4.2.1 Chứng từ sổ sách và tài khoản kế toán
4.2.1.1 Chứng từ sử dụng
- Bảng thanh toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng
- Bảng tổng hợp thanh toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng - Bảng trích các khoản theo lƣơng
- Bảng kê trích nộp Đoàn phí và Kinh phí công đoàn - Phiếu nghỉ hƣởng bảo hiểm xã hội
- Ủy nhiệm chi.
a. Bảng thanh toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng
b. Bảng tổng hợp thanh toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng c. Bảng trích các khoản theo lƣơng
Mục đích lập: Làm căn cứ để nộp BHXH, BHYT, BHTN trừ vào lƣơng cho ngƣời lao động
d. Bảng kê trích nộp Đoàn phí và Kinh phí công đoàn Mục đích lập: Làm căn cứ để trích nộp Kinh phí công đoàn. Kết cấu bảng kê trích nộp Đoàn phí công đoàn gồm:
- Cột 1: Số thứ tự - Cột 2: Tháng năm
- Cột 3: Tiền lƣơng đóng Bảo hiểm xã hội - Cột 4: Trích nộp 1%
- Cột 6: Công đoàn sơ sở Công ty (40%): Đây là số % trong số 60% đƣợc giữ lại.
- Cột 7: Công đoàn thành viên (60%): Số % còn lại trong 60% giữ lại. - Cột 8: Ghi chú
Kết cấu bảng kê trích nộp Kinh phí công đoàn gồm: - Cột 1: Số thứ tự
- Cột 2: Tháng năm
- Cột 3: Tiền lƣơng đóng Bảo hiểm xã hội - Cột 4: Trích nộp 2%
- Cột 5: Nộp Công đoàn cấp trên 35%
- Cột 6: Công đoàn sơ sở Công ty (40%): Đây là số % trong số 65% đƣợc giữ lại.
- Cột 7: Công đoàn thành viên (60%): Số % còn lại trong 65% giữ lại. - Cột 8: Ghi chú
e. Phiếu nghỉ hƣởng BHXH
Mục đích lập: Xác định số ngày nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn,… của ngƣời lao động để làm căn cứ tính trợ cấp BHXH trả thay lƣơng.
f. Ủy nhệm chi
Mục đích lập: Làm căn cứ chi các khoản trích theo lƣơng.
Uỷ nhiệm chi cũng đƣợc lập thành 2 liên, Ngân hàng giao mẫu sổ cho đơn vị tự lập ủy nhiệm chi.
4.2.1.2 Hệ thống tài khoản
Tài khoản 111 – Tiền mặt tại đơn vị Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng Tài khoản 334 – Phải trả ngƣời lao động Tài khoản 3382 – Kinh phí công đoàn Tài khoản 3383 – Bảo hiểm xã hội Tài khoản 3384 – Bảo hiểm y tế
Tài khoản 3389 – Bảo hiểm thất nghiệp Tài khoản 336 – Phải trả nội bộ
Tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
4.2.1.3 Hệ thống sổ sách
Công ty sử dụng hệ thống sổ sách của hình thức chứng từ ghi sổ gồm: Sổ chứng từ ghi sổ gồm Sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản 3382, 3383, 3384, 3389 để hạch toán các khoản trích theo lƣơng. Sổ chi tiết của các tài khoản có liên quan.
4.2.2 Trình tự hạch toán tiền lƣơng
4.2.2.1 Quy trình luân chuyển chứng từ
a. Mô tả quy trình luân chuyển chứng từ
Hàng tháng, Xí nghiệp thanh toán lƣơng cho ngƣời lao động sau khi trừ đi các khoản trích theo lƣơng mà ngƣời lao động chịu. Các khoản trích mà ngƣời lao động chịu sẽ đƣợc gộp chung với các khoản trích mà Xí nghiệp chịu cho ngƣời lao động để nộp cho Cơ quan bảo hiểm.
b. Quy trình luân chuyển chứng từ
Ghi chú
Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Hình 4.2 Sơ đồ luân chuyển chứng từ các khoản trích theo lương
* Kinh phí công đoàn - Kinh phí công đoàn
Hàng quí, Ban chấp hành công đoàn cơ sở thu trực tiếp 2% trên tổng quỹ tiền lƣơng làm cơ sở đóng BHXH của doanh nghiệp, chủ cơ sở.
