3.2.1 Chức năng
Công ty là một tổ chức kinh tế, có tƣ cách pháp nhân, hạch toán độc lập và luôn phấn đấu sản xuất đáp ứng đủ và đúng nhu cầu của ngƣời tiêu dùng, luôn lấy chữ tín làm đầu. Công ty không ngừng nâng cao chất lƣợng sản phẩm, tăng sự cạnh tranh trên thị trƣờng và chức năng chủ yếu của công ty hiện nay
• Thiết kế, chế tạo, lắp đặt và cung cấp các sản phẩm linh kiện về "nồi hơi công nghiệp" trong các lĩnh vực nhƣ: chế biến thủy sản, công nghệ thực phẩm, thức ăn thủy sản, kỹ nghệ gỗ, giấy,…
• Ngoài ra công ty còn thi công nền móng, nhà lò cho nồi hơi, đƣờng ống dẫn hơi và nƣớc nóng, lắp đặt hệ thống xử lý nƣớc cho nồi hơi, chế tạo các bình áp lực: bình chứa khí nén, nồi hấp,...
3.2.2 Nhiệm vụ
• Tạo công ăn việc làm cho lao động địa phƣơng.
• Chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của Nhà nƣớc và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế. Tạo nguồn thu cho ngân sách Nhà nƣớc thông qua việc đóng các loại thuế.
• Thực hiện đầy đủ các chính sách tiền lƣơng và các chế độ khác theo quy định của pháp luật về lao động. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ theo quy định của công ty và Nhà nƣớc.
• Đầu tƣ và hiện đại hóa các thiết bị, máy móc sản xuất nhằm đảm bảo an toàn trong kinh doanh và chất lƣợng sản phẩm tạo ra, bảo vệ môi trƣờng.
• Phát huy nguồn lực, tổ chức kinh doanh một cách có hiệu quả. Có kế hoạch đào tạo đúng hƣớng, không ngừng nâng cao đội ngũ cán bộ công nhân viên của đơn vị nhằm đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi ngày càng cao trong nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
19
3.3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty
Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Công Nghệ Nồi Hơi Phú Hưng
Hình 3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty
Công ty hoạt động theo chế độ một thủ trƣởng, cơ cấu tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng, thể hiện ba mối quan hệ giữa các bộ phận trong công ty gồm: quan hệ trực tuyến (chiều dọc, từ trên xuống), thể hiện qua mối quan hệ giữa cấp trên là Giám đốc và các cấp dƣới là Phó giám đốc và các phòng ban thông qua các chỉ thị. Quan hệ chức năng (chiều ngang), giữa các phòng ban đồng cấp với nhau có thể có các đề xuất lẫn nhau. Quan hệ tƣ vấn (tham mƣu-chiều dọc, từ dƣới lên), các phòng ban đƣợc quyền đề xuất, kiến nghị với cấp trên về những kế hoạch, chiến lƣợc hoạt động của công ty. Với cơ cấu tổ chức này, các bộ phận, phòng ban đƣợc phân chia trách nhiệm rõ ràng, chỉ có sự chỉ đạo thống nhất từ Ban giám đốc. Vì vậy, tăng cƣờng đƣợc sự chuyên môn hóa công việc, giúp tăng hiệu quả làm việc, công việc luôn đƣợc hoàn thành tốt. Đây là cơ cấu quản trị phù hợp với công ty, giúp công ty thực hiện tốt khả năng điều hành công việc kinh doanh một cách khoa học và hiệu quả cao.
3.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban Ban giám đốc Ban giám đốc
Giám đốc: ngƣời đại diện pháp luật của công ty với chức năng dự thảo định hƣớng hoạt động, chỉ đạo các bộ phận chức năng, đề ra các biện pháp để thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, ký kết hợp đồng. Hơn nữa, giám đốc có quyền
Ban giám đốc Phòng kế toán Phòng kỹ thuật Bộ phận chế tạo, sản xuất kiêm kho Bộ phận thi công
20
bố trí lao động cũng nhƣ khen thƣởng và kỷ luật, xét duyệt chứng từ. Đồng thời, chịu trách nhiệm toàn diện trƣớc Nhà nƣớc và tập thể cán bộ công nhân viên. Bên cạnh đó, giám đốc còn là ngƣời tham mƣu cho phòng kỹ thuật thiết kế sản phẩm theo yêu cầu khách hàng.
