* Danh mục tài khoản
Hệ thống tài khoản là sương sống là toàn bộ hệ thống. Hầu hết cỏc thụng tin kế toỏn đều phản ỏnh thụng qua cỏc tài khoản. Vỡ vậy việc xõy dựng hệ thống tài khoản sẽ quyết định toàn bộ khả năng xử lý, khai thỏc thụng tin theo, đặc biệt trong xử lý số liệu trờn kế toỏn bảng tớnh Exel.
Bằng việc khai thỏc và mó hoỏ cú hệ thống kốm theo việc thiết kế cỏc trạng thỏi và cỏc kết nối (cú thể bằng dạng số, dạng ký tự, hoặc kết hợp cả hai tuỳ theo đặc điểm tổ chức cụng tỏc kế toỏn của doanh nghiệp), tài khoản chi phớ cú thể gắn thờm cỏc tiểu khoản chi tiết thụng qua thực hiện một số cỏch sau:
- Thụng qua số hiệu tài khoản và cỏc tài khoản cú liờn quan theo doanh mục tài khoản Nhà nước quy định để khai bỏo cỏc mó nhận biết tương ứng tuỳ thuộc yờu cầu quản lý của doanh nghiệp kốm theo khai bỏo, diễn giải cụ thế.
- Thụng qua việc khai bỏo cỏc thụng tin cụ thể về cỏc tài khoản, khai bỏo mối quan hệ giữa cỏc tài khoản và cỏc tài khoản chi tiết.
* Danh mục chứng từ:
Việc tổ chức, theo dừi, quản lý, cập nhật, luõn chuyển, xử lý cỏc loại chứng từ, từ thủ cụng kết hợp vi tớnh cần phải tuõn thủ chặt chẽ quy trỡnh luõn chuyển, cập nhật và xử lý chứng từ doanh nghiệp quy định.
Để quản lý, mỗi chứng từ gốc mang một mó hiệu xỏc định. Với mó hiệu chứng từ, cú thể tiến hành lọc, in ra cỏc bản kờ chi tiết, bảng tổng hợp theo từng loại chứng từ.
* Danh mục khỏch hàng:
Danh mục này được dựng để theo dừi chi tiết sản phẩm, hàng hoỏ và cỏc khoản phải thu của từng khỏch hàng. Mỗi khỏch hàng được nhận diện bằng một mó hiệu gọi là mó khỏch hàng.
Tuỳ quy mụ và phạm vi giao dịch mà quyết định phương phỏp mó hoỏ cho phự hợp và hiệu quả:
- Nếu khỏch hàng lớn cú thể sử dụng phươngphỏp đỏnh số ký hiệu tăng dần 1, 2, 3….. song mó kiểu này khụng mang ý nghĩa gợi nhớ
- Nếu khỏch hàng khụng nhiều, cú thể mó hoỏ theo tờn viết tắt hoặc ghộp chữ cài đầu trong tờn khỏch hàng. Mó kiểu này mang tớnh gợi nhớ . Mang kiểu này mang tớnh gợi nhớ cao.
- Mó hoỏ theo kiểu khố: Mó gỗm hai khối, khối núm khỏch hàng và khối số thứ tự tăng dần của mỗi nhúm. Việc tạo nhúm khỏch hàng cú thể tiến hành theo tiờu thức, địa lý hoặc tớnh chất tổ chức cụng việc.
- Ngoài ra, mỗi khỏch hàng cũn được mụ tả chi tiết thụng qua danh mục hàng hoỏ. Mỗi khỏch hàng mang mó hiểu riờng, bờn cạnh mó hiệu là cỏc thuộc tớnh mụ tả khỏc như tờn hàng hoỏ, đơn vị, tài khoản……
