7. Bố cục của khóa luận
2.2.2. Bảo quản nguồn tài nguyên số
Trong công tác bảo quản TNS ngoài việc đặt đối tượng chính của công tác này là tài liệu thì cần phải có sự quan tâm đánh giá thích đáng cho hai nhóm đối tượng: đó là người quản lý TNS và người sử dụng TNS. Trong đó, việc đưa người sử dụng trở thành một cộng đồng bảo quản TNS sẽ duy trì tuổi thọ của tài liệu lâu hơn rất nhiều lần; là yếu tố quan trọng góp phần thực hiện phần lớn các mục tiêu chiến lược của công tác bảo quản TNS bao gồm:
- Đảm bảo chắc chắn tuổi thọ cao nhất có thể cho tài liệu - Thiết lập các chính sách ưu tiên cho các tài liệu quan trọng - Kiểm tra và bảo quản dự phòng tài liệu.
Người sử dụng TNS hoàn toàn có thể tham gia những khâu đầu trong công tác bảo quản TNS như sử dụng tài liệu đúng cách, hạn chế các yếu tố có thể gây hư hại đến tài liệu trong quá trình sử dụng, hay dự báo sự hư hỏng của tài liệu.
Bảo quản TNS là một trong những khâu rất quan trọng trong công việc tổ chức, quản lý và khai thác nguồn TNS. Công việc này hiện nay chưa được quan tâm một cách đúng mức ở các Thư viện nói chung và Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc nói riêng.
Bảo quản TNS là một thuật ngữ Thư viện khá mới trong kỷ nguyên thông tin như hiện nay. Khác với cách bảo quản tài liệu in ấn, bảo quản TNS không chỉ liên quan đến việc quản lý tài liệu số, nguồn thông tin số hóa mà còn phải đảm bảo khả năng truy cập thông tin liên tục phù hợp với các công nghệ tiên tiến của thời đại. Bảo quản TNS có thể hiểu là hình thức lưu trữ tài liệu số hay các tài liệu đã được số hóa, thông tin được tạo ra dưới hình thức số hóa nhằm đảm bảo tuổi thọ của tài liệu và duy trì khả năng truy cập liên tục của tài liệu, có thể duy trì khả năng truy cập vào nội dung số trong tương lai.
Hiện tại, Thư viện tỉnh Vĩnh Phúc chưa có mô hình chuẩn hoặc hệ thống phần mềm chuyên nghiệp để quản lý và bảo quản TNS. Các phần mềm quản trị dữ liệu số hóa, các nguồn TNS mà Thư viện đang sử dụng không có module bảo quản dữ liệu, không có cơ chế phục hồi dữ liệu.
Việc bảo quản TNS tập trung vào một số hình thức sau:
+ Sao lưu các bản gốc, lưu bằng nhiều hình thức lưu trữ khác nhau: Lưu trong ổ cứng máy tính, trên DVD, trên DataServer...
+ Kiểm tra sao lưu định kỳ database các CSDL trực tuyến của đơn vị. Duy trì tính sẵn sàng của dữ liệu, kể cả những đường link đến các file số.
+ Các dữ liệu số được kiểm soát qua nhiều khâu, nhiều mức và được báo cáo định kỳ hiện trạng TNS tới Giám đốc Thư viện.
Các dữ liệu số thường xuyên được cập nhật vào các vật lưu trữ. Đồng thời, những vật lưu trữ được bảo quản ở những nơi có điều kiện đặc biệt – thường được bảo quản ở trong tủ đựng đĩa, có điều kiện và nhiệt độ thích hợp: nhiệt độ khoảng 200C, độ ẩm 40% và nhiệt độ không bị thay đổi đột ngột. Các máy chủ trong Thư viện có sử dụng phần mềm diệt virut, điều này có thể làm giảm thiệt hại do virut gây ra đối với TNS. Tuy nhiên hầu hết các máy trạm của Thư viện chưa có phần mềm diệt virut có bản quyền và chương trình diệt virut hiệu quả nên nguy cơ virut tấn công tương đối cao.