của doanh nghiệp cho đến những phân tích, kết luận và giải pháp.
Lợi nhuận ròng Doanh thu thuần
Lợi nhuận ròng rròngròng
Tổng tài sản bình quân
Lợi nhuận ròng
2.3.2 Phƣơng pháp thu thập số liệu
Số liệu thứ cấp: Bảng nhật ký sản xuất, kinh doanh, bảng tổng hợp báo cáo số lƣợng hàng sản xuất và tiêu thụ, bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, số cái, sổ chi tiết các tài khoản, sổ sản xuất kinh doanh liên quan đến chi phí...
Số liệu sơ cấp: Hỏi, trao đổi trực tiếp với kế toán tổng hợp .
2.3.3 Phƣơng pháp phân tích số liệu: Sử dụng các phƣơng pháp thống kê, tổng hợp và so sánh. kê, tổng hợp và so sánh.
CHƢƠNG 3
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ KP TECH
3.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
Tên công ty: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ KP TECH
Địa chỉ: 108/46/33 Nguyễn Việt Hồng, P. An Phú, Q. Ninh Kiều, TP Cần Thơ.
Mã số thuế: 1800526146 Điện thoại: 07106252106 Email: info@kptech.com.vn
Website: http://www.kptech.com.vn
3.1.1 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Công ty trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại và dịch vụ KP Tech chính thức hoạt động vào tháng 5 năm 2006. Trong thời gian đầu khi mới thành lập công ty chủ yếu kinh doanh các loại máy văn phòng, thiết bị tin học và phần mềm quản lý.
Cho đến nay công ty không chỉ kinh doanh các mặt hàng trên mà còn có thêm nhiều dịch vụ nhƣ dịch vụ cứu hộ máy tính (sửa chữa máy văn phòng, laptop, khắc phục sự cố phần mềm, sửa lỗi phần cứng), sửa chữa các thiết bị tin học, thi công lắp đặt mạng, camera.
3.1.2 Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự
Bộ máy tổ chức quản lý của công ty đứng đầu là Giám đốc chịu trách nhiệm của toàn bộ công ty. Tiếp dƣới là trƣởng phòng phụ trách kỹ thuật thi công và trƣởng phòng phụ trách kinh doanh thƣơng mại; và các phòng ban (Phòng Kỹ thuật, Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh). Để hiểu rõ hơn chúng ta có thể xem sơ đồ tổ chức công ty dƣới đây để thấy rõ hơn từng cơ cấu tổ chức của công ty và nhiệm vụ chức năng từng phòng ban và các bộ phận.
Tình hình nhân sự hiện nay của công ty có 15 nhân viên, trong đó trình độ đại học 9 ngƣời, cao đẳng là 4 ngƣời chiếm 27% và trung cấp chiếm 13% là 2 ngƣời. Hiện đội ngũ nhân viên của công ty đa phần là trình độ đại học chiếm 60%, đây là nhân tố rất thuận lợi giúp công ty phát triển.
3.1.2.1 Sơ đồ tổ chức công ty
Ban giám đốc là ngƣời quản lý và điều hành các phòng ban trong công ty. Các phòng ban là phòng kế toán, phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật. Đứng đầu các phòng ban là trƣởng phòng có nhiệm vụ quản lý từng phòng ban và chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc.
Dƣới đây là sơ đồ tổ chức của công ty:
Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KỸ THUẬT Software, hardware Website Hỗ trợ khách hàng Kinh Doanh Thủ quỹ Kế toán tài chính Kỹ thuật Bảo hành
3.1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc
Giám đốc là ngƣời điều hành hoạt động kinh doanh của công ty cũng nhƣ các hoạt động hằng ngày khác của công ty, là ngƣời có quyền quyết định cao nhất. Chỉ đạo, giám sát thực hiện các kế hoạch, biện pháp để đƣa doanh số công ty tăng lên.
Đề ra mục tiêu và định hƣớng phát triển công ty. Quản lý trực tiếp các phòng ban.
Tiếp xúc với nhà cung cấp, đƣa ra các chính sách nhằm đạt đƣợc doanh số theo yêu cầu từ nhà cung cấp.
Chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty.
Theo dõi quản lý và kiểm tra toàn bộ hoạt động trong công ty. Phó giám đốc
Ngƣời lãnh đạo trực tiếp các hoạt động kinh doanh, hoạt động hằng ngày của công ty.
Xây dựng và thực hiện chiến lƣợc, chính sách, kế hoạch kinh doanh của công ty ở diện rộng.
Giám sát thực hiện, kiến nghị cơ cấu tổ chức, quy chế nội bộ công ty. Phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh gồm có 4 ngƣời trong đó đứng đầu là trƣởng phòng kinh doanh, có nhiệm vụ:
Lập kế hoạch kinh doanh.
Lên kế hoạch bán hàng, tìm kiếm thị trƣờng tiêu thụ và khách hàng tiềm năng cho công ty.
Quản lý đơn hàng và cập nhật giá cả trên thị trƣờng.
Chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc công ty về kết quả bán hàng, doanh số, doanh thu và tình trạng nợ tồn đọng của khách hàng. Ba nhân viên đảm nhiệm các bộ phận: kinh doanh và hỗ trợ khách hàng.
Phòng kỹ thuật
Phòng kỹ thuật gồm có 1 trƣởng phòng và 6 nhân viên, đảm nhiệm các bộ phận:
Bộ phận website đảm nhiệm công việc: Thiết lập trang mạng
Theo dõi và quản lý trang mạng của công ty
Giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của công ty đến ngƣời tiêu dùng thông qua internet.
Bộ phận software, hardware (phần mềm, phần cứng) có nhiệm vụ kiểm tra và sửa chữa các thiết bị máy móc và các phần mềm.
Bộ phận kỹ thuật với nhiệm vụ:
Kiểm tra và quản lý lắp đặt các thiết bị.
Kiểm tra các thiết bị máy móc trƣớc khi nhập vào công ty và xuất bán cho khách hàng.
Quản lý kỹ thuật sửa chữa, hiệu chỉnh các sản phẩm của công ty. Bộ phận bảo hành có nhiệm vụ:
Theo dõi khách hàng của công ty.
Chịu trách nhiệm quản lý các giấy bảo hành và bảo hành cho công ty. Đề xuất nhập các phụ tùng linh kiện thay thế để sửa chữa bảo hành sản phẩm cho khách hàng của công ty.
Phòng kế toán
Phòng kế toán gồm có 1 trƣởng phòng và 1 nhân viên đảm nhiệm các công việc:
Quản lý các hóa đơn bán hàng, các chứng từ xuất nhập hàng hóa.
Hạch toán, báo cáo thuế và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo tháng, quý và năm.
Làm báo cáo tài chính cho công ty hàng tháng và báo cáo lên giám đốc. Quản lý các khoản thu chi, đảm bảo đƣợc nguồn tài chính cho công ty. Quản lý các công nợ và các khoản phí tiền lƣơng, thƣởng và hoa hồng. Nộp báo cáo thuế cho cơ quan thuế.
3.1.3 Sản phẩm kinh doanh của công ty
Kinh doanh:
Thiết bị tin học
Máy văn phòng, máy tính xách tay Phần mềm quản lý
Camera
Dịch vụ:
Cứu hộ máy tính (sửa chữa máy văn phòng, laptop, khắc phục sự cố phần mềm, sửa lỗi phần cứng)
Sửa chữa các thiết bị tin học, thi công lắp đặt mạng, camera.
3.2 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 3.2.1 Hình thức kế toán tại công ty 3.2.1 Hình thức kế toán tại công ty
Hình thức kế toán công đang áp dụng là hình thức kế toán nhật ký chung.
Trình tự ghi sổ
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung. Sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết, thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trƣờng hợp đơn vị mở các sổ nhật ký đặc biệt thì hằng ngày, căn cứ vào các căn cứ đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp theo Sổ Cái, sau khi đã trừ số trùng lắp do một nghiệp vụ đƣợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật Ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu thấy khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dùng để lập báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ nhật ký chung và các sổ nhật ký đặc biệt. Sau khi đã loại trừ các sổ trùng lắp trên sổ nhật ký đặc biệt cùng kỳ.
