Mục đích của việc xây dựng trang Web:
- Nhằm giới thiệu với bạn đọc trong và ngoài nước thông tin về Thủ đô Hà Nội nói chung, và đặc biệt về kho tư liệu Thăng Long - Hà Nội nghìn năm văn hiến.
- Tạo ra một diễn đàn trao đổi thông tin, ý kiến quan điểm về Hà Nội xưa và nay, từ đó có thể rút ra những tư vấn bổ ích cho công cuộc xây dựng Thủ đô Hà Nội ngày nay và mai sau.
- Giới thiệu các nguồn tư liệu trực tuyến về Thăng Long - Hà Nội với tất cả bạn đọc trong nuớc cũng như trên thế giới.
- Tạo ra một giao diện thân thiện, tiện ích giữa bạn đọc với các dịch vụ thông tin về Thư viện.
Dự kiến cấu trúc nội dung của trang Web bao gồm : - Trang chủ với:
Logo biểu tưọng Thăng Lomg - Hà Nội ngàn năm văn hiến. Tên Web site: “Thăng Long - Hà Nội ngàn năm văn hiến”.
Giới thiệu một số hình ảnh về Hà Nội trong tiến trình phát triển với nền nhạc là những bài hát tiêu biểu của Hà Nội.
- Trang 2: Giới thiệu tổng quan về tiến trình lịch sử của Thăng Long - Hà Nội.
- Trang 3: Tài liệu về Thăng Long - Hà Nội (sách, báo, tranh ảnh, các nguồn thông tin điện tử, các Web site về Hà Nội).
- Trang 4: Dịch vụ ( muợn, muợn liên thư viện, sao chụp tư liệu, tìm tin theo nhu cầu).
- Trang 5: Tin tức hàng ngày đuợc truy cập từ các báo.
- Trang 6: Các điểm liên kết (với Thư viện quận huyện, các cơ quan thông tin thư viện trong và ngoài nuớc).
- Trang 9: Diễn đàn trao đổi.
Việc thiết kế trang Web phải đảm bảo những yêu cầu về: hình thức, nội dung thông tin, về sự font chữ, về bảo mật an toàn thông tin và dữ liệu...
Để có kinh phí cho việc ứng dụng công nghệ thông tin tại TVHN, và để việc ứng dụng đạt hiệu quả cao, giải pháp khả thi nhất đó là Xây dựng dự án hiện đại hóa TVHN phục vụ cho sự phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội của thủ đô. 3.4. Phát huy nhân tố con người trong hoạt động thông tin địa chí
3.4.1. Bồi dưỡng, đào tạo cán bộ Thư viện chuyên nghiệp
Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ và xu hướng chuyên môn hóa của các lĩnh vực khoa học đã dẫn đến nội dung tài liệu trở nên vô cùng phong phú và rất chuyên sâu. Điều này đòi hỏi cán bộ thư viện phải có khả năng am hiểu kiến thức các lĩnh vực khoa học .Ngày nay, khái niệm “Cán bộ thư viện” cần phải được hiểu rộng hơn. Nói cách khác, cán bộ thư viện không chỉ là những người tốt nghiệp chuyên ngành thư viện mà họ còn phải là những người tốt nghiệp từ nhiều ngành khác nhau (Khoa học tự nhiên, Khoa học kỹ thuật tin học, ngoại ngữ…). Có như vậy, khả năng đảm bảo chất lượng và hiệu quả công việc chuyên môn hóa của cán bộ thư viện mới cao (Ví dụ: cán bộ bảo quản cần là những người tốt nghiệp các ngành vật lý, hóa học, môi trường…; cán bộ xử lý nội dung tài liệu có thể tốt nghiệp từ các ngành khoa học khác nhau). Cán bộ thư viện đóng vai trò quyết định trong mọi hoạt động của thư viện. Ngoài ra, việc phối hợp hoạt động, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện đòi hỏi thư viện phải có sự đồng bộ.
Trong xu thế phát triển của các thư viện hiện nay là chuyển dần từ hình thức thư viện truyền thống sang thư viện hiện đại, thư viện điện tử, người cán bộ với tư cách là một chủ thể đóng vai trò quyết định trong việc nâng cao chất lượng hoạt động của một cơ quan thông tin – thư viện, năng lực trình độ của cán bộ thư viện có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng hoạt động của thư viện.
