3.2.1 Ngành nghề kinh doanh
Xí nghiệp đƣờng Vị Thanh sản xuất đƣờng, các sản phẩm của ngành mía đƣờng, cung ứng mía giống, sản xuất nƣớc đá sạch cung cấp cho thị trƣờng Vị Thanh, Vị Thủy, Gò Quao,... Ngoài ra Xí nghiệp còn sản xuất điện để phục vụ cho Xí nghiệp và Công ty.
3.2.2 Chức năng nhiệm vụ của Xí nghiệp đƣờng Vị Thanh
Xí nghiệp Đƣờng Vị Thanh có chức năng đảm nhiệm thu mua, sản xuất, cung ứng cho thị trƣờng những sản phẩm làm ra từ mía. Xí nghiệp luôn đặt vấn đề chất lƣợng lên hàng đầu trong mọi lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Xí nghiệp sẵn sàng cung ứng cho khách hàng những sản phẩm đạt chất lƣợng, giá cả phải chăng, với phƣơng thức linh hoạt, phục vụ ân cần, giao hàng đúng hẹn và chế độ khuyến mãi chu đáo.
3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC 3.3.1 Cơ cấu tổ chức
Mỗi cơ quan hay doanh nghiệp đều cần phải có một cơ cấu tổ chức cho phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị. Dƣới đây là cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp đƣờng Vị Thanh.
Nguồn Phòng Tài chính kế toán Xí nghiệp đường Vị Thanh Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức Xí nghiệp đường Vị Thanh
Đội trƣởng đội bảo vệ Trƣởng phòng tổ chức hành chánh Trƣởng phòng tài chính kế toán Trƣởng phòng nông vụ Trƣởng phòng hóa nghiệm Trƣởng phòng kỹ thuật NC & PT Trƣởng phòng kế hoạch vật tƣ Đội trƣởng đội xử lý chất thải Quản đốc xƣởng cơ khí Quản Đốc Xƣởng đƣờng Tổ bán hàng PHÓ GIÁM ĐỐC NGUYÊN LIỆU PHÓ GIÁM ĐỐC KINH TẾ - KẾ HOẠCH PHÓ GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT GIÁM ĐỐC
3.3.2 Chức năng nhiệm vụ a. Giám đốc
- Là ngƣời đứng đầu Xí Nghiệp và chịu trách nhiệm toàn bộ mọi hoạt động của Xí Nghiệp theo pháp luật của nhà nƣớc qui định
- Ký kết các hợp đồng kinh tế về việc mua - bán hàng hóa, sản phẩm. - Trực tiếp lãnh đạo các phòng, xƣởng, tổ,… thực hiện hoàn thành tốt nhiệm vụ.
b. Phó giám đốc sản xuất
- Trực tiếp chỉ đạo xƣởng đƣờng (các tổ trực thƣợc xƣởng đƣờng), xƣởng cơ khí, đội xử lý chất thải.
- Kiểm tra dây chuyền sản xuất và các thông số kỹ thuật - Chịu trách nhiệm trực tiếp về lĩnh vực sản xuất
- Giúp cho giám đốc về các khâu trong dây chuyền sản xuất.
c. Phó Giám đốc kinh tế kế hoạch
- Trực tiếp chỉ đạo phòng tài chính- kế toán, Phòng kế hoạch- vật tƣ, tổ bán hàng.
- Tham mƣu xây dựng kế hoạch sản xuất, sửa chữa định kỳ trình Giám Đốc xem xét.
- Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, bảo hiểm lao động, quản lý mua bán đƣờng, mật, nƣớc đá,…
- Đề xuất hệ số lƣơng hiệu quả theo từng chức danh trong phạm vi lĩnh vực phụ trách.
- Giúp cho giám đốc điều hành các công việc trong Xí nghiệp.
d. Phó giám đốc nguyên liệu
- Chỉ đạo điều hành và thực hiện các mặt công tác có liên quan đến lĩnh vực đầu tƣ nguyên liệu, lãnh đạo trực tiếp phòng nông vụ.
