2.1.3.1 Qũy tiền lƣơng
a. Định nghĩa
Là toàn bộ số tiền lƣơng tính theo số công nhân viên của doanh nghiệp do doanh nghiệp quản lý và chi trả lƣơng.
Thành phần quỹ tiền lƣơng của doanh nghiệp bao gồm:
- Tiền lƣơng trả cho ngƣời lao động trong thời gian thực tế lao động làm việc;
- Tiền lƣơng trả cho ngƣời lao động trong thời gian lao động ngừng việc, nghỉ phép hoặc đi học;
- Các loại tiền lƣơng trong sản xuất, các khoản phụ cấp thƣờng xuyên;….
b. Phân loại
Qũy tiền lƣơng có 2 loại:
- Qũy lƣơng chính: Tính theo khối lƣợng công việc hoàn thành hoặc thời gian làm việc thực tế của ngƣời lao động tại doanh nghiệp.
- Qũy lƣơng phụ: Trả cho thời gian ngƣời lao động không làm việc tại doanh nghiệp nhƣng vẫn đƣợc hƣởng lƣơng theo chế độ quy định của luật lao động hiện hành.
2.1.3.2 Các khoản trích theo lƣơng
a. Bảo hiểm xã hội
Qũy BHXH là quỹ dùng để trợ cấp cho ngƣời lao động có tham gia đóng quỹ trong các trƣờng hợp bị mất khả năng lao động nhƣ: ốm đau, thai sản, mất sức, tai nạn,…
Theo quy định hiện hành, quỹ đƣợc trích 26% trên tổng quỹ lƣơng. Trong đó 18% đƣợc tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ và 8% do ngƣời lao động đóng góp (trừ trực tiếp vào lƣơng của ngƣời lao động). Doanh nhiệp nộp hết 26% cho cơ quan BHXH.
b. Bảo hiểm y tế
Qũy BHYT là quỹ dùng để đài thọ ngƣời lao động tham gia đóng góp trong các hoạt động khám chữa bệnh.
Theo chế độ hiện hành, quỹ đƣợc trích 4,5 % trên tổng số tiền lƣơng cấp bậc. Trong đó 3% đƣợc tính vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp còn 1,5% do ngƣời lao động đóng góp (trừ trực tiếp vào lƣơng của ngƣời lao động). Khi
tính đƣợc mức trích BHYT thì doanh nghiệp sẽ nộp toàn bộ cho cơ quan BHYT.
c. Bảo hiểm thất nghiệp
Qũy BHTN là quỹ đƣợc hình thành một cách thƣờng xuyên, liên tục và qua đó sử dụng quỹ nhằm hỗ trợ tài chính cho một bộ phận không may ròi vào tình trạng thất nghiệp.
Theo chế độ hiện hành, BHTN đƣợc trích 3% theo tiền lƣơng và phụ cấp; trong đó doanh nghiệp chi 1% (tính vào chi phí sản xuất kinh doanh), 1% do ngƣời lao động đóng góp (trừ vào tiền lƣơng hàng tháng của ngƣời lao động) và 1% còn lại đƣợc Ngân sách nhà nƣớc hỗ trợ. Khi nộp thì doanh nghiệp chỉ nộp 2%.
d. Kinh phí công đoàn
Kinh phí công đoàn là quỹ tài trợ cho công đoàn các cấp.
Theo chế độ hiện hành, KPCĐ đƣợc trích theo tỷ lệ 2% trên tổng quỹ lƣơng và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Tóm lại: Các khoản BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ thực hiện từ ngày 01 tháng 01 năm 2014 trở về sau đƣợc trích theo tỷ lệ 35,5% tiền lƣơng và phụ cấp của ngƣời lao động:
- Doanh nghiệp chi 24% đƣa vào chi phí của bộ phận sử dụng ngƣời lao động
- Cá nhân đóng góp 10,5% trừ vào lƣơng hàng tháng của ngƣời lao động - Ngân sách nhà nƣớc hôc trợ 1% chuyển cho cơ quan BHXH
Trong tỷ lệ trích nộp 34,5%, doanh nghiệp nộp 26% BHXH, 2% BHTN, 4,5% BHYT, 1% KPCĐ (do doanh nghiệp giữ lại 1% KPCĐ) và Ngân sách hỗ trợ 1% BHTN chuyển cho BHXH.
