4.1.1.1 Chứng từ sử dụng
Chứng từ đƣợc sử dụng trong hạch toán tiền lƣơng gồm: - Bảng chấm công
- Bảng chấm công tăng ca
- Bảng thanh toán phụ cấp (Thâm niên, trình độ, kiêm nhiệm)
- Bảng tổng hợp thanh toán tiền phụ cấp (Thâm niên, trình độ, kiêm nhiệm)
- Bảng thanh toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng
- Bảng tổng hợp thanh toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng - Phiếu chi, ủy nhiệm chi, Séc.
a. Bảng chấm công
Mục đích lập: Dùng để ghi nhận và theo dõi số ngày đi làm, số ngày nghỉ thực tế của nhân viên để làm căn cứ tính lƣơng và trả lƣơng cho nhân viên.
Kết cấu của bảng chấm công gồm:
- Cột 1, 2: Thể hiện số thứ tự và họ tên của nhân viên trong bộ phận. - Cột 3 đến cột 33 hoặc 34 (tùy vào số ngày trong tháng có thể ít hơn): Ghi ký hiệu chấm công các ngày trong tháng.
- Cột tiếp theo là cột tổng số ngày làm việc trong đó gồm số ngày làm việc bình thƣờng và số ngày làm việc lễ + Chủ nhật.
- Cột kế tiếp là số ngày làm việc ca đêm chia làm 3 cột nhỏ gồm Ca chiều, Ca đêm và Cột cộng.
- Tiếp theo là cột số ngày nghỉ đƣợc chia thành 6 cột nhỏ bao gồm: Cột nghỉ ốm + con ốm, cột nghỉ phép, cột nghỉ ngừng việc, cột nghỉ bù, cột nghỉ phép không lƣơng và cột nghit lễ + tết.
b. Bảng chấm công tăng ca
Mục đích lập: Theo dõi số ca đã tăng của nhân viên để làm căn cứ tính lƣơng tăng ca cho nhân viên.
Kết cấu bảng chấm công tăng ca gần giống nhƣ bảng chấm công bình thƣờng, nhƣng chỉ đánh dấu khi có nhân viên tăng ca.
c. Bảng thanh toán phụ cấp (Thâm niên, trình độ, kiêm nhiệm)
Mục đích lập: Làm chứng từ căn cứ để thanh toán tiền phụ cấp cho ngƣời lao động, đồng thời làm căn cứ để lên bảng tổng hợp thanh toán phụ cấp.
Kết cấu bảng thanh toán phụ cấp thâm niên gồm: - Cột 1: Số thứ tự
- Cột 2: Họ và tên - Cột 3: Chức vụ
- Cột 4: Tiền lƣơng hiệu quả
- Cột 5: Số tháng công tác tại Casuco - Cột 6: Số % phụ cấp
- Cột 7: Thành tiền - Cột 8: Ký nhận - Cột 9: Ghi nhận
Kết cấu bảng thanh toán phụ cấp trình độ gồm: - Cột 1: Số thứ tự - Cột 2: Tên bộ phận - Cột 3: Trình độ - Cột 4: Số tiền phụ cấp - Cột 5: Thực lãnh - Cột 6: Ký nhận - Cột 7: Ghi chú
Kết cấu bảng thanh toán phụ cấp kiêm nhiệm gồm: - Cột 1: Số thứ tự
- Cột 2: Họ và tên - Cột 3: Chức vụ
- Cột 4: Thang lƣơng chuẩn - Cột 5: Tỷ lệ phụ cấp tối đa - Cột 6: Tỷ lệ đề nghị của đơn vị - Cột 7: Mức phụ cấp đề nghị của đơn vị - Cột 8: Tổng tiền - Cột 9: Ký nhận - Cột 10: Ghi chú
d. Bảng tổng hợp thanh toán phụ cấp (Thâm niên, trình độ, kiêm nhiệm) Mục đích lập: Tổng hợp số tiền phụ cấp cho ngƣời lao động của từng bộ phận trong đơn vị. Kết cấu của bảng gồm: - Cột 1: Số thứ tự - Cột 2: Tên bộ phận - Cột 3: Số ngƣời - Cột 4: Tổng số tiền - Cột 5: Ký nhận - Cột 6: Ghi chú
e. Bảng thanh toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng
Mục đích lập: Làm chứng từ căn cứ để thanh toán lƣơng, phụ cấp cho ngƣời lao động, đồng thời làm căn cứ để lên bảng tổng hợp thanh toán lƣơng cho toàn Xí nghiệp.