Bảng lƣơng, bảng tổng hợp thanh
toán lƣơng, ...
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Phần mềm kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại - Sổ cái TK 338 - Sổ chi tiết TK 3382,3383,3384, 3389
Công đoàn cơ sở đƣợc giữ lại 65% trên tổng số tiền đã thu đƣợc để chi tiêu, nộp lên Liên đoàn Lao động cùng cấp 35%.
Do Xí nghiệp đƣờng Vị Thanh là công đoàn cơ sở thành viên nên trong 65% kinh phí công đoàn đƣợc giữ lại, thì Công đoàn cơ sở thành viên Xí nghiệp đƣờng Vị Thanh đƣợc giữ lại 60% và 40% nộp về Công đoàn cơ sở Công ty.
- Thu đoàn phí công đoàn
Hàng tháng ban chấp hành công đoàn cơ sở tiến hành thu đoàn phí của đoàn viên công đoàn bằng 1% tiền lƣơng, tiền công mà công ty trả cho đoàn viên hàng tháng. Nhƣng mức đóng đoàn phí của đoàn viên tối đa không vƣợt quá 10% tiền lƣơng tối thiểu chung theo qui định của Nhà nƣớc hoặc có thể thu theo mức bình quân do Ban chấp hành Công đoàn cơ sở qui định sau khi có ý kiến chấp thuận của Công đoàn cấp trên, mức đóng tối thiểu bằng 1% lƣơng tối thiểu chung theo qui định của Nhà nƣớc.
Công đoàn cơ sở nộp về Liên đoàn lao động cùng cấp 40%, đƣợc giữ lại 60% trên tổng số tiền thu đƣợc để chi hoạt động. Trong số 60% giữ lại chia cho công đoàn thành viên 60% và 40% giữ lại tại công đoàn cơ sở công ty.
Đối với đoàn viên bị ốm đau, thai sản, bị tai nạn lao động đang trong thời gian nghỉ làm việc hƣởng trợ cấp BHXH thì không phải đóng đoàn phí.
* Bảo hiểm xã hội
Tổng cộng khoản trích BHXH là 26% trong đó Xí nghiệp trích 18% tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, và 8% trừ trực tiếp vào tiền lƣơng của ngƣời lao động. Hàng tháng, kế toán tiến hành nộp số tiền BHXH đã trích về cho Cơ quan BHXH Hậu Giang.
* Bảo hiểm y tế
Tổng khoản trích BHYT là 4,5% trong đó Xí nghiệp trích 3% đƣa vào chi phí của Xí nghiệp, 1,5 % trừ trực tiếp vào tiền lƣơng của ngƣời lao động. Và nộp lại cho Cơ quan bảo hiểm hàng tháng.
* Bảo hiểm tự nguyện
Cũng giồng nhƣ BHYT và BHXH thì BHTN tổng khoản trích là 3% nhƣng trong đó Xí nghiệp chịu 1% đƣa vào chi phí, 1% do ngân sách nhà nƣớc hỗ trợ và 1% còn lại sẽ do ngƣời lao động chịu và Xí nghiệp trừ trực tiếp vào tiền lƣơng của ngƣời lao động. Cuối tháng Xí nghiệp nộp 1% cho ngân sách (do ngân sách hỗ trợ 1%) và 1% cho cơ quan bảo hiểm
4.2.2.2 Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Sử dụng số liệu lấy từ bảng tổng hợp thanh toán lƣơng đợt 2 tháng 06 năm 2014 và bảng tổng hợp thanh toán lƣơng đợt 2 tháng 06 năm 2014 trả qua thẻ ATM (xem trang 55 và trang 56).
