2.3.3.1. Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc
Cung cấp tài liệu gốc là một dịch vụ cơ bản của các cơ quan thông tin thư viện nhằm giúp người dùng tin sử dụng tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình.
Hiện nay, mọi thư viện đều triển khai các dịch vụ thư viện truyền thống như cho mượn dưới các hình thức và điều kiện khác nhau. Người đọc có thể sử dụng tài liệu dưới 2 hình thức: đọc tài liệu tại chỗ và sử dụng tài liệu bên ngoài cơ quan thư viện (cho mượn về nhà).
Đối với các loại tài liệu thông thường, các thư viện và cơ quan thông tin thường tổ chức dịch vụ cho mượn tài liệu với hai hình thức nói trên. Tuy nhiên, ở Thư viện Hà Nội, tài liệu địa chí là tài liệu đặc biệt, quý hiếm nên được bảo quản với chế độ nghiêm ngặt. Trường hợp cho mượn về nhà là hết sức cá biệt. Do vậy, hình thức phục vụ chủ yếu đối với tài liệu địa chí là hình thức đọc tại chỗ.
Phục vụ bạn đọc tại chỗ là một dịch vụ cơ bản của TVHN nhằm giúp bạn đọc sử dụng được tài liệu địa chí phù hợp với nhu cầu của mình. Đây là
hình thức phục vụ mà bạn đọc rất hay sử dụng trong việc tìm tin của mình vì có thể biết được thông tin một cách chính xác và dễ dàng. Chủ yếu là phục vụ các độc giả phổ thông. Năm 2012 Thư viện phục vụ 480 lượt bạn đọc, với trên 1000 lượt tài liệu, cung cấp hàng trăm trang tài liệu cho bạn đọc liên quan đến các nội dung; Lịch sử Đảng bộ thành phố Hà Nội, văn kiện đại hội Đảng bộ Thành phố Hà Nội, Lịch sử Hà Nội, các số liệu của Hà Nội từ năm 2006 - 2010, danh nhân Nguyễn Bỉnh Khiêm, di tích lịch sử quanh Hồ Tây, phẩm chất người Hà Nội, hình ảnh người Hà Nội trên sân khấu, đường phố Hà Nội, bản đồ Hà Nội, chùa Hà Nội...
Thư viện đã cung cấp gần 100 trang tài liệu cho Ban Tuyên giáo Thành ủy về Đồng chí Võ Văn Kiệt và Hà Nội 12 ngày đêm Điện Biên Phủ trên không năm 1972.
Nhờ hình thức này sẽ giúp cho thư viện biết được nhu cầu sử dụng tài liệu của bạn đọc, từ đó bổ sung thêm vào kho tài liệu địa chí mà đặc biệt là phòng đọc để người dùng tin có thể tìm đến tài liệu một cách nhanh chóng.
Tài liệu địa chí là một loại hình tài liệu đặc biệt nên chưa có nhiều hình thức phục vụ, hình thức chủ yếu của thư viện là phục vụ bạn đọc tại chỗ, số lượng bạn đọc tuy không nhiều nhưng đều đặn. Ngoài ra, đối với những bạn đọc mà thư viện quen biết mà họ không có thời gian đến thư viện, khi có nhu cầu, họ gọi điện đến cho bộ phận phục vụ và cán bộ thư viện nhận yêu cầu và sẽ trả lời yêu cầu tin một cách nhanh nhất.
2.3.3.2. Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu
Sao chụp tài liệu (cung cấp bản sao tài liệu gốc) là một trong những dịch vụ phổ biến nhất tại các thư viện và cơ quan thông tin. Đặc biệt đối với đối tượng tài liệu địa chí, tài liệu quý hiếm, tài liệu đọc bản, dịch vụ sao chụp là dịch vụ được bạn đọc khai thác nhiều.
Thông thường, để mua được những tài liệu địa chí trên thị trường là điều không dễ dàng đối với người đọc nói chung. Sử dụng dịh vụ cung cấp bản sao (dưới hình thức photocopy, scan...) người dùng tin có thể nhận bản sao toàn bộ hoặc một phần tài liệu mình cần một cách nhanh chóng, tiện lợi. Với chi phí không cao, bạn đọc có thể khai thác tài liệu ở xa, lâu dài phù hợp với yêu cầu cá nhân.
