7. Bố cục của khóa luận
1.1.6. Đặc trưng của tài nguyên số
Để tổ chức và khai thác nguồn tài nguyên số đảm bảo chất lượng và có hiệu quả trong mỗi cơ quan TT - TV thì việc nắm bắt và tìm hiểu những đặc trưng của tài nguyên số có ý nghĩa rất lớn.
TNS có thể tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau: văn bản, hình ảnh, âm thanh… và có nội dung rất phong phú.
Với sự phát triển của CNTT, đặc biệt là công nghệ nén và lưu trữ thông tin dữ liệu trên các vật mang tin từ tính và quang học, mật độ thông tin rất cao, do vậy dung lượng lưu trữ trên chúng cũng rất lớn. Điều này có ý nghĩa to lớn đối với cơ quan TT - TV trong việc lưu trữ thông tin.
Khi các nguồn tin được số hoá sẽ giúp người dùng có thể tìm kiếm thông tin đồng thời theo nhiều dấu hiệu, theo nhiều điểm truy cập khác nhau và truy cập linh hoạt, nhanh chóng. Điều này cho phép người dùng tin có thể mở rộng hay thu hẹp phạm vi tìm kiếm, tạo điều kiện cho cơ quan thông tin trong việc tạo ra nhiều sản phẩm thông tin có giá trị gia tăng cao.
Nguồn TNS có thể giúp người đọc dễ dàng theo dõi quá trình phát triển của vấn đề và liên hệ với tác giả qua các kênh thông tin phản hồi.
TNS cho phép lưu giữ thông tin từ nhiều dạng nguồn tin khác nhau như văn bản, âm thanh, hình ảnh trong cùng một dạng lưu trữ, giúp cho thông tin trở nên hấp dẫn hơn, dễ hiểu và dễ truyền đạt ý tưởng của tác giả hơn.
Khả năng cập nhật dữ liệu nhanh chóng và thường xuyên:
Với những thông tin có khả năng được cập nhật tự động như thông tin trên mạng internet thì thời gian để cập nhật tin tức mới chỉ còn được tính bằng phút, bằng giây. Nội dung các nguồn TNS không chỉ được cập nhật mà còn được thay đổi rất nhanh chóng.
Tính linh hoạt và khả năng đáp ứng của TNS cao, cho phép nhiều người có thể sử dụng cùng một lúc, không phải phụ thuộc vào thời gian và vị trí địa lý của người dùng. Tạo ra môi trường và cơ hội bình đẳng cho tất cả mọi người, không có khoảng cách tri thức giữa người giàu và người nghèo, giữa thành thị và nông thôn, giữa các quốc gia với nhau. Tạo điều kiện mở rộng đối tượng, phạm vi phục vụ của Thư viện.
Khả năng kiểm soát nguồn tài nguyên lớn vì các thông tin được số hoá, có thể được quản lý trên hệ thống máy tính, do đó người dùng có thể truy nhập và truy xuất dễ dàng, có cơ chế sao lưu và chế độ bảo mật an toàn lâu dài. Thông tin được số hoá sẽ được bảo tồn lâu dài, nhất là các thông tin quý hiếm, ngăn chặn những rủi ro huỷ hoại do thời gian, thiên tai, khí hậu và tần xuất sử dụng.
Tổ chức và khai thác nguồn TNS sẽ giúp tiết kiệm được thời gian tìm kiếm thông tin của người dùng tin.
Tuy nhiên, TNS cũng có những nhược điểm như khả năng lưu trữ thông tin thường không đồng nhất, có những thông tin ổn định, tồn tại lâu dài như các thông tin chứa trong các đĩa CD - ROM, DVD - ROM… nhưng lại có những thông tin có tính lỗi thời nhanh; tính an toàn thông tin không cao do việc sao chép các nguồn thông tin, TNS rất dễ dàng.