2.3.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu
Đề tài đƣợc thực hiện trên cơ sở thu thập số liệu thứ cấp từ các báo cáo tài chính của công ty qua 3 năm từ năm 2011 đến năm 2013 và 6 tháng đầu năm 2014, các chứng từ thu, chi, hóa đơn,....Thu thập số liệu của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quý I/2013 từ phòng kế toán của công ty TNHH Công Nghệ Nồi Hơi Phú Hƣng. Đồng thời kết hợp với việc tiếp xúc và tham khảo ý kiến các cán bộ phòng kế toán của công ty về vấn đề đang nghiên cứu.
2.3.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu
Đối với mục tiêu 1: Sử dụng phƣơng pháp thống kê mô tả và phƣơng pháp so sánh nhằm xác định tốc độ tăng trƣởng của các chỉ tiêu, qua đó thấy đƣợc tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2011-2013.
Phƣơng pháp thống kê mô tả: đƣợc sử dụng để mô tả những đặc tính cơ bản của dữ liệu.
Biểu diễn dữ liệu bằng đồ thị mô tả dữ liệu hoặc giúp so sánh dữ liệu. Biểu diễn dữ liệu thành các bảng số liệu tóm tắt về dữ liệu.
16 Thống kê tóm tắt mô tả dữ liệu.
Phƣơng pháp so sánh: là phƣơng pháp xem xét các chỉ tiêu phân tích bằng cách dựa trên việc so sánh số liệu với một chỉ tiêu cơ sở (chỉ tiêu gốc).
Phƣơng pháp số liệu tuyệt đối: là hiệu số của hai chỉ tiêu kỳ phân tích và kỳ gốc. Số tuyệt đối biểu hiện quy mô, khối lƣợng của một chỉ tiêu kinh tế nào đó.
F = Ft – F0 (2.1)
Trong đó:
Ft: là chỉ tiêu so sánh. F0: là chỉ tiêu gốc.
F: là phần chênh lệch tăng, giảm của các chỉ tiêu kinh tế.
Phƣơng pháp số tƣơng đối: là kết quả của phép chia giữa trị số của kỳ phân tích so với kỳ gốc của chỉ tiêu kinh tế, nó phản ánh tỷ lệ hoàn thành kế hoạch của các chỉ tiêu kinh tế.
Trong đó: (2.2)
F: là tốc độ tăng trƣởng.
Ft: là mức độ tuyệt đối của kì nghiên cứu. F0 : là mức độ tuyệt đối của kì gốc.
Đối với mục tiêu 2: Sử dụng phƣơng pháp thu thập thông tin từ bảng mô tả công việc của từng bộ phận trong công ty và quan sát trình tự luân chuyển chứng từ, hạch toán của kế toán tại đơn vị để xác định và vẽ ra các chu trình doanh thu, chi phí tại công ty thông qua các lƣu đồ chứng từ cùng với sự hỗ trợ của phần mềm MS Visio 2007. Từ đó, phân tích những điểm mạnh cũng nhƣ những hạn chế còn tồn tại trong hệ thống.
Đối với mục tiêu 3: Dùng phƣơng pháp hạch toán thông qua việc thu thập các chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản, chế độ kế toán mà công ty sử dụng để ghi chép vào các tập tin có liên quan. Tổng hợp thông tin thu thập đƣợc từ chứng từ, sổ sách, báo cáo để đánh giá về ƣu, nhƣợc điểm của việc tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo tại đơn vị.
Đối với mục tiêu 4: Sử dụng phƣơng pháp tổng hợp nhằm đề ra một số giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty.
F = Ft F0
17
Chƣơng 3
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN CÔNG NGHỆ NỒI HƠI PHÚ HƢNG
3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH
Công ty TNHH Công Nghệ Nồi Hơi Phú Hƣng đƣợc thành lập và hoàn thành đƣa vào sản xuất vào tháng 06/2006. Công ty hoạt động với tổng vốn đầu tƣ ban đầu: 450.000.000 đồng cùng với khoảng 50 lao động.
