nghiệp, thực hiện tốt chế độ quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước.
Tổ chức hạch toán, ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị, phản ánh tình hình thu chi tài chính, tình hình về vốn, nguồn vốn, công nợ, doanh thu, vật tư lưu trử, hàng hoá tồn kho… phân tích tình hình sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng pháp lệnh về kế toán và thống kê của Nhà nước.
Nghiên cứu, đề xuất với giám đốc các quy định về thu chi tài chính trong doanh nghiệp nhằm mục tiêu sử dụng vốn hợp lý.
Cùng với các phòng ban xây dựng các định mức kinh tế – kỹ thuật, nghiệp vụ giám sát về mặt tài chính việc thực hiện định mức.
Phòng Kế Hoạch Kinh Doanh & Thư Viện Trường Học:
Giữ chức năng lập kế hoạch và tiêu thụ sách với các đại lý, các phòng Giáo dục – Đào tạo, các trường trong tỉnh.
Phối hợp với các thư viện trường tổ chức huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn thư viện trường học, xây dựng trường học cho các trường đạt tiêu chuẩn 659 của Bộ Giáo Dục – Đào Tạo.
Phòng kho vận :
Lập kế hoạch mua và dự trữ, bảo quản hàng trong kho, phân phối đầy đủ, kịp thời số lượng, tiết kiệm không tồn đọng vốn.
Quản lý toàn bộ sách giáo khoa, thực hiện công tác nhập sách từ các chi nhánh nhà xuất bản giáo dục và các đơn vị khác.
Cửa hàng bán lẻ :
Chuyên kinh doanh bán lẻ các loại sách, hình thức bán hàng thu tiền tập trung. Tại mỗi cửa hàng thì có 1 kế toán riêng để lập hoá đơn, báo cáo bảng kê bán hàng, lập sổ theo dõi chi tiết từng nhóm hàng hoá, cuối tháng cửa hàng có nhiệm vụ đối chiếu và lập báo cáo mua nhận và bán lẻ trực tiếp của cửa hàng.
Đối với hàng hoá thì cửa hàng đều nhận từ kho của công ty bằng hình thức chuyển kho nội bộ, kế toán căn cứ vào giá xuất kho để ghi vào sổ nhập hàng.
28 Nhận xét:
Bộ máy quản lý của công ty được bố trí khá hợp lý, tinh giản và gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả.
Có đầy đủ các phòng ban được phân định chức năng và nhiệm vụ rõ ràng.Các bộ phận, phòng ban của công ty liên kết chặt chẽ theo nhiệm vụ chuyên môn được giao để tham mưu cho giám đốc ra những quyết định hợp lý và chính xác, tránh được sự chồng chéo khi ra lệnh.
Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo sơ đồ trực tuyến nên đã phát huy được các thế mạnh của nó là thống nhất chỉ huy và có hiệu quả khi giải quyết mâu thuẩn.Song với mô hình tổ chức này rất dễ dẫn đến nguy cơ quan liêu và thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận khác nhau.
3.1.3.2 Tình hình nhân sự
Đến nay,công ty có tổng cộng 75 nhân viên trong đó quản lý doanh nghiệp 1 người,hợp đồng không thời hạn 20 người,hợp đồng 3 năm 31 người,hợp đồng 1 năm 23 người cơ cấu lao động được phân bổ như sau:
Bảng 3.1 Cơ cấu nhận sự của công ty Đơn vị tính: người Trình độ Sốlượng Tỷ lệ % Trên đại học - - Đại học 12 16 Trung cấp và cao đẳng 19 25,33
Sơ cấp và lao động phổ thông 44 58,67
Nguồn: Phòng hành chính Công ty Cổ phần Sách và Thiết bị Sóc Trăng
29 3.1.4 Quy trình sản xuất kinh doanh Mặt hàng kinh doanh:
Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty là sách giáo khoa, sách mẫu giáo, sách tham khảo các loại dùng cho thư viện trường học,các loại thiết bị phổ thông dùng trong nhà trường phục vụ công tác giảng dạy, học tập, các loại ấn phẩm,tạp chí chuyên ngành Giáo dục – Đào tạo,học bạ các cấp,tập vở học sinh,viết,văn hóa phẩm các loại….
