3.6.1 Thuận lợi
- Xí nghiệp đƣờng Vị Thanh đã nhận đƣợc sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, chính quyền địa phƣơng. Đặc biệt là sự quan tâm chỉ đạo và hỗ trợ về mặt tài chính của Ban giám đốc Công ty Cổ phần mía đƣờng Cần Thơ.
- Đội ngũ cán bộ nhân viên trẻ, năng động, nhiệt tình trong công tác tạo đƣợc niềm tin với khách hàng.
- Xí nghiệp đã đƣợc thành lập gần 20 năm nên công tác kế toán đã từng bƣớc ổn định.
- Hệ thống sổ sách kế toán của Xí nghiệp đƣợc mở rõ ràng, thực hiện đầy đủ nghiêm túc theo đúng quy định của Bộ Tài Chính.
- Xí nghiệp còn kết hợp hạch toán sổ tổng hợp với hạch toán sổ chi tiết, kết hợp ghi sổ hằng ngày với tập hợp dần các chỉ tiêu kinh tế cần thiết cho công tác quản lý và lập biểu bảng. Ƣu diểm này giúp cho công ty phản ánh kịp thời, chính xác đầy đủ tình hình xuất nhập nguyên liệu vật liệu cũng nhƣ các chỉ tiêu khác.
- Cơ cấu tổ chức đơn giản, chặt chẽ, có hệ thống nên dễ dàng thích nghi cho hoạt động của xí nghiệp.
- Ngoài kinh doanh sản xuất đƣờng Xí nghiệp còn tận dụng đƣợc nguồn điện từ sản xuất, xây dựng xƣởng sản xuất nƣớc đá sạch cung cấp ra thị trƣờng Vị Thanh, Vị Thủy, Gò Quao,…
- Vị trí: Xí nghiệp đƣợc đặt gần Kênh Xà No nên thuận lợi cho việc vận chuyển mía từ rẫy đến bến cảng bằng đƣờng thủy, còn đƣờng bộ thì xí nghiệp nằm dọc theo tuyến Quốc lộ 61 thuận lợi cho việc vận chuyển đƣờng đến các cửa hàng trong khu vực.
- Do nằm trong vùng nguyên liệu nên đã đảm bảo cho xí nghiệp có thể sản xuất 9 – 10 tháng trong vụ.
- Để khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên công ty thƣờng xuyên tổ chức cho cán bộ công nhân viên tham gia những chuyến đi du lịch vào cuối vụ sản xuất.
3.6.2 Khó khăn
- Khối lƣợng công việc ngày càng tăng cùng với sự lớn mạnh của Xí nghiệp nên với một cơ cấu tổ chức đơn giản nhƣ hiện nay thì mỗi nhân viên phải xử lý rất nhiều công việc do đó dễ ảnh hƣởng đến chất lƣợng công việc.
- Nguồn nguyên liệu mía chƣa thật sự ổn định vì sự cạnh tranh thu mua nguyên liệu của các nhà máy cùng ngành trong khu vực.
- Giá mía thƣờng xuyên biến động ảnh hƣởng đến việc thu mua mía nguyên liệu. Và do giá mía bấp bênh nên những nông dân trồng mía đã chuyển đổi sang giống cây trồng mới làm cho diện tích vùng nguyên liệu bị thu hẹp dần.
- Xí nghiệp thƣờng thiếu nguồn nguyên liệu vào tháng 4, tháng 5 âm lịch do đa phần các hộ nông dân đều thu hoạch ở những tháng trƣớc tết âm lịch.
3.6.3 Định hƣớng phát triển
- Nguyên tắc chung: Tập trung sản xuất kinh doanh ngành nghề chính là sản xuất đƣờng, đƣa sản xuất đƣờng đạt hiệu quả cao hơn. Gắn bó nhiều hơn với chính quyền địa phƣơng để phát triển nguyên liệu theo hƣớng chất lƣợng cao.
- Chiến lƣợc phát triển:
+ Lập và thực hiện dự án đồng phát điện từ bã mía thừa bán vào lƣới điện quốc gia.
+ Tiếp tục đầu tƣ sâu vào Sản phẩm đƣờng Casuco, chú trọng việc hỗ trợ nông dân nâng cao chất lƣợng mía nguyên liệu theo hƣớng chất lƣợng cao.
+ Tiết kiệm giảm chi phí trong sản xuất, bán hàng và quản lý.
+ Kiểm soát và quản lý chặt chẽ các nguồn chất thải (rắn, lỏng, khí) và đặc biệt là mùi hôi từ bã bùn của các nhà máy. Xúc tiến đầu tƣ dự án thành lập doanh nghiệp chế biến phân hữu cơ vi sinh từ bùn để chủ động trong việc quản lý môi trƣờng và xử lý chất thải.