-Trụ sở chính: 72C Tầm Vu, phƣờng Hƣng Lợi, quận Ninh Kiều, thành phố Cần Thơ.
- Địa điểm thực hiện dự án: Lô 16A2, khu công nghiệp Trà Nóc 1, phƣờng Trà Nóc, quận Bình Thủy, thành phố Cần Thơ.
- Điện thoại: (071) 3740386 - Fax: (071) 3781468
- Email: noihoiphuhung@gmail.com
- Website: http://www.noihoiphuhung.com.vn - Loại hình: Sản xuất, chế tạo, lắp ráp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Mã số thuế: 1800633437.
- Hình thức sở hữu vốn: là công ty TNHH.
Bảng 3.1 Danh sách thành viên và tỷ lệ góp vốn năm 2013
Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Công Nghệ Nồi Hơi Phú Hưng, 2013
Năm 2006, là công ty TNHH đƣợc thành lập dƣới sự góp vốn của 02 thành viên là: ông Phạm Hữu Chỉnh và ông Phạm Hữu Chí với tổng số vốn góp ban đầu là 450.000.000 đồng. Từ năm 2008 đến năm 2012 có sự thay đổi thành viên góp vốn so với ban đầu là ông Phạm Hữu Chí và bà Nguyễn Ngọc Cẩm với tổng số vốn góp là 1.000.000.000 đồng. Đến năm 2013 công ty
STT Tên thành viên Gía trị vốn góp
(Đồng) Tỷ lệ vốn góp (%) 1 Phạm Hữu Chí 3.000.000.000 60,0 2 Nguyễn Ngọc Cẩm 2.000.000.000 40,0 Cộng 5.000.000.000 100,0
18
TNHH Công Nghệ Nồi Hơi Phú Hƣng tăng vốn điều lệ lên 5.000.000.000 đồng. Điều này cho thấy, công ty ngày càng phát triển và mở rộng hoạt động kinh doanh nên vốn dùng cho hoạt động sản xuất và tiêu thụ thành phẩm cũng đòi hỏi phải tăng lên. Hiện tại ông Phạm Hữu Chí đang chiếm tỷ lệ vốn góp cao nhất (60%) và cũng là giám đốc công ty TNHH Công Nghệ Nồi Hơi Phú Hƣng.
3.2 CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY 3.2.1 Chức năng 3.2.1 Chức năng
Công ty là một tổ chức kinh tế, có tƣ cách pháp nhân, hạch toán độc lập và luôn phấn đấu sản xuất đáp ứng đủ và đúng nhu cầu của ngƣời tiêu dùng, luôn lấy chữ tín làm đầu. Công ty không ngừng nâng cao chất lƣợng sản phẩm, tăng sự cạnh tranh trên thị trƣờng và chức năng chủ yếu của công ty hiện nay
• Thiết kế, chế tạo, lắp đặt và cung cấp các sản phẩm linh kiện về "nồi hơi công nghiệp" trong các lĩnh vực nhƣ: chế biến thủy sản, công nghệ thực phẩm, thức ăn thủy sản, kỹ nghệ gỗ, giấy,…
• Ngoài ra công ty còn thi công nền móng, nhà lò cho nồi hơi, đƣờng ống dẫn hơi và nƣớc nóng, lắp đặt hệ thống xử lý nƣớc cho nồi hơi, chế tạo các bình áp lực: bình chứa khí nén, nồi hấp,...
3.2.2 Nhiệm vụ
• Tạo công ăn việc làm cho lao động địa phƣơng.
• Chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của Nhà nƣớc và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế. Tạo nguồn thu cho ngân sách Nhà nƣớc thông qua việc đóng các loại thuế.
• Thực hiện đầy đủ các chính sách tiền lƣơng và các chế độ khác theo quy định của pháp luật về lao động. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ theo quy định của công ty và Nhà nƣớc.
• Đầu tƣ và hiện đại hóa các thiết bị, máy móc sản xuất nhằm đảm bảo an toàn trong kinh doanh và chất lƣợng sản phẩm tạo ra, bảo vệ môi trƣờng.
