3.2.1 Hình thức kế toán tại công ty
Hình thức kế toán công đang áp dụng là hình thức kế toán nhật ký chung.
Trình tự ghi sổ
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung. Sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết, thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trƣờng hợp đơn vị mở các sổ nhật ký đặc biệt thì hằng ngày, căn cứ vào các căn cứ đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp theo Sổ Cái, sau khi đã trừ số trùng lắp do một nghiệp vụ đƣợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật Ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu thấy khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dùng để lập báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ nhật ký chung và các sổ nhật ký đặc biệt. Sau khi đã loại trừ các sổ trùng lắp trên sổ nhật ký đặc biệt cùng kỳ.
Hình 3.2 Trình độ kế toán ghi sổ theo hình thức nhật ký
3.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán công ty đang áp dụng là hình thức kế toán tập trung. Hình thức này có ƣu điểm là đảm bảo sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán, giúp cho doanh nghiệp kiểm tra, chỉ đạo sản xuất kịp thời, chuyên môn hóa cán bộ, giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện cho việc ứng dụng các phầm mềm kế toán hiện đại có hịệu quả cao, nhƣng nó có nhƣợc điểm là không cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết cho các đơn vị trực thuộc nội bộ doanh nghiệp.
Căn cứ vào quy mô hoạt động và trình độ cán bộ nhân viên kế toán, mô hình kế toán doanh nghiệp là mô hình kế toán tập trung. Toàn bộ công tác kế toán phản ánh các nghiệp vụ phát sinh hằng ngày từ việc xử lý chứng từ, cập nhật vào sổ sách cho đến lập báo cáo.
Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Hình 3.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Chức năng
Kế toán trƣởng: Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc và lập các báo cáo tài chính trong doanh nghiệp.
Kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản về thanh toán nhƣ: phải thu, phải trả, thu chi tiền mặt và tiền gởi.
Kế toán mua và bán hàng:Theo dõi công viêc liên quan đến mua hàng hóa, nguyên vật liệu và bán hàng cuối tháng xác định kết quả kinh doanh.
Kế toán tiền lƣơng, thuế:Theo dõi công nhân viên từ các bảng chấm công, từ đó lập bảng lƣơng và các khoản bảo hiểm và cuối tháng tính thuế phải nộp của công ty.
Thủ quỹ và thủ kho:Theo dõi lƣợng hàng trong kho trong quá trình xuất và nhập, và lƣợng tiền thu và chi ra tham mƣu cho kế toán thanh toán.
3.2.3 Các chính sách kế toán liên quan.
Tài khoản sử dụng theo quyết định số 48 của Bộ Tài Chính. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp giá gốc.
Công ty xuất kho theo phƣơng phƣơng pháp bình quân giá quyền cuối kỳ.
Hạch toán thuế giá trị gia tăng theo phƣơng pháp khấu trừ thuế. Bán hàng theo phƣơng thức trả chậm.
Khấu hao tài sản cố định theo phƣơng pháp đƣờng thẳng. KẾ TOÁN TRƢỞNG Kế toán mua hàng bán hàng Kế toán tiền lƣơng, thuế Kế toán thanh toán Thủ quỹ, thủ kho
Niên độ kế toán từ ngày 01/01 đến ngày 31/12. Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam (VND).
Hình thức kế toán máy
Phòng kế toán đƣợc trang bị máy vi tính , máy in, máy fax, mô ̣t số du ̣ng cụ khác phục vụ cho việc tính toán của kế toán.
Mỗi ngƣời đƣợc trang bị một máy vi tính để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh nhanh hơn, tất cả đều đƣợc nối mạng để cập nhật thông tin thƣờng
xuyên. Tất cả các công tác kế toán tại công ty đều đƣợc xử lý bằng vi tính, phần
mềm sử dụng là ACSOFT, ngoài ra còn sử dụng excel để làm những cái đơn giản nhƣ: kẻ bảng tiền lƣơng….
Hình 3.4 Sơ đồ kế toán trên máy
Ghi chú:
: Nhập số liê ̣u hằng ngày
: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra
Chƣ́ng tƣ̀ gốc
Nhật ký chung
SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo KT quản trị MÁY VI TÍNH
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Hằng ngày kế toán căn cƣ́ vào chƣ́ng tƣ̀ gốc hoă ̣c nhâ ̣t ký chung đã đƣợc kiểm tra , xác định tài khoản ghi Nợ , tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán .
Theo qui trình của phần mềm kế toán các thông tin sẽ tƣ̣ đô ̣ng nhâ ̣p vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái hoă ̣c nhâ ̣t ký sổ cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoă ̣c bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào ), kế toán thƣ̣c hiê ̣n các thao tác phân bổ (cô ̣ng sổ) và lập báo cáo tài chính . Viê ̣c đối chiếu giƣ̃a số liê ̣u tổng hợp với số liê ̣u chi tiết đƣợc thƣ̣c hiê ̣n tƣ̣ đô ̣ng và luôn đảm bảo chính xác, trung thƣ̣c theo thông tin đã đƣợc nhâ ̣p trong kỳ. Ngƣời làm kế toán có thể kiểm tra đối chiếu số liê ̣u giƣ̃a sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
3.3 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY QUA BA NĂM (2010 – 2012) BA NĂM (2010 – 2012)
Báo cáo kết quả kinh doanh là báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cũng nhƣ tình hình thực hiện trách nhiệm nghĩa vụ của công ty đối với Nhà nƣớc. Vì vậy để thấy đƣợc tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại và dịch vụ KP Tech trong những năm gần đây ta đi vào phân tích bảng báo cáo kết quả kinh doanh qua ba năm 2010-2012.
Bảng 3.1: Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty qua 3 năm (2010 – 2012)
Đơn vị tính: 1.000 đồng
Chỉ tiêu Năm Năm Năm Chênh lệch 11/10 Chênh lệch 12/11
2010 2011 2012 Số tiền % Số tiền %
1: Doanh thu bán hàng 16.776.513 20.976.752 17.533.378 4.200.239 25 -3.443.374 -16 2: Giá vốn hàng bán 15.728.033 19.535.985 15.806.364 3.807.952 24 -3.729.621 -19
3: Lợi nhuận gộp 1.048.480 1.440.767 1.727.014 392.287 37 236.018 20
4: Doanh thu tài chính 870 1.039 1.360 169 19 321 31
5: Chi phí quản lý kinh doanh 170.303 383.634 606.467 213.331 125 222.833 58 6: Lợi nhuận từ kinh doanh 879.047 1.058.172 1.121.907 179.125 20 63.735 6
7: Thu nhập khác 280.621 202.970 327.138 - 77.651 - 28 124.168 61
8: Chi phí khác 63000 92.807 127.878 29.807 47 35.071 38
9: Lợi nhuận khác 217.621 110.163 199.260 - 107.458 - 49 89.097 81
10: Lợi nhuận trƣớc thuế 1.096.668 1.168.335 1.321.167 71.667 7 152.832 13
11: Chi phí thuế TNDN 274.167 292.084 330.292 17.917 7 38.208 13
12: Lợi nhuận sau thuế 822.501 876.251 990.875 53.750 7 114.624 13
Qua bảng số liệu trên ta thấy, doanh thu bán hàng năm 2010 đạt 16.776.513 ngàn đồng sang năm 2011 đạt 20.976.752 ngàn đồng, tăng 4.200.239 ngàn đồng tƣơng ứng 25% so với năm 2010. Doanh thu tăng nhƣ vậy là do sự nổ lực của Ban lãnh đạo công ty và của các nhân viên, đặc biệt là các nhân viên phòng kinh doanh, đã có các kế hoạch bán hàng, tìm kiếm thị trƣờng, khách hàng tiềm năng có hiệu quả. Tuy nhiên, năm 2012 doanh thu bán hàng đạt 17.533.378 ngàn đồng giảm 3.443.374 ngàn đồng tƣơng ứng giảm 16%. Qua đó ta thấy tốc độ tăng trƣởng doanh thu của công ty qua ba năm là không đều.
Về giá vốn hàng bán, năm 2010 là 15.728.033 ngàn đồng, đến năm 2011 là 19.535.985 ngàn đồng, tăng 3.807.952 ngàn đồng tƣơng đƣơng 24% so với năm 2010. Nguyên nhân là do giá cả các mặt hàng mua vào đều tăng lên. Sang năm 2012 là 15.806.364 ngàn đồng giảm đi so với năm 2011 là 3.729.621 ngàn đồng tƣơng ứng 19%.
Lợi nhuận gộp trong năm 2010 đạt 1.048.480 ngàn đồng, đến năm 2011 đạt 1.440.767 ngàn đồng tăng hơn so với năm 2010 là 392.287 ngàn đồng tƣơng ứng 37%. Sang năm 2012 lợi nhuận gộp đạt 1.727.014 ngàn đồng tăng 236.018 ngàn đồng tƣơng ứng 20% so với năm 2011. Mặc dù năm 2012 doanh thu có giảm đi so với năm 2011 nhƣng lợi nhuận gộp vẫn tăng, điều này cho thấy công việc quản lý chi phí giá vốn của công ty có hiệu quả.