- Chịu trách nhiệm về thu mua mía nguyên liệu, đầu tƣ nguyên liệu. Đề xuất phƣơng án và chính sách xây dựng và phát triển vùng mía nguyên liệu. Ký kết hợp đồng tiêu thụ mía và thu mua mía theo chủ trƣơng chỉ đạo của Giám đốc.
- Giúp Giám đốc điều hành các công việc trong Xí Nghiệp, đầu tƣ và thu mua mía nguyên liệu.
3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 3.4.1 Cơ cấu tổ chức
Tại Xí nghiệp đƣờng Vị Thanh áp dụng mô hình tổ chức kế toán tập trung, phòng kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán, chịu trách nhiệm thu nhận xử lý và hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán phục vụ cho quản lý kinh tế, tài chính của Xí nghiệp. Phòng kế toán lƣu trữ, bảo quản toàn bộ hồ sơ tài liệu kế toán của Xí nghiệp.
Do đơn vị không có kế toán tiền lƣơng mà chỉ có nhân viên tính lƣơng cho toàn Xí nghiệp. Nhân viên tính lƣơng thuộc quản lý của Phòng Tổ chức hành chánh nên trong sơ đồ không có thể hiện vị trí kế toán tiền lƣơng.
Dƣới đây là sơ đồ thể hiện cơ cấu tổ chức của phòng kế toán.
Nguồn: Phòng tài chính-kế toán Xí nghiệp đường Vị Thanh Hình 3.2 Cơ cấu tổ chức phòng kế toán
3.4.2 Chức năng nhiệm vụ
3.4.2.1 Trưởng phòng tài chính kế toán
- Chấp hành và thực hiện đúng theo các quy định của Luật Kế toán, chuẩn mực kế toán Việt Nam, các văn bản pháp luật có liên quan hiện hành của Nhà nƣớc.
- Chấp hành sự lãnh đạo của Giám đốc Xí nghiệp, đồng thời chấp hành theo kế hoạch nghiệp vụ của trƣởng phòng Công ty Cổ phần mía đƣờng Cần Thơ.
- Có ý kiến thỏa thuận trong việc tuyển dụng, thuyên chuyển, nâng cấp bậc khen thƣởng, thi hành kỷ luật các nhân viên kế toán, thủ quỹ, thủ kho trong Xí nghiệp.
- Ký tên có giá trị pháp lý trong các báo cáo kế toán, báo cáo thống kê, các chứng từ tín dụng.
TRƢỞNG PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN
Nhân viên kế toán
tổng hợp Nhân viên kế toán thanh toán
Nhân viên kế toán
- Giúp Giám Đốc Xí nghiệp tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính, thống kê thông tin kinh tế, kinh doanh ở Xí nghiệp.
- Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp.
- Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời đúng chế độ kết quả kiểm kê hàng tháng.
3.4.2.2 Nhân viên kế toán tổng hợp
- Chấp hành và thực hiện đúng theo các qui định của luật kế toán, chuẩn mực kế toán, các văn bản pháp luật có liên quan hiện hành của nhà nƣớc.
- Khi phát hiện những vấn đề sai phạm trong công tác quản lý kế toán của xí nghiệp phản ánh kịp thời cho trƣởng phòng để xử lý .
- Thay mặt trƣởng phòng giải quyết các công viêc nội bộ khi trƣởng phòng vắng mặt .
- Tham gia các cuộc họp giao ban cùng ban giám đốc của xí nghiệp. - Lập kế hoạch nhận vốn sản xuất từ Công ty theo định kỳ, trình Giám đốc Xí nghiệp ký gởi về Công ty phê duyệt.
- Tổng hợp toàn bộ các chứng từ liên quan đến công tác quyết toán của Xí nghiệp, kiểm tra, đối chiếu toàn bộ chi tiết về việc ghi chép sổ sách, các báo cáo sổ kế toán chi tiết, đối chiếu số dƣ hàng tháng.