Kết cấu của bảng gồm: - Cột 1: Số thứ tự - Cột 2: Họ và tên - Cột 3: Chức vụ
- Cột 4: Lƣơng hiệu quả - Cột 5: Hệ số
- Cột 6: Phụ cấp chức vụ - Cột 7: Tiền lƣơng cơ bản - Cột 8: Lƣơng cơ bản bình quân
- Cột 9: Lƣơng năng suất
- Cột 10: Lƣơng năng suất bình quân 1 ngày - Cột 11: Số ngày làm thực tế
- Cột 12: Số ngày bù ngày công tiêu chuẩn - Cột 13: Thành tiền - Cột 16: Số ngày nghỉ lế tết phép năm - Cột 17: Thành tiền - Cột 18: Số ngày nghỉ ngừng việc - Cột 19: Thành tiền - Cột 20: Số phút nghỉ phép - Cột 21: Thành tiền - Cột 22: Cộng = Cột 17 + Cột 20 - Cột 23: Thành tiền - Cột 24: Số giờ làm thêm
- Cột 25: Thành tiền 150% = Số giờ*(Lƣơng cơ bản bình quân 1 ngày/8) - Cột 26: Số giờ khoán + Số giờ làm thêm bố trí nghỉ
- Cột 27: Thành tiền 100% - Cột 28: Số ngày làm thêm - Cột 29: Thành tiền 200% - Cột 30: Số ngày phụ cấp làm đêm - Cột 31: Thành tiền 30% - Cột 32: Công làm thêm và phụ cấp - Cột 33: Hệ số điều chỉnh (h) (h1) = 1,0 - Cột 34: Hệ số bình xét (h3) - Cột 36: Tổng lƣơng - Cột 37: Tạm ứng
- Cột 38: Bảo hiểm tự nguyện - Cột 39: Bảo hiểm thất nghiệp 1%
- Cột 41: Thực lãnh = Tổng lƣơng – Cột 37 – Cột 39 – Cột 40 - Cột 42: Ký nhận
- Cột 43: Ghi chú
f. Bảng tổng hợp thanh toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng Mục đích lập: Làm căn cứ để thanh toán lƣơng cho các bộ phận.
Kết cấu của bảng gồm
Kết cấu của bảng tổng hợp thanh toán tiền lƣơng gồm 15 cột: -Cột 1: Ghi số thứ tự
-Cột 2: Tên các bộ phận trong Xí nghiệp nhƣ: Ban giám đốc + phòng tổ chức hành chánh, Đội bảo vệ, Phòng tài chính kế toán, ….
-Cột 3: Số lƣợng nhân viên của các bộ phận
-Cột 4: Lƣơng theo ngày công tiêu chuẩn của Xí nghiệp
-Cột 5: Hệ số điều chỉnh (h) h1=1,0 đây là hệ số bình xét hoàn thành công việc của nhân viên trong Xí nghiệp.
-Cột 6: Lƣơng làm thêm giờ
-Cột 7: Phụ cấp ca 3 đây là phụ cấp làm thêm cho nhân viên trực ca ban đêm tại Xí nghiệp.
-Cột 8: Thu tiền bảo hiểm y tế 4,5% từ tháng 06/2014 đến tháng 12/2014.
-Cột 9: Tổng lƣơng = (cột 1+…..+ cột 7) – cột 8.
-Cột 10: Tạm ứng là khoản tiền nhân viên ứng lƣơng của Xí nghiệp -Cột 11: BHTN: Bảo hiểm tự nguyện
-Cột 12: BHTN 1% là khoản Bảo hiểm thất nghiệp đƣợc trừ vào lƣơng của ngƣời lao động.
-Cột 13: BHXH & BHYT 9,5% là khoản Bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội đã trích từ lƣơng của ngời lao động.
-Cột 14: Thực lãnh là số tiền lƣơng mà ngƣời lao động đƣợc hƣởng sau khi trừ đi các khoản trích theo lƣơng của ngƣời lao động.
-Cột 15: Ký nhận là xác nhận của đại diện phòng ban nhận tiền lƣơng. g. Phiếu chi, ủy nhiệm chi, Séc
Phiếu chi đƣợc lập thành 2 liên theo biểu mẫu của Bộ tài chính.
Uỷ nhiệm chi cũng đƣợc lập thành 2 liên, Ngân hàng giao mẫu sổ cho đơn vị tự lập ủy nhiệm chi.
Séc đƣợc lập để rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ để chi lƣơng.
4.1.1.2 Hệ thống tài khoản
Tài khoản 334 - Phải trả công nhân viên. Tài khoản 3382 – Kinh phí công đoàn Tài khoản 3383 – Bảo hiểm xã hội Tài khoản 3384 – Bảo hiểm y tế
Tài khoản 3389 – Bảo hiểm thất nghiệp Tài khoản 111 – Tiền mặt tại đơn vị Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng
Tài khoản 622 – Chi phí nhân công trực tiếp Tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
4.1.1.3 Hệ thống sổ sách
Công ty sử dụng hệ thống sổ sách của hình thức chứng từ ghi sổ gồm: Sổ chứng từ ghi sổ, Sổ Cái và sổ chi tiết tài khoản 334 để hạch toán tiền lƣơng .