CHƢƠNG 4
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG TẠI XÍ NGHIỆP ĐƢỜNG
VỊ THANH 4.1 CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG
4.1.1 Chứng từ sổ sách và tài khoản kế toán
4.1.1.1 Chứng từ sử dụng
Chứng từ đƣợc sử dụng trong hạch toán tiền lƣơng gồm: - Bảng chấm công
- Bảng chấm công tăng ca
- Bảng thanh toán phụ cấp (Thâm niên, trình độ, kiêm nhiệm)
- Bảng tổng hợp thanh toán tiền phụ cấp (Thâm niên, trình độ, kiêm nhiệm)
- Bảng thanh toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng
- Bảng tổng hợp thanh toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng - Phiếu chi, ủy nhiệm chi, Séc.
a. Bảng chấm công
Mục đích lập: Dùng để ghi nhận và theo dõi số ngày đi làm, số ngày nghỉ thực tế của nhân viên để làm căn cứ tính lƣơng và trả lƣơng cho nhân viên.
Kết cấu của bảng chấm công gồm:
- Cột 1, 2: Thể hiện số thứ tự và họ tên của nhân viên trong bộ phận. - Cột 3 đến cột 33 hoặc 34 (tùy vào số ngày trong tháng có thể ít hơn): Ghi ký hiệu chấm công các ngày trong tháng.
- Cột tiếp theo là cột tổng số ngày làm việc trong đó gồm số ngày làm việc bình thƣờng và số ngày làm việc lễ + Chủ nhật.
- Cột kế tiếp là số ngày làm việc ca đêm chia làm 3 cột nhỏ gồm Ca chiều, Ca đêm và Cột cộng.
- Tiếp theo là cột số ngày nghỉ đƣợc chia thành 6 cột nhỏ bao gồm: Cột nghỉ ốm + con ốm, cột nghỉ phép, cột nghỉ ngừng việc, cột nghỉ bù, cột nghỉ phép không lƣơng và cột nghit lễ + tết.
b. Bảng chấm công tăng ca
Mục đích lập: Theo dõi số ca đã tăng của nhân viên để làm căn cứ tính lƣơng tăng ca cho nhân viên.
Kết cấu bảng chấm công tăng ca gần giống nhƣ bảng chấm công bình thƣờng, nhƣng chỉ đánh dấu khi có nhân viên tăng ca.
c. Bảng thanh toán phụ cấp (Thâm niên, trình độ, kiêm nhiệm)
Mục đích lập: Làm chứng từ căn cứ để thanh toán tiền phụ cấp cho ngƣời lao động, đồng thời làm căn cứ để lên bảng tổng hợp thanh toán phụ cấp.
Kết cấu bảng thanh toán phụ cấp thâm niên gồm: - Cột 1: Số thứ tự
- Cột 2: Họ và tên - Cột 3: Chức vụ
- Cột 4: Tiền lƣơng hiệu quả
- Cột 5: Số tháng công tác tại Casuco - Cột 6: Số % phụ cấp
- Cột 7: Thành tiền - Cột 8: Ký nhận - Cột 9: Ghi nhận
Kết cấu bảng thanh toán phụ cấp trình độ gồm: - Cột 1: Số thứ tự - Cột 2: Tên bộ phận - Cột 3: Trình độ - Cột 4: Số tiền phụ cấp - Cột 5: Thực lãnh - Cột 6: Ký nhận - Cột 7: Ghi chú
Kết cấu bảng thanh toán phụ cấp kiêm nhiệm gồm: - Cột 1: Số thứ tự
- Cột 2: Họ và tên - Cột 3: Chức vụ
- Cột 4: Thang lƣơng chuẩn - Cột 5: Tỷ lệ phụ cấp tối đa - Cột 6: Tỷ lệ đề nghị của đơn vị - Cột 7: Mức phụ cấp đề nghị của đơn vị - Cột 8: Tổng tiền - Cột 9: Ký nhận - Cột 10: Ghi chú
d. Bảng tổng hợp thanh toán phụ cấp (Thâm niên, trình độ, kiêm nhiệm) Mục đích lập: Tổng hợp số tiền phụ cấp cho ngƣời lao động của từng bộ phận trong đơn vị. Kết cấu của bảng gồm: - Cột 1: Số thứ tự - Cột 2: Tên bộ phận - Cột 3: Số ngƣời - Cột 4: Tổng số tiền - Cột 5: Ký nhận - Cột 6: Ghi chú
e. Bảng thanh toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng
Mục đích lập: Làm chứng từ căn cứ để thanh toán lƣơng, phụ cấp cho ngƣời lao động, đồng thời làm căn cứ để lên bảng tổng hợp thanh toán lƣơng cho toàn Xí nghiệp.