Sản lượng hàng hóa:
Sản lượng hàng hóa cung cấp sách giáo khoa các năm qua được tính bằng nhu cầu bình quân đầu học sinh trong tỉnh, cộng với nhu cầu của khách hàng ngoài tỉnh qua từng thời điểm và một phần dành cho thư viện trường học. Đối với thiết bị trường học dùng trong nhà trường căn cứ vào cơ cấu từng cấp, lớp học của từng trường và qui định của Bộ Giáo dục – Đào tạo cho từng cấp, lớp học đó. Đối với các loại thiết bị khác và ấn phẩm các loại căn cứ và tình hình thực tế tiêu thụ năm trước và dự đoán khả năng tiêu thụ trong năm.
Chất lượng sản phẩm:
Quy cách, chất lượng hàng hóa đãm bảo đúng theo quy định của Bộ Giáo dục-Đào tạo. Đối với sách phải in bằng giấy bãi bằng trở lên, bìa cứng…,đối với thiết bị sử dụng trong nhà trường phải đạt tiêu chuẩn từ cấp quốc gia trở lên.
Thịtrường tiêu thụ:
Căn cứ vào phương hướng, chức năng kinh doanh, mục tiêu kế hoạch theo định hướng của ngành và địa phương.
Căn cứ vào nhiệm vụ thiết yếu và những nhu cầu của thị trường, đơn vị xác định phương án kinh doanh, xây dựng mặt hàng, lựa chọn công nghệ, thiết bị. Phương thức kinh doanh đáp ứng đầy đủ các mặt hàng cho các đại lý, cửa hàng tư nhân trong và ngoài tỉnh, các trường trung học, tiểu học, mầm non và mạng lưới bán lẻ của Công ty trong tỉnh, đảm bảo phù hợp với năng lực, trình độ quản lý và yêu cầu về chất lượng hàng hóa.
- Mạng lưới tổ chức kinh doanh của Công ty hình thành các đại lý và cửa hàng bán lẻ theo địa bàn thị xã,huyện lỵ,xã,phường,thị trấn,thị tứ hoặc những nơi có điều kiện. Nghiệp vụ tiếp thị được nghiên cứu chặt chẽ, nắm chắc các địa bàn, xử lý kịp thời các thông tin để điều chỉnh hoạt động của các mạng lưới kinh doanh một cách có hiệu quả.
30
Nguồn: Phòng hành chính Công ty Cổ phần Sách và Thiết bị Sóc Trăng
Hình 3.2 Quy trình lưu thông hàng hóa
Thịtrường cung ứng:
Căn cứ vào kế hoạch, chỉ tiêu phân bổ sách giáo khoa cho địa phương, Công ty tiến hành ký kết hợp đồng với Chi nhánh Nhà xuất bản tại TP.HCM. Căn cứ vào kế hoạch đặt hàng của Sở Giáo dục – Đào tạo về thiết bị trang bị cho các trường học, Công ty tiến hành ký kết hợp đồng mua để cung ứng cho trường học và học sinh theo yêu cầu.
Giá cả:
Những mặt hàng sách giáo khoa và đồ dùng dạy học được bán theo đúng giá quy định của nhà nước. Thực hiện chế độ hạch toán độc lập về kết quả kinh doanh, đãm bảo có lãi để tái sản xuất mở rộng, luôn đãm bảo và phát triển vốn được giao, đãm bảo giải quyết thỏa đáng và hài hòa lợi ích cá nhân của người lao động, đơn vị và nhà nước theo kết quả đạt được trong khuôn khổ pháp luật quy định.
Thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ kỷ cương trong quản lý , trong điều hành họat động sản xuất kinh doanh, không ngừng nâng cao hiệu quả phục vụ nhiệm vụ chính trị của ngành và hiệu quả sản xuất kinh doanh theo hướng phát triển kinh tế xã hội của Đảng và Nhà nước.