- Kế toán tất cả các nghiệp vụ về tài sản cố định cũng nhƣ lập lý lịch, thẻ theo dõi và báo cáo về tình hình tăng giảm tài sản cố định.
- Theo dõi tính toán chi tiết các khoản thanh toán với cán bộ công nhân viên về thu nhập và nghĩa vụ.
- Kế toán chi tiết cá khoản trích trƣớc chi phí sửa chữa thƣờng xuyên và định kỳ, chi phí tiền lƣơng, chi phí nguyên vật liệu,...
- Phân bổ khấu hao công cụ dụng cụ, tập hợp chi phí và tính giá thành theo phân cấp của Công ty Cổ phần mía đƣờng Cần Thơ.
- Lập báo cáo kế toán, thống kê theo quy định, giao dịch với ngân hàng về số dƣ, đối chiếu các nghiệp vụ liên quan, đối chiếu số liệu với các bộ phận trong Xí nghiệp.
- Hàng tháng lập chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ trình Trƣởng phòng ký khóa sổ, trình Giám đốc ký duyệt.
3.4.2.3 Nhân viên kế toán thanh toán
- Kế toán chi tiết toàn bộ vốn lƣu động.
- Mở sổ sách chi tiết theo dõi về tiền mặt, tiền gửi, chi phí sản xuất chung và các chi phí khác có liên quan - Chấp hành và thực hiện đúng theo các qui định của luật kế toán, chuẩn mực kế toán, các văn bản pháp luật có liên quan hiện hành của nhà nƣớc.
- Đƣợc giao dịch với ngân hàng theo sự phân công của phụ trách phòng kế toán. Đƣợc giao dịch với nhà cung cấp nguyên liệu (mía) cho xí nghiệp trong việc thu mua.
- Có quyền từ chối thanh toán khi các chứng từ không đầy đủ, không hợp lý hoặc không chính xác. Báo cáo phụ trách phòng, các công việc cần giao dịch với nhiều ngƣời ngoài phòng tài chính – kế toán.
- Đảm bảo công tác thu – chi tài chính, tiếp nhận và kiểm tra chứng từ gốc của các bộ phận, đảm bảo kiểm soát sự chính xác, hợp lệ của chứng từ.
- Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu của trƣởng phòng Tài chính - Kế toán hoặc Giám Đốc xí nghiệp.
- Hàng tháng lập báo cáo chi tiết gửi về kế toán tổng hợp (kể cả việc ghi chứng từ ghi sổ). Chi tiết các khoản tính thuế đầu vào. Thực hiện các thủ tục liên quan đến nghiệp vụ theo quy định.
3.4.2.4 Nhân viên kế toán vật tư
- Chấp hành và thực hiện đúng theo các quy định của Luật Kế toán, chuẩn mực kế toán Việt Nam, các văn bản pháp luật có liên quan hiện hành của Nhà nƣớc.
- Thƣờng xuyên kiểm soát dữ liệu trên phần mềm kế toán thuộc lĩnh vực mình phụ trách phát hiện những sai sót để kịp thời báo Trƣởng phòng đề xuất hƣớng xử lý.
- Kiểm tra, giám sát công việc giao nhận hàng hóa, vật tƣ nhập kho (ký biên bản nhập kho).
- Kiểm tra hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng đầu vào để thực hiện lập phiếu nhập kho; kiểm tra các thủ tục đề nghị nhận vật tƣ sử dụng để lập phiếu xuất kho.
- Mở sổ sách hạch toán và quản trị tất cả các tài khoản thuộc lĩnh vực kế toán đang phụ trách.
- Lập báo cáo nhập, xuất, tồn kho vật tƣ theo định kỳ hay đột xuất theo yêu cầu của Trƣởng phòng tài chính-kế toán hoặc Giám đốc Xí nghiệp.
- Thƣờng xuyên đối chiếu số liệu đã thống kê đƣợc với các phần hành kế toán trong Phòng và các bộ phận có liên quan.
