HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TÀI CHÍNH
Hình 2-1 mô tả cơ sở của việc thực hiện quản lý hiệu quả của người quản lý công tác tài chính. Từ sơ đồ ta thấy rõ muốn làm tốt hai công việc có tính chất cơ sở: một là quản lý mục tiêu và hai là phân tích công việc.
H ìn h 2-1. Cơ sở c ủ a q u ả n lý h i ệ u q u ả cô n g tá c t à i c h ín h
Nhiệm vụ chủ yếu của q u ả n lý mục tiêu là giúp cho người q u ả n lý công tác tài chính xác định được mục tiêu hiệu quả của công tác tài chính tro n g doanh nghiệp, chính là trọng điểm của p h ầ n sau. Mục đích chính của p h â n tích công việc là xác lập các mục tiêu hiệu quả mà n h â n viên tài vụ cần p h ải đ ạ t tới. P h ầ n n ày sẽ nói kỹ ở
các chương sau:
N ội d u n g c ủ a q u ả n lý m ụ c tiê u
Khái niệm q u ả n lý mục tiêu là do nhà q u ả n lý nổi tiếng Deluker nêu ra trước tiên vào n ăm 1954 trong cuốn sách “thực tiễn q u ản lý”. Theo q u an điểm của Deluker thì mục tiêu phải có trước công việc, không phải là có công việc rồi mới có mục tiêu. Sau khi có mục tiêu rồi mới có th ể xác định công việc cho từng người. Vì rằ n g “phải chuyển hoá chức n ăn g và nhiệm vụ của doanh nghiệp trở t h à n h mục tiêu”. Nếu một doanh nghiệp không có mục tiêu thì công việc của doanh nghiệp sẽ bị coi thường. M uốn thông qua mục tiêu để quản lý thì trước hết phải xác định được mục tiêu của doanh nghiệp. Sau khi các nhà quản lý câp cao của doanh nghiệp đã xác định ra mục tiêu của doanh nghiệp, thì cần p h ân chia mục tiêu đó th à n h những mục tiêu con cho từng bộ p h ận và cá nhân. Người quản lý sẽ căn cứ vào tình hình thực hiện những mục tiêu con để bình xét, đánh giá và khen thưởng các n h â n viên của mình.
i
Q uản lý mục tiêu là một quá trình, trong đó cấp trê n và cấp dưới của doanh nghiệp cùng b à n bạc để xác định ra
mục tiêu chung của doanh nghiệp trong một thời kỳ n h ấ t định, căn cứ vào chức năng của doanh nghiệp. Dựa theo mục tiêu chung đó để quyết định ra các mục tiêu con; và trách nhiệm của cấp trên và cấp dưới. Các mục tiêu con được coi là những tiêu chuẩn bình xét đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp và khen thưởng nhân viên.
Tư tưởng chỉ đạo của quản lý mục tiêu là mọi người có thể tự chịu trách nhiệm trong điều kiện mục tiêu rõ ràng. Và có những đặc điểm rõ ràng sau đây:
* Coi trọng sự kết hợp giữa người và mục tiêu.
Quản lý mục tiêu là một phương pháp quản lý có tính dân chủ, cần mọi người tham gia và tự quản lý mình và cũng là phương pháp quản lý kết hợp chặt chẽ nhu cầu cá nhân với mục tiêu của doanh nghiệp. Trong quá trình quản lý mục tiêu, quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới là bình đẳng, tôn trọng lẫn nhau, cùng tín nhiệm và giúp đõ nhau, cấp dưới sau khi được giao quyền hạn và đã có những thang bậc xác định thì cần tự giác làm việc theo mục tiêu.
* Coi trọng cơ cấu của hệ thống mục tiêu.
Trong quá trình thiết kế mục tiêu, phân chia mục tiêu chung của doanh nghiệp th à n h các mục tiêu cụ thể của từng bộ phận từng th à n h viên. Quá trình phân chia mục tiêu cũng là quá trình xác định quyền hạn và trách nhiệm. Các mục tiêu này có chung một phương hướng, từng khâu
một nôi với n h au , phối hợp với n h a u h ìn h th à n h nên một hệ thống mục tiêu hài hoà thống n h ất. Chỉ khi từ n g người hoàn th à n h được mục tiêu của m ình thì khi đó mục tiêu chung mối được hoàn th àn h .
* Coi trọng kết quả sau khi đã đ ạ t mục tiêu.