2.1.4 Kế toán tiền lƣơng và các khoản trích lƣơng
Kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng là một khâu quan trọng của doanh nghiệp, nhằm khoản ánh các khoản tiền lƣơng, tiền công, tiền thƣởng cùng các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của ngƣời lao động và tình hình thanh toán các khoản này của doanh nghiệp đối với ngƣời lao động trong kỳ kế toán.
2.1.4.1 Yêu vầu và nhiệm vụ hạch toán tiền lƣơng
a. Yêu cầu
- Nắm vững các thông tin về lƣơng của nhân viên, các thông tin về phụ cấp, các nhân tố ảnh hƣởng đến phụ cấp
- Biết cách tính và khai báo cáo các khoản phụ cấp, thu nhập và các khoản khấu trừ.
- Hiểu biết các yếu tố có ảnh hƣởng đến nghiệp vụ nhân sự và tính lƣơng của doanh nghiệp. Ví dụ nhƣ: kì tính lƣơng, số ngày/giờ làm việc trong tháng, cách tính lƣơng có thay đổi trong kì, mức bảo hiểm phải đóng bắt buộc, các thông số thuế thu nhập cá nhân…
b. Nhiệm vụ
Để phục vụ cho việc điều hành, quản lý lao động và tiền lƣơng có hiệu quả thì kế toán tiền lƣơng trong doanh nghiệp sản xuất phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ, số lƣợng, thời gian và kết quả lao động. Tính đúng, thanh toán kịp thời, đầy đủ tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng cho ngƣời lao động trong doanh nghiệp. Kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, việc chấp hành chính sách chế độ về lao động, tiền lƣơng và tình hình sử dụng quỹ tiền lƣơng.
- Hƣớng dẫn kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ, đúng chế độ ghi chép ban đầu về ngƣời lao động và tiền lƣơng. Mở sổ thẻ kế toán và hạch toán lao động, tiền lƣơng đúng chế độ, đúng phƣơng pháp.
- Tính toán phân bổ chính xác, đúng đối tƣợng chi phí tiền lƣơng, các khoản trích theo lƣơng và chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận đơn vị sử dụng lao động.
- Lập báo cáo kê toán và phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lƣơng, đề xuất biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động trong doanh nghiêp.
2.1.4.2 Hạch toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng
a. Kế toán tiền lương
* Tài khoản sử dụng: “ Tài khoản 334 – Phải trả ngƣời lao động” dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho ngƣời lao động nhƣ tiền lƣơng, tiền thƣởng ,… và các khoản thu nhập khác thuộc về ngƣời lao động.
Kết cấu tài khoản
Tài khoản 334 – Phải trả ngƣời lao động
- Lƣơng và các khoản đã trả cho ngƣời lao động.
- Các khoản đã trừ vào lƣơng cho ngƣời lao động (bồi thƣờng, các khoản bảo hiểm doanh nghiệp nộp thay) .
Số còn phải trả ngƣời lao động kỳ trƣớc.
- Lƣơng và các khoản phải trả ngƣời lao động
Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có
Số còn lại phải trả ngƣời lao động
Tài khoản 334 có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 3341 – Phải trả công nhân viên. - Tài khoản 3348 – Phải trả ngƣời lao động khác.