Bồi dưỡng, đào tạo cán bộ thư viện chuyên nghiệp là một giải pháp quan trọng không chỉ cho việc thu thập tài liệu mà còn cho nhiều công việc khác liên quan tới kho tư liệu, tới công tác thư viện.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của TVHN đã làm thay đổi căn bản mối quan hệ giữa cán bộ thư viện xử lý tài liệu, lưu trữ và bảo quản cũng như cán bộ thư viện với người dùng tin thông qua máy tính và công nghệ điện tử. Chính vì vậy, công tác bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, đào tạo lại và đào tạo thường xuyên đội ngũ cán bộ Thư viện – Thông tin năng động, đa năng, kỹ năng sàng lọc, phân tích và bao gói thông tin ở trình độ cao đã trở thành đòi hỏi cấp bách, một nhiệm vụ quan trọng của TVHN. Vì vậy, TVHN cần phải có chiến lược đào tạo lâu dài, từng bước nâng cao trình độ về mọi mặt cho đội ngũ cán bộ thư viện, đặc biệt là về ngoại ngữ và tin học.
Cán bộ TVHN hiện nay hầu hết đều có trình độ cử nhân trở lên và đều hiểu biết ngoại ngữ. Đây là vốn quý của thư viện. Tuy nhiên, các yếu tố đó chưa đáp ứng được yêu cầu mà thời đại đặt ra, đặc biệt là đối với cán bộ địa chí, do đó mà cần phải nâng cao trình độ về mọi mặt cho cán bộ thư viện nói chung và cán bộ phòng địa chí nói riêng như:
- Về tinh thần trách nhiệm của cán bộ thư viện trong việc bảo quản vốn tài liệu địa chí, tài liệu về Di sản Thăng Long –Hà Nội.
- Vốn hiểu biết sâu sắc về địa phương, kinh tế, văn hóa, xã hội đặc biệt là truyền thống văn hóa địa phương, có như vậy mới có thể dự đoán được các nguồn tài liệu địa chí để sưu tầm, bổ sung đày đủ làm phong phú vốn tài liệu địa chí cũng như thỏa mãn nhu cầu tin địa chí. Cán bộ thư viện có hiểu biết về Hà Nội.
- Về khả năng trình độ nghiệp vụ cao. Về năng lực ứng dụng CNTT trong xử lý tài liệu địa chí. Đặc biệt là kỹ năng khai thác hệ thống các mạng trong nước và quốc tế...để sưu tầm bổ sung tài liệu địa chí.
- Về khả năng trình độ ngoại ngữ tốt, đặc biệt là Tiếng Pháp, Hán Nôm để có thể nghiên cứu tài liệu địa chí cổ vào thời Pháp thuộc. Thư viện phải tạo
mọi điều kiện để cho nhân viên thư viện học thêm chữ Hán - Nôm để phục vụ tốt cho công tác thu thập.
- Về năng lực sư phạm để có khả năng thuyết phục người có tài liệu địa chí liên kết, trao đổi với Thư viện cũng như khả năng tuyên truyền về nội dung hoạt động thông tin địa chí, vốn tài liệu với bạn đọc.
3.4.2. Hướng dẫn, đào tạo người dùng tin địa chí
Cùng với việc nâng cao trình độ cho cán bộ Thư viện - thông tin địa chí, một vấn đề quan trọng không thể thiếu khi TVHN tiến hành ứng dụng CNTT trong hoạt động địa chí, đó là đào tạo người dùng tin. Công việc này tốn nhiều thời gian và công sức, tuy nhiên đó là việc cần phải làm, nếu các thư viện muốn nâng cao hiệu quả sử dụng và khai thác vốn tài liệu của mình. Vì vậy, thư viện cần tổ chức việc đào tạo người dùng tin cách nhận biết và diễn đạt nhu cầu thông tin tư liệu địa chí của mình. Cung cấp cho họ kĩ năng, phương pháp sử dụng các dịch vụ thông tin thư viện như: tra cứu mục lục, thư mục, tìm tin trên máy tính, ý thức bảo quản tài liệu địa chí...Thư viện có thể biên soạn các bảng hướng dẫn sử dụng máy tính tại phòng đọc, mượn đặt bên cạnh máy tính; hướng dẫn giải đáp thắc mắc những điểm cần thiết khi sử dụng máy tính giúp người dùng tin sử dụng thành thạo việc tra cứu thông tin thư viện.