Lợi nhuận sau thuế là kết quả cuối cùng của hoạt động kinh doanh tại công ty, đây là một trong những chỉ tiêu dùng để đánh giá hiệu quả của toàn bộ quá trình kinh doanh của công ty. Năm 2010 lợi nhuận công ty đạt là 822.501 ngàn đồng, năm 2011 đạt 876.251 ngàn đồng tăng 53.750 ngàn đồng tƣơng ứng 7% so với năm 2010. Vì doanh thu năm 2010 có tăng với tốc độ tăng doanh thu nhanh hơn tốc độ tăng chi phí nên làm lợi nhuận tăng. Sang năm 2012 lợi nhuận là 990.875 ngàn đồng so với năm 2011 thì tăng 114.624 ngàn đồng và tƣơng ứng là 13%. Tuy doanh thu giảm nhƣng do công ty trả tiền trƣớc hạn từ nhà cung ứng nên đƣợc hƣởng các khoản chiết khấu làm cho thu nhập khác tăng đáng kể, từ đó dẫn đến lợi nhuận năm 2012 tăng cao.
Tóm lại, mặc dù lợi nhuận sau thuế năm 2011 có giảm nhƣng với sự quản lý có hiệu quả của ban lãnh đạo công ty làm cho lợi nhuận năm 2012 tăng lên. Vì vậy công ty phải giảm tối đa các chi phí và phải có các biện pháp thiết thực nhằm làm gia tăng lợi nhuận cho công ty.
CHƢƠNG 4
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI DOANH NGHIỆP 4.1 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ KP TECH
4.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty
Bảng 4.1: Tổng hợp doanh thu bán hàng
Đơn vị tính : Đồng
Chỉ tiêu Số tiền
Doanh thu từ bán máy tính 221.000.000
Doanh thu từ bán thiết bị văn phòng 112.350.000 Doanh thu từ bán linh kiện điện tử 182.000.000 Doanh thu từ bán phần mềm quản lý 102.100.000
Doanh thu từ lắp đặt camera 310.001.000
TỔNG 927.451.000
Nguồn: Trích từ báo cáo của công ty KP TECH, tháng 06/2013.
Tổng kết các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 06/2013: trong tháng doanh nghiệp bán hàng thu bằng tiền mặt là 602.843.150 đồng, bán thu bằng tiền gởi là 139.117.650 đồng và bán chƣa thu tiền là 185.490.200 đồng.
4.1.1.1 Chứng từ và sổ sách kế toán
Chứng từ:
1: Phiếu xuất kho 2: Hóa đơn GTGT 3: Phiếu thu, giấy báo có Sổ sách:
1: Sổ nhật ký chung
Lƣu đồ luân chuyển chứng từ
Bắt đầu
Phiếu báo giá BPBH
Lập HĐGTGT
Phiếu báo giá
HĐGTGT
HĐGTGT
Kết thúc
KH
BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN KHO
Hình 4.1 Lƣu đồ luân chuyển chứng từ
4.1.1.2 Hạch toán nghiệp vụ minh họa cụ thể
Ngày 01/06/2013 Doanh nghiệp bán 500 chuột máy tính cho công ty Hồng Lâm, địa chỉ 218, Ninh Kiều, Cần Thơ. Giá xuất là 50.000đ, giá bán là 105.000đ. Thu bằng tiền mặt, thuế 10%
Kế toán căn cứ sổ thẻ kho của thủ kho tiến hành lập:
1: Phiếu xuất kho số PXK/01 (xem phụ lục số 01 – chứng từ)
2: Hóa đơn GTGT số 0100 (xem phụ lục số 02 – chứng từ)
Để làm căn cứ lập phiếu thu số PT/01 (xem phụ lục số 03 – chứng từ) và tiến hành định khoản
Nơ ̣ TK 111: 57.750.000 Có TK 511: 52.500.000 Có TK 3331: 5.250.000
Ngày 02/06/2013 xuất bán 2 máy in TOSHIBA, trị giá mỗi cái là
6.000.000đ, giá xuất là: 4.500.000đ cho công ty Tân Thành Công, địa chỉ: Tầm Vu, Ninh Kiều, Cần Thơ. Thu bằng tiền mặt, thuế 10%
Kế toán căn cứ vào sổ thẻ kho của thủ kho tiến hành lập: 1: Phiếu xuất kho số PXK/02 (xem phụ lục số 04 – chứng từ)
2: Hóa đơn GTGT số 0101 (xem phụ lục số 05 – chứng từ)
Căn cứ vào 2 chứng từ trên lập phiếu thu số PT/02 (xem phụ lục số 06 - chứng từ) và tiến hành định khoản
Nợ TK 111: 13.200.000 Có TK 511: 12.000.000 Có TK 3331: 1.200.000
Kế toán căn cứ vào chứng từ gốc tiến hành ghi: - Sổ nhật ký chung (xem phụ lục số 01 – sổ sách)
- Ghi sổ cái tài khoản 511 (xem phụ lục số 02 – sổ sách)
4.1.2 Kế toán hàng bán bị trả lại
Bảng 4.2: Tổng hợp hàng bán bị trả lại
Đơn vị tính : Đồng
Chỉ tiêu Số tiền
Thiết bị linh kiện điện tử 550.000
Thiết bị văn phòng 200.000
TỔNG 750.000
Nguồn: Trích từ báo cáo của công ty KP TECH, 06/2013.