Hình 3.2 Trình độ kế toán ghi sổ theo hình thức nhật ký
3.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán công ty đang áp dụng là hình thức kế toán tập trung. Hình thức này có ƣu điểm là đảm bảo sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán, giúp cho doanh nghiệp kiểm tra, chỉ đạo sản xuất kịp thời, chuyên môn hóa cán bộ, giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện cho việc ứng dụng các phầm mềm kế toán hiện đại có hịệu quả cao, nhƣng nó có nhƣợc điểm là không cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết cho các đơn vị trực thuộc nội bộ doanh nghiệp.
Căn cứ vào quy mô hoạt động và trình độ cán bộ nhân viên kế toán, mô hình kế toán doanh nghiệp là mô hình kế toán tập trung. Toàn bộ công tác kế toán phản ánh các nghiệp vụ phát sinh hằng ngày từ việc xử lý chứng từ, cập nhật vào sổ sách cho đến lập báo cáo.
Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Hình 3.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Chức năng
Kế toán trƣởng: Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc và lập các báo cáo tài chính trong doanh nghiệp.
Kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản về thanh toán nhƣ: phải thu, phải trả, thu chi tiền mặt và tiền gởi.
Kế toán mua và bán hàng:Theo dõi công viêc liên quan đến mua hàng hóa, nguyên vật liệu và bán hàng cuối tháng xác định kết quả kinh doanh.
Kế toán tiền lƣơng, thuế:Theo dõi công nhân viên từ các bảng chấm công, từ đó lập bảng lƣơng và các khoản bảo hiểm và cuối tháng tính thuế phải nộp của công ty.
Thủ quỹ và thủ kho:Theo dõi lƣợng hàng trong kho trong quá trình xuất và nhập, và lƣợng tiền thu và chi ra tham mƣu cho kế toán thanh toán.
3.2.3 Các chính sách kế toán liên quan.
Tài khoản sử dụng theo quyết định số 48 của Bộ Tài Chính. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp giá gốc.
Công ty xuất kho theo phƣơng phƣơng pháp bình quân giá quyền cuối kỳ.
Hạch toán thuế giá trị gia tăng theo phƣơng pháp khấu trừ thuế. Bán hàng theo phƣơng thức trả chậm.
Khấu hao tài sản cố định theo phƣơng pháp đƣờng thẳng. KẾ TOÁN TRƢỞNG Kế toán mua hàng bán hàng Kế toán tiền lƣơng, thuế Kế toán thanh toán Thủ quỹ, thủ kho
Niên độ kế toán từ ngày 01/01 đến ngày 31/12. Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam (VND).
Hình thức kế toán máy
Phòng kế toán đƣợc trang bị máy vi tính , máy in, máy fax, mô ̣t số du ̣ng cụ khác phục vụ cho việc tính toán của kế toán.
Mỗi ngƣời đƣợc trang bị một máy vi tính để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh nhanh hơn, tất cả đều đƣợc nối mạng để cập nhật thông tin thƣờng
xuyên. Tất cả các công tác kế toán tại công ty đều đƣợc xử lý bằng vi tính, phần
mềm sử dụng là ACSOFT, ngoài ra còn sử dụng excel để làm những cái đơn giản nhƣ: kẻ bảng tiền lƣơng….
Hình 3.4 Sơ đồ kế toán trên máy
Ghi chú:
: Nhập số liê ̣u hằng ngày
: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra
Chƣ́ng tƣ̀ gốc
Nhật ký chung
SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo KT quản trị MÁY VI TÍNH
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Hằng ngày kế toán căn cƣ́ vào chƣ́ng tƣ̀ gốc hoă ̣c nhâ ̣t ký chung đã đƣợc kiểm tra , xác định tài khoản ghi Nợ , tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán .
Theo qui trình của phần mềm kế toán các thông tin sẽ tƣ̣ đô ̣ng nhâ ̣p vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái hoă ̣c nhâ ̣t ký sổ cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoă ̣c bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào ), kế toán thƣ̣c hiê ̣n các thao tác phân bổ (cô ̣ng sổ) và lập báo cáo tài chính . Viê ̣c đối chiếu giƣ̃a số liê ̣u tổng hợp với số liê ̣u chi tiết đƣợc thƣ̣c hiê ̣n tƣ̣ đô ̣ng và luôn đảm bảo chính xác, trung thƣ̣c theo thông tin đã đƣợc nhâ ̣p trong kỳ. Ngƣời làm kế toán có thể kiểm tra đối chiếu số liê ̣u giƣ̃a sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
3.3 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY QUA BA NĂM (2010 – 2012) BA NĂM (2010 – 2012)
Báo cáo kết quả kinh doanh là báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cũng nhƣ tình hình thực hiện trách nhiệm nghĩa vụ của công ty đối với Nhà nƣớc. Vì vậy để thấy đƣợc tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trách nhiệm hữu hạn thƣơng mại và dịch vụ KP Tech trong những năm gần đây ta đi vào phân tích bảng báo cáo kết quả kinh doanh qua ba năm 2010-2012.
Bảng 3.1: Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty qua 3 năm (2010 – 2012)
Đơn vị tính: 1.000 đồng
Chỉ tiêu Năm Năm Năm Chênh lệch 11/10 Chênh lệch 12/11
2010 2011 2012 Số tiền % Số tiền %
1: Doanh thu bán hàng 16.776.513 20.976.752 17.533.378 4.200.239 25 -3.443.374 -16 2: Giá vốn hàng bán 15.728.033 19.535.985 15.806.364 3.807.952 24 -3.729.621 -19
3: Lợi nhuận gộp 1.048.480 1.440.767 1.727.014 392.287 37 236.018 20
4: Doanh thu tài chính 870 1.039 1.360 169 19 321 31
5: Chi phí quản lý kinh doanh 170.303 383.634 606.467 213.331 125 222.833 58 6: Lợi nhuận từ kinh doanh 879.047 1.058.172 1.121.907 179.125 20 63.735 6
7: Thu nhập khác 280.621 202.970 327.138 - 77.651 - 28 124.168 61
8: Chi phí khác 63000 92.807 127.878 29.807 47 35.071 38
9: Lợi nhuận khác 217.621 110.163 199.260 - 107.458 - 49 89.097 81
10: Lợi nhuận trƣớc thuế 1.096.668 1.168.335 1.321.167 71.667 7 152.832 13
11: Chi phí thuế TNDN 274.167 292.084 330.292 17.917 7 38.208 13
12: Lợi nhuận sau thuế 822.501 876.251 990.875 53.750 7 114.624 13
Qua bảng số liệu trên ta thấy, doanh thu bán hàng năm 2010 đạt 16.776.513 ngàn đồng sang năm 2011 đạt 20.976.752 ngàn đồng, tăng 4.200.239 ngàn đồng tƣơng ứng 25% so với năm 2010. Doanh thu tăng nhƣ vậy là do sự nổ lực của Ban lãnh đạo công ty và của các nhân viên, đặc biệt là các nhân viên phòng kinh doanh, đã có các kế hoạch bán hàng, tìm kiếm thị trƣờng, khách hàng tiềm năng có hiệu quả. Tuy nhiên, năm 2012 doanh thu bán hàng đạt 17.533.378 ngàn đồng giảm 3.443.374 ngàn đồng tƣơng ứng giảm 16%. Qua đó ta thấy tốc độ tăng trƣởng doanh thu của công ty qua ba năm là không đều.
Về giá vốn hàng bán, năm 2010 là 15.728.033 ngàn đồng, đến năm 2011 là 19.535.985 ngàn đồng, tăng 3.807.952 ngàn đồng tƣơng đƣơng 24% so với năm 2010. Nguyên nhân là do giá cả các mặt hàng mua vào đều tăng lên. Sang năm 2012 là 15.806.364 ngàn đồng giảm đi so với năm 2011 là 3.729.621 ngàn đồng tƣơng ứng 19%.
Lợi nhuận gộp trong năm 2010 đạt 1.048.480 ngàn đồng, đến năm 2011 đạt 1.440.767 ngàn đồng tăng hơn so với năm 2010 là 392.287 ngàn đồng tƣơng ứng