sót trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
• Việc sử dụng máy tính cá nhân trong phòng kế toán chƣa phân định rõ ràng quyền truy cập. Kế toán mua hàng đôi khi có thể sử dụng máy tính của kế toán tổng hợp, hoặc những cá nhân không liên quan cũng có thể sử dụng máy tính của nhân viên kế toán. Sử dụng máy tính chung có nguy cơ làm chỉnh sữa, thay đổi hay đánh cắp dữ liệu gây thiệt hại cho công ty.
• Việc bảo mật thông tin khách hàng, chứng từ lập sai thƣờng chƣa thật sự quan tâm, cụ thể là phòng kế toán sau khi loại bỏ chứng từ do quá trình in ấn hoặc đánh máy sai thƣờng cho vào sọt rác mà không tiêu hủy cẩn thận.
• Hạch toán kế toán tại công ty cũng có nhiều hạn chế: nhận giấy báo có nhƣng kế toán lập phiếu thu (hạch toán sai tài khoản) hay khi bán chịu hàng, kế toán lại lập phiếu thu và hạch toán trƣớc khi thực thu tiền. Khi xuất kho bán vật tƣ, nồi hơi ghi nhận giá vốn tại công ty kế toán lại ghi nhận vào nợ TK154. Doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ kế toán đều theo dõi trên TK5111.
5.2 CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
5.2.1 Đối với hạch toán kế toán, tổ chức bộ máy kế toán
Công ty nên tuyển thêm nhân viên kế toán để việc thực hiện công việc kế toán đƣợc độc lập, chính xác và đúng tiến độ, giảm bớt áp lực công việc của
111
kế toán, có thể phân chia chức năng theo dõi nợ và thanh toán. Nhân viên kế toán phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực để nhằm hạn chế đƣợc những rủi ro. Nhân viên kế toán trong công ty nên sử dụng đồng bộ hóa cùng một phần mềm kế toán MISA để việc quản lý, hạch toán đƣợc cụ thể và chính xác hơn, tránh việc một ngƣời sử dụng phần mềm kế toán MISA, ngƣời còn lại chỉ theo dõi trên Excel, thực hiện thủ công. Đồng thời việc nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, tin học cho nhân viên kế toán là vấn đề rất quan trọng để có thể xử lý các nghiệp vụ kinh tế một cách nhanh chóng và chính xác, nếu hạch toán chính xác thì thông tin cung cấp cho ngƣời sử dụng mới chính xác và chỉ có kế toán mới là ngƣời có thể phát hiện ra đƣợc sai sót của phần mềm kế toán. Trong vấn đề hạch toán công ty, khi xuất kho vật tƣ nồi hơi cho khách hàng, kế toán hạch toán vào Nợ TK632, công ty theo dõi tài khoản doanh thu cấp 2 thì nên tách biệt doanh thu bán hàng hóa ghi nhận vào TK5111, doanh thu bán thành phẩm thì ghi nhận TK5112, doanh thu cung cấp dịch vụ nên ghi nhận vào TK5113 để theo dõi sổ sách, báo cáo đƣợc chính xác hơn. Kế toán lập chứng từ kế toán (cập nhật vào phân hệ ngân hàng) khi nhận đƣợc giấy báo có chứ không lập phiếu thu. Hơn nữa, trong nghiệp vụ bán chịu hàng hóa, phải lập chứng từ thu tiền ngay tại thời điểm thực tế thu tiền để phòng rủi ro chênh lệch số liệu trên sổ sách và thực tế, tránh trƣờng hợp thu mà khách hàng không thanh toán.