Nhìn chung, dịch vụ này được triển khai theo một quy chế nghiêm ngặt, trong đó, các khâu tiếp nhận yêu cầu, chuyển tài liệu đi sao chụp, chuyển trả tài liệu và gửi tới người dùng tin bản sao của tài liệu gốc; giá thành sao chụp cũng cao hơn so với bên ngoài do phải bù đắp chi phí bảo quản, giữ gìn tài liệu và nhiều chi phí khác.
2.3.3.3. Dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc
Ngoài việc cung cấp dịch vụ tra cứu tin tại chỗ cho người dùng tin, TVHN còn tổ chức dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu của ngừời dùng tin.
Mọi yêu cầu về thông tin người dùng có thể liên hệ trực tiếp với cán bộ thư viện hoặc thực hiện qua điện thoại, fax, email nêu câu hỏi của mình và thanh toán dịch vụ theo quy định của thư viện. Thư viện hàng năm đều nhận được yêu cầu cung cấp tin dưới hình thức này, bao gồm các yêu cầu tin dưới dạng thư mục, danh mục tài liệu về một chủ đề nhất định.
Ví dụ:
TVHN đã thực hiện dịch vụ cung cấp thông tin chọn lọc về các chuyên đề : “Cái ao hồ ở Hà Nội ” cho tổ chức nghiên cứu môi trường thế giới (năm 2009) chuyên đề “Chợ Hà Nội”, “Các làng nghề truyền thống ở Hà Nội”, “Phố cổ Hà Nội”, “Đình, đền chùa ở Hà Nội”, “Văn bia Hà Nội”,
2.3.3.4. Dịch vụ tìm tin Online
Để phục vụ bạn đọc được hiệu quả hơn, TVHN đã kết nối Internet để bạn đọc tra cứu thông tin trên mạng. TVHN đã xây dựng phòng Đa phương tiện với 140 máy tính được kết nối Internet, sử dụng các phần mềm CDS/ISIS, LIBOL 6.0 để bạn đọc tìm kiếm thông tin.
Tuy nhiên, tại phòng địa chí vẫn chưa có các máy tính phục vụ riêng cho việc tra cứu các tư liệu địa chí. Vì vậy, thư viện cần tăng cường dịch vụ
tìm tin trực tuyến tại phòng địa chí để cho bạn đọc khai thác. 2.3.3.5. Dịch vụ tìm tin trên Internet
Năm 2004, TVHN đã tiến hành xây dựng thử nghiệm trang Web cho thư viện nhằm giới thiệu về thư viện với đông đảo bạn đọc trong thành phố cũng như trên toàn quốc, cũng như giúp bạn đọc tra cứu tại bất cứ nơi nào. Với những mục chính thức như: giới thiệu về Hà Nội - với hình thức Link sang một số trang Web có nói về Hà Nội; Giới thiệu về Thư viện Hà Nội: lịch sử, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, thể lệ...; Tra cứu sách; Tin tức: biên tập các tin từ trên mạng, hoặc cập nhật thông tin về các hoạt động của TVHN nói riêng, hệ thống thư viện nói chung; Trao đổi mạn đàm với bạn đọc; Thống kê lượt tra cứu, lượt sách được xem...qua đó nắm bắt được nhu cầu của bạn đọc; Tạo lập hộp thư điện tử.
Ngày 11/8/2009, Ban chỉ đạo Quốc gia kỷ niệm 1000 năm Thăng Long-Hà Nội và Sở Thông tin Truyền thông thành phố đã khai trương Trang thông tin điện tử “Thăng Long - Hà Nội ngàn năm văn hiến“, với địa chỉ
http://www.thanglonghanoi.gov.vn.
Trang thông tin điện tử gồm 11 chuyên mục, trong đó có các phần giới thiệu về Thăng Long ngàn năm văn hiến, đường phố Hà Nội, năm tháng và sự kiện, hình ảnh Hà Nội xưa - nay, phim tư liệu, nhạc phẩm Hà Nội.
Trang web này là nơi cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời về tư liệu ngàn năm Thăng Long- Hà Nội, được sắp xếp một cách có hệ thống, dễ hiểu, dễ nhớ về truyền thống vẻ vang, anh hùng, tài hoa, thanh lịch của dân tộc và của thủ đô.
Nhưng do hoạt động tuyên truyền quảng bá về trang Web chưa tốt , cùng với hoạt động hướng dẫn người dùng tin chưa thường xuyên nên bạn đọc ít biết đến trang Web này, do đó hiệu quả khai thác cũng chưa đạt hiệu quả cao.
