Cùng với việc nâng cao trình độ cho cán bộ Thư viện - thông tin địa chí, một vấn đề quan trọng không thể thiếu khi TVHN tiến hành ứng dụng CNTT trong hoạt động địa chí, đó là đào tạo người dùng tin. Công việc này tốn nhiều thời gian và công sức, tuy nhiên đó là việc cần phải làm, nếu các thư viện muốn nâng cao hiệu quả sử dụng và khai thác vốn tài liệu của mình. Vì vậy, thư viện cần tổ chức việc đào tạo người dùng tin cách nhận biết và diễn đạt nhu cầu thông tin tư liệu địa chí của mình. Cung cấp cho họ kĩ năng, phương pháp sử dụng các dịch vụ thông tin thư viện như: tra cứu mục lục, thư mục, tìm tin trên máy tính, ý thức bảo quản tài liệu địa chí...Thư viện có thể biên soạn các bảng hướng dẫn sử dụng máy tính tại phòng đọc, mượn đặt bên cạnh máy tính; hướng dẫn giải đáp thắc mắc những điểm cần thiết khi sử dụng máy tính giúp người dùng tin sử dụng thành thạo việc tra cứu thông tin thư viện.
3.5. Cải tiến hình thức phục vụ tại phòng đọc
Hình thức phục vụ đọc tài liệu địa chí tại chỗ là hình thức phục vụ phổ biến nhất. Đối tượng bạn đọc chủ yếu và thường xuyên nhất với hình thức phục vụ này là sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh và cán bộ nghiên cứu khoa học. Dịch vụ đọc tại chỗ của Phòng Địa chí theo dạng kho đóng. Tại công đoạn phục vụ kho đóng, cán bộ của phòng thực hiện các công đoạn phát và nhập phiếu yêu cầu, lấy tài liệu theo yêu cầu bạn đọc. Sau đó bạn đọc nhận trả tài liệu và cuối cùng là công đọan sắp xếp tài liệu vào kho. Số lượng bạn
đọc tại phòng đọc địa chí hiện nay không nhiều nhưng đều đặn. Thời gian phục vụ theo giờ hành chính và ngoài giờ, mở thêm vào thứ Bảy. Phương thức phục vụ này đáp ứng tốt nhu cầu của xã hội vì trong những ngày đó các thư viện khác trong thành phố và thư viện trong các truờng đại học nghỉ phục vụ.
Thư viện cần đưa thêm các hình thức phục vụ mới như phục vụ truy cập từ xa qua mạng, phục vụ bạn đọc cho mượn về nhà, hay phục vụ bản sao địa chí qua e-mail. Thời đại hiện nay với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin, việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác phục vụ bạn đọc trong thư viện là một giải pháp hữu hiệu cần đuợc quan tâm và áp dụng. Với các hình thức phục vụ này. Đối với những bạn đọc họ không có thời gian hoặc không có điều kiện đến thư viện để tìm những tài liệu mình cần, thông qua các hình thức đó học có thể ngồi ở nhà, cơ quan hoặc bất cứ nơi đâu truy cập vào CSDL của thư viện, nhất là CSDL địa chí in trên giấy, nếu bạn đọc cần một tài liệu địa chí nào đó, chỉ cần truy nhập qua mạng hoặc họ chỉ cần gửi e-mail cho bộ phận phục vụ, thư viện sẽ quét và gửi bản điện tử cho bạn đọc. Các hình thức phục vụ này gần đây rất được ưa chuộng, tuy nhiên thư viện cần phải ứng dụng ngay và tuyên truyền phổ biến hơn nữa để ngày càng có nhiều bạn đọc biết đến với nguồn lực địa chí của thư viện cũng như nâng cao hơn nữa hiệu quả khai thác nguồn lực thông tin này.