3.4.2.5 Thủ quỹ
- Quản lý, bảo quản, giữ gìn kho quỹ của Xí nghiệp.
- Ghi chép sổ quỹ để đối chiếu với kế toán vốn lƣu động hàng ngày. - Thực hiện nhiệm vụ thu chi theo lệnh.
- Giao dịch với ngân hàng (rút, nộp tiền theo lệnh của phụ trách phòng). - Ngoài ra thủ quỹ còn kiêm thêm việc:
+ Quản lý công tác hành chánh, văn thƣ của phòng.
+ Chấm công theo dõi tình hình chấp hành nội quy của cán bộ công nhân viên trong phòng.
+ Theo dõi đối chiếu ngày phép của phòng.
- Có quyền từ chối thanh toán nếu phát hiện các chứng từ thanh toán (hoặc lệnh thanh toán) không đầy đủ hợp lý.
- Có quyền đề xuất với lãnh đạo phòng về công tác quản lý kho quỹ. - Tham gia các cuộc hội họp thi đua trong phòng.
3.4.3 Chế độ kế toán và hình thức kế toán
3.4.3.1 Chế độ kế toán
Áp dụng hệ thống tài khoản theo QĐ 15/2006/QĐ – BTC. Kế toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. Tính trị giá hàng xuất kho theo phƣơng pháp bình quân gia quyền. Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01, kết thúc ngày 31/12 cùng năm. Đơn vị tiền tệ ghi sổ là Đồng Việt Nam.
Tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ thuế.
Khấu hao tài sản cố định theo phƣơng pháp đƣờng thẳng.
3.4.3.2 Hình thức kế toán
Xí nghiệp đƣờng Vị Thanh sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ trên máy vi tính. (Xem trang 22)
3.4.4 Phƣơng pháp tính lƣơng
Tiền lƣơng do phòng tổ chức hành chánh tính vào cuối mỗi tháng. Sau đó đƣợc trình cho Ban Giám đốc ký duyệt. Tiếp theo sẽ chuyển các bảng lƣơng sang cho phòng kế toán để thanh toán cho các bộ phận trong Xí nghiệp. Với mức lƣơng cơ sở là 1.150.000 đồng/ ngƣời/ tháng và số ngày làm việc trong tháng là 24 ngày. Tiền lƣơng trả theo quy chế, phù hợp với đơn giá thực tế tiền lƣơng, đƣợc tính căn cứ vào nội dung công việc, thời gian làm việc thực tế, trình độ, cấp bậc và thang lƣơng của ngƣời lao động. Hệ số lƣơng tăng theo thâm niên làm việc nhƣng chỉ tăng đến khi đạt tối đa đến mức giới hạn của thang lƣơng.
3.4..4.1 Hình thức tính lương tại đơn vị
Công ty Cổ phần mía đƣờng Cần Thơ áp dụng hình thức trả lƣơng theo thời gian (trả lƣơng một gói). Do vậy xí nghiệp đƣờng Vị Thanh cũng áp dụng hình thức trả lƣơng này tại đơn vị của mình.
Theo quy định hiện hành thì hệ số lƣơng bậc đại học là 2,34; Hệ số lƣơng bậc cao đẳng là 1,80; Hệ số lƣơng bậc trung cấp là 1,50 và Hệ số lƣơng bậc dƣới trung cấp là 1,00. Xí nghiệp đƣờng Vị Thanh sử dụng bảng chấm công, bảng lƣơng để làm căn cứ tính lƣơng cho công nhân viên.