Kết cấu của bảng gồm: - Cột 1: Số thứ tự - Cột 2: Họ và tên - Cột 3: Chức vụ
- Cột 4: Lƣơng hiệu quả - Cột 5: Hệ số
- Cột 6: Phụ cấp chức vụ - Cột 7: Tiền lƣơng cơ bản - Cột 8: Lƣơng cơ bản bình quân
- Cột 9: Lƣơng năng suất
- Cột 10: Lƣơng năng suất bình quân 1 ngày - Cột 11: Số ngày làm thực tế
- Cột 12: Số ngày bù ngày công tiêu chuẩn - Cột 13: Thành tiền - Cột 16: Số ngày nghỉ lế tết phép năm - Cột 17: Thành tiền - Cột 18: Số ngày nghỉ ngừng việc - Cột 19: Thành tiền - Cột 20: Số phút nghỉ phép - Cột 21: Thành tiền - Cột 22: Cộng = Cột 17 + Cột 20 - Cột 23: Thành tiền - Cột 24: Số giờ làm thêm
- Cột 25: Thành tiền 150% = Số giờ*(Lƣơng cơ bản bình quân 1 ngày/8) - Cột 26: Số giờ khoán + Số giờ làm thêm bố trí nghỉ
- Cột 27: Thành tiền 100% - Cột 28: Số ngày làm thêm - Cột 29: Thành tiền 200% - Cột 30: Số ngày phụ cấp làm đêm - Cột 31: Thành tiền 30% - Cột 32: Công làm thêm và phụ cấp - Cột 33: Hệ số điều chỉnh (h) (h1) = 1,0 - Cột 34: Hệ số bình xét (h3) - Cột 36: Tổng lƣơng - Cột 37: Tạm ứng
- Cột 38: Bảo hiểm tự nguyện - Cột 39: Bảo hiểm thất nghiệp 1%
- Cột 41: Thực lãnh = Tổng lƣơng – Cột 37 – Cột 39 – Cột 40 - Cột 42: Ký nhận
- Cột 43: Ghi chú
f. Bảng tổng hợp thanh toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng Mục đích lập: Làm căn cứ để thanh toán lƣơng cho các bộ phận.
Kết cấu của bảng gồm
Kết cấu của bảng tổng hợp thanh toán tiền lƣơng gồm 15 cột: -Cột 1: Ghi số thứ tự
-Cột 2: Tên các bộ phận trong Xí nghiệp nhƣ: Ban giám đốc + phòng tổ chức hành chánh, Đội bảo vệ, Phòng tài chính kế toán, ….
-Cột 3: Số lƣợng nhân viên của các bộ phận
-Cột 4: Lƣơng theo ngày công tiêu chuẩn của Xí nghiệp
-Cột 5: Hệ số điều chỉnh (h) h1=1,0 đây là hệ số bình xét hoàn thành công việc của nhân viên trong Xí nghiệp.
-Cột 6: Lƣơng làm thêm giờ
-Cột 7: Phụ cấp ca 3 đây là phụ cấp làm thêm cho nhân viên trực ca ban đêm tại Xí nghiệp.
-Cột 8: Thu tiền bảo hiểm y tế 4,5% từ tháng 06/2014 đến tháng 12/2014.
-Cột 9: Tổng lƣơng = (cột 1+…..+ cột 7) – cột 8.
-Cột 10: Tạm ứng là khoản tiền nhân viên ứng lƣơng của Xí nghiệp -Cột 11: BHTN: Bảo hiểm tự nguyện
-Cột 12: BHTN 1% là khoản Bảo hiểm thất nghiệp đƣợc trừ vào lƣơng của ngƣời lao động.
-Cột 13: BHXH & BHYT 9,5% là khoản Bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội đã trích từ lƣơng của ngời lao động.
-Cột 14: Thực lãnh là số tiền lƣơng mà ngƣời lao động đƣợc hƣởng sau khi trừ đi các khoản trích theo lƣơng của ngƣời lao động.
-Cột 15: Ký nhận là xác nhận của đại diện phòng ban nhận tiền lƣơng. g. Phiếu chi, ủy nhiệm chi, Séc
Phiếu chi đƣợc lập thành 2 liên theo biểu mẫu của Bộ tài chính.
Uỷ nhiệm chi cũng đƣợc lập thành 2 liên, Ngân hàng giao mẫu sổ cho đơn vị tự lập ủy nhiệm chi.
Séc đƣợc lập để rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ để chi lƣơng.
4.1.1.2 Hệ thống tài khoản
Tài khoản 334 - Phải trả công nhân viên. Tài khoản 3382 – Kinh phí công đoàn Tài khoản 3383 – Bảo hiểm xã hội Tài khoản 3384 – Bảo hiểm y tế
Tài khoản 3389 – Bảo hiểm thất nghiệp Tài khoản 111 – Tiền mặt tại đơn vị Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng
Tài khoản 622 – Chi phí nhân công trực tiếp Tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
4.1.1.3 Hệ thống sổ sách
Công ty sử dụng hệ thống sổ sách của hình thức chứng từ ghi sổ gồm: Sổ chứng từ ghi sổ, Sổ Cái và sổ chi tiết tài khoản 334 để hạch toán tiền lƣơng .