3.5. Cải tiến hình thức phục vụ tại phòng đọc
Hình thức phục vụ đọc tài liệu địa chí tại chỗ là hình thức phục vụ phổ biến nhất. Đối tượng bạn đọc chủ yếu và thường xuyên nhất với hình thức phục vụ này là sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh và cán bộ nghiên cứu khoa học. Dịch vụ đọc tại chỗ của Phòng Địa chí theo dạng kho đóng. Tại công đoạn phục vụ kho đóng, cán bộ của phòng thực hiện các công đoạn phát và nhập phiếu yêu cầu, lấy tài liệu theo yêu cầu bạn đọc. Sau đó bạn đọc nhận trả tài liệu và cuối cùng là công đọan sắp xếp tài liệu vào kho. Số lượng bạn
đọc tại phòng đọc địa chí hiện nay không nhiều nhưng đều đặn. Thời gian phục vụ theo giờ hành chính và ngoài giờ, mở thêm vào thứ Bảy. Phương thức phục vụ này đáp ứng tốt nhu cầu của xã hội vì trong những ngày đó các thư viện khác trong thành phố và thư viện trong các truờng đại học nghỉ phục vụ.
Thư viện cần đưa thêm các hình thức phục vụ mới như phục vụ truy cập từ xa qua mạng, phục vụ bạn đọc cho mượn về nhà, hay phục vụ bản sao địa chí qua e-mail. Thời đại hiện nay với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin, việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác phục vụ bạn đọc trong thư viện là một giải pháp hữu hiệu cần đuợc quan tâm và áp dụng. Với các hình thức phục vụ này. Đối với những bạn đọc họ không có thời gian hoặc không có điều kiện đến thư viện để tìm những tài liệu mình cần, thông qua các hình thức đó học có thể ngồi ở nhà, cơ quan hoặc bất cứ nơi đâu truy cập vào CSDL của thư viện, nhất là CSDL địa chí in trên giấy, nếu bạn đọc cần một tài liệu địa chí nào đó, chỉ cần truy nhập qua mạng hoặc họ chỉ cần gửi e-mail cho bộ phận phục vụ, thư viện sẽ quét và gửi bản điện tử cho bạn đọc. Các hình thức phục vụ này gần đây rất được ưa chuộng, tuy nhiên thư viện cần phải ứng dụng ngay và tuyên truyền phổ biến hơn nữa để ngày càng có nhiều bạn đọc biết đến với nguồn lực địa chí của thư viện cũng như nâng cao hơn nữa hiệu quả khai thác nguồn lực thông tin này.
3.6. Xây dựng cơ chế hợp tác, chia sẻ nguồn thông tin liên Thư viện
Chúng ta cần thấy từ một thực trạng là tư liệu về Thăng Long – Hà Nội, liên quan đến Hà Nội rât đồ sộ nhưng còn nằm rải rác ở nhiều cơ quan Thông tin – Thư viện, lưu trữ, tủ sách, nhà sách tư nhân… trong và ngoài nước chưa được thu thập, tập hợp về một nơi phù hợp là TVHN.
Thực trạng này gây khó khăn trong việc khai thác nguồn tư liệu về thủ đô. Mặt khác, những tư liệu này sẽ bị nằm im không được khai thác sử dụng,
gây nên sự lãng phí to lớn, đặc biệt là trong thời đại thời đại kinh tế tri thức ngày nay.
Liên kết để chia sẻ nguồn lực thông tin địa chí trong hệ thống các cơ quan Thông tin – Thư viện là một hoạt động rất hữu ích. Phần lớn tư liệu địa chí được bổ sung hồi cố từ nguồn này.Tuy nhiên, trong điều kiện nguồn kinh phí còn hạn hẹp, số lượng tư liệu ngày càng phát triển, cùng với nó là giá cả tư liệu cũng tăng cao. Sẽ không có một thư viện nào có thể bổ sung được một cách đầy đủ hết mọi tài liệu địa chí, do đó không thể đáp ứng được hết nhu cầu của người dùng tin.
Từ thực trạng đó đặt ra cho TVHN là phải làm sao chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện với nhau. Đây là một giải pháp quan trọng nhằm hoàn thiện vốn tài liệu của thư viện. Xu thế hiện nay là các thư viện đều tiến tới hợp tác để khai thác sử dụng nguồn lực thông tin của nhau nhằm đáp ứng đầy đủ nhất nhu cầu của người dùng tin. TVHN cần thiết lập mối quan hệ với các cơ quan như: Thư viện Quốc gia, Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, Viện nghiên cứu Hán Nôm, Thư viện Khoa học Xã hội Thành phố Hồ Chí Minh,…để có chính sách chia sẻ nguồn lực thông tin một cách tốt nhất.
