Để xây dựng kho tài liệu địa chí thật hoàn chỉnh, tìm kiếm, bổ sung những tài liệu chưa có hoặc chưa đầy đủ ở trong kho. TVHN không chỉ chú trọng đến việc bổ sung những tài liệu địa chí mới xuất bản mà còn đặc biệt chú ý đến những ấn phẩm đó xuất bản từ trước đến đây. Bổ sung hồi cố vốn tài liệu địa chí được tiến hành bởi các lý do sau:
- Tài liệu địa chí của TVHN mới triển khai được gần 40 năm nên nhiều tài liệu xuất bản trước đây chưa được sưu tầm, bổ sung vào kho địa chí.
- Công tác bổ sung hiện tại không thật đầy đủ, đòi hỏi phải thực hiện cả hình thức bổ sung hồi cố.
- Do sự thay đổi về địa giới của Hà Nội từ xưa tới nay, mà đặc biệt từ ngày 1 tháng 8 năm 2008 khi Quốc hội có quyết định chính thức sát nhập Hà Tây với Hà Nội, huyện Mê Linh của tỉnh Vĩnh Phúc và 4 xã của tỉnh Hòa Bình nên có yêu cầu về bổ sung các tài liệu của những vùng mới thành lập thuộc Thành phố.
Công tác sưu tầm, bổ sung hồi cố vốn tài liệu địa chí được tiến hành bằng một số nguyên tắc sau:
- Sưu tầm, bổ sung thông qua các thư mục, mục lục ở thư viện. Thư viện Hà Nội lập danh sách, danh mục các sách địa chí cần được bổ sung thông qua phương pháp tra cứu các mục lục ở một số thư viện lớn như: Thư viện
Quốc gia, Thư viện Khoa học Xã hội và Nhân văn, Cục lưu trữ của Chính phủ, Viện nghiên cứu Hán Nôm…Từ đó TVHN tìm cách thu thập, bổ sung về kho địa chí của mình.
- Thư viện tiến hành thu thập bổ sung sách báo cũ có nội dung về Hà Nội, tiến hành sao chụp các tài liệu cổ, quý hiếm như gia phả, hương ước, tài liệu Hán Nôm, gia phả dòng họ, các bản chép tay, các thần phả, thần tích…hiện còn lưu trữ trong nhân dân. Tuy nhiên, công việc này tiến hành còn chậm do nhiều nguyên nhân: kinh phí eo hẹp, cán bộ phòng địa chí chưa lập được hết các danh mục tài liệu địa chí cần mua…
- Kết hợp sự tham gia của tất cả các cán bộ thư viện đê sưu tầm, bổ sung tài liệu địa chí như phòng đọc, phòng bổ sung, phòng mượn, phòng tạp chí. Nếu cán bộ phòng nào phát hiện tài liệu địa chí đều phải lập phích hoặc thông báo cho cán bộ địa chí được biết. Với sự phân công chịu trách nhiệm này, trong những năm qua, công tác sưu tầm và bổ sung tài liệu địa chí của TVHN đã thu những kết quả đáng kể.
Bổ sung hồi cố được thực hiện qua các bước sau:
- Phát hiện tài liệu được giữ ở đâu trong CSDL được lưu giữ ở các nơi. - Lập danh mục các tài liệu (thực chất là biên soạn thư mục địa chí tổng quát mang tính chất hồi cố).
- Tiếp cận tài liệu địa chí gốc (Tài liệu cấp 1). - Lập kế hoạch mua, dịch thuật.
Như vậy, sưu tầm và bổ sung vốn tài liệu địa chí của TVHN được thực hiện qua ba hình thức: Bổ sung hạt nhân, bổ sung hiện tại và bổ sung hồi cố. Các phương pháp này đã và đang được thư viện tiến hành đồng thời. Thư viện vẫn đang nỗ lực thu thập, bổ sung đầy đủ các tài liệu địa chí cần thiết, ưu tiên sưu tầm những tài liệu quý hiếm để hoàn thiện vốn tài liệu của mình, giúp cho
việc phục vụ các yêu cầu tìm hiểu, nghiên cứu về thủ đô của bạn đọc một cách nhanh nhất.
3.2. Nâng cao chất lượng công tác lưu giữ, bảo quản
Trong công tác thư viện và lưu trữ, công tác bảo quản tài liệu luôn giữ một vị trí quan trọng. TVHN đã có nhiều cố gắng nhằm bảo quản lâu dài vốn tài liệu của thư viện. Để phục vụ tốt hơn nữa và thu hút được nhiều bạn đọc đến với thư viện, thư viện cần phải nâng cao hơn nữa công tác lưu trữ và bảo quản vốn tài liệu cho Thư viện , đặc biệt là vốn tài liệu địa chí của thư viện .