Phó giám đốc: Thực hiện nhiệm vụ do giám đốc phân công, đƣợc ủy quyền thay mặt giám đốc điều hành hoạt động của công ty khi giám đốc vắng mặt. Có quyền tuyển dụng lao động tại công ty.
Phòng kế toán: Tổ chức kế toán theo từng phần hành kế toán. Quản lý, bảo quản con dấu công ty và thực hiện đóng dấu đúng quy định. Đảm bảo mọi công tác tài chính cho công ty hoạt động. Giám sát và quản lý tài sản, quản lý vốn, công nợ, mở sổ ghi chép các nghiệp vụ, làm báo cáo định kỳ và hạch toán nội bộ của công ty. Thanh quyết toán tiền thƣởng, lƣơng hàng tháng cho cán bộ công ty. Phân tích hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty, hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nƣớc. Nghiên cứu chế độ chính sách của Nhà nƣớc để tham mƣu cho giám đốc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh đúng pháp luật. Tổ chức thực hiện tốt công tác kế toán, kịp thời phát hiện những sai sót, bất hợp lý và vi phạm quy định nội bộ về định mức tài chính gây thiệt hại cho công ty.
Bộ phận kho (kiêm bộ phận sản xuất): Quản lý máy móc, thiết bị nhà xƣởng và tiến hành chế tạo. Nhận và xuất hàng.
Phòng kỹ thuật: Theo dõi sản xuất, chế tạo tại công trƣờng, giải quyết kịp thời các vƣớng mắc về thiết kế, kỹ thuật. In ấn, sao chép bản vẽ, lƣu hồ sơ thiết kế, tài liệu kỹ thuật. Tìm kiếm các nguồn nhập nguyên liệu đảm bảo cho sản xuất không bị gián đoạn, tổ chức giao sản phẩm cho bên đặt hàng. Tham mƣu giúp giám đốc điều hành, chỉ đạo về công tác kỹ thuật, chất lƣợng kỹ thuật của công trình. Thiết kế sản phẩm theo đơn đặt hàng.
Bộ phận thi công: gồm có 3 bộ phận thi công, có nhiệm vụ tiến hành lắp ráp, hoàn thành sản phẩm. Tƣ vấn, sữa chữa, bảo dƣỡng thi công các công trình, đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn quy định.
3.4 TÌNH HÌNH NHÂN SỰ TRONG CÔNG TY
Cơ cấu lao động nhân sự tại công ty có sự thay đổi qua các năm, do số lƣợng lao động thay đổi thƣờng xuyên, hiện nay cơ cấu lao động của công ty đƣợc thể hiện nhƣ sau:
21 Bảng 3.2: Cơ cấu lao động nhân sự năm 2013
Chỉ tiêu Số ngƣời Tỷ lệ (%) Trình độ Đại học 6 12,0 Trung cấp 15 30,0 Lao động phổ thông 29 58,0 Tổng cộng 50 100,0
Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Công Nghệ Nồi Hơi Phú Hưng, 2013
3.5 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 3.5.1 Cơ cấu tổ chức 3.5.1 Cơ cấu tổ chức (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Là một công ty có quy mô sản xuất vừa và nhỏ nên mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH Công Nghệ Nồi Hơi Phú Hƣng đƣợc tổ chức đơn giản bao gồm 2 nhân viên kế toán: kế toán trƣởng kiêm kế toán tổng hợp và kế toán mua hàng.
• Kế toán tổng hợp: kiểm tra, lƣu trữ các chứng từ và định khoản các phần hành kế toán. Tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, kết chuyển chi phí, xác định kết quả kinh doanh để lập báo cáo tài chính. Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, mở sổ theo dõi nợ.
