2010 – 2012
3.3.3 Tổ chức công tác kế toán
3.3.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
a)Mô hình kế toán của Công ty
Công tác tổ chức bộ máy kế toán của Công ty đƣợc tổ chức theo mô hình kế toán phân tán. Theo mô hình này, tất cả các công việc kế toán nhƣ phân loại chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, lập báo cáo đều đƣợc chia đều cho các bộ phận mỗi bộ phận có chế độ phân quyền riêng hoạt trong tổng thể kế toán của Công ty.
b)Hình bộ máy kế toán
39
Nguồn: Phòng tài chính - kế toán Công ty nông sản thực phẩm Trà Vinh.
Hình 3.2 Bộ máy kế toán Công ty nông sản thực phẩm Trà Vinh
c)Quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận kế toán
Kế toán trƣởng
- Phụ trách chung về công tác tổ chức của phòng tài chính kế toán Công ty. Chỉ đạo thực hiện toàn diện công tác hạch toán kế toán tài chính tại Công ty và các bộ phận kế toán ở các đơn vị trực thuộc đúng chế độ kế toán tài chính hiện hành.
- Theo dõi và lập báo cáo định kỳ hay đột xuất về tình hình cân đối vốn, tài sản và nguồn vốn của Công ty. Kiểm tra tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, thu, nộp ngân sách cho toàn Công ty. Kiểm tra, giám sát việc hạch toán kế toán ở các bộ phận kế toán của đơn vị trực thuộc Công ty.
- Xây dựng qui chế tài chính, các định mức chi phí, tính toán giá thành sản phẩm. Chịu trách nhiệm trƣớc Ban Giám đốc về hoạt động của phòng tài chính Công ty.
Kế toán tổng hợp
- Giúp trƣởng phòng trong việc xây dựng, tổ chức công tác hạch toán kế toán của toàn Công ty, mở sổ kế toán đúng quy định hiện hành. Tổ chức, thực hiện, hƣớng dẫn, theo dõi kiểm tra nghiệp vụ và đề xuất những biện pháp chỉ đạo, uốn nắn những sai lệch trong công tác kế toán.
- Kiểm tra và giám sát việc chấp hành các chế độ chính sách về tài chính kế toán ở các bộ phận của các đơn vị trực thuộc. Cập nhật số liệu hằng ngày, kiểm soát kế toán phân hành.
Kế toán trƣởng Kế toán thuế Kế toán theo dõi các XN Kế toán ngân hàng Kế toán tiền mặt Kế toán XDCB TSCĐ Kế toán tổng hợp Thủ quỹ
40 Kế toán theo dõi các xí nghiệp
- Kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất trong quá trình hoạt động sản xuất, thu mua, chế biến tại các xí nghiệp trực thuộc theo yêu cầu của Ban Giám đốc và cơ quan cấp trên. Phản ánh kịp thời tình hình công nợ, hàng hóa tồn đọng.
- Báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, thành phẩm, phụ phẩm, công nợ trên vốn tại các bộ phận trực thuộc. Đối chiếu việc phát sinh công nợ tiền vốn giữa các Công ty đối với các xí nghiệp trực thuộc đúng quy định kế toán hiện hành.
Kế toán ngân hàng
- Kiểm tra tất cả các chứng từ gốc, hóa đơn đầu vào mang tính hợp pháp, của ngƣời thanh toán để trình lãnh đạo phòng và Ban Giám đốc ký duyệt. Kiểm tra, quản lý và cập nhật chứng từ ngân hàng phát sinh hàng ngày.
- Làm báo cáo nhanh định kỳ theo yêu cầu của ngân hàng. Lập các thủ tục khế ƣớc và trả nợ của ngân hàng. Bảo quản, lƣu trữ các hồ sơ tài liệu, làm cơ sở thanh toán, quyết toán công nợ, thanh tra, kiểm tra.
Kế toán tiền mặt
- Mở sổ kế toán tiền mặt, theo dõi tài khoản tiền gửi, tiền vay của các ngân hàng mà Công ty giao dịch, ghi chép phản ánh chính xác trung thực những số liệu phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh theo đúng quy định hiện hành.