5.2.2 Đối với chứng từ, sổ sách, báo cáo
Lập thêm các sổ sách, báo cáo trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí để quản lý tốt hơn hoạt động kinh doanh của đơn vị, cụ thể là: trong chu trình doanh thu công ty nên lập và theo dõi sổ nhật ký bán hàng, bảng kê bán hàng, sổ nhật ký thu tiền, sổ tiền gửi ngân hàng, báo cáo nợ phải thu quá hạn, biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ,…để có thể ngăn chặn và kiểm soát tình trạng nợ khó đòi, công tác thu nợ tốt hơn, quản lý đƣợc các mặt hàng, tình hình tiêu thụ của công ty, hay trong chu trình chi phí, công ty nên lập sổ chi tiết mua hàng theo nhân viên và nhà cung cấp, để có thể hạn chế rủi ro nhân viên giao dịch thông đồng với nhà cung cấp để hƣởng lợi gây thiệt hại cho công ty,…Bên cạnh đó, công ty có thể lập thêm báo cáo so sánh doanh thu, lợi nhuận so với kế hoạch đặt ra, công tác này làm việc thu, chi đạt hiệu quả hơn trong năm tiếp theo. Hệ thống chứng từ cần đƣợc kiểm soát chặt chẽ nhằm đảm bảo: tính trung thực, đầy đủ và chính xác của thông tin phản ánh trên chứng từ cùng với tính hợp lệ trên chứng từ. Chứng từ, sổ sách, báo cáo lập phải có đầy đủ các chữ ký của các bộ phận có liên quan, tránh trƣờng hợp chỉ có duy nhất chữ ký của ngƣời lập trên chứng từ. Công ty nên lập thêm các chứng từ làm căn cứ cho quá trình xử lý nhƣ báo cáo nhận hàng, giấy đề nghị
112
nghiệm thu,....Tổ chức cập nhật và theo dõi chứng từ trên cùng một phần mềm kế toán (ví dụ đơn đặt hàng kế toán mua hàng lập, bảng báo giá, hợp đồng kinh tế thì khi kiểm tra, theo dõi kế toán tổng hợp nên nhập vào phần mềm kế toán MISA để theo dõi) thì thông tin kết xuất sẽ mang tính thuyết phục hơn, cụ thể, rõ ràng hơn cũng nhƣ việc theo dõi để phòng ngừa rủi ro đƣợc hiệu quả hơn. Chứng từ (đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế) nên lập đầy đủ liên để thuận tiên cho việc kiểm tra, đối chiếu để ghi nhận nghiệp vụ đƣợc chính xác. Chứng từ, đặc biệt là phiếu chi, tổ chức lƣu trữ nên sắp xếp theo một trật tự ngày nhất định. Chứng từ, sổ sách, báo cáo đƣợc in ra từ máy vi tính không nên viết chèn, bổ sung thông tin vào chứng từ. Các chứng từ gửi ra ngoài đơn vị phải có đóng dấu của công ty. Đơn đặt hàng nên đƣợc đánh số liên tục để tránh rủi ro dấu diếm, bỏ sót. Các chứng từ viết sai phải đƣợc lƣu trong cuốn và lập biên bản tiêu hủy, sau đó tiêu hủy đúng theo quy định. Thủ kho của công ty cần lập sổ kho, mỗi khi có hàng nhập, xuất để có thể quản lý chính xác lƣợng hàng trong kho cũng nhƣ định kỳ có thể so sánh, đối chiếu với thẻ kho của kế toán trên phần mềm, hạn chế rủi ro mất hàng, chênh lệch nguyên vật liệu.
5.2.3 Đối với quá trình xử lý thông tin
Mỗi nhân viên sử dụng hệ thống nên tạo một mật khẩu riêng cho mình, không để ngƣời khác biết mật khẩu của mình và cũng không sử dụng mật khẩu của ngƣời khác, chỉ sử dụng máy tính của mình trong quá trình làm việc. Cán bộ kế toán phải tuyệt đối tuân thủ các quy định bảo mật thông tin, chỉ đƣợc phép truy cập vào những thông tin, dữ liệu theo đúng cấp độ quy định. Kế toán thƣờng xuyên kiểm tra để cập nhật phiên bản mới nhất của phần mềm kế toán, cập nhật chƣơng trình duyệt virus thƣờng xuyên. Khuyến khích nhân viên trong công ty nên sử dụng mạng nội bộ để trao đổi thông tin hơn là trao đổi qua điện thoại và xây dựng biện pháp phòng ngừa việc lấy cắp dữ liệu trên Internet.
5.2.4 Đối với công tác kiểm tra, kiểm soát
Nhìn chung, hệ thống thông tin kế toán của công ty cũng tạo ra đƣợc các thủ tục kiểm soát có thể hạn chế các rủi ro có thể xảy ra. Tuy nhiên, trong việc kiểm soát đối với từng quy trình nghiệp vụ vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục: trong khâu nhận hàng, ngoài thủ kho cần có thêm nhân viên khác để có thể kiểm tra chính xác số lƣợng hàng nhận để có thể hạn chế rủi ro. Công ty nên yêu cầu thiết kế phần mềm để kiểm soát nhập liệu chặt chẽ hơn và có thể khắc phục đƣợc lỗi định khoản sai cơ bản, giới hạn dữ liệu. Công ty cần lập thêm bộ phận kế hoạch, thủ quỹ để tránh việc kiêm nhiệm nhiều chức năng. Các bộ phận trong công ty nên kiểm tra, đối chiếu chứng từ thƣờng xuyên
113
trong tất cả các khâu trƣớc khi xử lý. Trƣởng các bộ phận, giám đốc nên xét duyệt đầy đủ chứng từ. Tách biệt chức năng lập và xét duyệt chứng từ. Trong hoạt động bán hàng, nên có ngƣời chịu trách nhiệm xét duyệt hạn mức tín dụng, số dƣ nợ và khả năng thanh toán của khách hàng trƣớc khi ký duyệt hợp đồng để đảm bảo khả năng thu hồi nợ một cách cao nhất và hạn chế khoản nợ khó đòi.