Việc quản lý mục tiêu được b ắ t đầu từ việc xác định mục tiêu và kết thúc khi đ án h giá sự hoàn th à n h mục tiêu. K ế t 'q u ả công tác là căn cứ để đ án h giá tình h ìn h hoàn th à n h mục tiêu và cũng là căn cứ duy n h ấ t để đ á n h giá hiệu quả công tác. Trong quá trìn h cụ thể hoàn t h à n h nhiệm vụ, cấp trê n không can thiệp quá nhiều, vì vậy trong quá trìn h q u ản lý hiệu quả việc giám s á t chỉ chiếm một p h ầ n r ấ t nhỏ m à k h ả n ă n g q u ản lý thực hiện mục tiêu lại r ấ t lớn.
M ục tiê u là m ộ t lo ạ i tiê u c h u ẩ n c ủ a h iệ u q u ả
Mục tiêu có n h ữ n g tác dụng sau đây:
* Mục tiêu cũng là một tiêu c h u ẩn của hiệu quả.
Mục tiêu chỉ đạo phương hướng công tác cho các h o ạ t động của tổ chức và công tác của các t h à n h viên tro n g tổ chức.
* Mục tiêu là cơ sở của kế hoạch hoạt động của tổ chức và cơ sở của quản lý.
các sai lầm trong quá trình ra quyết định, trán h những phê bình trong trường hợp đáng tiếc.
* Mục tiêu có thể ảnh hưởng đến cơ cấu của tổ chức. Ngược lại các phương thức cấu tạo tổ chức cũng ảnh hưởng đến những cố gắng để đạt mục tiêu.
* Mục tiêu giúp cho các cá n h â n và tập thể có nhiều cống hiến cho các hoạt động của tổ chức, giúp cho mọi người hành động theo mục đích và tạo cơ sở cho việc khuyến khích cổ vũ.
* Mục tiêu làm rõ đặc điểm thực chất về bộ m ặt thực sự của tổ chức các th à n h viên của tổ chức và những người ngoài của tổ chức.
* Mục tiêu có thể làm cơ sở cho những cải cách của tổ chức và đánh giá tình hình phát triển của tổ chức.
* Mục tiêu là cơ sở của mục đích và các chính sách của tổ chức.
Trên đây là những tác dụng của mục tiêu đối với t ổ chức, song ta chỉ cần chú ý tới tác dụng của mục tiêu là một loại tiêu chuẩn của hiệu quả, đây cũng chính là nguyên nhân để chúng ta có thể bàn về quản lý mục tiêu và quản lý hiệu quả một cách đồng thời. Vì rằng quản lý mục tiêu thì người quản lý tài chính của doanh nghiệp cũng có 6 cơ sở đế xem xét mục tiêu hiệu quả của công tác tài chính.
Ai cũng đều biết rằn g không có-mục tiêu rõ rà n g thì quản lý sẽ hỗn loạn, không có mục tiêu rõ rà n g thì cả cá n h â n và tập t h ể đề u k h ô n g th ể làm việc có hiệu quả cao được. Bảng 2 - 1 liệt kê một số mục tiêu của công tác tài chính và một số phương thức đo lường kết quả.
Bảng 2-1. một số mục tiêu có thể ước lượng và một s ố mục tiêu không thể ước lượng
Mục tiêu hiệu quả của công tác tài chính
Không ước lượng được có thể ước lượng được
*Thu được lợi nhuận hợp lý
*Nâng giá cổ phiếu của công ty
*Giá trị công ty trên thị trường không ngừng đươc tăng lên
*Thu hồi được những món nợ cần thu hồi cho công ty
*Cuối năm thưc hiên mức thu hồi đầu tư là 12%
*Tăng giá trị 18 đõ la lên 25 đô la cho mỗi cổ phiếu
*Đến 31 tháng 12 năm 2002 giá trị của công ty trên thị trường tăng trên 17%
*Đến trước ngày 1 tháng 10 năm 2002 thu hồi về cho công ty một khoản nợ 5 triệu đô la
Mục tiêu có th ể đo lường được cũng chính là mục tiêu có thể bình xét được. Điều này cũng có nghĩa là n h â n viên tài vụ phải tr ả lời câu hỏi “Đến cuối kỳ làm sao có th ể biết được thực hiện mục tiêu hay không?”. Thí dụ, mục tiêu đ ạt lợi n h u ậ n hợp lý có thể cho biết được doanh nghiệp làm ăn có lãi hay lỗ (xem bảng 2 -1), như ng mục tiêu không th ể cho biết con số cụ thể là lãi bao nhiêu. Ngoài ra còn có những mục tiêu mà n h â n viên tài vụ thì cho là hợp lý, còn những người quản lý lại không công nhận. Trong trường hợp có sự bất đồng nh ư vậy thì các n h â n viên không được
phép tra n h luận. Ngược lại, mục tiêu đề ra đến cuối năm phải đạt mức thu hồi vốn 12%. Đây là mục tiêu ước lượng được vì nó có thể tr ả lời những câu hỏi: “Thu lợi là bao nhiêu?” và “Bao giò có thể thu lợi”.