Trong điều kiện nay, việc thiết lập mối quan hệ giữa các cơ quan gặp nhiều khó khăn. TVHN thực hiện tốt giải pháp này không những hoàn thành vốn tài liệu địa chí của mình mà sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc nâng cao hiệu quả khai thác Bộ sưu tập di sản Thăng Long – Hà Nội.
Để tăng cường chia sẻ nguồn lực thông tin (NLTT) với các cơ quan TT - TV nhất là các cơ quan trong hệ thống thư viện công cộng (TVCC), TVHN cần phải thực hiện các công việc sau:
+ Xây dựng mục lục liên hợp về NLTT hiện có ở các cơ quan TT - TV cùng hệ thống TVCC, đây là chiếc cầu nối giữa các thư viện với nhau và là công cụ tìm kiếm, khai thác hữu ích cho người dùng tin.
+ Thực hiện dịch vụ cung cấp tài liệu gốc bằng cách sao chụp tài liệu thông qua sự phối hợp giữa các TVCC.
+ Nâng cao chất lượng tổ chức, xử lý các nguồn thông tin CSDL, thống nhất sử dụng các khổ mẫu chung trong quá trình xử lý nghiệp vụ, các phần mềm quản lý của Thư viện để có kế hoạch trao đổi, chia sẻ NLTT.
+ Tăng cường phát triển các sản phẩm và dịch vụ TT -TV, cung cấp các dịch vụ thông tin theo yêu cầu.
Ngoài việc chia sẻ NLTT với các thư viện trong nước, TVHN cần tạo lập mối quan hệ với các thư viện ở nước ngoài, nhất là các TVCC thông qua các hình thức trao đổi, đặt mua tài liệu...để làm phong phú thêm NLTT nước ngoài nhằm đáp ứng nhu cầu tin ngày càng cao của người dùng tin. Để làm được việc này đòi hỏi TVHN phải chuẩn bị tốt về nhân lực, về trình độ ngoại ngữ để có thể tham gia khi có cơ hội.
3.7. Các giải pháp khác
3.7.1. Nâng cao nhận thức về vai trò của nguồn lực thông tin địa chí
Công tác địa chí là một đặc trưng tiêu biểu của thư viện tỉnh, thành phố, chiếm một vị trí hết sức quan trọng trong hoạt động của các thư viện đối với địa phương ấy.
Do tài liệu địa chí có vai trò rất quan trọng như trên nên việc nâng cao nhận thức về nguồn lực thông tin địa chí ngày càng được chú trọng bao gồm cả cán bộ thư viện nói chung và phòng địa chí nói riêng mà cũng phải kể đến thành phần bạn đọc. Để có thể thực hiện tốt TVHN cầ chú ý đến những hoạt động sau:
- Nâng cao hơn nữa trình độ và nhận thức của cán bộ thư viện. Vì họ chính là cầu nối giữa nguồn tài liệu địa chí với bạn đọc giúp họ tìm đến được những tài liệu mà mình cần, mặt khác bạn đọc sẽ thấy tài liệu địa chí ngày càng chiếm vị trí quan trọng trong thời gian gần đây.
- Tổ chức những buổi tuyên truyền, giới thiệu sách mới, bản đồ, hương ước...
- Hướng dẫn bạn đọc sử dụng CNTT để tìm đến với tài liệu sao cho chính xác và nhanh chóng.
- Có thể tổ chức các buổi nói chuyện về sách địa chí đến bạn đọc.
- Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho bạn đọc có thể tìm hiểu được về tài liệu địa chí cần tìm và thấy được vai trò cốt lõi của tài liệu trong đời sống.
- Đa dạng hóa các hình thức tài liệu có chứa những thông tin đạt chất lượng cao.
3.7.2. Tăng cường kinh phí
TVHN cần tăng cường kinh phí để đầu tư cho các hoạt động sau:
- Sao chụp các ấn phẩm thông tin địa chí ở các quan thông tin thư viện khác nhau.
- Mua, bán, trao đổi các CSDL thư mục và CSDL trên CD-ROM với các cơ quan khác.
- Biên soạn các bản thảo thư mục lớn có giá trị.
- Tiếp thị quảng cáo các sản phẩm và dịch vụ thông tin địa chí.