4.1.2 Trình tự hạch toán tiền lƣơng
4.1.2.1 Quy trình luân chuyển chứng từ
a) Mô tả quy trình luân chuyển chứng từ
Hằng ngày khi nhân viên đi làm sẽ đƣợc nhân viên chấm công ghi nhận vào bảng chấm công. Đến ngày 25 hàng tháng bảng chấm công sẽ đƣợc trình cho trƣởng phòng ký xác nhận và chuyển cho nhân viên tính lƣơng ở phòng tổ chức hành chánh tính lƣơng. Sau khi tính lƣơng xong nhân viên tính lƣơng sẽ gửi các bảng chấm công, bảng thanh toán lƣơng cho Trƣởng pòng tổ chức hành chánh xem xét và ký nhận. Sau đó các bảng này sẽ đƣợc chuyển sang phòng Tài chính kế toán để trƣởng phòng ký xác nhận. Tiếp theo sẽ trình các bảng này cho Giám đốc ký duyệt chi lƣơng. Sau khi ký duyệt chi xong toàn bộ các bảng chấm công, bảng lƣơng, bảng thanh toán tiền phụ cấp sẽ đƣợc trả về cho kế toán tiền lƣơng photo và lƣu lại bảng photo còn bảng gốc chuyển cho kế toán thanh toán ở phòng tài chính kế toán chi lƣơng và lƣu.
Đối với thanh toán lƣơng bằng tiền mặt thì dựa vào bảng tổng hợp lƣơng, kế toán thanh toán xem tổng số tiền lƣơng cần thanh toán báo cho kế toán trƣởng biết để lập Séc rút tiền chi lƣơng. Sau khi lập Séc xong kế toán trƣởng trình cho Giám đốc ký duyệt chi, Séc ký duyệt chi xong đƣợc trả về phòng tài chính kế toán để thủ quỹ đến ngân hàng rút tiền về nhập quỹ tiền mặt. Khi rút tiền về nhập quỹ kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu thu 2 liên cho thủ quỹ ký nhận, và chuyển cho kế toán trƣởng ký xác nhận. Kế toán thanh toán lập phiếu chi 2 liên chuyển cho thủ quỹ ký và chi tiền lƣơng, kế toán trƣởng ký xác nhận vào phiếu chi. Kế toán thanh toán lƣu 2 liên phiếu thu và phiếu chi.
Đối với thanh toán lƣơng bằng chuyển khoản, căn cứ vào bảng tổng hợp lƣơng kế toán thanh toán tiến hành lập Ủy nhiệm chi 2 liên chuyển cho kế toán trƣởng ký xác nhận và trình cho Giám đốc ký duyệt chi. Sau khi Ủy nhiệm chi đƣợc ký xong chuyển về phòng tài chính kế toán, thủ quỹ nhận Uỷ nhiệm chi 2 liên và hồ sơ thanh toán tiền lƣơng qua thẻ ATM đến ngân hàng để yêu cầu chuyển tiền chi lƣơng. Còn Ủy nhiệm chi liên 2 lƣu tại Phòng tài chính kế toán của Xí nghiệp.
Nhân viên Trƣởng phòng Nhân viên Trƣởng phòng Trƣởng phòng Giám đốc chấm công các bộ phận tính lƣơng Tổ chức hành chánh kế toán
Bảng chấm công Bắt đầu NV đi làm Bảng chấm công Ký xác nhận Bảng chấm công đã ký Bảng chấm công đã ký Bảng lƣơng Tập tin tiền lƣơng A Bảng chấm công đã ký Nhập vào phần mềm Hiển thị khi nhập Tính lƣơng
Kế toán thanh toán D Bảng chấm công đã ký Bảng lƣơng đã ký Photo Bảng chấm công đã ký photo Bảng chấm công đã ký Bảng lƣơng đã ký photo Bảng lƣơng đã ký A Bảng chấm công đã ký Bảng lƣơng Xem xét, ký nhận Bảng lƣơng đã ký Bảng chấm công đã ký B C Bảng chấm công đã ký Xem xét, ký duyệt Bảng lƣơng đã ký Bảng chấm công đã ký Bảng lƣơng đã ký D B Bảng chấm công đã ký Bảng chấm công đã ký Xem xét, ký nhận Bảng lƣơng đã ký Bảng lƣơng đã ký C Sang
Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán trƣởng Giám đốc Phiếu thu 2 Phiếu thu đã ký 1 Phiếu thu 2