Trong thời gian tới thư viện cần quan tâm tới công tác này bằng cách: - Đào tạo đội ngũ cán bộ bảo quản có trình độ chuyên môn cao, am hiểu về vốn tài liệu, làm chủ và vận hành hiệu quả thiết bị hiện đại.
Trong công tác lưu giữ và bảo quản thì yêu cầu cán bộ thư viện phải được trang bị đầy đủ kiến thức về bảo quản tài liệu cũng như kiến thức về kỹ thuật khoa học công nghệ để có thể lựa chọn cách xử lý thích hợp. Người làm công tác bảo quản, phục chế, bảo tồn là mắt xích sống quan trọng, không thể thiếu được trong dây chuỗi loài người làm nhiệm vụ liên kết thành công hôm qua với khả năng ngày mai.
Thường xuyên bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho những người làm công tác bảo quản cũng như ý thức trách nhiệm của cán bộ làm công tác này.
Học tập trao đổi kinh nghiệm từ các cơ quan, thư viện khác như Thư viện Quốc gia, Trung tâm lưu trữ Quốc gia, Cục lưu trữ Trung ương Đảng…nơi có nhiều kinh nghiệm cũng như có đủ các trang thiết bị cần thiết cho việc bảo quản, phục chế tài liệu.
- Trang bị thêm thiết bị để tiến hành bảo quản bằng phương pháp hiện đại như: chụp microfilm, số hóa, sử dụng hệ thống điều hòa trung tâm kết hợp với phần mềm chuyên dụng để kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm qua máy tính…
- Tuyên truyền về bảo quản tài liệu cho độc giả để nâng cao ý thức giữ gìn và bảo vệ tài liệu trong quá trình sử dụng.
- Tăng cường đầu tư kinh phí cho bảo quản tài liệu địa chí.
- Ứng dụng CNTT trong việc bảo quản tài liệu địa chí về Di sản Thăng Long – Hà Nội bằng cách chuyển dạng tài liệu địa chí sang dạng điện tử tài liệu địa chí.
Việc chuyển dạng tài liệu địa chí sang dạng điện tử sẽ giúp cho việc bảo quản tài liệu đựoc lâu dài hơn. Nêu có bản điện tử, sẽ tránh hoặc giảm bớt việc phải sử dụng bản gốc, trong khi tuổi thọ của bản điện tử được lưu giữ trên đĩa CD-ROM có tuổi thọ cao (theo nghiên cứu thì tuổi thọ trung bình của CD-ROM là 100 năm).
3.3. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong việc thu thập, quản lý, khai thác tài liệu về Di sản Thư tịch Thăng Long –Hà Nội
3.3.1. Ứng dụng CNTT trong việc thu thập tài liệu
- Sử dụng thư điện tử để liên lạc, trao đổi, đàm phán để thu thập được tài liệu cần thiết khi biết được địa chỉ của chúng.
- Trong trường hợp không thu được bản gốc, có thể dùng CNTT để thu bản tin điện tử qua chức năng truyền tệp.
- Hiện nay, tài liệu điện tử ngày càng được xuất bản nhiều với khối lượng lớn, đặc biệt có một số tài liệu chỉ xuất bản dưới dạng điện tử, điều này đòi hỏi phải ứng dụng CNTT. Sử dụng CNTT cho phép tìm kiếm và tải về các tài liệu địa chí dưới dạng điện tử để làm tăng thêm nguồn lực thông tin địa chí (NLTTĐC) cho TVHN.
- Nhiều tài liệu và lí do nào đó mà không thể thu được bản gốc nhưng nhờ ứng dụng CNTT sẽ thu được bản điện tử.
3.3.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong các khâu công tác xử lý phục vụ * Ứng dụng CNTT trong việc đăng ký và quản lý bạn đọc: Công việc này đảm bảo các thủ tục đăng ký và quản lý bạn đọc.
- Quản lý các thông tin cá nhân bạn đọc, bao gồm việc tra cứu và xem thông tin chi tiết của một hoặc một nhóm bạn đọc, cho phép đăng ký bạn đọc mới, bổ sung, sửa đổi, xóa hay cập nhật thông tin về bạn đọc; phân loại bạn đọc theo nhóm; bổ sung thêm các tiêu chí vào bản danh sách lựa chọn.