• Kế toán tiền lƣơng kiêm kế toán mua hàng: có trách nhiệm theo dõi việc mua hàng tại công ty. Lập các báo cáo về lao động, tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng, ghi chép, phản ánh kịp thời tình hình sử dụng lao động, hạch toán lƣơng, chi trả lƣơng cho công nhân viên. Các khoản chi phí mua vật tƣ, công cụ dụng cụ.
3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức chế độ kế toán
Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng Bộ tài chính. Hình thức kế toán hiện nay công ty đang áp dụng là hình thức “kế toán trên máy vi tính”, phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo hình thức kế toán “nhật ký chung”.
3.4.2.1 Hình thức kế toán áp dụng Hình thức nhật ký chung
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải đƣợc ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và
22
theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình 3.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật kí chung
Ghi chú
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đƣợc ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trƣờng hợp dùng sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ hoặc cuối tháng, tuỳ khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ đƣợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Chứng từ kế toán Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Nhật ký chung Sổ Nhật ký chung Sổ Cái Sổ Cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
BÁO CÁO TÀI
23
Hình thức kế toán trên máy vi tính
Công ty hiện đang áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính. Hiện nay, công ty đang sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012 và ghi sổ theo hình thức nhật ký chung..
Hình 3.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy
Ghi chú
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
• Ƣu điểm của phần mềm
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, cho phép cập nhật dữ liệu linh hoạt (nhiều hóa đơn cùng 01 phiếu chi). Bám sát chế độ kế toán, các biểu mẫu, chứng từ sổ sách tuân thủ theo chế độ kế toán. Cho phép tạo nhiều cơ sở dữ liệu. Thao tác lƣu và ghi sổ dữ liệu. Tính chính xác và bảo mật cao.
• Nhƣợc điểm
Tốc độ xử lý dữ liệu chậm. Các báo cáo khi kết xuất ra excel sắp xếp không theo thứ tự. Vì có SQL nên MISA đòi hỏi cấu hình máy tƣơng đối cao, nếu máy yếu thì chƣơng trình chạy rất chậm. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.4.3 Phƣơng pháp kế toán
Công ty TNHH Công Nghệ Nồi Hơi Phú Hƣng áp dụng:
• Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12. • Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là: VNĐ.
Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Chứng từ kế toán CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
cùng loại - Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế toán quản trị
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
24
• Phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho: kê khai thƣờng xuyên.
• Phƣơng pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho: bình quân cuối kỳ. • Phƣơng pháp khấu hao TSCĐ (Tài Sản Cố Định): khấu hao theo đƣờng thẳng.
• Phƣơng pháp tính thuế GTGT: theo phƣơng pháp khấu trừ thuế GTGT. • Phƣơng pháp tính giá thành: phƣơng pháp giản đơn (đánh giá theo nguyên vật liệu trực tiếp).
3.5 SƠ LƢỢC VỀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH 3.5.1 Đặc điểm khách hàng
Nhìn chung lƣợng khách hàng của công ty là tƣơng đối ổn định. Đến nay công ty có hơn 30 khách hàng ký hợp đồng thƣờng xuyên. Chủ trƣơng của công ty là tập trung giữ vững khách hàng truyền thống. Đồng thời công ty cũng không ngừng đƣa ra các biện pháp để tăng cƣờng chất lƣợng dịch vụ, sản phẩm nhằm thu hút khách hàng mới. Đối tƣợng đặt hàng của công ty thƣờng là những doanh nghiệp, công ty chế biến thức ăn gia súc, sản xuất và phân phối nông dƣợc, các công ty thủy sản, nông sản, chế biến thực phẩm,….
3.5.2 Đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh
Khái quát về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2011-2013.
