Di sản Thư tịch Thăng Long - Hà Nội truyền thống bao gồm toàn bộ sách báo, tạp chí, bản đồ, tài liệu viết tay, thác bản văn bia, hương ước, thần tích, thần sắc, địa bạ, sắc phong...được in trên các chất liệu truyền thống như: giấy, vải, lụa, da thú...
Tài liệu sau khi xử lý sẽ được tổ chức sắp xếp theo một trật tự nhất định. Là một trong những thư viện lớn của cả nước nên vốn tài liệu địa chí của TVHN rất đa dạng, phong phú. Mỗi loại hình kho tài liệu đều phù hợp với vốn tài liệu và đặc điểm nhu cầu tin của người sử dụng.
Việc tổ chức kho địa chí dựa trên sự phối hợp nhiều nguyên tắc khác nhau:
- Theo loại hình tài liệu - Theo ngôn ngữ
- Theo kích thước tài liệu - Theo nội dung tài liệu
Xét theo góc độ bao quát hơn, vốn tài liệu địa chí được tổ chức theo phương thức kho đóng.
Hiện nay, TVHN tổ chức kho tài liệu địa chí thành kho độc lập (tầng 7 cơ sở 1 - 47 Bà Triệu). Tổ chức vốn tài liệu thành kho riêng giúp cán bộ phòng địa chí co thể bao quát, lưu trữ và bảo quản tài liệu tốt hơn, phục vụu bạn đọc dễ dàng hơn. Tổ chức kho độc lập giúp cán bộ nắm được số tài liệu
hiện có, phát hiện những tài liệu thiếu để bổ sung cho kho địa chí ngày càng hoàn chỉnh hơn.
Cụ thể trong kho địa chí, tài liệu lại được sắp xếp theo dấu hiệu nội dung và hình thức như sau:
* Tổ chức sắp xếp theo nội dung tài liệu:
Sắp xếp theo chủ đề, chuyên đề: Tủ sách Thăng Long, ký hiệu là TSTL. * Tổ chức sắp xếp theo hình thức của tài liệu:
- Sắp xếp theo loại hình tài liệu:
Tổ chức theo loại hình tài liệu đó là việc sắp xếp theo loại hình như các tài liệu sách, báo tạp chí, ảnh, bản đồ, bản vẽ, tài liệu vi phim, vi phiếu, tài liệu nghe nhìn được phân thành những khu vực hoặc giá riêng biệt. Điều này tạo điều kiện cho việc quản lý tài liệu và phục vụ cho người đọc và dễ dàng trong việc bảo quản tài liệu. Nhất là các tài liệu ảnh, tài liệu vi phim, vi phiếu, băng từ, văn bia...cần có chế độ bảo quản riêng biệt.
+ Văn bia: ký hiệu là HVB + Hương ước: ký hiệu là HƯ + Bản đồ: ký hiệu là là HBĐ + Báo đóng bìa: ký hiệu là HB + Tranh ảnh: ký hiệu là HA + Đĩa CD: ký hiệu là HD
- Sắp xếp theo ngôn ngữ
Đây là việc phân chia tài liệu theo các ngôn ngữ khác nhau từ đó có thể tổ chức một cách dễ dàng hơn. TVHN mà đặc biệt là vốn tài liệu địa chí gồm 9.500 sách tiếng Việt, hơn 650 tài liệu ngoại văn. Chính vì vậy mà việc tổ chức theo ngôn ngữ của tài liệu là việc rất cần thiết.
+ Sách tiếng Việt: ký hiệu là V + Sách tiếng Anh: ký hiệu là A
+ Sách tiếng Pháp: ký hiệu là P + Sách tiếng Nga: ký hiệu là N + Thư tịch Hán Nôm: ký hiệu là HN
Tổ chức theo ngôn ngữ giúp cho cán bộ Thư viện nẳm rõ được vốn tài liệu hơn, định hướng, tìm kiếm và phục vụ tài liệu cho bạn đọc nhanh chóng, chính xác hơn.
- Sắp xếp theo khổ sách
+ Khổ lớn (trên 19 cm) ký hiệu là L + Khổ vừa (19 cm) ký hiệu V
+ Khổ nhỏ (dưới 19 cm) ký hiệu là N
- Sắp xếp theo số đăng kí cá biệt: Số đăng kí cá biệt của cuốn sách là
một dãy các con số tính từ sau ký hiệu về ngôn ngữ, khổ cỡ của tài liệu.
Riêng báo và tạp chí có thể sắp xếp theo thời gian xuất bản tạo điều kiện thuận lợi nhất cho bạn đọc tiếp cận với tài liệu một cách nhanh chóng và
thuận tiện.
Tuy nhiên trên thực tế không một ở quan thông tin - thư viện nào sắp xếp theo một tiêu chí đơn thuần như trên. Mà hầu hết các thư viện đều kết hợp các tiêu chí sắp xếp với nhau, trong đó lấy một tiêu chí làm hình thức chính. Sự kết hợp đó vừa đảm bảo tính linh hoạt, vừa mang tính khoa học của kho tài liệu tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc và cán bộ thư viện tìm tài liệu được nhanh chóng dễ dàng.