Công thức tính lƣơng thời gian tại xí nghiệp nhƣ sau: Tiền lƣơng số ngày làm việc = (HSL + Tổng HSPC)* MLCS * (SNLTT+ SNBNCTC) (3.1) Số ngày công tiêu chuẩn (24)
Trong đó: HSL: Hệ số lƣơng HSPC: Hệ số phụ cấp MLCS: Mức lƣơng cơ sở SNLTT: Số ngày làm thực tế
SNBNCTC: Số ngày bù ngày công tiêu chuẩn Tiền lƣơng số ngày nghỉ có hƣởng lƣơng theo chế độ = (HSL + Tổng HSPC)* MLCS * Số ngày nghỉ hƣởng lƣơng (3.2) Số ngày công tiêu chuẩn (24)
Trong đó: HSL: Hệ số lƣơng HSPC: Hệ số phụ cấp MLCS: Mức lƣơng cơ sở
Tiền lƣơng làm thêm =
Lƣơng hiệu quả
* Số ngày làm thêm *
Tỷ lệ
% (3.3) Ngày công tiêu chuẩn (24)
Tỷ lệ % đƣợc hƣởng theo quy định hiện hành là: - Vào ngày thƣờng ít nhất 150%
- Vào ngày nghỉ hàng tuần ít nhất 200%.
- Vào ngày nghỉ có hƣởng lƣơng theo luật lao động ít nhất 300%
Tiền lƣơng làm thêm sẽ có phụ cấp làm đêm nếu công nhân làm việc vào ban đêm, phụ cấp làm đêm đƣợc hƣởng tỷ lệ 30% ngày làm thêm bình thƣờng. Nếu thời gian làm thêm tính theo giờ thì tỷ lệ 100% đối với số giờ làm thêm bố trí nghỉ và tỷ lệ 150% đối với giờ làm vào ngày nghỉ.
Cuối tháng lƣơng của công nhân lãnh đƣợc là:
Lƣơng thực lãnh = Tổng lƣơng – Tạm ứng – Các khoản trích (3.5) Trong các khoản trích theo lƣơng cho ngƣời lao động bao gồm Bảo hiểm thất nghiệp 1%, bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội 9,5%.
3.4.4.2 Ngày công
Thể hiện số ngày làm việc thực tế của ngƣời lao động. Xí nghiệp quy định ngày công chuẩn của một tháng là 24 ngày (Làm việc từ thứ 2 đến sáng thứ 7). Tùy vào số ngày làm việc của mỗi nhân viên mà xí nghiệp sẽ có mức điều chỉnh lƣơng cơ bản một cách hợp lý.
Mỗi phòng sẽ có ngƣời chấm công riêng và hàng ngày khi nhân viên đi làm ngƣời chấm công sẽ có trách nhiệm lâp và ghi vào bảng chấm công theo ký hiệu đƣợc quy định.
Ví dụ: - Ký hiệu X: Có mặt - Ký hiệu CT: Công tác
- Ký hiệu P: Vắng có phép,...
Cuối tháng nhân viên chấm công sẽ tổng hợp số ngày công của từng nhân viên chia thành các loại nhƣ sau:
Tổng lƣơng =
Tiền lƣơng cơ bản + Tiền lƣơng làm thêm và phụ cấp + Tiền lƣơng số ngày nghỉ có hƣởng lƣơng theo chế độ
* Hệ số
- Số ngày công làm việc thực tế: Là số ngày mà nhân viên làm việc theo đúng thời gian quy định
- Số ngày nghỉ đƣợc hƣởng lƣơng theo chế độ: Là số ngày nghỉ lễ, tết, phép theo quy định; Số ngày nghỉ ngừng việc, Số phút nghỉ phép trong thời gian làm việc (đối với nhân viên làm việc theo ca).
- Số ngày công nghỉ không hƣởng lƣơng: Là số ngày mà nhân viên xin nghỉ có việc riêng và đã đƣợc chấp nhận. Những ngày nghỉ này sẽ không đƣợc nhận lƣơng.
- Số ngày công đƣợc hƣởng Bảo hiểm xã hội: Là số ngày mà ngƣời lao động đƣợc hƣởng lƣơng do cơ quan Bảo hiểm xã hội trả thay trong các trƣờng hợp nhƣ: Tai nạn, bệnh, thai sản,.... có đầy đủ giấy tờ chứng minh hợp lệ.