Trong tháng 06/2013 thì hàng bán bị trả lại tƣơng đối ít và đƣợc thanh toán lại cho khách hàng bằng tiền mặt là 750.000 đồng.
4.1.2.1 Chứng từ và sổ sách kế toán
Chứng từ:
Hóa đơn GTGT khách hàng lập giao, phiếu nhập kho. Sổ sách:
1: Sổ nhật ký chung
2: Sổ cái, sổ chi tiết tài khoản…
Trong tháng 06/2013 hàng bán bị trả lại của doanh nghiệp là: 750.000đ Ngày 03/06/2013 công ty TNHH Đạt Hoa thông báo thiết bị điện tử mua ngày 02/06/2013 do không đủ tiêu chuẩn, quy cách. Doanh nghiê ̣p đã chấp nhâ ̣n nhâ ̣p la ̣i số hàng trên trị giá là 750.000đ.
Khi nhận đƣợc thông báo khách hàng trả lại hàng thì kế toán dựa:
- Hóa đơn GTGT số 010 (xem phụ lục số 12 – chứng từ) của khách hàng gởi. Tiến hành ghi vào sổ nhật ky chung:
Nơ ̣ TK 5212: 750.000 Nơ ̣ TK 3331: 75.000
Có TK 131: 825.000
Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT số 010 tiến hành lập:
- Phiếu nhập kho số PNK/01 (xem phụ lục số 13 – chứng từ) và định khoản Nơ ̣ TK 156: 500.000
Có TK 632: 500.000
Kế toán căn cứ vào chứng từ gốc tiến hành ghi: - Sổ nhật ký chung (xem phụ lục số 01 – sổ sách)
- Ghi sổ cái tài khoản 5212 (xem phụ lục số 03 – sổ sách)
4.1.3 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính
Trong tháng doanh thu hoạt động tài chính của doanh nghiệp chủ yếu là tiền thu từ lãi tiền gởi ngân hàng tổng tiền lãi thu đƣợc là: 32.100.000đ
Bảng 4.3: Tổng hợp doanh thu hoạt động tài chính
Đơn vị tính : Đồng
Chỉ tiêu Số tiền
Thu tiền lãi từ ngân hàng VCB 12.331.200
Thu tiền lãi từ ngân hàng ACB 10.600.000
Thu tiền lãi từ ngân hàng AGRIBANK 9.168.800
TỔNG 32.100.000
Nguồn: Trích từ báo cáo của công ty KP TECH, 06/2013.
Tổng kết các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 06/2013: trong tháng doanh thu hoạt động tài chính thu bằng tiền mặt là 13.803.000 đồng và thu bằng tiền gửi là 18.297.000 đồng.
4.1.3.1 Chứng từ và sổ sách kế toán Chứng từ: 1: Phiếu thu 2: Giấy báo có Sổ sách: 1: Nhật ký chung
2: Sổ cái, sổ chi tiết tài khoản
4.1.3.2 Hạch toán nghiệp vụ minh họa cụ thể
Ngày 20/06/2013: Nhận đƣợc giấy báo có về việc thu lãi tiền gƣ̉i có kỳ hạn, số tiền 22.100.000đ
Kế toán nhận giấy báo có số 4725 (xem phụ lục số 07 – chứng từ)
Kế toán căn cứ vào giấy báo có số 4725 tiến hành ghi vào sổ nhật ký