- Quản lý việc mượn trả tài liệu một cách nhanh chóng, sử dụng tiện ích tích hợp, mã vạch sẽ giúp cho quá trình quản lý tài liệu một cách dễ dàng hơn. - Phân chia việc mượn trả tài liệu: hình thành thời gian biểu cho việc mượn - trả, tránh sự trùng lặp, chồng chéo trong quá trình này.
- Cho phép tra cứu các thông tin liên quan đến quá trình mượn - trả tài liệu như ngày, tháng mượn.
- Cho phép xem thông tin chi tiết về một cuốn sách như nhan đề, tác giả, nội dung chính...
* Quản lý sách báo, tạp chí trên máy tính.
- Quản lý sách trên các khía cạnh như về tình trạng sách, nội dung sách...
- Quản lý báo, tạp chí: quản lý nội dung và hình thức của báo, tạp chí...
* Xử lý sách:
- Quản lý công tác bổ sung sách từ nguồn bổ sung, giá thành đến hiện trạng sử dụng cuốn sách.
- Tổ chức công tác biên mục. - Xây dựng và quản lý các CSDL.
- In phiếu mô tả và các ấn phẩm thông tin. - Cho phép tìm tin trên máy tìm.
3.3.3. Lựa chọn phần mềm ứng dụng
Hiện nay có rất nhiều phần mềm ứng dụng khác nhau đòi hỏi TVHN cần lựa chọn phần mềm phù hợp dựa trên những tiêu chí cơ bản sau:
Tiêu chí chung:
+ Phần mềm đó phải là giải pháp tổng thể quản lý thư viện hiện đại. + Tuân theo các chuẩn quốc tế về hoạt động thông tin thư viện hiện đại. + Có khả năng tích hợp dữ liệu số.
+ Hỗ trợ bằng tiếng Việt, đa ngôn ngữ. + Tính liên thông.
+ Chia sẻ nguồn tin một cách dễ dàng.
Tiêu chí riêng:
Phần mềm được ứng dụng phải phù hợp với điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật, kinh phí cũng như trình độ của cán bộ thư viện.
Hiện nay, TVHN đang sử dụng phần mềm CDS/ISIS (Computeriezed Documentable System/Intergrate Set of Information System) - Phần mềm do UNESCO tài trợ và khuyến cáo sử dụng vì những tính năng thuận lợi của nó.
TVHN cũng tiếp nhận phần mềm LIBOL 6.0 (phân hệ tra cứu), và phần mềm Ilib với việc áp dụng MARC21. Phân hệ tra cứu của LIBOL là một cổng nối giúp cộng đồng bạn đọc và thư viện giao tiếp vơi nhau được tiện lợi và hiệu quả. Tính năng tra cứu liên thư viện theo giao thức Z39.50 giúp thư viện có thể kết nối khai thác, chia sẻ tài nguyên và dịch vụ của mình với các thư viện khác.
3.3.4. Xây dựng trang Web địa chí
Mục đích của việc xây dựng trang Web:
- Nhằm giới thiệu với bạn đọc trong và ngoài nước thông tin về Thủ đô Hà Nội nói chung, và đặc biệt về kho tư liệu Thăng Long - Hà Nội nghìn năm văn hiến.
- Tạo ra một diễn đàn trao đổi thông tin, ý kiến quan điểm về Hà Nội xưa và nay, từ đó có thể rút ra những tư vấn bổ ích cho công cuộc xây dựng Thủ đô Hà Nội ngày nay và mai sau.
- Giới thiệu các nguồn tư liệu trực tuyến về Thăng Long - Hà Nội với tất cả bạn đọc trong nuớc cũng như trên thế giới.
- Tạo ra một giao diện thân thiện, tiện ích giữa bạn đọc với các dịch vụ thông tin về Thư viện.
Dự kiến cấu trúc nội dung của trang Web bao gồm : - Trang chủ với:
Logo biểu tưọng Thăng Lomg - Hà Nội ngàn năm văn hiến. Tên Web site: “Thăng Long - Hà Nội ngàn năm văn hiến”.
Giới thiệu một số hình ảnh về Hà Nội trong tiến trình phát triển với nền nhạc là những bài hát tiêu biểu của Hà Nội.
- Trang 2: Giới thiệu tổng quan về tiến trình lịch sử của Thăng Long - Hà Nội.
- Trang 3: Tài liệu về Thăng Long - Hà Nội (sách, báo, tranh ảnh, các nguồn thông tin điện tử, các Web site về Hà Nội).