* Nghỉ hƣởng BHXH
Trong tháng 06 năm 2014 đơn vị không có chế độ nghỉ thai sản hay công nhân nghỉ việc vì bệnh.
Trƣờng hợp nhân viên đƣợc nghỉ hƣởng bảo hiểm xã hội: Phòng tổ chức hành chính xem xét lập danh sách nhân viên đủ điều kiện nghỉ hƣởng bảo biểm xã hội theo quy định gửi về cho Ban giám đốc xem xét và ký duyệt. Sau đó nhân viên đƣợc nghỉ hƣởng bảo hiểm xã hội sẽ mang theo quyết định nghỉ hƣởng bảo hiểm xã hội đến cơ quan bảo hiểm thanh toán. Lƣu ý phải do chính ngƣời đƣợc nghỉ hƣởng bảo hiểm xã hội đến cơ quan bảo hiểm thanh toán, Trƣờng hợp ngƣời đƣợc hƣởng không đi thanh toán đƣợc thì phải có giấy ủy quyền cho ngƣời khác đi nhận thay.
Bảng 4.13 Bảng phân bổ các khoản trích theo lƣơng
BẢNG PHÂN BỔ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG
Tháng 06 năm 2014
Đơn vị tính: Việt Nam đồng
STT Doanh nghiệp Tài khoản 3382 (2%)
Tài khoản 3383 (18%) Tài khoản 3384 (3%) Tài khoản 3389 (1%) Cộng 1 Tài khoản 622 12.548.044 93.812.991 16.635.499 5.312.885 128.309.419 2 Tài khoản 627 14.456.002 107.561.442 17.926.907 5.942.635 145.886.986 3 Tài khoản 641 222.758 1.745.011 290.835 96.945 2.355.549 4 Tài khoản 642 3.426.490 20.769.751 3.461.595 1.132.865 28.790.7011 Cộng 30.653.294 223.889.195 38.314.836 12.485.330 305.342.655 Ngƣời lao động Tài khoản 3382 (1%) Tài khoản 3383 (8%) Tài khoản 3384 (1,5%) Tài khoản 3389 (1%) Cộng 5 Tài khoản 334 12.578.720 99.506.229 18.657.418 12.485.330 143.227.697 Cộng 12.578.720 99.506.229 18.657.418 12.485.330 143.227.697 Tổng cộng 43.232.014 323.395.424 56.972.254 24.970.660 448.570.352
4.2.2.3 Kế toán chi tiết
Đơn vị: Xí nghiệp đƣờng Vị Thanh
Địa chỉ: 1284 đƣờng Trần Hƣng Đạo, Khu vực 2, Phƣờng 7, TP. Vị Thanh, Hậu Giang
Mẫu số: S38 – DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ – BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 3382
Đối tƣợng: Kinh phí công đoàn
Đơn vị tính: Việt Nam đồng
Ngày tháng
ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản
đối ứng Số phát sinh Số dƣ
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có
A B C D E 1 2 3 4
Số dƣ đầu kỳ
Số phát sinh trong kỳ
09/07/2014 BK 09/07/2014 - Trích 1% Đoàn phí công đoàn trừ vào lƣơng 334 12.578.720
09/07/2014 PKT 09/07/2014 - Trích 2% KPCĐ đƣa vào chi phí nhân công trực tiếp 622 12.548.044
09/07/2014 PKT 09/07/2014 - Trích 2% KPCĐ đƣa vào chi phí sản xuất chung 627 14.456.002
09/07/2014 PKT 09/07/2014 - Trích 2% KPCĐ đƣa vào chi phí bán hàng 641 222.758
09/07/2014 PKT 09/07/2014 - Trích 2% KPCĐ đƣa vào chi phí quản lý doanh nghiệp 642 3.426.490
20/07/2014 UNC20 20/07/2014 - Nộp KPCĐ cho liên đoàn lao động 112 15.760.141
20/07/2014 PC15 20/07/2014 - Nộp KPCĐ cho Công đoàn cơ sở Công ty 111 10.988.749
Cộng số phát sinh 26.748.890 43.232.014
Số dƣ cuối kỳ 16.483.124
- Sổ này có 01 trang, đánh số từ trang số 01 đến trang ….