Công ty Sách-TBTH Trường học Đại lý,cửa hàng Cửa hàng bán lẻ Nhu cầu thị trường Tiêu thụ sản phẩm
31
3.2 KHÁI QUÁT KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG
TY TRONG GIAI ĐOẠN 2011-2013
Bảng 3.2 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2011-2013
Đơn vị tính: triệu đồng
Nguồn:Phòng tài chính- kế toán công ty
Chỉ tiêu Năm Chênh lệch 2011 2012 2013 2012/2011 2013/2012 Giá trị % Giá trị % DT BH & CCDV 41.362 37.740 33.883 (3.622) (8,8) (3857) 10,2 Các khoản giảm trừ DT 130 157 130 27 20,9 (27) (17,2) DT thuần về BH & CCDV 41.232 37.583 33.753 (3.649) (8,9) (3.830) (10,2) Giá vốn hàng bán 35.141 31.404 27.853 (3.737) (10,6) (3.551) (11,3) Lợi nhuận gộp về BH &
CCDV 6.091 6.179 5.900 88 1,5 (279) (4,5)
DT hoạt động tài chính 21 56 77 35 162,7 21 37,5
Chi phí tài chính 1.644 1.828 1.117 184 11,2 (711) (38,9) Chi phí bán hàng 2.576 2.847 2.373 271 10,5 (474) (16,6) Chi phí quản lý doanh
nghiệp 3.058 2.752 2.134 (306) (10) (618) (22,4)
Lợi nhuận thuần từ HĐKD (1.166) (1.192) 353 (26) 2,2 1.545 132,5
Thu nhập khác 567 16 17 (551) (97,2) 1 6,25
Chi phí khác - 16 - 16 100 (16) (100)
Lợi nhuận khác 567 - 17 (567) (100) 17 100
Tổng LNTT (599) (1.192) 370 (593) 98,7 1.562 131
Chi phí thuế TNDN - - - - - -
32
Hình 3.3 Biểu đồ thể hiện kết quả HĐKD của công ty giai đoạn 2011-2013 Qua bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2011-2013 ta có thể thấy tình hình kinh doanh của công ty khá biến động có xu hướng giảm mạnh từ năm 2011-2012 sang năm 2013 có tăng nhưng không nhiều.Sau đây chúng ta sẽ phân tích cụ thể để biết sự tăng giảm và nguyên nhân của sự thay đổi này:
Trong giai đoạn 2011-2013,nhìn chung kết quả hoạt động kinh doanh của công ty diễn biến không được tốt,cụ thể,doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ đều giảm qua 3 năm,doanh thu thuần giảm từ 41.232 triệu đồng năm 2011 xuống 37.583 triệu đồng năm 2012 tức giảm 3.649 triệu đồng (tương ứng 8,9%).Sang năm 2013,doanh thu thuần tiếp tục giảm còn 33.753 triệu đồng giảm 3.830 (tương ứng 10,2%).Nguyên nhân của doanh thu thuần giảm liên tục trong 3 năm là do năm 2011 Nhà xuất bản Giáo dục đã tăng giá sách giáo khoa gần 17% làm cho các gia đình nghèo không có điều kiện mua sách nên số lượng tiêu thụ sách giáo khoa của công ty giảm đáng kể ,bên cạnh đó có nhiều nhà sách lớn được thành lập,cạnh tranh nên đã lấy bớt thị phần của công ty.
Tình hình chi phí của công ty thì khả quan hơn khi liên tục giảm qua 3 năm bao gồm giá vốn hàng bán,chi phí tài chính,chi phí quản lý doanh nghiệp,chi phí bán hàng và chi phí khác,cụ thể năm 2012 giá vốn hàng bán của
41.820 37.655 33.847 42.419 38.847 33.460 -599 -1.192 387 -5.000 0 5.000 10.000 15.000 20.000 25.000 30.000 35.000 40.000 45.000 2011 2012 2013 Năm Triệu đồng Doanh thu Chi phí Lợi nhuận
33
công ty là 31.404 giảm 10,6% so với năm 2011,chi phí quản lí doanh nghiệp là 2.752 giảm 306 triệu đồng tương ứng 10% so với năm 2011.Nguyên nhân của sự giảm những chi phí là do trong công ty đã thực hiện nhiều biện pháp tiết kiệm các khoản chi phí như điện, nước,hội họp,giấy tờ…để giảm bớt sự tăng cao các khoản chi phí,chỉ riêng chi phí tài chính,chi phí bán hàng lại tăng lần lượt là 11,1%,10,5% so với năm 2011 và chi phác lại phát sinh trong năm 2012 là 16 triệu đồng.Nguyên nhân trong 2 năm 2011-2012 nền kinh tế Việt Nam vô cùng khó khăn lạm phát gần đến ngưỡng 20%,đặc biệt là lãi suất cho vay của ngân hàng cũng tăng cao khoảng 18-20% trong khi công ty vừa mở rộng quy mô kinh doanh nên phải chịu chi phí lãi vay rất cao….Đến năm 2013