- Trang 4: Dịch vụ ( muợn, muợn liên thư viện, sao chụp tư liệu, tìm tin theo nhu cầu).
- Trang 5: Tin tức hàng ngày đuợc truy cập từ các báo.
- Trang 6: Các điểm liên kết (với Thư viện quận huyện, các cơ quan thông tin thư viện trong và ngoài nuớc).
- Trang 9: Diễn đàn trao đổi.
Việc thiết kế trang Web phải đảm bảo những yêu cầu về: hình thức, nội dung thông tin, về sự font chữ, về bảo mật an toàn thông tin và dữ liệu...
Để có kinh phí cho việc ứng dụng công nghệ thông tin tại TVHN, và để việc ứng dụng đạt hiệu quả cao, giải pháp khả thi nhất đó là Xây dựng dự án hiện đại hóa TVHN phục vụ cho sự phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội của thủ đô. 3.4. Phát huy nhân tố con người trong hoạt động thông tin địa chí
3.4.1. Bồi dưỡng, đào tạo cán bộ Thư viện chuyên nghiệp
Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ và xu hướng chuyên môn hóa của các lĩnh vực khoa học đã dẫn đến nội dung tài liệu trở nên vô cùng phong phú và rất chuyên sâu. Điều này đòi hỏi cán bộ thư viện phải có khả năng am hiểu kiến thức các lĩnh vực khoa học .Ngày nay, khái niệm “Cán bộ thư viện” cần phải được hiểu rộng hơn. Nói cách khác, cán bộ thư viện không chỉ là những người tốt nghiệp chuyên ngành thư viện mà họ còn phải là những người tốt nghiệp từ nhiều ngành khác nhau (Khoa học tự nhiên, Khoa học kỹ thuật tin học, ngoại ngữ…). Có như vậy, khả năng đảm bảo chất lượng và hiệu quả công việc chuyên môn hóa của cán bộ thư viện mới cao (Ví dụ: cán bộ bảo quản cần là những người tốt nghiệp các ngành vật lý, hóa học, môi trường…; cán bộ xử lý nội dung tài liệu có thể tốt nghiệp từ các ngành khoa học khác nhau). Cán bộ thư viện đóng vai trò quyết định trong mọi hoạt động của thư viện. Ngoài ra, việc phối hợp hoạt động, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện đòi hỏi thư viện phải có sự đồng bộ.
Trong xu thế phát triển của các thư viện hiện nay là chuyển dần từ hình thức thư viện truyền thống sang thư viện hiện đại, thư viện điện tử, người cán bộ với tư cách là một chủ thể đóng vai trò quyết định trong việc nâng cao chất lượng hoạt động của một cơ quan thông tin – thư viện, năng lực trình độ của cán bộ thư viện có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng hoạt động của thư viện.
Bồi dưỡng, đào tạo cán bộ thư viện chuyên nghiệp là một giải pháp quan trọng không chỉ cho việc thu thập tài liệu mà còn cho nhiều công việc khác liên quan tới kho tư liệu, tới công tác thư viện.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của TVHN đã làm thay đổi căn bản mối quan hệ giữa cán bộ thư viện xử lý tài liệu, lưu trữ và bảo quản cũng như cán bộ thư viện với người dùng tin thông qua máy tính và công nghệ điện tử. Chính vì vậy, công tác bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, đào tạo lại và đào tạo thường xuyên đội ngũ cán bộ Thư viện – Thông tin năng động, đa năng, kỹ năng sàng lọc, phân tích và bao gói thông tin ở trình độ cao đã trở thành đòi hỏi cấp bách, một nhiệm vụ quan trọng của TVHN. Vì vậy, TVHN cần phải có chiến lược đào tạo lâu dài, từng bước nâng cao trình độ về mọi mặt cho đội ngũ cán bộ thư viện, đặc biệt là về ngoại ngữ và tin học.
Cán bộ TVHN hiện nay hầu hết đều có trình độ cử nhân trở lên và đều hiểu biết ngoại ngữ. Đây là vốn quý của thư viện. Tuy nhiên, các yếu tố đó chưa đáp ứng được yêu cầu mà thời đại đặt ra, đặc biệt là đối với cán bộ địa chí, do đó mà cần phải nâng cao trình độ về mọi mặt cho cán bộ thư viện nói chung và cán bộ phòng địa chí nói riêng như:
- Về tinh thần trách nhiệm của cán bộ thư viện trong việc bảo quản vốn