* Chứng từ sử dụng: Theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính ngày 20/03/2006 các chứng từ ban đầu dùng hạch toán tiền lƣơng thuộc chỉ tiêu lao động, tiền lƣơng gồm các mẫu sau:
- Mẫu số 01a-LĐTL Bảng chấm công
- Mẫu số 01b-LĐTL Bảng chấm công làm thêm giờ - Mẫu số 02-LĐTL Bảng thanh toán tiền lƣơng - Mẫu số 03-LĐTL Bảng thanh toán tiền thƣởng - Mẫu số 04-LĐTL Giấy đi đƣờng
- Mẫu số 06-LĐTL Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ - Mẫu số 07-LĐTL Bảng thanh toán tiền thuê ngoài - Mẫu số 08-LĐTL Hợp đồng giao khoán
- Mẫu số 09-LĐTL Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán
* Nguyên tắc hạch toán:
- Toàn bộ các khoản thu nhập của ngƣời lao động trong doanh nghiệp phải đƣợc hạch toán qua tài khoản phải trả cho công nhân viên.
- Chi phí tiền lƣơng, tiền công cần đƣợc hạch toán chính xác cho từng đối tƣợng chịu chi phí trong kỳ.
- Thực hiện đúng pháp lệnh thuế thu nhập đối với ngƣời có thu nhập cao và các văn bản hƣớng dẫn về chế độ Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, đối với ngƣời lao động.
* Phƣơng pháp hạch toán tiền lƣơng
Phản ánh vào sơ đồ tài khoản các nghiệp vụ chủ yếu
TK 111,112 TK 334 TK 214
Thanh toán lƣơng bằng Tính lƣơng ở bộ phận tiền mặt và chuyển khoản sửa chữa lớn TSCĐ
TK 138 TK 622,627
Trừ lƣơng bồi thƣờng Tính lƣơng CNTTSX và
của nhân viên Phân xƣởng SXC
TK 333 TK 641,642
Trừ lƣơng trả thay Tính lƣơng bộ phận bán hàng thuế thu nhập cá nhân và quản lý doanh nghiệp
TK 338 Các khoản BHXH trả cho
ngƣời lao động
TK 431
Tiền thƣởng phải trả cho nhân viên
TK 335 TK 622
Trích trƣớc tiền lƣơng nghỉ
phép cho công nhân viên
Nguồn Sách Kế toán tài chính – Phan Đức Dũng, 2006 (Trang 341)
b. Kế toán các khoản trích theo lương
* Tài khoản sử dụng: “Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác” Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác
- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ.
- Các khoản đã chi về kinh phí công đoàn
- Xử lý giá trị tài sản thừa
- Kết chuển doanh thu chƣa thực hiện vào doanh thu bán hàng tƣơng ứng kỳ kế toán.
- Các khoản đã trả đã nộp khác
- Số đã trích chƣa sử dụng hết
- Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN theo tỷ lệ với tiền lƣơng. - Tổng doanh thu chƣa thực hiện thực tế phát sinh trong kỳ.
- Các khoản phải nộp phải trả hay thu hộ.
- Gía trị tài sản thừa chờ xử lý.
- Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả đƣợc hoàn lại.
Tổng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có
Số trả thừa, nộp thừa vƣợt chi chƣa đƣợc thanh toán (Nếu có).
Số tiền còn phải nộp phải trả và giá trị tài sản thừa chƣa xử lý.
Tài khoản này có 8 tài khoản cấp 2
- Tài khoản 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết - Tài khoản 3381 – Kinh phí công đoàn
- Tài khoản 3383 – Bảo hiểm xã hội - Tài khoản 3384 – Bảo hiểm y tế
- Tài khoản 3385 – Phải trả về cổ phần hóa
- Tài khoản 3386 – Nhận ký quỹ ký cƣợc ngắn hạn - Tài khoản 3387 – Doanh thu chƣa thực hiện - Tài khoản 3388 – Phải trả, phải nộp khác - Tài khoản 3389 – Bảo hiểm thất nghiệp
* Chứng từ sử dụng: Theo quyết định 15/2006/BTC- Bộ Tài chính năm 2006 thì các khoản trích theo lƣơng sẽ đƣợc sử dụng các bảng sau:
- Mẫu số 10-LĐTL Bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng - Mẫu số 11-LĐTL Bảng phân bổ tiền lƣơng và bảo hiểm xã hội
* Nguyên tắc hạch toán các khoản trích theo lương
- Phải đảm báo các thủ tục, chứng từ, hồ sơ, liên quan đến các khoản phải nộp, phải trả theo quy định hiện hành nhƣ: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn,c bảo hiểm thất nghiệp, phải theo dõi chi tiết từng nội dung, từng đối tƣợng.