114
Chƣơng 6
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
6.1 KẾT LUẬN
Cùng với sự phát triển của xã hội về nhiều mặt và kế toán là một môn khoa học và cũng có sự thay đổi, phát triển không ngừng về nội dung và phƣơng pháp để đáp ứng đƣợc yêu cầu ngày càng cao của nền kinh tế. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý tạo ra những thuận lợi trong mọi hoạt động của công ty và nhất là đối với hệ thống thông tin kế toán, giúp giảm đi khối lƣợng công việc và tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh tại đơn vị.
Đề tài giúp tôi có cái nhìn tổng quát hơn về hệ thống thông tin kế toán, cũng nhƣ là công việc của một ngƣời kế toán trong thực tế. Trong quá trình nghiên cứu tôi đã học hỏi đƣợc vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong công tác quản lý doanh nghiệp, quy trình kế toán trong công ty, cụ thể là chu trình doanh thu và chu trình chi phí, quan sát công việc của cán bộ kế toán trong công ty cũng nhƣ tiếp cận cụ thể hơn đối với phần mềm MISA SME.NET 2012 mà tôi đã đƣợc học trên cơ sở lý thuyết. Qua đó, giúp tôi có thể tích lũy kiến thức cần thiết về chuyên môn trong chuyên nghành của mình bên cạnh việc tiếp thu lý thuyết mà Thầy, Cô đã truyền đạt trên lớp. Đây là cơ hội để tôi tiếp cận với công việc của mình sau này một cách tốt hơn.
Là một sinh viên thực tập tôi đã nghiên cứu, nhận xét, đánh giá chung và đƣa ra những mặt hạn chế còn tồn tại trong hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị. Trên cơ sở phân tích những ƣu, nhƣợc điểm. Từ đó đề xuất một số giải pháp với nguyện vọng để công ty tham khảo nhằm hoàn thiện hơn nữa hệ thống thông tin kế toán tại công ty. Sau khi thực hiện đề tài “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH Công Nghệ Nồi Hơi Phú Hƣng” và khảo sát thực tế tại công ty cho thấy về cơ bản hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH Công Nghệ Nồi Hơi Phú Hƣng tuy đã đáp ứng đƣợc những yêu cầu nhất định: có các thủ tục kiểm soát góp phần hạn chế đƣợc gian lận, sai sót. Thực hiện lập báo cáo theo đúng quy định,… nhƣng hệ thống thông tin kế toán của công ty vẫn chƣa thật sự hiệu quả, công ty cần thực hiện nhiều hơn những giải pháp thiết thực để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Tuy nhiên, do sự hạn chế về kiến thức, lý luận, thời gian có hạn và trình độ bản thân còn thiếu kinh nghiệm thực tế nên nghiên cứu và trình bày không tránh khỏi những sai sót. Kính mong nhận đƣợc sự đóng góp ý kiến của phòng
115
kế toán tại công ty và Qúy thầy, cô để bài luận văn của em đƣợc hoàn thiện hơn.
6.2 KIẾN NGHỊ
Để tạo điều kiện thuận lợi hơn cho việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty, tôi xin đƣa ra một số kiến nghị nhƣ sau
6.2.1 Đối với nhà nƣớc
Có các chính sách, chƣơng trình, kênh thông tin khuyến khích hƣớng dẫn rộng rãi các doanh nghiệp thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động kế toán nói riêng.
Đầu tƣ thêm cơ sở hạ tầng, hỗ trợ các dự án nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
6.2.2 Đối với công ty
Chú trọng công tác lƣu trữ dữ liệu trên phần mềm và có kế hoạch sao lƣu dự phòng tránh rủi ro xảy ra.
Công ty nên lập thêm bộ phận kế hoạch thi công và bộ phận kiểm soát hệ thống thông tin kế toán. Tuyển thêm nhân viên kế toán.
Thƣờng xuyên mở các lớp tập huấn nâng cao trình độ nhân viên trong công ty, khả năng sử dụng phần mềm thành thạo để mang lại hiệu quả công việc tốt nhất trong công ty.
Giảm bớt khối lƣợng công việc trên một nhân viên nhằm giảm thiểu sai sót do áp lực công việc.
116
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Nguyễn Thúy An, n.d. Bài giảng môn hệ thống thông tin kế toán 1. Đại học Cần Thơ.