- Ngày mở sổ: 01/07/2014 Ngày 31 tháng 07 năm 2014
Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc
Đơn vị: Xí nghiệp đƣờng Vị Thanh
Địa chỉ: 1284 đƣờng Trần Hƣng Đạo, Khu vực 2, Phƣờng 7, TP. Vị Thanh, Hậu Giang (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ – BTC Mẫu số: S38 – DN Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 3383 Đối tƣợng: Bảo hiểm xã hội
Đơn vị tính: Việt Nam đồng
Ngày tháng
ghi sổ Chứng từ
Diễn giải Tài khoản đối ứng Số phát sinh Số dƣ
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có
A B C D E 1 2 3 4
Số dƣ đầu kỳ
Số phát sinh trong kỳ
09/07/2014 PKT 09/07/2014 - Trích BHXH trừ lƣơng của ngƣời lao động 334 99.506.299
09/07/2014 PKT 09/07/2014 - Trích BHXH đƣa vào chi phí nhân công trực tiếp 622 93.812.991 09/07/2014 PKT 09/07/2014 - Trích BHXH đƣa vào chi phí sản xuất chung 627 107.561.442
09/07/2014 PKT 09/07/2014 - Trích BHXH đƣa vào chi phí bán hàng 641 1.745.011
09/07/2014 PKT 09/07/2014 - Trích BHXH đƣa vào chi phí quản lý doanh nghiệp 642 20.769.751 20/07/2014 UNC20 20/07/2014 - Nộp BHXH cho cơ quan bảo hiểm 112 323.395.424
Cộng số phát sinh 323.395.424 323.395.424
Số dƣ cuối kỳ 0
- Sổ này có 01 trang, đánh số từ trang số 01 đến trang ….
- Ngày mở sổ: 01/07/2014 Ngày 31 tháng 07 năm 2014
Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc
Đơn vị: Xí nghiệp đƣờng Vị Thanh
Địa chỉ: 1284 đƣờng Trần Hƣng Đạo, Khu vực 2, Phƣờng 7, TP. Vị Thanh, Hậu Giang
Mẫu số: S38 – DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ – BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 3384 Đối tƣợng: Bảo hiểm y tế
Đơn vị tính: Việt Nam đồng
Ngày tháng
ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản
đối ứng Số phát sinh Số dƣ
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có
A B C D E 1 2 3 4
Số dƣ đầu kỳ
Số phát sinh trong kỳ
09/07/2014 PKT 09/07/2014 - Trích BHYT trừ lƣơng của ngƣời lao động 334 18.657.418
09/07/2014 PKT 09/07/2014 - Trích BHYT đƣa vào chi phí nhân công trực tiếp 622 16.635.499 09/07/2014 PKT 09/07/2014 - Trích BHYT đƣa vào chi phí sản xuất chung 627 17.926.907
09/07/2014 PKT 09/07/2014 - Trích BHYT đƣa vào chi phí bán hàng 641 290.835
09/07/2014 PKT 09/07/2014 - Trích BHYT đƣa vào chi phí quản lý doanh nghiệp 642 3.461.595 20/07/2014 UNC20 20/07/2014 - Nộp BHYT cho cơ quan bảo hiểm 112 56.972.254
- Cộng số phát sinh tháng 56.972.254 56.972.254
- Số dƣ cuối tháng 0
- Sổ này có 01 trang, đánh số từ trang số 01 đến trang ….