- Thực hiện đúng pháp lệnh thuế thu nhập đối với ngƣời có thu nhập cao và các văn bản hƣớng dẫn về chế độ Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, đối với ngƣời lao động.
* Phƣơng pháp hạch toán các khoản trích theo lƣơng
TK 111 TK 338 TK 622
Chi BHXH, BHYT, KPCĐ Trích BHXH, KPCĐ, BHYT và bằng tiền mặt tính vào tiền lƣơng CNTTSX
TK 112 TK 627
Chi BHXH, BHYT, KPCĐ Trích BHXH, KPCĐ, BHYT và bằng tiền gửi ngân hàng tính vào tiền lƣơng NVQLPX
TK 138 TK 641,642
Trừ tiền BHXH cho Trích BHXH, BHYT, KPCĐ ngƣời lao động tính vào lƣơng ở bộ phận
bán hàng và QLDN TK 241 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ Tính vào lƣơng ở bộ phận sữa chữa lớn TSCĐ và bộ phận xây dựng cơ bản TK 334 Trừ lƣơng của ngƣời
lao động về khoản BHXH và BHYT phải nộp
Nguồn Sách Kế toán tài chính – Phan Đức Dũng, 2006 (Trang 348, 349)
2.1.5 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ thƣờng phù hợp với các chứng từ có quy mô lớn, sử dụng nhiều tài khoản kế toán (lƣợng nghiệp vụ phát sinh nhiều).
2.1.5.1 Đặc trƣng cơ bản
- Tách rời việc ghi sổ theo trình tự thời gian với phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là Sổ Đăng Ký Chứng Từ Ghi Sổ và Sổ Cái.
- Căn cứ để ghi vào các sổ kế toán tổng hợp là Chứng Từ Ghi Sổ, còn căn cứ để ghi vào các sổ chi tiết là chứng từ gốc kèm theo các Chứng từ Ghi Sổ đã lập; cho nên việc ghi chép kế toán tổng hợp và ghi chép kế toán chi tiết tách rời nhau.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập dựa trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ đƣợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ)
- Mỗi tài khoản kế toán cấp 1 đƣợc ghi ở một tờ sổ riêng (Sổ Cái) nên cuối tháng phải lập bảng đối chiếu số phát sinh (Bảng cân đối tài khoản) để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ cái.
2.1.5.2 Các loại sổ sử dụng chủ yếu
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ sử dụng các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ Cái
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
2.1.5.3 Trình tự ghi sổ
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó đƣợc dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đƣợc dùng để ghi vào Sổ, thẻ kê toán chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số
phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dƣ của từng tài khoản trên sổ Ccái. Căn cứ vào sổ cái lập bản Cân đối Số phát sinh.
- Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ bằng tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ; và số dƣ của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dƣ của từng tài khoản tƣơng ứng trên bảng Tổng hợp chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
„
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Nguồn Theo Quyết định 15/QĐ – BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính
Hình 2.3 Hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
2.2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU2.2.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu 2.2.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu
Trong bài viết sử dụng số liệu thứ cấp đƣợc thu thập từ Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Tổ chức Hành chánh của Xí nghiệp đƣờng Vị Thanh. Còn số liệu sơ cấp đƣợc thu thập từ tài liệu của cơ quan, sách, báo, và internet.
2.2.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu
Đề tài sử dụng phƣơng pháp so sánh gồm So sánh số tƣơng đối và so sánh số tuyết đối.
- Phƣơng pháp so sánh số tƣơng đối: Sẽ giúp nắm đƣợc những biến động và xu hƣớng biến động về kết quả hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp từ năm 2011 đến tháng 06 năm 2014. Để so sánh ta áp dụng công thức sau:
Chỉ tiêu kỳ phân tích – chỉ tiêu kỳ gốc
Số tƣơng đối = x 100% (2.15) Chỉ tiêu kỳ gốc