2.5.1.1 Tài khoản sử dụng
Tài khoản 334 – Phải trả người lao động: dùng để theo dõi các khoản phải trả công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, phụ cấp, BHXH, tiền thưởng và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.
Nội dung và kết cấu Tài khoản 334 – Phải trả người lao động:
- Bên Nợ: + Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác đã ứng, đã trả cho người lao động.
+ Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động.
- Bên Có: + Các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác phải trả cho người lao động.
- Số dư Có: + Các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác còn phải trả cho người lao động.
Tài khoản 334 – Phải trả người lao động, có thể có Số dư Nợ, nhưng rất ít trường hợp số tiền đã trả, đã thanh toán lớn hơn số tiền phải trả, phải thanh toán cho người lao động.
Tài khoản 334 có 2 tài khoản cấp 2: - TK 3341 – Phải trả công nhân viên - TK 3342 – Phải trả người lao động khác
2.1.5.2 Quy trình hạch toán
- Hàng tháng, dựa vào bảng thanh toán tiền lương, tính số tiền lương phải trả cho người lao động, kế toán ghi:
Nợ TK 241 – Tiền lương của công nhân xây dựng cơ bản Nợ TK 622 – Tiền lương của công nhân sản xuất sản phẩm Nợ TK 623 – Tiền lương của nhân viên điều khiển máy thi công Nợ TK 627 – Tiền lương của nhân viên quản lý phân xưởng Nợ TK 641 – Tiền lương của nhân viên bán hàng
Nợ TK 642 – Tiền lương của nhân viên quản lý doanh nghiệp
Có TK 334 – Tổng tiền lương phải trả cho người lao động trong kỳ
- Khi ứng trước tiền lương cho người lao động, dựa vào chứng từ kế toán ghi:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 111,112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
- Khi tính tiền thưởng, phúc lợi cho người lao động, kế toán ghi: Nợ TK 353 – Tiền thưởng, phúc lợi phải trả
Có TK 334 – Tiền thưởng, phúc lợi phải trả
- Khi tính tiền tăng ca phải chi cho người lao động, kế toán ghi: Nợ TK 241 – Tiền tăng ca của công nhân xây dựng cơ bản Nợ TK 622 – Tiền tăng ca của công nhân sản xuất sản phẩm Nợ TK 623 – Tiền tăng ca của nhân viên điều khiển máy thi công Nợ TK 627 – Tiền tăng ca của nhân viên quản lý phân xưởng Nợ TK 641 – Tiền tăng ca của nhân viên bán hàng
Có TK 334 – Tổng tiền tăng ca phải trả cho người lao động trong kỳ
- Khi tính BHXH (nghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động,…) cho người lao động, kế toán ghi:
Nợ TK 3383 – Số BHXH phải thanh toán trong kỳ Có TK 334 – Số BHXH phải thanh toán trong kỳ
- Trường hợp trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất: Nợ TK 622 – Số tiền lương nghỉ phép trích trước định kỳ
Có TK 335 – Số tiền lương nghỉ phép trích trước định kỳ
- Hàng tháng, khi tính tiền lương nghỉ phép thực tế phát sinh, dựa vào bảng lương, kế toán ghi:
Nợ TK 335 – Số tiền lương thực tế phát sinh Có TK 334 – Số tiền lương thực tế phát sinh
- Khi trả lương nghỉ phép thực tế phát sinh cho người lao động, kế toán ghi:
Nợ TK 334 – Số tiền lương thực tế phát sinh
Có TK 111,112 – Số tiền lương thực tế phát sinh
- Cuối năm dựa vào số tiền lương thực tế phát sinh và số tiền lương nghỉ phép dự kiến đã tạm trích đưa vào chi phí để tất toán tài khoản 335 – Chi phí phải trả
+ Nếu số tiền lương nghỉ phép thực tế lớn hơn tiền lương nghỉ phép dự kiến đã trích:
Nợ TK 622 – Số chênh lệch lớn hơn Có TK 335 – Số chênh lệch lớn hơn
+ Nếu số tiền lương nghỉ phép thực tế nhỏ hơn tiền lương nghỉ phép dự kiến đã trích:
Nợ TK 335 – Số chênh lệch nhỏ hơn Có TK 622 – Số chênh lệch nhỏ hơn
- Khi khấu trừ vào lương các khoản trừ của người lao động, dựa vào bảng tính lương, kế toán ghi:
Nợ TK 334 – Tổng số phải trừ người lao động Có TK 141 – Trừ tiền tạm ứng
Có TK 1388 – Trừ tiền điện, nước, bồi thường vật chất
Có TK 3383,3384 – Trừ 9,5% BHXH, BHTN, BHYT cá nhân chịu
Có TK 3338 – Trừ thuế thu nhập người lao động phải nộp
- Khi chi trả lương bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng cho người lao động:
Nợ TK 334 – Số tiền thanh toán cho người lao động
Có TK 111,112 – Số tiền thanh toán cho người lao động
- Khi trả lương bằng sản phẩm, hàng hóa, dựa vào các chứng từ kế toán ghi:
+ Trị giá sản phẩm, hàng hóa xuất kho tính vào giá vốn hàng bán, kế toán ghi:
Nợ TK 632 – Trị giá xuất kho
Có TK 155,156 – Trị giá xuất kho
+ Thanh toán cho người lao động, dựa vào hóa đơn bán hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 334 – Giá bán và thuế giá trị gia tăng
Có TK 512 – Giá bán chưa có thuế giá trị gia tăng Có TK 3331 – Thuế giá trị gia tăng đầu ra