Lập thêm các sổ sách, báo cáo trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí để quản lý tốt hơn hoạt động kinh doanh của đơn vị, cụ thể là: trong chu trình doanh thu công ty nên lập và theo dõi sổ nhật ký bán hàng, bảng kê bán hàng, sổ nhật ký thu tiền, sổ tiền gửi ngân hàng, báo cáo nợ phải thu quá hạn, biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ,…để có thể ngăn chặn và kiểm soát tình trạng nợ khó đòi, công tác thu nợ tốt hơn, quản lý đƣợc các mặt hàng, tình hình tiêu thụ của công ty, hay trong chu trình chi phí, công ty nên lập sổ chi tiết mua hàng theo nhân viên và nhà cung cấp, để có thể hạn chế rủi ro nhân viên giao dịch thông đồng với nhà cung cấp để hƣởng lợi gây thiệt hại cho công ty,…Bên cạnh đó, công ty có thể lập thêm báo cáo so sánh doanh thu, lợi nhuận so với kế hoạch đặt ra, công tác này làm việc thu, chi đạt hiệu quả hơn trong năm tiếp theo. Hệ thống chứng từ cần đƣợc kiểm soát chặt chẽ nhằm đảm bảo: tính trung thực, đầy đủ và chính xác của thông tin phản ánh trên chứng từ cùng với tính hợp lệ trên chứng từ. Chứng từ, sổ sách, báo cáo lập phải có đầy đủ các chữ ký của các bộ phận có liên quan, tránh trƣờng hợp chỉ có duy nhất chữ ký của ngƣời lập trên chứng từ. Công ty nên lập thêm các chứng từ làm căn cứ cho quá trình xử lý nhƣ báo cáo nhận hàng, giấy đề nghị
112
nghiệm thu,....Tổ chức cập nhật và theo dõi chứng từ trên cùng một phần mềm kế toán (ví dụ đơn đặt hàng kế toán mua hàng lập, bảng báo giá, hợp đồng kinh tế thì khi kiểm tra, theo dõi kế toán tổng hợp nên nhập vào phần mềm kế toán MISA để theo dõi) thì thông tin kết xuất sẽ mang tính thuyết phục hơn, cụ thể, rõ ràng hơn cũng nhƣ việc theo dõi để phòng ngừa rủi ro đƣợc hiệu quả hơn. Chứng từ (đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế) nên lập đầy đủ liên để thuận tiên cho việc kiểm tra, đối chiếu để ghi nhận nghiệp vụ đƣợc chính xác. Chứng từ, đặc biệt là phiếu chi, tổ chức lƣu trữ nên sắp xếp theo một trật tự ngày nhất định. Chứng từ, sổ sách, báo cáo đƣợc in ra từ máy vi tính không nên viết chèn, bổ sung thông tin vào chứng từ. Các chứng từ gửi ra ngoài đơn vị phải có đóng dấu của công ty. Đơn đặt hàng nên đƣợc đánh số liên tục để tránh rủi ro dấu diếm, bỏ sót. Các chứng từ viết sai phải đƣợc lƣu trong cuốn và lập biên bản tiêu hủy, sau đó tiêu hủy đúng theo quy định. Thủ kho của công ty cần lập sổ kho, mỗi khi có hàng nhập, xuất để có thể quản lý chính xác lƣợng hàng trong kho cũng nhƣ định kỳ có thể so sánh, đối chiếu với thẻ kho của kế toán trên phần mềm, hạn chế rủi ro mất hàng, chênh lệch nguyên vật liệu.