Nguyễn Thúy An, 2012. Bài giảng mônHệ thống thông tin kế toán 2. Đại học Cần Thơ.
Trần Quốc Dũng, 2010. Giáo trình tổ chức thực hiện công tác kế toán. Đại học Cần Thơ.
Lê Thị Nhƣ Hằng, 2010. Phân tích và đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn thành phố Vĩnh Long. Luận văn đại học. Đại học Cần Thơ.
Nguyễn Thế Hƣng, 2006. Hệ thống thông tin kế toán. Thành Phố Hồ Chí Minh: Nhà Xuất Bản Thống kê.
Bộ môn hệ thống thông tin kế toán, khoa kế toán- kiểm toán, Trƣờng Đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh, 2004. Hệ thống thông tin kế toán. Hà Nội: Nhà Xuất Bản Thống kê.
Công ty Cổ Phần Misa, 2012. Giáo trình kế toán máy-kế toán doanh nghiệp.
Hà Nội: Nhà Xuất Bản Văn Hóa - Thông Tin.
Huỳnh Ngọc Thọ, 2013. Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Vật Tư Hậu Giang. Luận văn đại học. Đại học Cần Thơ.
Quyết định 48/2006 QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính.
117
PHỤ LỤC
Phụ lục 1: BẢNG BÁO GIÁ
BẢNG BÁO GIÁ
Kính gửi: Anh Phong _ Công ty Bột Cá Kim Thành Tel: 0906 007 796
Theo đề nghị của Qúy Công ty về việc thiết kế, lắp đặt tủ điện điều khiển bơm nước nóng cho Lò Hơi, chúng tôi xin trân trọng thông báo nội dung, chi phí thực hiện như sau:
STT TÊN THIẾT BỊ ĐVT SỐ
LƢỢNG QUY CÁCH
THÀNH TIỀN
01 Tủ điện Cái 01 Kích thƣớc 300x400x250 500.000 02 MCCB 50A Cái 01 Thiết bị Misubishi 1.500.000 03 Thiết bị điều khiển Bộ 01 Thiết bị Misubishi 2.500.000 04 Rơ le mực nƣớc Bộ 01 Thiết bị Omron 2.500.000 05 Dây điện Động lực Mét 30 Cadivi 3x6 43300 47630 2.400.000 06 Dây điều khiển Mét 100 Cadivi 4x1.5 17240 3.500.000
07 Công lắp đặt 3.000.000
Cộng 15.900.000
VAT 10% 1.590.000
Tổng Cộng 17.490.000
Bằng Chữ:Mười bảy triệu bốn trăm chín mươi ngàn đồng chẵn.
GHI CHÚ:
- Báo giá có hiệu lực 10 ngày.
- Thời hạn giao hàng 5 ngày kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực.
- Phƣơng thức thanh toán: 100% khi giao hàng. - Các thiết bị mới 100% và bảo hành 6 tháng.
Kính đề Nghị quý công ty xem xét và trả lời sớm. Mọi chi tiết xin liên hệ Phạm Hữu Chí: 0913 974 221.
Cần Thơ, ngày 03 tháng 10 năm 2013
CTY TNHH CÔNG NGHỆ NỒI HƠI PHÚ HƢNG Phạm Hữu Chí
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ NỒI HƠI PHÚ HƢNG Địa chỉ: 72C Tầm Vu, P. Hƣng Lợi, Q. Ninh Kiều, Tp. Cần Thơ
Tel: 0913974221 – 0710 3 740386 Fax:07103 781468
Email:noihoiphuhung@gmail.comWebsite:www.noihoiphu hung.vn
118
Phụ lục 2: BẢNG ĐỀ XUẤT VẬT TƢ ĐI CÔNG TRÌNH
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ NỒI HƠI PHÚ HƢNG
72C Tầm Vu, P. Hƣng Lợi, Q. Ninh Kiều, Tp. Cần Thơ
BẢNG ĐỀ XUẤT VẬT TƯ ĐI CÔNG TRÌNH
Công trình :VH1
STT Tên vật tƣ Quy cách ĐVT SL Ghi chú
1 Nhựa composit Kg 30 kèm theo
nƣớc khô
2 Sợi thuỷ tinh loại 400 Kg 8
3 Cồn lít 2
4 Con lăn 1 tấc con 2
5 Cọ 5 phân cây 5
6 Béc cắt plasma 40A cái 20
7 Béc cắt plasma 80A cái 20
8
9
119
Phụ lục 3: ĐƠN ĐẶT HÀNG
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ NỒI HƠI PHÚ HƢNG
Trụ sở: 72C Tầm Vu, P. Hƣng Lợi, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