• Phát huy nguồn lực, tổ chức kinh doanh một cách có hiệu quả. Có kế hoạch đào tạo đúng hƣớng, không ngừng nâng cao đội ngũ cán bộ công nhân viên của đơn vị nhằm đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi ngày càng cao trong nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
19
3.3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty
Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Công Nghệ Nồi Hơi Phú Hưng
Hình 3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty
Công ty hoạt động theo chế độ một thủ trƣởng, cơ cấu tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng, thể hiện ba mối quan hệ giữa các bộ phận trong công ty gồm: quan hệ trực tuyến (chiều dọc, từ trên xuống), thể hiện qua mối quan hệ giữa cấp trên là Giám đốc và các cấp dƣới là Phó giám đốc và các phòng ban thông qua các chỉ thị. Quan hệ chức năng (chiều ngang), giữa các phòng ban đồng cấp với nhau có thể có các đề xuất lẫn nhau. Quan hệ tƣ vấn (tham mƣu-chiều dọc, từ dƣới lên), các phòng ban đƣợc quyền đề xuất, kiến nghị với cấp trên về những kế hoạch, chiến lƣợc hoạt động của công ty. Với cơ cấu tổ chức này, các bộ phận, phòng ban đƣợc phân chia trách nhiệm rõ ràng, chỉ có sự chỉ đạo thống nhất từ Ban giám đốc. Vì vậy, tăng cƣờng đƣợc sự chuyên môn hóa công việc, giúp tăng hiệu quả làm việc, công việc luôn đƣợc hoàn thành tốt. Đây là cơ cấu quản trị phù hợp với công ty, giúp công ty thực hiện tốt khả năng điều hành công việc kinh doanh một cách khoa học và hiệu quả cao.
3.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban Ban giám đốc Ban giám đốc
Giám đốc: ngƣời đại diện pháp luật của công ty với chức năng dự thảo định hƣớng hoạt động, chỉ đạo các bộ phận chức năng, đề ra các biện pháp để thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, ký kết hợp đồng. Hơn nữa, giám đốc có quyền
Ban giám đốc Phòng kế toán Phòng kỹ thuật Bộ phận chế tạo, sản xuất kiêm kho Bộ phận thi công
20
bố trí lao động cũng nhƣ khen thƣởng và kỷ luật, xét duyệt chứng từ. Đồng thời, chịu trách nhiệm toàn diện trƣớc Nhà nƣớc và tập thể cán bộ công nhân viên. Bên cạnh đó, giám đốc còn là ngƣời tham mƣu cho phòng kỹ thuật thiết kế sản phẩm theo yêu cầu khách hàng.
Phó giám đốc: Thực hiện nhiệm vụ do giám đốc phân công, đƣợc ủy quyền thay mặt giám đốc điều hành hoạt động của công ty khi giám đốc vắng mặt. Có quyền tuyển dụng lao động tại công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phòng kế toán: Tổ chức kế toán theo từng phần hành kế toán. Quản lý, bảo quản con dấu công ty và thực hiện đóng dấu đúng quy định. Đảm bảo mọi công tác tài chính cho công ty hoạt động. Giám sát và quản lý tài sản, quản lý vốn, công nợ, mở sổ ghi chép các nghiệp vụ, làm báo cáo định kỳ và hạch toán nội bộ của công ty. Thanh quyết toán tiền thƣởng, lƣơng hàng tháng cho cán bộ công ty. Phân tích hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty, hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nƣớc. Nghiên cứu chế độ chính sách của Nhà nƣớc để tham mƣu cho giám đốc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh đúng pháp luật. Tổ chức thực hiện tốt công tác kế toán, kịp thời phát hiện những sai sót, bất hợp lý và vi phạm quy định nội bộ về định mức tài chính gây thiệt hại cho công ty.
Bộ phận kho (kiêm bộ phận sản xuất): Quản lý máy móc, thiết bị nhà xƣởng và tiến hành chế tạo. Nhận và xuất hàng.