- Hàng ngày phải đối chiếu với thủ quỷ về báo cáo tiền mặt; hàng tháng phải tiến hành kiểm tra quỹ tiền măt bao gồm: Việt Nam đồng, cổ phiếu và các giấy tờ có giá trị nhƣ tiền khác. Hàng tháng, quý tổng hợp chi phí so sánh kỳ trƣớc để báo cáo lãnh đạo phòng.
Kế toán xây dựng cơ bản TSCĐ
Theo dõi tình hình phát sinh thuế đầu vào, đầu ra đúng quy định hiện hành. Theo dõi công trình XDCB dở dang, chi phí sửa chữa, theo dõi vật tƣ xuất kho, tăng giảm TSCĐ, đối chiếu với các bộ phận liên quan.
Kế toán thuế
Kiểm tra các hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, chi phí mua vào, bán ra. Kiểm tra, mở sổ kế toán ghi chép phản ánh những phát sinh liên quan về thuế của Công ty đúng theo quy định hiện hành.
41 Thủ quỹ
- Mở sổ quỹ tiền mặt, theo dõi, đối chiếu những phát sinh tình hình thu chi tiền mặt tại Công ty theo đúng quy định.
- Kiểm đếm thu chi tiền mặt chính xác đối chiếu với kế toán thanh toán để rút ra tiền quỹ cuối kỳ. Làm báo cáo thu chi, tồn quỹ theo đúng chế độ.
3.3.3.2 Hình thức kế toán
a)Hệ thống tài khoản kế toán và số sách kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán Công ty đang thực hiện hiện nay theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính.
Sổ sách: các loại sổ sách của công ty đƣợc thực hiện theo mẫu sổ của hình thức kế toán trên máy tính.
b)Lưu đồ và quá trình luân chuyển chứng từ
Quy trình xuất kho bán hàng thể hiện (ở hình 2 phụ lục): hàng ngày khi có yêu cầu mua hàng từ khách hàng đƣợc gửi đến bộ phận bán hàng, bộ phận bán hàng sẽ xem xét sau đó chuyển phiếu yêu cầu mua hàng cho bộ phận kế toán kho, kế toán kho dò xét lại lƣợng hàng trong kho có đủ để đáp ứng yêu cầu của khách hàng hay không. Trƣờng hợp nếu không đủ hàng thì kế toán kho sẽ thông báo cho bộ phận bán hàng biết là không đủ hàng để cung cấp và bộ phận bán hàng sẽ có trách nhiệm thông báo đến khách hàng, còn trƣờng hợp nếu trong kho đủ thì kế toán kho sẽ ký vào phiếu yêu cầu mua hàng và chuyển sang phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh sẽ xem xét và lập hợp đồng bán hàng thành hai liên và hai liên thông báo nhận hàng, một liên hợp đồng bán hàng và thông báo nhận hàng chuyển qua phòng kế toán kho. Liên hợp đồng bán hàng còn lại lƣu tại phòng kinh doanh và một liên thông báo nhận hàng sẽ đƣợc chuyển cho khách hàng. Kế toán kho dựa vào hợp đồng bán hàng và thông báo nhận hàng sau đó lập phiếu xuất kho sau đó chuyển hàng cho khách hàng. Sau đó kế toán kho sẽ chuyển hợp đồng bán hàng và phiếu xuất kho sang kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp dựa vào chứng từ mà kế toán kho chuyển sang tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán. Hợp đồng bán hàng và phiếu xuất kho đƣợc lƣu tại đây.
Quy trình thu tiền đƣợc thể hiện (ở hình 3 phụ lục): khi khách hàng đến trả tiền mua hàng thì kế toán tiền lập phiếu thu thành ba liên và chuyển qua thủ quỹ. Thủ quỹ dựa vào chứng từ mà kế toán tiền chuyến sang tiến hành xác nhận các phiếu thu và ghi vào sổ và chuyển một liên cho khách hàng, một liên
42
chuyển cho kế toán công nợ và liên còn lại chuyển cho kế toán tiền. Kế toán tiền ghi vào nhật ký thu tiền và lƣu lại phiếu thu.
c) Hình thức kế toán
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 và thông tƣ số: 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009.