Nhìn chung, doanh thu thuần qua 3 năm tăng liên tục so với năm trƣớc và không phát sinh các khoản làm giảm doanh thu là một dấu hiệu vô cùng khả quan, cụ thể là doanh thu thuần năm 2012 tăng vƣợt so với năm 2011 với mức tăng 10.809 triệu đồng tƣơng đƣơng với 103,35%. Sang năm 2013 doanh thu đạt 22.086 triệu đồng, tăng 819 triệu đồng tƣơng đƣơng với 3,85% so với năm 2012. Nguyên nhân là do trong năm 2012 Việt Nam xuất siêu các mặt hàng nông- công nghiệp, mà hơi bão hòa thƣờng cung cấp hơi (nhiệt) sử dụng cho các nhu cầu sấy, hấp, sƣởi, gia nhiệt,...sản phẩm công-nông nên một phần cũng đã thúc đẩy việc tiêu thụ hơi bão hòa trong năm 2012 tăng đáng kể cụ thể là công ty cung cấp sản phẩm “hơi bão hòa” tăng mạnh trong năm 2012 đạt 11.015 triệu đồng tăng 8.436 triệu đồng, về giá trị tƣơng đƣơng với 327,1% so với năm 2011. Bên cạnh đó, việc một số doanh nghiệp nhận đƣợc các đề án ứng dụng nồi hơi trong dây chuyền chế biến nhằm giảm chi phí sản xuất, giảm ô nhiễm môi trƣờng,… cũng góp phần thúc đẩy tiêu thụ nồi hơi, cùng với sự hỗ trợ từ Chính phủ khi ban hành Nghị quyết số 13/NQ-CP (10/05/2012) đƣa ra một số giải pháp tháo gỡ khó khăn cho sản xuất kinh doanh, hỗ trợ thị
25
trƣờng. Bên cạnh đó, số lƣợng đơn đặt hàng từ nhiều tỉnh, đặc biệt là vùng đồng bằng sông Cửu Long qua các năm đều tăng nên số lƣợng sản phẩm cung cấp ra thị trƣờng tăng. Chính những điều đó đã dẫn đến doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty không ngừng tăng lên kéo theo doanh thu thuần cũng tăng cao.
Cùng với việc doanh thu tăng cao thì các khoản mục chi phí nhƣ giá vốn hàng bán, chi phí quản lý kinh doanh của công ty cũng có xu hƣớng tăng qua các năm. Cụ thể năm 2012 giá vốn hàng bán đạt 18.608 triệu đồng tăng 9.484 triệu đồng so với năm 2011 tƣơng ứng với 103,94%, từ năm 2012 sang năm 2013 giá vốn hàng bán đã có xu hƣớng giảm với mức giảm 1.406 triệu đồng, tƣơng ứng với 7,56%. Nguyên nhân làm cho giá vốn hàng bán tăng là do công ty đẩy mạnh đầu tƣ vào việc sản xuất nồi hơi để kinh doanh và đầu tƣ nồi hơi để làm tài sản cố định cho đơn vị. Mặt khác, tỷ lệ lạm phát còn ở mức cao nên làm giá cả của hàng hóa đầu vào tăng, kết hợp với sự tăng giá về nhiên liệu làm cho chi phí vận chuyển cũng tăng. Gía vốn là chi phí chính của hoạt động kinh doanh của công ty và do công ty kinh doanh những mặt hàng có giá trị nên chi phí giá vốn là rất cao. Gía vốn năm 2013 giảm so với năm 2012, do công ty chủ yếu sản xuất hơi bão hòa nhiều hơn việc cung cấp nồi hơi nên giá nguyên vật liệu đầu vào giảm hơn so với năm 2012. Chi phí quản lý kinh doanh cũng tăng đáng kể, cụ thể là năm 2012 tăng 957 triệu đồng tƣơng ứng với 255,34%. Đến năm 2013 chi phí quản lý kinh doanh lại tiếp tục tăng với mức 2.552 triệu đồng tƣơng đƣơng với 191,52%, nguyên nhân là do việc bảo hành sản phẩm, chi phí khấu hao tài sản cố định, tăng lƣơng khuyến khích nhân viên trong công ty, chi phí vận chuyển, giá xăng, dầu tăng kết hợp tăng