Phòng kỹ thuật: Theo dõi sản xuất, chế tạo tại công trƣờng, giải quyết kịp thời các vƣớng mắc về thiết kế, kỹ thuật. In ấn, sao chép bản vẽ, lƣu hồ sơ thiết kế, tài liệu kỹ thuật. Tìm kiếm các nguồn nhập nguyên liệu đảm bảo cho sản xuất không bị gián đoạn, tổ chức giao sản phẩm cho bên đặt hàng. Tham mƣu giúp giám đốc điều hành, chỉ đạo về công tác kỹ thuật, chất lƣợng kỹ thuật của công trình. Thiết kế sản phẩm theo đơn đặt hàng.
Bộ phận thi công: gồm có 3 bộ phận thi công, có nhiệm vụ tiến hành lắp ráp, hoàn thành sản phẩm. Tƣ vấn, sữa chữa, bảo dƣỡng thi công các công trình, đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn quy định.
3.4 TÌNH HÌNH NHÂN SỰ TRONG CÔNG TY
Cơ cấu lao động nhân sự tại công ty có sự thay đổi qua các năm, do số lƣợng lao động thay đổi thƣờng xuyên, hiện nay cơ cấu lao động của công ty đƣợc thể hiện nhƣ sau:
21 Bảng 3.2: Cơ cấu lao động nhân sự năm 2013
Chỉ tiêu Số ngƣời Tỷ lệ (%) Trình độ Đại học 6 12,0 Trung cấp 15 30,0 Lao động phổ thông 29 58,0 Tổng cộng 50 100,0
Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Công Nghệ Nồi Hơi Phú Hưng, 2013
3.5 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 3.5.1 Cơ cấu tổ chức 3.5.1 Cơ cấu tổ chức
Là một công ty có quy mô sản xuất vừa và nhỏ nên mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH Công Nghệ Nồi Hơi Phú Hƣng đƣợc tổ chức đơn giản bao gồm 2 nhân viên kế toán: kế toán trƣởng kiêm kế toán tổng hợp và kế toán mua hàng.
• Kế toán tổng hợp: kiểm tra, lƣu trữ các chứng từ và định khoản các phần hành kế toán. Tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, kết chuyển chi phí, xác định kết quả kinh doanh để lập báo cáo tài chính. Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, mở sổ theo dõi nợ.
• Kế toán tiền lƣơng kiêm kế toán mua hàng: có trách nhiệm theo dõi việc mua hàng tại công ty. Lập các báo cáo về lao động, tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng, ghi chép, phản ánh kịp thời tình hình sử dụng lao động, hạch toán lƣơng, chi trả lƣơng cho công nhân viên. Các khoản chi phí mua vật tƣ, công cụ dụng cụ.
3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức chế độ kế toán
Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng Bộ tài chính. Hình thức kế toán hiện nay công ty đang áp dụng là hình thức “kế toán trên máy vi tính”, phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo hình thức kế toán “nhật ký chung”.
3.4.2.1 Hình thức kế toán áp dụng Hình thức nhật ký chung
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải đƣợc ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và
22
theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình 3.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật kí chung
Ghi chú
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đƣợc ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trƣờng hợp dùng sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ hoặc cuối tháng, tuỳ khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ đƣợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Chứng từ kế toán Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Nhật ký chung Sổ Nhật ký chung Sổ Cái Sổ Cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
BÁO CÁO TÀI
23 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hình thức kế toán trên máy vi tính
Công ty hiện đang áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính. Hiện nay, công ty đang sử dụng phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012 và ghi sổ theo hình thức nhật ký chung..
Hình 3.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy
Ghi chú
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
• Ƣu điểm của phần mềm
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, cho phép cập nhật dữ liệu linh hoạt (nhiều hóa đơn cùng 01 phiếu chi). Bám sát chế độ kế toán, các biểu mẫu, chứng từ sổ sách tuân thủ theo chế độ kế toán. Cho phép tạo nhiều cơ sở dữ liệu. Thao tác lƣu và ghi sổ dữ liệu. Tính chính xác và bảo mật cao.
• Nhƣợc điểm
Tốc độ xử lý dữ liệu chậm. Các báo cáo khi kết xuất ra excel sắp xếp