Công ty đã áp dụng các chuẩn mực kế toán và các văn bản hƣớng dẫn Chuẩn mực do Nhà nƣớc đã ban hành. Các báo cáo tài chính đƣợc lập và trình bày theo đúng mọi quy định của từng chuẩn mực, thông tƣ hƣớng dẫn thực hiện chuẩn mực và các chế độ kế toán hiện hành đang áp dụng.
Kỳ kế toán năm của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam (VND). Hình thức kế toán áp dụng: Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy tính theo quy trình ghi sổ nhật ký chung. Qui trình ghi sổ kế toán trên máy tính đƣợc trình bày ở hình 3.3.
Trình tự ghi chép kế toán theo hình thức nhật ký chung nhƣ sau: hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
43
Để bảo đảm công việc kế toán đƣợc nhanh chóng, chính xác, kịp thời, Công ty thực hiện công việc kế toán trên chƣơng trình phần mềm kế toán trên máy vi tính.
Hình 3.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày Ghi vào cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
* Đặc điểm hình thức tổ chức kế toán của Công ty
- Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên.
- Giá xuất kho đƣợc tính theo phƣơng pháp bình quân gia quyền cuối kỳ. - Thuế giá trị gia tăng đƣợc tính theo phƣơng pháp khấu trừ.
- Khấu hao đƣợc trích theo phƣơng pháp đƣờng thẳng. Thời gian khấu hao đƣợc ƣớc tính nhƣ sau:
+ Nhà cửa, vật kiến trúc: 5 – 50 năm. + Máy móc, thiết bị: 3 – 20 năm. + Phƣơng tiện vận tải: 6 – 30 năm. + Thiết bị văn phòng: 2 – 10 năm.
PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán
quản trị CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
44
* Ứng dụng tin học trong kế toán
Công ty nông sản thực phẩm Trà Vinh sử dụng phần mềm kế toán EFFECT để phục vụ cho công tác kế toán của Công ty.
Mã số của từng bộ phận nhƣ sau
- Bộ phận văn phòng ... 0 - Xí nghiệp giống ... 1 - Xí nghiệp nuôi trồng ... 5 - Xí nghiệp thức ăn ... 6 - Xí nghiệp CBTS Cầu Quan ... 7 - Nhà máy phụ phẩm ... 8 - Ban quản lý dự án ... b Effect là phần mềm tự động hóa kế toán trợ giúp trong việc quản lý, điều hành doanh nghiệp, các kế toán có đƣợc sự giúp đỡ toàn diện trong công việc của mình tới mức không cần sổ sách. Các giám đốc điều hành luôn sẵn có những thông tin hoạt động từ chi tiết đến tổng hợp và theo một khía cạnh và bất cứ lúc nào các nhân viên trong doanh nghiệp có thể đƣợc quyền khai thác thông tin theo nhu cầu và quyền hạn của mình.
Effect quản lý mọi hoạt động của doanh nghiệp giống nhƣ cỗ máy không mệt mỏi luôn cung cấp cho bạn những thông tin kịp thời, chính xác mỗi khi bạn có nhu cầu. Đặc biệt hệ thống bảo mật thông tin trên mạng càng làm cho Effect tiết kiệm đƣợc nhiều chi phí cho các doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp có mô hình quản trị phức tạp.
Điểm nổi bậc của Effect so với mọi phần mềm khác hiện nay trên thị trƣờng là khả năng tự thích ứng với các loại hình doanh nghiệp khác nhau từ nhỏ đến lớn, từ thƣơng mại đến sản xuất.
Effect có thể đáp ứng cho các doanh nghiệp có nhu cầu tự động nhập liệu tới mức không cần đánh số tài khoản hoặc có nhu cầu đối với những bảng biểu (thông tin) chỉ đặc thù cho doanh nghiệp. Effect không phải là phần mềm tĩnh, ngƣời sử dụng có thể biến đổi nó cho phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình nhƣ các dạng khác nhau khi nhập hoặc tạo mới, điều chỉnh các bảng biểu cho phong phú hơn (tối ƣu hơn).
45