Một m ặt phái cố gắng định ra các mục tiêu có thể ước lượng được, mặt khác phải cố gắng làm cho các mục tiêu của công tác tài chính phải phù hợp với mục tiêu của các bộ phận khác. Khi xác định mục tiêu cần phải tu â n thủ các nguyên tắc chung đó là điều mà người quản lý tài chính phải hết sức chú ý.
Sau khi đã phân tích quan điểm của hơn 40 học giả có danh tiếng, Mc Conkie (Mc.Conkie 1915) cho rằng trong phạm vi quản lý mục tiêu, mọi người đã cùng th ố n g n h ấ t trên 3 phương diện:
(1) Mục tiêu phải cụ thể.
(2) Nên định nghĩa mục tiêu theo tiêu chuẩn có thể ước lượng được.
(3) Cần có sự liên hệ chặt chẽ giữa mục tiêu cá n h ân với mục tiêu của tổ chức.
Trên cơ sở ba n h ận thức này, người quản lý công tác tài chính khi xác định mục tiêu cho công tác tài chính cần phải đạt được những điểm sau đây:
(1) Cho các n h ân viên hiểu được mục tiêu là cụ t h ể và• • • có thể thực hiện được.• • •
(2) Dựa vào các tiêu c h u ẩn hiệu quả của công tác tà chính để giải thích cụ th ể mục tiêu hiệu quả của công tá tài chính.
(3) Kết hợp ch ặt chẽ mục tiêu cá n h â n của n h â n viên tài vụ với mục tiêu công tác tài chính của doanh nghiệp.
Ngoài 3 n g u y ên tắc có tín h chỉ đạo đã nói trên, người q u ả n lý công tác tài chính còn cần chú ý t h ế m n h ữ n g điểm sau:
(1) Cần định kỳ đ án h giá mục tiêu hiệu quả công tác tài chính.
(2) Cần xác định rõ thòi gian hoàn th à n h mục tiêu.
(3) Cố gắng h ế t sức định lượng hoá các chỉ tiêu ước lượng kết quả, nếu không định lượng được thì cố gắng làm cho mục tiêu hiệu quả có thể nghiệm chứng được.
(4) Mục tiêu hiệu quả của công tác tài chính cần có tính linh hoạt có th ể th a y đổi khi điều kiện th a y đổi.
(5) Cần lập kế hoạch để đ ạ t mục tiêu đúng kỳ hạn.
(6) Mục tiêu hiệu quả của công tác tài chính cần được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.
Ngày nay h ầu nh ư các lý lu ậ n về mục tiêu đều p h ả n á n h nhữ ng nguyên tắc này (như mục tiêu SMART).
Nội dung của mục tiêu SMART là:
* Định lượng được (Measurable).
* Có thể đạt được, hoàn th àn h được, có tính thống nhất, có thể tiếp thu được, có thể phân chia được (Agreed).
* Hướng tới kết quả, khả thi, có tính tương quan (Realistic).
* Có kỳ hạn (Time-bounded).
Trong quá trình xác định mục tiêu hiệu quả của công tác tài chính SMART được hiểu như sau:
* Tính rõ ràng - Định nghĩa rõ ràng đúng đắn công tác tài chính.
* Có thể định lượng được - Đánh giá được hiệu quả của công tác tài chính.
* Tính th ố n g n h ấ t - Mục tiêu do người quản lý công tác tài chính đề ra đều được các n h â n viên công tác tài chính công n h ận và thực hiện theo đúng các th a n g bậc quy định.
* Tính khả thi - Được mọi người hiểu rõ và luôn nâng mức để khuyên khích sự cố gắng.
* Có thời hạn - Quy định rõ thời h ạ n hoàn th à n h mục tiêu và luôn điều chỉnh công việc để hoàn th à n h đúng hạn.