- Ngày mở sổ: 01/07/2014 Ngày 31 tháng 07 năm 2014
Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc
Đơn vị: Xí nghiệp đƣờng Vị Thanh
Địa chỉ: 1284 đƣờng Trần Hƣng Đạo, Khu vực 2, Phƣờng 7, TP. Vị Thanh, Hậu Giang
Mẫu số: S38 – DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ – BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 3389
Đối tƣợng: Bảo hiểm thất nghiệp
Đơn vị tính: Việt Nam đồng
Ngày tháng
ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản
đối ứng Số phát sinh Số dƣ
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có
A B C D E 1 2 3 4
Số dƣ đầu kỳ
Số phát sinh trong kỳ
09/07/2014 PKT 09/07/2014 - Trích BHYT trừ lƣơng của ngƣời lao động 334 12.485.330
09/07/2014 PKT 09/07/2014 - Trích BHYT đƣa vào chi phí nhân công trực tiếp 622 5.312.885
09/07/2014 PKT 09/07/2014 - Trích BHYT đƣa vào chi phí sản xuất chung 627 5.942.635
09/07/2014 PKT 09/07/2014 - Trích BHYT đƣa vào chi phí bán hàng 641 96.945
09/07/2014 PKT 09/07/2014 - Trích BHYT đƣa vào chi phí quản lý doanh nghiệp 642 1.132.865 20/07/2014 UNC20 20/07/2014 - Nộp BHYT cho cơ quan bảo hiểm 112 24.970.660
- Cộng số phát sinh tháng 24.970.660 24.970.660
- Số dƣ cuối tháng 0
- Sổ này có 01 trang, đánh số từ trang số 01 đến trang ….
- Ngày mở sổ: 01/07/2014 Ngày 31 tháng 07 năm 2014
Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc
4.2.2.4 Kế toán tổng hợp
Đơn vị: Xí nghiệp đƣờng Vị Thanh
Địa chỉ: 1284 đƣờng Trần Hƣng Đạo, Khu vực 2, Phƣờng 7, TP. Vị Thanh, Hậu Giang
Mẫu số: S02a-DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trƣởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Từ ngày 01/07/2014 đến ngày 31/07/2014
Đơn vị tính: Việt Nam đồng
Ngày lập Số phiếu Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
09/07/2014 PKT - Các khoản trích trừ vào lƣơng của ngƣời lao động 334 338 143.227.697 09/07/2014 PKT - Trích 2% KPCĐ tính vào chi phí nhân công trực tiếp 622 3382 12.548.044 09/07/2014 PKT - Trích 2% KPCĐ tính vào chi phí sản xuất chung 627 3382 14.456.002
09/07/2014 PKT - Trích 2% KPCĐ tính vào chi phí bán hàng 641 3382 222.758
09/07/2014 PKT - Trích 2% KPCĐ tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp 642 3382 3.426.490 09/07/2014 PKT - Trích 18% BHXH tính vào chi phí nhân công trực tiếp 622 3383 93.812.991 09/07/2014 PKT - Trích 18% BHXH tính vào chi phí sản xuất chung 627 3383 107.561.442
09/07/2014 PKT - Trích 18% BHXH tính vào chi phí bán hàng 641 3383 1.745.011
09/07/2014 PKT - Trích 18% BHXH tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp 642 3383 20.769.751
Cộng trang trƣớc chuyển sang 397.770.186
09/07/2014 PKT - Trích 3% BHYT tính vào chi phí nhân công trực tiếp 622 3384 16.635.499 09/07/2014 PKT - Trích 3% BHYT tính vào chi phí sản xuất chung 627 3384 17.926.907
09/07/2014 PKT - Trích 3% BHYT tính vào chi phí bán hàng 641 3384 290.835
09/07/2014 PKT - Trích 3% BHYT tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp 642 3384 3.461.595