3.6. Xây dựng cơ chế hợp tác, chia sẻ nguồn thông tin liên Thư viện
Chúng ta cần thấy từ một thực trạng là tư liệu về Thăng Long – Hà Nội, liên quan đến Hà Nội rât đồ sộ nhưng còn nằm rải rác ở nhiều cơ quan Thông tin – Thư viện, lưu trữ, tủ sách, nhà sách tư nhân… trong và ngoài nước chưa được thu thập, tập hợp về một nơi phù hợp là TVHN.
Thực trạng này gây khó khăn trong việc khai thác nguồn tư liệu về thủ đô. Mặt khác, những tư liệu này sẽ bị nằm im không được khai thác sử dụng,
gây nên sự lãng phí to lớn, đặc biệt là trong thời đại thời đại kinh tế tri thức ngày nay.
Liên kết để chia sẻ nguồn lực thông tin địa chí trong hệ thống các cơ quan Thông tin – Thư viện là một hoạt động rất hữu ích. Phần lớn tư liệu địa chí được bổ sung hồi cố từ nguồn này.Tuy nhiên, trong điều kiện nguồn kinh phí còn hạn hẹp, số lượng tư liệu ngày càng phát triển, cùng với nó là giá cả tư liệu cũng tăng cao. Sẽ không có một thư viện nào có thể bổ sung được một cách đầy đủ hết mọi tài liệu địa chí, do đó không thể đáp ứng được hết nhu cầu của người dùng tin.
Từ thực trạng đó đặt ra cho TVHN là phải làm sao chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện với nhau. Đây là một giải pháp quan trọng nhằm hoàn thiện vốn tài liệu của thư viện. Xu thế hiện nay là các thư viện đều tiến tới hợp tác để khai thác sử dụng nguồn lực thông tin của nhau nhằm đáp ứng đầy đủ nhất nhu cầu của người dùng tin. TVHN cần thiết lập mối quan hệ với các cơ quan như: Thư viện Quốc gia, Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, Viện nghiên cứu Hán Nôm, Thư viện Khoa học Xã hội Thành phố Hồ Chí Minh,…để có chính sách chia sẻ nguồn lực thông tin một cách tốt nhất.
Trong điều kiện nay, việc thiết lập mối quan hệ giữa các cơ quan gặp nhiều khó khăn. TVHN thực hiện tốt giải pháp này không những hoàn thành vốn tài liệu địa chí của mình mà sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc nâng cao hiệu quả khai thác Bộ sưu tập di sản Thăng Long – Hà Nội.
Để tăng cường chia sẻ nguồn lực thông tin (NLTT) với các cơ quan TT - TV nhất là các cơ quan trong hệ thống thư viện công cộng (TVCC), TVHN cần phải thực hiện các công việc sau:
+ Xây dựng mục lục liên hợp về NLTT hiện có ở các cơ quan TT - TV cùng hệ thống TVCC, đây là chiếc cầu nối giữa các thư viện với nhau và là công cụ tìm kiếm, khai thác hữu ích cho người dùng tin.
+ Thực hiện dịch vụ cung cấp tài liệu gốc bằng cách sao chụp tài liệu thông qua sự phối hợp giữa các TVCC.
+ Nâng cao chất lượng tổ chức, xử lý các nguồn thông tin CSDL, thống nhất sử dụng các khổ mẫu chung trong quá trình xử lý nghiệp vụ, các phần mềm quản lý của Thư viện để có kế hoạch trao đổi, chia sẻ NLTT.
+ Tăng cường phát triển các sản phẩm và dịch vụ TT -TV, cung cấp các dịch vụ thông tin theo yêu cầu.
Ngoài việc chia sẻ NLTT với các thư viện trong nước, TVHN cần tạo lập mối quan hệ với các thư viện ở nước ngoài, nhất là các TVCC thông qua các hình thức trao đổi, đặt mua tài liệu...để làm phong phú thêm NLTT nước ngoài nhằm đáp ứng nhu cầu tin ngày càng cao của người dùng tin. Để làm được việc này đòi hỏi TVHN phải chuẩn bị tốt về nhân lực, về trình độ ngoại ngữ để có thể tham gia khi có cơ hội.
3.7. Các giải pháp khác